DOSSIER « SOUTIEN AUX ASSOCIATIONS DU TERRITOIRE » -‐ Année 2016
PREAMBULE
Dans le cadre de sa politique de soutien au tissu associatif local, 5 types d’aides peuvent être accordées par la collectivté :
• une aide au fonctionnement (1/) : aide financière à la gestion courante de votre association. • une aide aux actions (1/) : aide financière à la mise en place d’une action, d’un projet ou d’une manifestation. • une aide à la communication (1/) : impression de documents et création graphique. • du prêt de matériel (2/): vous trouverez dans ce dossier une liste référençant l’ensemble du matériel pouvant être prêté. • une aide à la formation (3/): des formations abordant plusieurs thématiques seront proposées durant l’année 2016.
RAPPELS IMPORTANTS
ü Les subventions versées par la collectivité sont : -‐ Facultatives, c'est-‐à-‐dire soumises à l’unique appréciation de la Communauté de Communes -‐ Précaires, car elles ne sont en aucun cas automatiquement reconduites l’année suivante -‐ Conditionnelles, car elles doivent obéir à certaines conditions mentionnées ci-‐après.
ü Toute association qui perçoit une subvention d’aide aux actions devra impérativement faire apparaître sur sa communication le logo de la collectivité et installer les banderoles, jupes de scènes ou autres au cours de la manifestation (matériels disponibles auprès du service de la vie associative).
ü Aucune subvention d’investissement ne sera accordée. ü Une seule enveloppe par groupe d’associations poursuivant les mêmes objectifs pourra être accordée. ü Chaque subvention s’inscrit dans le cadre d’un partenariat entre la Communauté de Communes de Bourg en Gironde, et
votre association. L’engagement de la collectivité a donc pour corollaire un engagement de l’association et pourra éventuellement se traduire par une Convention Pluriannuelle d’Objectifs (CPO) qui en précisera les modalités.
ü Ce dossier, conforme à celui préconisé par les services de l’Etat depuis 2002, tient compte du Plan comptable associatif dont l’utilisation n’est cependant pas encore obligatoire. Pour chaque action, le budget prévisionnel et le compte rendu financier permettent respectivement de vérifier le besoin de financement et l’utilisation des fonds versés.
ü La collectivité n’a pas l’obligation de motiver les décisions de refus d’une demande de subvention (loi N°79-‐857 du 11 juillet 1979 relative à la motivation des actes administratifs).
ü Une décision d’attribution de subvention est définitive. ü Il y aura restitution totale (ou partielle) de la subvention par l’association, si l’affectation a été modifiée sans
autorisation, ou les subventions n’ont pas été utilisées. ü Toute somme qui n’aura pas été utilisée conformément à son objet sera reversée de plein droit à la Communauté de
Communes de Bourg en Gironde, sans que celle-‐ci n’ait à en faire la demande.
CRITÈRES D’ATTRIBUTION DES SUBVENTIONS Afin d’être éligible, l’association devra : Ø répondre dans les délais en retournant le dossier complet à la Communauté de Communes. Ø justifier de l’intérêt cantonal de l’objet de la subvention, contribuant à l’animation et/ou au rayonnement du territoire. (Deux
manifestations d’intérêt cantonal se déroulant à la même date ne pourront pas être subventionnées)
Ø percevoir des soutiens financiers d’autres collectivités (comme la commune où elle réside, le Département ou la Région) et/ou organismes publics ou privés.
Ø Avoir respecter ses engagements par rapport à l’attribution d’une subvention les années précédentes. Ø Avoir son siège social situé sur le canton de Bourg (des exceptions pourront être accordées sur décision du conseil communautaire s’il s’agit
d’une association extérieure organisant un événement d’intérêt cantonal sur le territoire).
