Guide utilisateur des
webservices
Version avril 2014
Guide Utilisateur Webservices / v5 /avril 2014
Sommaire (1/2)
2
1 Introduction Page 4
A Règles de base des services en ligne
B Nouveautés 2013
2 Saisir une Demande d’accès aux Webservices Page 7
A Etape 1 : Se connecter
B Etape 2 : Saisie du formulaire
C Etape 3 : Récépissé et fin de la demande
D Accès aux Webservices
3 Mettre à jour mon compte Page 14
A Se connecter
B Mettre à jour vos données
C Mettre à jour vos UP et vos options
D Mes documents
4 EDI (Echange de Données Informatisées) Page 23
5 Aide en ligne Page 27
6 Saisir une demande de pris en charge Page 29
A Etape 1 : Vos informations et choix de l’action à effectuer
B Etape 2 : Choix du dispositif
C Etape 3 : Saisie des données concernant la formation
D Etape 4 : Saisie des données concernant l’organisme de formation
E Etape 5 : Recherche et sélection du/des salarié(s) participant(s) à la formation / le DPC
F Etape 6 : Saisie des informations sur le financement
G Etape 7 : Envoi des pièces justificatives
Guide Utilisateur Webservices / v5 /avril 2014
Sommaire (2/2)
3
H Etape 8 : Récépissé et fin de la demande
I Consignes d’utilisation en cas de problèmes
7 Saisir une demande de remboursement Page 52
A Sélection de la DPC pour laquelle vous faite une demande de remboursement
B Etape 1 : Informations sur l’action de formation
C Etape 2 : Remboursement
D Etape 3 : Envoi des pièces justificatives
E Etape 4 : Récépissé et fin de la demande
8 Modifier en ligne une DPC ou une DR Page 62
A Sélection de la DPC
B Modification des données
9 Faire une demande de modification en ligne Page 67
A Sélection de la DPC
B Commentaire et justificatifs
C Récépissé
10 Consultation Page 73
A Les écrans de consultation
B L’export des données
11 Aide à la déclaration n°2483 Page 89
12 Documents à télécharger en ligne Page 94
Guide Utilisateur Webservices / v5 /avril 2014
INTRODUCTION
4
Guide Utilisateur Webservices / v5 /avril 2014
Règles de base des services en ligne
Pour naviguer entre les différentes étapes des services en ligne,
utilisez les boutons « Précédent » et « Suivant » présents en bas
de chaque page.
Les astérisques rouges sont placées devant les champs que
vous devez obligatoirement remplir pour pouvoir accéder aux
étapes suivantes (informations nécessaires à l’instruction de
votre demande).
Si la saisie d’un champ obligatoire est oubliée, ou si une saisie
est incohérente, une alerte apparait en rouge en haut de l’écran.
Vous devez compléter ou modifier votre saisie avant de
continuer vers l’étape suivante.
Vous pouvez interrompre à tout moment votre saisie en ligne.
Celle-ci sera sauvegardée au niveau de la dernière page sur
laquelle vous aurez cliqué sur le bouton « Suivant » (soit le
dernier écran de saisie validé).
Les données affichées dans les écrans suivants sont fictives.
5
Guide Utilisateur Webservices / v5 /avril 2014
Nouveautés 2013
Nouvelles fonctionnalités sont proposées en 2013 :
Ecran stagiaire : possibilité de cocher le DPC
(Développement Professionnel Continue) pour les personnels de
santé
EDI: un accès EDI (Echange de Données Informatisées) stagiaires
Possibilité d’opter pour le versement de cotisation en ligne et
pour le prélèvement automatique en une seule étape
6
Guide Utilisateur Webservices / v5 /avril 2014
Pour réaliser une demande d’accès aux Webservices d’Unifaf, vous avez deux possibilités :
• vous connecter au site Internet d’Unifaf (www.unifaf.fr) et utiliser l’onglet « Webservices »,
• ou saisir directement l’adresse suivante dans votre navigateur Internet : http://webservice.unifaf.fr
Etape 1 : Se connecter au site Internet
Unifaf
8
Guide Utilisateur Webservices / v5 /avril 2014
Un écran vous propose deux possibilités :
• vous avec déjà saisie une demande d’accès aux Webservices, c’est dire que vous possédez déjà votre identifiant et votre mot de passe,
• vous réalisez votre première connexion et vous souhaitez obtenir un identifiant.
Pour réaliser une demande d’accès aux Webservices, il faut choisir « obtenir un identifiant ».
