Carte d’identité
Référencement
Intitulé du processus
Pilote du processus
Contexte du processus(amont / aval / contraintes / réglementation…) + périmètre
Acteurs du processus
Fournisseurs de l'Université de Strasbourg
Fiche de Procedure
Entités/acteurs qui concourent directement au dérou lement du processus
L'ordre de reversement est un acte émanant de l'ordonnateur qui a pour but de diminuer, au niveau d'un compte de charge, une dépense payée et effectuée à tort (charge indue, erreur de créancier, double paiement, etc.), et de rétablir le crédit indûment utilisé.L'opération se traduit par l'émission d'un acte administratif, l’ordre de reversement, comptabilisé au crédit du compte de charge qui a supporté la dépense initiale, et qui doit être émis au cours de l'exercice ayant supporté cette dépense.Si une dépense est effectuée à tort sur l'exercice N mais est seulement reconnue sur l'exercice N+1, c ela donnera lieu, non pas à un ordre de reversement , mais à l’émission d’une recette d’annulation de mandats d’ exercices antérieurs.Le procédé de l'ordre de reversement sera abordé différemment selon le remboursement effectué ou non préalablement par le fournisseur, ces deux cas d'approche sont donc possibles.
Acteurs externes
FIN - DEP - 01.01
Personnes concernées au sein des composantes, des unités de recherche, des directions et des pôles par le processus de dépenses.
Département de l'animation du réseau et du contrôle interne - Direction des Finances Départements des dépenses - Agence comptable
Procédure de l'Ordre de reversement -Application SIFAC
Le bureau du visa des dépenses de l'agence comptableActeurs internes
Département de l'animation du réseau et du contrôle interne - FIN - DEP - 01.01
Description du processus
Description sous forme de logigramme (diagramme de flux) : Identifier l’enchainement des opérations, les acteurs impliqués et les responsabilités de chacun dans le processus, les outils et moyens mis en œuvre …
Légende (signification des formes à employer pour réaliser le schéma)
Document papierDonnées (en entrée ou en sortie) non formalisées par un support particulier
Contrôle / décision
oui: sortie par le bas/Non: sortie par le côté
Opération manuelle Préparation
Traitement/tâche Traitement informatisé
Début ou fin d’un processus (si enchainement avec un autre processus, mentionner le nom dans la forme)
Saisie de données dans une application
Connecteur vers un autre processus ou sous-processus, renvoi vers une autre page
Transmission /circulation de données ou d’informations
Fichier informatique ou base de données
Département de l'animation du réseau et du contrôle interne - FIN - DEP - 01.01
1 - Constat du remboursement du fournisseur et préparation du formulaire "ordre de reversement"
2 - Saisie de l'ordre de reversement dans Sifac
4 - Edition et signature de la liste de dépenses spécifique à l'ordre de reversement
5 - Transmission de la liste des dépenses au correspondant dépenses de l'agence comptable pour prise en charge
OrdonnateurAgence comptable - Service comptabilité
Transaction FB03. Mettre les pièces justificatives dans la bannette de la pièce avoir (RA ou KG) (copie du chèque, copie pièce de dépense initiale, le formulaire "Ordre de reversement" signé, tout autre justificatif). Transaction ZSIFACFITR_LIST_DEP: Imprimer la liste de dépenses avec la pièce de type RA ou KG à faire signer par l'ordonnateur.
Le gestionnaire transmet la liste dépenses signée accompagnée des pièces justificatives originales listées ci-dessus dont le formulaire ORV au bureau du visa dépenses pour prise en charge comptable et rapprochement avec le remboursement du fournisseur.
Agence comptable - Bureau "Visa dépenses"
Ce cas s’applique selon que le remboursement soit réceptionné par le service comptabilité de l’agence comptable (qui transmet à l’ordonnateur concerné les éléments du remboursement) ou que le chèque du remboursement soit réceptionné par l’ordonnateur directement. Ce remboursement a lieu au cours du même exercice que celui de la dépense sur laquelle porte l'ordre de reversement.
Le fournisseur constate l'erreur et décide d'effectuer le remboursement. Le service comptabilité de l'agence comptable informe l'ordonnateur/gestionnaire du remboursement à régulariser, ou l'ordonnateur/gestionnaire reçoit directement le remboursement du fournisseur. Le formulaire "Ordre de reversement" doit être complété puis signé par l'ordonnateur.