Ø respecter le principe de neutralité (religieuse, politique…) Ø prendre en compte des éléments liés au développement durable. Ø remettre son bilan d’activité et son bilan financier avant le 31 décembre de l’année pour laquelle une subvention lui a été
accordée. Ø s’impliquer dans les démarches concertées liées à la vie locale (forum cantonal, enquêtes associatives, mises à jour de la
« fiche identité » (auprès du service vie associative), formations, projet éducatif territorial…) Ø informer la collectivité du nombre d’adhérents/licenciés (résidant sur le canton et hors canton), de la répartition par tranches
d’âges. Ø Justifier d’au-‐moins un an d’existence. Remarque : S’il existe une Convention Pluri-‐annuelle d’Objectifs entre l’association et la collectivité, les conditions et critères d’attribution sont définis dans la convention
DOSSIER À RETOURNER COMPLET AVANT LE 15 FEVRIER 2015
Au Service Vie Associative COMMUNAUTÉ DE COMMUNES DE
BOURG EN GIRONDE, 8 AU MAS, 33710 BOURG
05 57 94 06 80 vie.associative@bourg-‐en-‐gironde.fr
Tout dossier remis au-‐delà de cette date ne pourra être étudié. De la qualité des renseignements dépendra la pertinence de l’analyse des dossiers. Aussi, veillez à remplir TOUS les champs qui vous sont demandés.
Le service de la « vie associative » est à votre disposition sur rendez-‐vous pour vous accompagner si besoin.
CONTENU PIÈCES À JOINDRE -‐ 1 / Dossier de demande subvention 2016. -‐ Lettre de motivation justifiant
Ø Fiche « Identité association » 2016 le montant de l’aide demandée Ø Compte de résultat 2015 -‐ Relevé d’identité bancaire Ø Budget prévisionnel 2016 ou postal de l’association Ø Fiche « Projet d’action 2016 » Ø Budget prévisionnel de l’action Ø Besoin en communication
-‐ 2 / Fiche « prêt de matériel » -‐ 3 / Fiche « formations »
1/ DOSSIER DE DEMANDE DE SUBVENTION 2016
FICHE IDENTITÉ « ASSOCIATION » 2016
IDENTIFICATION DE L’ASSOCIATION
Nom de l’association : ......................................................................................................................................................... Objet de l’association : ........................................................................................................................................................ .............................................................................................................................................................................................. .............................................................................................................................................................................................. .............................................................................................................................................................................................. N° SIRET : .............................................................................................................................................................................. N° de récépissé en préfecture : ............................................................................................................................................ Adresse postale du siège social : .......................................................................................................................................... ............................................................................................................................................................................................... Affiliation à une Union, une Fédération ou un Réseau : ...................................................................................................... Adresse email (indispensable) : ........................................................................................................................................... Site internet : ........................................................................................................................................................................
COORDONNÉES
Nom/Prénom du (de la) président(e) : .................................................................................................................................. Date de son élection : ............................................................................................................................................................ Coordonnées téléphoniques : ............................................................................................................................................... Adresse postale : ................................................................................................................................................................... ............................................................................................................................................................................................... Autres membres du bureau : Nom/Prénom :...................................................Fonction : ................................................... Tél :........................................ Nom/Prénom :...................................................Fonction : ................................................... Tél :........................................ Nom/Prénom :...................................................Fonction : ................................................... Tél :.........................................
ACTIVITÉS DE L’ASSOCIATION
Activités / Entrainements / Séances hebdomadaires : ......................................................................................................... ............................................................................................................................................................................................... .............................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................. Montant de l’adhésion annuelle, cotisation ou licence : ...................................................................................................... Nombre d’adhérents sur le territoire de la CDC : ............................... Hors territoire CDC : ................................................
Nombre de bénévoles : ......................................................................................................................................................... Nombre de salariés : ............................................................................................................................................................. Nombres de salariés en équivalent temps plein travaillé (ETPT) : ........................................................................................ Manifestation(s) annuelle(s) : ............................................................................................................................................... ............................................................................................................................................................................................... ..............................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................
INFORMATIONS PRATIQUES
Si vous souhaitez nous communiquer des informations, photos, affiches de manifestation :
-‐ Merci de les adresser à : vie.associative@bourg-‐en-‐gironde.fr
Cette fiche complétée est à retourner à la Communauté de Communes de Bourg en Gironde afin de mettre à jour notre répertoire sur le site Internet et relayer ces informations auprès du public.