Etape 1 : Se connecter au site Internet
Unifaf
9 Les données présentées dans les captures d’écran sont fictives
Guide Utilisateur Webservices / v5 /avril 2014
Lors de votre première demande d’accès, il vous est demandé de renseigner le formulaire suivant :
Etape 2 : Saisie du formulaire (1/2)
10 Les données présentées dans les captures d’écran sont fictives
Il vous est demandé
d’indiquer votre adresse
email professionnelle, qui
sera, par la suite, votre
identifiant
La partie « employeur »
correspond aux
informations relatives au
responsable de votre
organisation
L’adresse email que vous avez renseignée est utilisée comme contrôle de sécurité et ne peut être utilisée que pour UNE SEULE entité.
Dans l’hypothèse où votre organisation comporte plusieurs Unités de Prestations (UP) et que vous souhaitiez pouvoir saisir en ligne les demandes de
prise en charge (DPC) et les demandes de remboursement (DR)de ces UP, il vous est possible d’indiquer plusieurs UP dans ce fo rmulaire (cf. l’exemple ci-
dessous). Il vous suffit d’ajouter les n° d’UP correspondants.
Tous ces champs sont obligatoires, hormis la qualité de l’employeur.
Ce formulaire est également
utilisé par la secrétaire du CE
pour demander l’accès à la
consultation des dossiers en
cours. Les écrans sont expliqués
dans un guide spécifique
Pour supprimer une UP
lors de la saisie du
formulaire, il suffit de
sélection cette UP à
l’aide de la case à cocher
et de cliquer sur le
bouton « Supprimer »
Vous pouvez demander un accès à:
1. l’activité de formation,
2. l’EDI,
3. Au versement des cotisations en
ligne (possible uniquement si
vous avez opté ou vous optez
pour le prélèvement automatique
lors de la même opération)
Guide Utilisateur Webservices / v5 /avril 2014
Etape 2 : Saisie du formulaire (2/2)
11 Les données présentées dans les captures d’écran sont fictives
Lorsque vous validez le formulaire ,
une fenêtre de confirmation s’affiche
Il vous est possible de créer un
nouveau compte, - c’est à dire un
accès pour une autre personne -
avant de terminer votre session
Guide Utilisateur Webservices / v5 /avril 2014 12 Les données présentées dans les captures d’écran sont fictives
Etape 3 : Récépissé
L’écran final vous indique que votre saisie en ligne est maintenant terminée.
Vous pouvez visualiser ou enregistrer sur votre disque dur le formulaire au format PDF, qui a été créé et rempli avec les informations que vous avez
renseignées en ligne.
Attention : Nous vous recommandons fortement d’enregistrer ce récépissé sur le disque dur de votre ordinateur.
Pour que votre accès aux Webservices soit validé, vous devez imprimer le récépissé et les éventuels mandats de prélèvements saisis (si vous optez
pour le versement des cotisations en ligne) et l’envoyer avec le cachet et la signature du représentant de votre organisation (Direction ou Présidence)
soit par courrier soit par mail au service adhésion d’Unifaf à l’adresse indiquée sur le récépissé.
Ce bouton vous permet
d’enregistrer le récépissé
sur votre disque dur
Le bouton « + » permet d’agrandir le
récépissé pour une meilleure
visualisation à l’écran
Dès que votre demande aura été traitée par le service adhésion, vous recevrez un e-mail comportant votre mot de passe. Vous aurez la possibilité de
consulter vos données et de saisir vos demandes en ligne sur le site Internet d’Unifaf dès le lendemain de la réception de cet e-mail.
Guide Utilisateur Webservices / v5 /avril 2014 13 Les données présentées dans les captures d’écran sont fictives
Accès aux Webservices
Lorsque votre compte est opérationnel, vous accédez aux Webservices, en choisissant la première possibilité (vous avez déjà réalisé une demande
d’accès).
Pour accéder aux Webservices, il suffit de vous identifier en renseignant votre adresse email (celle indiquée lors de la demande d’ouverture de compte)
et le mot de passe qui vous a été transmis par le service d’adhésion.
Pour le cas où vous auriez oublié
votre mot de passe, Unifaf vous le
communiquera par e-mail
Guide Utilisateur Webservices / v5 /avril 2014
METTRE À JOUR MON COMPTE
14
Guide Utilisateur Webservices / v5 /avril 2014 15 Les données présentées dans les captures d’écran sont fictives
Se connecter à « mon compte » et choisir
une opération
Lorsque votre compte est opérationnel, vous pouvez modifier le contenu de votre compte directement via les Webservices. Il vous est possible de
réaliser 4 types d’opération :
• Changer votre mot de passe
• Mettre à jour vos données personnelles,
• Mettre à jour vos options d’abonnement qui comprend la mise à jour des unités de prestation (UP) dont vous avez la charge et la possibilité d’ajouter
un service à votre accès (comme le versement de la collecte en ligne ou l’option « EDI »)
• Consulter les récépissés retraçant les demandes d’ouverture de compte et les modifications d’accès (ajouts ou suppression d’UP, ajout de l’option du
versement de la collecte en ligne, etc.)