Transaction : MIRO ou FB60 (selon le flux de la dépense initiale). Le gestionnaire saisit une dépense de type avoir selon le flux utilisé pour la dépense initiale sans le rappel de cette dernière dans la saisie. Mettre dans le champs "Référence": "ORV/N° Pièce in itiale", et préciser obligatoirement le motif de l'ordre de reversement dans la champs "Texte". Insérer la référence du bon de commande de la dépense initiale pour le flux classique.
Gestionnaire Financier Acteurs impliqués Etapes
Fournisseur UDS Commentaires
Cas 1 - Le remboursement est réalisé préalablement par le fournisseur
Reçoit les éléments du remboursement
Signature
liste
dépenses
Procédure de
prise en
charge
Procédure de
Rapprochement
Saisie de l'ordre de
reversement
Effectue le
Remboursement
Impression
de la liste
dépenses et
gestion
bannette
Reçoit les
éléments du
remboursement
Signature du
formulaire
de l'ORV
Département de l'animation du réseau et du contrôle interne - FIN - DEP - 01.01
1 - Constat du paiement indu au fournisseur et préparation du formulaire "ordre de reversement"
2 - Saisie de l'ordre de reversement dans Sifac
4 - Edition et signature de la liste de dépenses spécifique à l'ordre de reversement
5 - Transmission de la liste dépenses au correspondant dépenses de l'agence comptable pour prise en charge comptable
5 - Envoi du formulaire "Ordre de reversement" au fournisseur après validation comptable
Cas 2 - Aucun remboursement n'a été effectué préala blement par le fournisseur
Ce cas s’applique lorsque l’ordonnateur a constaté une dépense effectuée à tort au fournisseur et qu’il souhaite en régulariser le recouvrement.
Le gestionnaire transmet la liste de dépenses signée accompagnée des pièces justificatives listées ci-dessus dont le formulaire "Ordre de reversement" original au bureau du visa dépenses pour prise en charge comptable. L'ordonnateur doit conserver une copie du formulaire.
Une fois la prise en charge comptable validée, le service dépenses de l'agence comptable envoie le formulaire de l'ordre de reversement au fournisseur et en informe le gestionnaire.
Commentaires
L'ordonnateur/le gestionnaire constate l'erreur de paiement indu et décide d'effectuer le recouvrement de cette créance. Le formulaire "Ordre de reversement" doit être complété puis signé par l'ordonnateur.
Transaction : MIRO ou FB60 (selon le flux de la dépense initiale). Le gestionnaire saisit une dépense de type avoir selon le flux utilisé pour la dépense initiale sans le rappel de cette dernière dans la saisie. Mettre dans le champs "Référence": "ORV/N° Pièce in itiale". Préciser obligatoirement le motif de l'ordre de reversement dans la champs "Texte". Insérer la référence du bon de commande de la dépense initiale pour le flux classique.
Transaction FB03. Mettre les pièces justificatives dans la bannette de la pièce avoir (RA ou KG) (copie pièce de dépense initiale, le formulaire "Ordre de reversement" signé, tout autre justificatif). Transaction ZSIFACFITR_LIST_DEP: Imprimer la liste de dépenses avec la pièce de type RA ou KG à faire signer par l'ordonnateur.
Acteurs impliqués Etapes
Ordonnateur Gestionnaire FinancierAgence comptable -
Bureau "Visa dépenses"
Signature
liste
dépenses
Procédure de
prise en charge
Saisie de l'ordre de
reversement
Constat du paiement indu
Impression de
la liste
dépenses et
gestion
bannette
Signature du
formulaire ORV
Procédure de
Recouvrement
Envoi du
formulaire ORV
au fournisseur
Département de l'animation du réseau et du contrôle interne - FIN - DEP - 01.01
Documentation associée
La "Liste de dépenses" signée par l'ordonnateur
Pas à pas n° 2 " Saisie d'un ordre de reversement" (ENT, espace SIFAC)
Modalité d’élaboration
Fiche établie par : (+modalités d’élaboration, participation…)
Fiche validée par : Date de validation :
DFI - Département de l'animation du réseau et du contrôle interne
Hélène Mangano, Directrice des Finances
13/12/2011
Documentation du processus (Lister et joindre les documents : fiche(s) de procédure, mode opératoire, notes internes…)
Le formulaire "Ordre de reversement"
Département de l'animation du réseau et du contrôle interne - FIN - DEP - 01.01