Moins de 6 ans De 6 à 11 ans De 12 à 18 ans De 19 à 25 ans De 26 à 60 ans 60 ans et plus
COMPTE DE RESULTATS 2015 DE L’ASSOCIATION
PRODUITS MONTANT 70 – Vente de produits et services (= recettes des activités) Prestation de services € Vente de marchandises € Produits des activités annexes €
Résultat € 74 – Subventions d’exploitation Communauté de Communes de Bourg en Gironde
€
-‐ €
-‐ €
-‐ €
-‐ €
-‐ €
-‐ €
-‐ €
-‐ €
-‐ €
-‐ €
-‐ €
Résultat €
75 -‐ Autres produits de gestion courante Cotisations € Autres €
Résultat € 76 -‐ Produits financiers
Résultat € 77 – Produits exceptionnels
Résultat € 78 – Reprises sur amortissements et provisions
Résultat € 79 – Transfert de charges
Résultat € 87 – Contributions volontaires en nature Bénévolat € Prestations en nature € Dons en nature €
Résultat €
RESULTAT DES PRODUITS € RESULTAT PRODUITS -‐ CHARGES €
CHARGES MONTANT 60 – Achats Achats d’études, prestations de services €
Achats non stockés (matières et fournitures) €
Fournitures non stockables (eau, énergie) €
Fourniture d’entretien et de petit équipement €
Autres fournitures €
Résultat € 61 – Services extérieures Sous-‐traitance générale Locations €
Entretien et réparation €
Primes d’assurance €
Documentation €
Divers €
Résultat € 62 -‐ Autres services extérieurs Rémunérations intermédiaires et honoraires € Publicité, publication € Déplacements, missions € Frais postaux et de télécommunications € Services bancaires, autres €
Résultat € 63 – Impôts et taxes Impôts et taxes sur rémunération € Autres impôts et taxes €
Résultat €
64 -‐ Charges de personnel Rémunérations des personnels € Charges sociales € Autres charges de personnel €
Résultat € 65 -‐ Autres charges de gestion courante (SACEM, cotisations liées à la vie statutaire…)
Résultat €
66 -‐ Charges financières Résultat €
67 – Charges exceptionnelles Résultat €
68 – Dotation aux amortissements Résultat €
86 – Emplois des contributions volontaires en nature Secours en nature € Mise à disposition gratuite €
Personnel bénévole €
Résultat €
RESULTAT DES CHARGES €
Date de début................ Date de fin........................
Si vous n’utilisez pas une comptabilité normalisée conforme au plan comptable associatif, vous pouvez ne remplir que les cases colorées. Toutefois vous pouvez alors remplir les cases blanches qui vous semblent utiles.
BUDGET PREVISIONNEL 2016 DE L’ASSOCIATION
RESULTAT PRODUITS -‐ CHARGES €
CHARGES MONTANT 60 – Achats Achats d’études, prestations de services €
Achats non stockés (matières et fournitures) €
Fournitures non stockables (eau, énergie) €
Fourniture d’entretien et de petit équipement €
Autres fournitures €
Résultat € 61 – Services extérieures Sous-‐traitance générale Locations €
Entretien et réparation €
Primes d’assurance €
Documentation €
Divers €
Résultat € 62 -‐ Autres services extérieurs Rémunérations intermédiaires et honoraires € Publicité, publication € Déplacements, missions € Frais postaux et de télécommunications € Services bancaires, autres €
Résultat € 63 – Impôts et taxes Impôts et taxes sur rémunération € Autres impôts et taxes €
Résultat €
64 -‐ Charges de personnel Rémunérations des personnels € Charges sociales € Autres charges de personnel €
Résultat € 65 -‐ Autres charges de gestion courante (SACEM, cotisations liées à la vie statutaire…)
Résultat €
66 -‐ Charges financières Résultat €
67 – Charges exceptionnelles Résultat €
68 – Dotation aux amortissements Résultat €
86 – Emplois des contributions volontaires en nature Secours en nature € Mise à disposition gratuite €
Personnel bénévole €
Résultat €
RESULTAT DES CHARGES €
PRODUITS MONTANT 70 – Vente de produits et services (= recettes des activités) Prestation de services € Vente de marchandises € Produits des activités annexes €
Résultat € 74 – Subventions d’exploitation Communauté de Communes de Bourg en Gironde
€
-‐ €
-‐ €
-‐ €
-‐ €
-‐ €
-‐ €
-‐ €
-‐ €
-‐ €
-‐ €
-‐ €
Résultat €
75 -‐ Autres produits de gestion courante Cotisations € Autres €
Résultat € 76 -‐ Produits financiers
Résultat € 77 – Produits exceptionnels
Résultat € 78 – Reprises sur amortissements et provisions
Résultat € 79 – Transfert de charges
Résultat € 87 – Contributions volontaires en nature Bénévolat € Prestations en nature € Dons en nature €
Résultat €
RESULTAT DES PRODUITS € RESULTAT PRODUITS -‐ CHARGES €
Date de début................ Date de fin........................