Pour accéder à ces opérations, vous devez vous connecter aux Webservices d’Unifaf et choisir « Mon compte » dans le bandeau en haut et à droite de
la page d’accueil.
Après avoir choisi « Mon compte », le menu des 4
opérations vous est proposé.
Vos données
personnelles sont
affichées
Guide Utilisateur Webservices / v5 /avril 2014 16 Les données présentées dans les captures d’écran sont fictives
Mettre à jour vos données
Choix n°2 : Mettre à jour vos
données personnelles.
Vous pouvez modifier toutes
les données personnelles qui
sont affichées sur l’écran, à
l’exception de vos nom et
prénom et Email (zones
grisées). Vous pouvez
également modifier les
références de la personnes qui
à signé votre demande d’accès
aux Webservices .
Permet de revenir
au menu des trois
opérations
Choix n°1 : Changer votre
mot de passe.
Vous pouvez modifier le mot de
passe envoyé par Unifaf pour
choisir celui de votre choix
Guide Utilisateur Webservices / v5 /avril 2014 17 Les données présentées dans les captures d’écran sont fictives
Mettre à jour vos données
Choix n°3 : Mettre à jour mes options d’abonnement
L’écran vous propose la liste des Unités de Prestations dont vous avez la charge et votre profil avec 3 options possibles (accès à la gestion de l’activité
formation, accès à l’EDI, accès au versement des cotisations en ligne). Les UP correspondent à celles indiquées lors de la demande d’ouverture de
votre compte et qui figurent sur le récépissé que vous avez retourné à Unifaf, avec le cachet de votre entité et la signature de son responsable.
Vous avez la possibilité de
modifier cette liste en ajoutant
ou en supprimant une ou
plusieurs UP
Vous avez la possibilité de
modifier votre profil
« Webservices » en ajoutant une
option
Guide Utilisateur Webservices / v5 /avril 2014 18 Les données présentées dans les captures d’écran sont fictives
Mettre à jour vos UP et vos options (1/4)
Pour supprimer une UP, il suffit de cocher la case correspondant à cette UP et cliquer sur le bouton « Supprimer ».
Case à cocher puis
bouton « Supprimer »
Après avoir cliqué sur le bouton « Supprimer », l’UP disparait de la liste. Vous devez ensuite valider l’opération pour que la suppression de l’UP soit prise
en compte. Une confirmation vous est alors proposée. Il
vous est demandé d’accepter les conditions
générales d’utilisation des Webservices
d’Unifaf (case à cocher).
Guide Utilisateur Webservices / v5 /avril 2014 19 Les données présentées dans les captures d’écran sont fictives
Mettre à jour vos UP et vos options (2/4)
Pour ajouter une UP, il suffit de saisir le numéro de l’UP que vous souhaitez prendre en charge et de cliquer sur le bouton « Ajouter ».
Cette UP vient s’ajouter à la liste. Vous devez ensuite valider l’opération.
Comme pour la suppression d’une UP,
une confirmation vous est alors
proposée. Il vous est demandé
d’accepter les conditions générales
d’utilisation des Webservices d’Unifaf
(case à cocher).
Guide Utilisateur Webservices / v5 /avril 2014 20 Les données présentées dans les captures d’écran sont fictives
Mettre à jour vos UP et vos options (3/4)
Pour ajouter une option, il suffit de cocher la case correspondant
Case à cocher puis
Valider
Comme pour la modification des UP, une confirmation vous est
alors proposée. Il vous est demandé d’accepter les conditions
générales d’utilisation des Webservices d’Unifaf (case à cocher).
Lorsque vous demandez le versement des cotisations en ligne, vous optez automatiquement pour le prélèvement automatique de vos
contributions. C’est pourquoi, lorsque vous cochez l’option « je demande un accès au versement des cotisations en ligne », les écrans
suivants vous proposent de saisir le ou les mandats de prélèvement pour une ou plusieurs de vos UP.
Guide Utilisateur Webservices / v5 /avril 2014 21 Les données présentées dans les captures d’écran sont fictives
Mettre à jour vos UP et vos options (4/4)
L’étape suivante vous propose un récépissé qui affiche la liste des UP mise à jour, les options de votre profil ainsi que les mouvements que vous venez
d’effectuer (ajout ou suppression d’UP) et les mandats de prélèvements que vous avez éventuellement saisis.
Nous vous recommandons d’enregistrer ce récépissé sur votre disque dur.
Pour que vos modifications soit validées, vous devez imprimer le récépissé accompagné des mandats de prélèvements éventuels e t envoyer l’ensemble
des documents comprenant le cachet et la signature du représentant de votre organisation (Direction ou Présidence) au service adhésion d’Unifaf soit
par courrier soit par mail à l’adresse indiquée sur le formulaire.
Dès que votre demande aura été traitée, vous recevrez un e-mail confirmant la mise à jour des UP dont vous avez la charge et des options de votre
profil. Les modifications demandées seront opérationnelles dès le lendemain de la réception de cet e-mail.
Guide Utilisateur Webservices / v5 /avril 2014 22 Les données présentées dans les captures d’écran sont fictives
Mes documents
Choix n°4 : Mes documents.
Dans cet écran vous retrouvez l’ensemble des récépissés que vous avez générés sur les Webservices concernant à la fois votre demande initiale
d’ouverture de compte, les mises à jour de votre compte mais aussi les saisies de demandes de prise en charge, demande de remboursement s et les
demandes de modification. Vous avez la possibilité d’accéder aux fichiers pdf (en cliquant sur le titre du récépissé choisi).
Guide Utilisateur Webservices / v5 /avril 2014
EDI (échange de données informatisées) • UNIFAF fournit un cahier de charge à destination des éditeurs de logiciel pour
pouvoir échanger des informations avec les Webservices
23
Guide Utilisateur Webservices / v5 /avril 2014
Accès à l’EDI
24
Si vous avez opté pour l’option EDI vous pouvez sélectionner
Le menu : « Echange de données informatisées (import/export)» est
activé
Après avoir sélectionné le menu sur la page d’accueil, un écran s’ouvre vous
permettant de choisir ce que vous souhaitez faire :
Importer le fichier des salariés
Extraire les données des remboursements
Consulter les échanges de données
Annuler le chargement des données de mes salariées
ASSOCIATION LES BLEUETS
ASSOCIATION LES BLEUETS
10 CHEMINS DES BLEUETS
69001
TEST
Josiane
01.99.99.99.99
01.99.99.99.99
Guide Utilisateur Webservices / v5 /avril 2014
www.unifaf.fr
4. Procédure de récupération des remboursements
(Unifaf adhérent)
Suite à sélection de la valeur : « Extraire les données des remboursements »
Vous saisissez la plage de dates
qui vous intéresse
1 Puis vous cliquez sur le bouton
« Rechercher »
2
Dès que les données sont rapatriées, le
système affiche un récapitulatif 3
Pour terminer l’action, vous cliquez sur le bouton « exporter vers XML ». Le système
génère alors un fichier XML et le stocke sur l’emplacement que vous avez choisi sur
votre ordinateur
4 A noter : Pour terminer l’opération, il faut ensuite importer les données du fichier XML dans votre logiciel RH formation
Guide Utilisateur Webservices / v5 /avril 2014
AIDE EN LIGNE
27
Guide Utilisateur Webservices / v5 /avril 2014
Aide en ligne
28 Les données présentées dans les captures d’écran sont fictives
Les écrans des Webservices comportent généralement une aide en ligne qui propose une explication du contenu de l’écran et de la manière dont il
faut renseigner les éléments demandés.
Cette aide est accessible en cliquant sur le bouton placé en haut à droite de chaque écran.
L’écran d’aide s’affiche.
Pour revenir à l’écran de saisie, il suffit de fermer la fenêtre en cliquant sur le bouton
Ascenseur pour
dérouler le texte de
l’aide
Guide Utilisateur Webservices / v5 /avril 2014
SAISIR UNE DEMANDE DE
PRISE EN CHARGE
29
Guide Utilisateur Webservices / v5 /avril 2014
Cet écran vous permet de contrôler que les informations concernant votre organisation sont les bonnes et peuvent être transmises dans la DPC, ou
de les modifier le cas échéant : les coordonnées de votre unité de prestation, les coordonnées de la personne contact d’Unifa f au sein de votre
organisation...
La partie inférieure de l’écran vous permet de choisir l’action que vous souhaitez effectuer : saisie en ligne d’une demande de prise en charge, de
remboursement ou d’un Cerfa, envoi de pièces justificatives, consultation des dossiers en cours, etc..