Si vous n’utilisez pas une comptabilité normalisée conforme au plan comptable associatif, vous pouvez ne remplir que les cases colorées. Toutefois vous pouvez alors remplir les cases blanches qui vous semblent utiles.
PROJET D’ACTION OU MANIFESTATION N°….
(si votre demande porte sur 2 actions et/ou manifestations différentes, faites une copie de ce document) NOM DE L’ACTION OU MANIFESTATION : ………………………………………………………………………….………………..........
Lieu(x) : …………………………………………………………………….. Date(s) : ………………………………………………………………….
Nom de l’association organisatrice : ……………………………………………………….........................................................
PERSONNE CHARGEE DU SUIVI
Nom : ………………………………………………………....................... Prénom : ……………………………………………………………
Fonction au sein de l’association : ………………………………………………………............................................................
Adresse : ……………………………………………………….....................................................................................................
Code postal : …………………………………… Commune : ………………………………………………………………………………………..
Téléphone : ………………………………………………………..…. Télécopie : ……………………………………….…………………………
Courriel : ………………………………………………………................................…………………………………………………………….....
DESCRIPTIF DE L’ACTION OU DE LA MANIFESTATION Rédigez ci-‐dessous de manière synthétique, le descriptif de l’action ou de la manifestation pour laquelle vous sollicitez une subvention. Il devra obligatoirement comporter les rubriques suivantes :
Contenu de l’action ou de la manifestation Partenaires Communication envisagée
Objectif(s) Public visé Prise en compte du développement durable
………………………………………………………................................……………………………………............................................ ………………………………………………………................................……………………………………............................................ ………………………………………………………................................……………………………………............................................ ………………………………………………………................................……………………………………............................................ ………………………………………………………................................……………………………………............................................ ………………………………………………………................................……………………………………............................................ ………………………………………………………................................……………………………………............................................ ………………………………………………………................................……………………………………............................................ ………………………………………………………................................……………………………………............................................ ………………………………………………………................................……………………………………............................................ ………………………………………………………................................……………………………………............................................ ………………………………………………………................................……………………………………........................................... ………………………………………………………................................……………………………………............................................ ………………………………………………………................................……………………………………............................................ ………………………………………………………................................……………………………………............................................ ………………………………………………………................................……………………………………............................................ ………………………………………………………................................……………………………………............................................ ………………………………………………………................................……………………………………............................................
BUDGET PREVISIONNEL PROJET D’ACTION OU MANIFESTATION N°….