Il vous est
possible de
changer d’unité
de prestation si
vous en gérez
plusieurs
Vous pouvez
modifier les
informations
concernant
votre contact et
votre directeur
Choix de
l’action à
effectuer sur
votre espace
privé
Votre identifiant
Etape 1 : Vos informations et choix de
l’action à effectuer
30 Les données présentées dans les captures d’écran sont fictives
Guide Utilisateur Webservices / v5 /avril 2014
Après avoir choisi « Saisie d’une demande de prise en charge », vous arrivez sur cet écran qui vous permet de cocher le dispositif pour lequel vous
souhaitez faire une DPC. Nous choisissons ici de faire une demande de prise en charge pour un Plan de formation.
En cliquant sur le
logo Unifaf, vous
retournez à
l’accueil
Les boutons Précédent et Suivant vous
permettent de naviguer sur les différentes
étapes de votre action en ligne
Etape 2 : Choix du dispositif
31 Les données présentées dans les captures d’écran sont fictives
Ce bouton
permet de mettre
fin à votre
session sur votre
espace
personnel
Guide Utilisateur Webservices / v5 /avril 2014
Cette barre
représente les
différentes étapes
de l’action que vous
êtes en train
d’effectuer. L’étape
à laquelle vous
vous trouvez est
surlignée en vert.
Cet écran vous demande d’accepter les conditions générales d’utilisation, et de cocher une des deux lignes concernant vos ins tances représentatives
du personnel dans le cadre inférieur. Cette étape est obligatoire pour pouvoir poursuivre la demande.
Les conditions
générales
d’utilisations sont
accessibles en
cliquant sur ce lien.
Etape 2 : Choix du dispositif
32 Les données présentées dans les captures d’écran sont fictives
Guide Utilisateur Webservices / v5 /avril 2014
Etape 3 : Saisie des données concernant
la formation
Cet écran vous permet de remplir les différentes informations concernant la formation pour laquelle vous faites une demande de prise en charge.
Les champs précédés d’une étoile rouge doivent être obligatoirement remplis.
En cochant cette
case, les deux
champs en
dessous se
dégrisent
Si vous choisissez
« Développement
des compétences »
dans le menu
déroulant
« catégorie de
l’action », ce
champ sera
dégrisé
33 Les données présentées dans les captures d’écran sont fictives
La case « non » est
cochée par défaut. Vous
pouvez modifier ce
choix en cliquant sur le
bouton « oui »
Guide Utilisateur Webservices / v5 /avril 2014
Les informations concernant l’organisme de formation doivent être saisis dans cet écran.
Il y a deux possibilités :
• Cas N°1 : vous connaissez son numéro SIRET : vous cochez « oui » dans le premier cadre, puis vous entrez ce Siret dans le second et
cliquez sur « Rechercher ». Si l’organisme de formation est dans la base d’Unifaf, les informations le concernant apparaissent
automatiquement dans le cadre inférieur
Si vous
connaissez le
SIRET, entrez le
dans ce champs et
cliquez sur
rechercher
Si la formation est
dispensée par un
salarié de votre
organisation,
cochez cette case.
Etape 4 : Saisie des données concernant
l’organisme de formation
34 Les données présentées dans les captures d’écran sont fictives
Guide Utilisateur Webservices / v5 /avril 2014
• Cas N°2 : vous ne connaissez pas le numéro SIRET, ou cet organisme n’est pas encore dans la base d’Unifaf : vous cochez « non » dans le
premier cadre. Les champs du cadre inférieur se dégrisent et vous pouvez remplir les informations concernant l’organisme de formation.
Si l’organisme de formation n’est pas dans la base Unifaf mais que vous connaissez le N° SIRET, nous vous conseillons de le saisir dans les champs
vous permettant de créer une fiche « Organisme de formation » (même si ce champs n’est pas obligatoire) afin de pouvoir vous servir ultérieurement
de ce critère pour effectuer la recherche de ce même organisme.
Si vous faites appel à un
organisme de formation; ces
champs sont obligatoire
pour pouvoir continuer la
saisie en ligne.
Etape 4 : Saisie des données concernant
l’organisme de formation
35 Les données présentées dans les captures d’écran sont fictives
Si vous réalisez vous-même
l’action de formation (sans
faire appel à un organisme
de formation), cochez la case
« formation interne »
Guide Utilisateur Webservices / v5 /avril 2014
Etape 5 : Recherche et sélection du/des
salarié(s) participant(s) à la formation
Au-delà de 15 participants à la même formation, vous avez la possibilité de saisir un à un chacun de ces participants ou d’effec tuer une saisie par
emploi.
• Cas N°1 : moins de 15 participants à la formation OU choix de saisie individuelle même au-delà de 15 participants : cochez « Saisie nominative »
(case cochée par défaut)
• Cas N°2 : plus de 15 participants à la formation : cochez « Saisie par emploi »
36 Les données présentées dans les captures d’écran sont fictives
Guide Utilisateur Webservices / v5 /avril 2014
Etape 5 : Recherche et sélection du/des
salarié(s) participant(s) à la formation (Cas N° 1)
Saisissez le nom
complet ou les
premières lettres du
nom d’un stagiaire et
cliquez sur
« rechercher »
• Saisie nominative
Cette fenêtre s’ouvre alors en faisant
apparaître le ou les personnes de votre
organisation dont le nom commence par
les lettres saisies.
Cochez le ou les
stagiaires que vous
souhaitez sélectionner
puis cliquer sur valider
En cas de départ de la
personne,
ce bouton permet de
la supprimer de la
base Unifaf
37 Les données présentées dans les captures d’écran sont fictives
Guide Utilisateur Webservices / v5 /avril 2014
Etape 5 : Recherche et sélection du/des salarié(s)
participant(s) à la formation (Cas N° 1)
Les personnes sélectionnées viennent s’ajouter à liste nominative des stagiaires. Vous pouvez recommencer cette opération de recherche pour
ajouter d’autres stagiaires.
Le nombre de salariés sélectionnés doit être égal au nombre de stagiaires indiqué (3 dans cet exemple)
En cas d’erreur vous
pouvez cocher la ligne
d’un stagiaire et
cliquer sur supprimer
pour le retirer de votre
sélection
38 Les données présentées dans les captures d’écran sont fictives
Vous avez la
possibilité de modifier
3 données du stagiaire
si ces données ont
changé depuis la
création du stagiaire
En cliquant sur l’icône
la fenêtre des données
stagiaires s’affiche.
Vous pouvez modifier :
• l’établissement où
travaille le stagiaire,
• l’emploi occupé,
• le type de contrat
(menu déroulant)
Guide Utilisateur Webservices / v5 /avril 2014 39
Cocher la case DPC
(Développement Professionnel Continu) (Cas N° 1)
Uniquement pour les professionnels de santé
(professions médicales et paramédicales)
Guide Utilisateur Webservices / v5 /avril 2014
Si le participant ne figure pas dans la base d’Unifaf, vous avec la possibilité de créer son profil en ligne. Après l’avoir c réer, le participant s’ajoute
automatiquement à votre sélection de stagiaire.
En cliquant sur « Créer un stagiaire »,
cette fenêtre s’ouvre. Complétez les
informations demandées et cliquez sur
« Ajouter ». Le stagiaire est alors
affiché dans la liste nominative.
Etape 5 : Recherche et sélection du/des salarié(s)
participant(s) à la formation (Cas N° 1)
40 Les données présentées dans les captures d’écran sont fictives
Guide Utilisateur Webservices / v5 /avril 2014 41
Etape 5 : Recherche et sélection du/des
salarié(s) participant(s) à la formation (Cas N° 2)
Saisissez le nombre de
participant (>15) et appuyer
sur la touche « Entrer » de
votre clavier
La case « Saisie par
emploi » se dégrise.
Vous pouvez alors la
cocher
Saisie par emploi : il s’agit d’une saisie simplifiée pour éviter d’avoir à saisir individuellement l’ensemble des stagiaires .
Guide Utilisateur Webservices / v5 /avril 2014 42
Etape 5 : Recherche et sélection du/des salarié(s)
participant(s) à la formation (Cas N° 2)
Créez un catégorie
d’emploi des participants et
indiquez le nombre
d’hommes et de femmes.
Cliquez sur « Ajouter »
La saisie se fait en fonction des catégories d’emploi des stagiaires.
Guide Utilisateur Webservices / v5 /avril 2014
Etape 5 : Recherche et sélection du/des salarié(s)
participant(s) à la formation (Cas N° 2)
Il est alors possible d’effectuer une
nouvelle saisie concernant une autre
catégorie d’emploi
Chaque ligne validée vient s’ajouter
dans ce cadre.
43 Les données présentées dans les captures d’écran sont fictives
En cas d’erreur vous vous pouvez
modifier ou supprimer votre saisie
Guide Utilisateur Webservices / v5 /avril 2014
Etape 6 : Saisie des informations sur le
financement Cet écran vous permet de saisir en 3 étapes tous les éléments relatifs à votre demande prévisionnelle de financement à Unifaf : la saisie du
financement prévisionnel (1), le choix des enveloppes de financement (2), les précisions sur la qualification (3).