(si votre demande porte sur 2 actions et/ou manifestations différentes, faites une copie de ce document)
CHARGES MONTANT PRODUITS MONTANT
CHARGES DIRECTES RESSOURCES DIRECTES 60 -‐ Achats 70-‐ Vente de produits et services (= recettes des activités) Prestations de services € Total € Achats matières et fournitures € 74-‐ Subventions d’exploitation Autres fournitures € Communauté de Communes de Bourg
en Gironde €
Total € -‐ € 61 – Services extérieures -‐ € Locations € -‐ € Entretien et réparation € -‐ € Assurance € -‐ € Documentation € -‐ €
Total € -‐ € 62 -‐ Autres services extérieurs -‐ € Rémunérations intermédiaires et honoraires € -‐ € Publicité, publication € -‐ € Déplacements, missions € -‐ € Services bancaires, autres €
Total € -‐ € 63 – Impôts et taxes -‐ € Impôts et taxes sur rémunération € Total € Autres impôts et taxes € 75 – Autres produits de gestion courante
Total € Total € 64 -‐ Charges de personnel 76 – Produits financiers Rémunération des personnels € Total € Charges sociales € 78 – Reprises sur amortissements et provisions Autres charges de personnel € Total €
Total € 65 -‐ Autres charges de gestion courante (SACEM, cotisations liées à la vie statutaire…)
RESSOURCES INDIRECTES
Total € 87 – Contributions volontaires en nature (3) 66 -‐ Charges financières Bénévolat €
Total € Prestations en nature € 67 – Charges exceptionnelles Dons en nature €
Total € Total € 68 – Dotation aux amortissements
Total € TOTAL DES PRODUITS
€ CHARGES INDIRECTES
Charges fixes de fonctionnement € Frais financiers € Autres €
Total € 86 – Emplois des contributions volontaires en nature (3) Secours en nature € Mise à disposition de biens et prestations € Personnel bénévole €
Total € TOTAL DES CHARGES €
TOTAL PRODUITS -‐ CHARGES €
Concernant les panneaux «sucette» : Votre demande peut porter seulement sur l’impression si vous avez le fichier déjà existant, si ce n’est pas le cas veuillez sélectionner l’option de création graphique. Vous pouvez aussi faire réaliser et imprimer vos affiches par vos propres moyens, dans ce cas, veuillez ne compter que la pose des affiches. Les impressions d’affiches pour les sucettes sont au nombre de 10 ou 15 selon les disponibilités d’affichage.
Si vous avez demandé 15 affiches et que, faute de disponibilités suffisantes, la quantité doit être ramenée à 10 aucune contre-‐partie ne pourra être réclamée par l’association.
BESOINS EN COMMUNICATION CONDITIONS D’AIDE À LA COMMUNICATION SOUS LA FORME D’IMPRESSION & CRÉATION
La Communauté de Communes de Bourg en Gironde, peut imprimer dans le cas d’une demande d’aide à la communication, seulement des documents dont le format est supérieur ou égal à 40 X 60 cm. Deux supports d’impression sont possibles : papier ou bâche. Aucune photocopie et/ou impression A4 ne sera acceptée. Si votre demande est validée, veuillez contacter au plus vite le service communication de la Communauté de Communes de Bourg en Gironde pour établir le planning d’impression et ou de création. Il est impératif de transmettre au service communication vos fichiers aux formats : pdf, eps ou jpg en haute définitition, au plus tard 5 semaines avant la date de votre événement. En cas de retard nous ne garantissons pas les délais d’impression. Nous vous rappelons que les travaux de communication de la Communauté de Communes de Bourg en Gironde restent prioritaires. Enfin la découpe des affiches devra être effectuée par l’association.
veuillez cocher les options souhaitées
Support
Nom et date de l’événement
Impression
Création graphique
Pose des
affiches
Total
Forfait affichage Panneaux «sucettes» (10 ou 15 selon disponibilités)
......................................... ........................................ ......................................... ......................................... le ....../....../.....
259,25€
50€
30€
.......€
Affiches formats «A3»
......................................... ........................................ ......................................... ......................................... le ....../....../.....
Qtté...........
x 0,097€ =.......................€
50€
.......€
Support Bâche
(au m2)
précisez la dimension : ......m X ......m
......................................... ........................................ ......................................... ......................................... le ....../....../.....
Qtté…......m2
x 15€ =.......................€
50€
.......€
Autres : ...................................
......................................... ........................................ ......................................... ......................................... le ....../....../.....
prix à définir
50€
.......€
TOTAL .......€
ATTESTATION SUR L’HONNEUR
Attention : Cette fiche doit absolument être remplie, quel que soit le montant global des subventions sollicitées. Toute fausse déclaration est passible de peines d’emprisonnement et d’amendes prévues
par les articles 441-‐6 et 441-‐7 du code pénal.
Je soussigné(e) (nom et prénom).........................................................................................................................................