Si la ligne 3 « Allocation de formation » est
remplie, une case à cocher obligatoire apparait
devant les libellés correspondant
Dans le cas d’une formation se
déroulant sur plusieurs années,
une répartition pluriannuelle
automatique du budget formation
et des autres financement vous
est proposée . Il vous est
néanmoins possible de la
modifier.
Suite à une modification, si vous
souhaitez revenir au calcul par
défaut, vous pouvez cliquer sur
« Recalculer »
Si le libellé « Qualification » est choisi
dans le menu déroulant, vous devez
cocher une case qui apparaît
44 Les données présentées dans les captures d’écran sont fictives
Le fait de cocher un
financement (FI, APR,
autres) vous oblige à
choisir un type
d’enveloppe dans le
menu déroulant à
droite des montants
Guide Utilisateur Webservices / v5 /avril 2014
Etape 6 : Saisie des informations sur le
financement
Lorsque vous cliquez sur
« suivant », un message de
validation du total des frais
apparaît. Si ce montant est
correct, validez pour passer à
l’étape suivante.
45 Les données présentées dans les captures d’écran sont fictives
Guide Utilisateur Webservices / v5 /avril 2014
Etape 7 : Envoi des pièces justificatives
Cet écran vous propose plusieurs voies pour nous faire parvenir les pièces justificatives nécessaires à l’instruction de votre demande :
• Envoyer toutes les pièces en ligne : ce choix vous permet de joindre, dès maintenant, les pièces justificatives sous format numériques.
• Envoyer toutes les pièces par courrier : ce choix indique que vous ne souhaitez joindre aucune pièce justificative pendant la saisie en
ligne de votre DPC. Pour que votre demande soit prise en compte, vous devrez joindre les pièces nécessaires à votre OPCA par voie postale.
Lors de cet envoi, n’oubliez pas de joindre le récépissé que vous allez obtenir à l’étape suivante.
• Envoi mixte : ce choix vous permet de joindre dès maintenant une partie des pièces nécessaires en format numérique et de nous faire
parvenir, dans un deuxième temps, le reste des justificatifs.
46 Les données présentées dans les captures d’écran sont fictives
Guide Utilisateur Webservices / v5 /avril 2014
Cliquez sur « Parcourir » : la
fenêtre de sélection s’ouvre.
Vous sélectionnez le
document et cliquez sur
« Ouvrir ».
Etape 7 : Envoi des pièces justificatives
Si vous avez fait le choix de joindre tout ou partie de vos pièces justificatives sous format numérique, cet écran vous permet d’aller
rechercher ces documents dans votre ordinateur.
47 Les données présentées dans les captures d’écran sont fictives
Vous choisissez le type de
document obligatoire ou
facultatif que vous allez
joindre.
Cliquez sur « Joindre
la pièce »une fois le
fichier sélectionné
3 étapes :
1. sélectionner le fichier,
2. rechercher dans votre ordinateur,
3. joindre le fichier.
Les pièces à joindre (pièces obligatoires et facultatives) spécifiquement
pour le dispositif pour lequel vous faites une demande sont rappelées ici
(pour le Plan, 1 seul document est demandé, mais pour d’autres dispositifs,
une liste de plusieurs documents apparaît)
Guide Utilisateur Webservices / v5 /avril 2014
Etape 7 : Envoi des pièces justificatives
Les pièces déjà jointes sous format
numérique s’ajoutent dans ce cadre.
Vous avez la possibilité de les retirer de
votre sélection en cliquant sur
« Supprimer ».
48 Les données présentées dans les captures d’écran sont fictives
Lorsque le pièce a été jointe, un message rouge s’affiche : « votre fichier a été déposé sur le serveur ».
Lorsque vous cliquez sur le bouton
« suivant », un message indiquant la fin
de la saisie est affichée :
Guide Utilisateur Webservices / v5 /avril 2014
Etape 8 : Récépissé et fin de la demande
L’écran final vous indique que votre saisie en ligne est maintenant terminée.
Vous pouvez également, à titre d’information, visualiser ou enregistrer sur votre disque dur le formulaire de Demande de Prise en charge, au format
PDF, qui a été créé et rempli avec les informations que vous avez renseignées en ligne.
• Si vous avez choisi à l’étape précédente l’envoi par courrier ou mixte des pièces justificatives, vous devrez joindre ce récépissé imprimé à vos
documents justificatifs, c’est ce qui permettra de les rattacher à votre dossier.