(fonction au sein de l’association).........................................................................................................................................
certifie : • que l’association est régulièrement déclarée ; • que l’association est en règle au regard de l’ensemble des déclarations sociales et fiscales ainsi que des cotisations et paiements correspondants ; • exactes et sincères les informations du présent dossier, notamment la mention de l’ensemble des demandes de subventions introduites auprès d’autres financeurs ainsi que l’approbation des comptes et du budget par les instances statutaires. Demande une subvention de : ……………..………….. € (indiquer le montant global de la subvention sollicitée) Déclare que, si la subvention est accordée, l’association s’engage à : • participer aux initiatives proposées par la Communauté de Communes de BOURG EN GIRONDE ; • faire apparaître le logo de la Communauté de Communes de BOURG EN GIRONDE sur sa communication ; • mettre en place dans le cadre des actions subventionnées de la signalétique de la Communauté de Communes de BOURG EN GIRONDE (drapeaux ou /et banderoles) ; • prendre en compte les éléments liés au Développement Durable dans les animations ; • justifier de l’utilisation de la subvention.
Fait, le............................................................................à...................................................................................
Signature (faire précéder de la mention « lu et approuvé »)
MONTANT DES AIDES SOLICITEES
Fonctionnement €
Action 1 €
Action 2 €
Communication €
Total €
2/ PRÊT DE MATÉRIEL La Communauté de Communes de Bourg en Gironde peut mettre gratuitement à disposition des associations du territoire, du matériel, par le biais d’une simple convention. Pour cela, votre demande devra nous être envoyée par courrier ou par mail, au plus tard 15 jours avant la date d’emprunt. Voici la liste du matériel : -‐ des barnums (tentes 8m x 5m)
-‐ des grilles d’exposition
-‐ un véhicule 9 places
-‐ une sono portable
-‐ des gobelets réutilisables
-‐ des talkies walkies
Contacts : Service Technique (Mr Alain AÏDA) Mail : service.technique@bourg-‐en-‐gironde.fr Tél : 05 57 94 06 80 p Pour les barnums, une pré-‐réservation par courrier est impérative dès le début de l’année civile
Contacts : Service Vie Associative (Mr SAUBUSSE OLIVIER / Mme ANEGGAY KARYNE) mail : vie.associative@bourg-‐en-‐gironde.fr Tél : 05 57 94 06 80
3/ FORMATIONS La Communauté de Communes de Bourg en Gironde, en partenariat avec le Département de la Gironde, souhaite continuer son action en soutien aux associations du territoire, en proposant des sessions de formations sur différentes thématiques, abordant ainsi les problématiques rencontrées dans le monde associatif. Ainsi, afin de planifier et programmer ces différentes sessions sur l’année 2016, il nous faut tout d’abord recenser l’ensemble des besoins du territoire. Pour cela, il vous suffit de renseigner le nom de votre association, son président ainsi qu’une adresse mail, et de cocher une, ou plusieurs thématiques ci-‐dessous, susceptible(s) de vous intéresser : Nom de l’association : ……………………………………………………………………………………………………………………………….. Président(e) : ……………………………………………………………………………………………………………………………………………… Adresse mail (indispensable) : ……………………………………………………………………………………………………………………
-‐ LES ENJEUX, DÉMARCHES ET OBLIGATION D’UNE ASSOCIATION £
-‐ CONSTRUIRE ET DÉVELOPPER UNE STRATÉGIE DE COMMUNICATION £
-‐ CRÉER ET ANIMER UNE PAGE “FACEBOOK” £
-‐ METTRE EN PLACE DES COMISSIONS ET ANIMER DES RÉUNIONS £
-‐ RÉALISER UN BUDGET PRÉVISIONNEL, UN COMPTE DE RÉSULTAT £
OU UN BILAN COMPTABLE
-‐ ORGANISER UN ÉVENEMENT £
-‐ RESPONSABILITÉS DES DIRIGEANTS ET BÉNÉVOLES ASSOCIATIFS £
-‐ AUTRES, précisez :…………………………………………………………………………………………………… £
Une fois les besoins recensés, nous établirons et vous communiquerons (par mail), un planning des sessions de formation mises en place
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