• Si vous avez choisi à l’étape précédente d’envoyer vos pièces justificatives en ligne, il est inutile de renvoyer ce récépissé
Enfin, la page vous informe qu’un mail récapitulant les détails de votre DPC en ligne vous a été adressé.
Attention : Nous vous recommandons fortement d’enregistrer ce récépissé sur le disque dur de votre ordinateur.
49 Les données présentées dans les captures d’écran sont fictives
Le bouton « + » permet d’agrandir le
récépissé pour une meilleure
visualisation à l’écran
Ce bouton vous permet
d’enregistrer le récépissé
sur votre disque dur
Si la formation est commencée depuis
plus de 1 mois, vous pouvez continuer
votres aisie par une demande de
remboursement (DRS) en cliquant sur
ce bouton qui apparaît quand cette
option est possible
Guide Utilisateur Webservices / v5 /avril 2014
Etape 8 : Récépissé et fin de la demande
Informations sur la formation
Informations sur l’organisme
de formation
Informations sur les stagiaires
Informations sur la
demande de financement
Informations sur les
justificatifs que vous
avez joints
Le récépissé récapitule les informations importantes que vous avez saisies au cours de votre demande de prise en charge en ligne.
50
Vos références
La date du récépissé correspond à la date
de la transaction par le web et est la date
de réception prise en compte par Unifaf
Le N°d’action est le numéro de dossier qui permet de
repérer et de suivre votre demande. Il vous sera demandé
à chaque contact avec Unifaf au sujet de votre demande.
Il est à reporter sur chaque courrier envoyé à Unifaf.
Guide Utilisateur Webservices / v5 /avril 2014
Consignes d’utilisation en cas de
problèmes
Pour éviter tout risque de perte d’informations, ou de mauvaise instruction des
dossiers, si un problème informatique ou technique survenait nous vous
remercions d’observer les principes de précautions suivants :
Pour chaque DPC remplie en ligne, merci de bien noter les n° de dossiers créés en
ligne, et d’imprimer ou d’enregistrer les documents récapitulatifs de vos dossiers.
Ceci nous permettra éventuellement de retrouver les informations.
51
Guide Utilisateur Webservices / v5 /avril 2014
SAISIR UNE DEMANDE DE
REMBOURSEMENT
52
Guide Utilisateur Webservices / v5 /avril 2014
Choisissez « Saisie d’une demande de
remboursement »
53 Les données présentées dans les captures d’écran sont fictives
Il n’est possible de faire une demande de remboursement que si la DPC a été instruite et accordée par Unifaf, sauf en cas d’enchaînement de la
saisie sur les services en ligne d’une demande de remboursement suite à une demande de prise en charge (actuelle demande de remboursement
simplifiée, pour laquelle la formation doit déjà être débutée depuis plus de 1 mois).
Guide Utilisateur Webservices / v5 /avril 2014
Après avoir choisi « Saisie d’une demande de remboursement », vous arrivez sur cet écran qui vous permet de sélectionner l’action de formation pour
laquelle vous souhaitez faire une demande de remboursement. Une DPC ne s’affichera dans cet écran que le lendemain de sa sais ie en ligne.c
54 Les données présentées dans les captures d’écran sont fictives
Dans certains cas, une
DPC peut apparaître dans
le menu sans être encore
« sélectionnable », car non
instruite ou en attente de
compléments de votre part
Sélection de la DPC pour laquelle vous
faite une demande de remboursement
Il n’est possible de sélectionner qu’une seule demande de prise en charge.
Sélectionnez une DPC,
cliquez sur « Suivant »
Plusieurs champs de
filtre sont ici disponible
pour faciliter la sélection
de l’action de formation
que vous recherchez
Guide Utilisateur Webservices / v5 /avril 2014
Une fois l’action de formation qui vous intéresse sélectionnée, cet écran récapitule de façon synthétique l’Action de Formation en en rappelant le N°,
l’intitulé, les dates de début et de fin, l’Organisme de Formation et l’identité du stagiaire.
Concernant ce dernier, si il est unique, seront restitués ses Nom et Prénom. Si par contre l’Action de Formation concerne plusieurs stagiaires,
l’indication générique « Collectif » s’affichera.
Attention: les informations présentées sont un rappel. Il est impossible de les modifier.
Etape 1 : Informations sur l’action de
formation
55 Les données présentées dans les captures d’écran sont fictives
Guide Utilisateur Webservices / v5 /avril 2014
Les informations concernant les modalités de remboursement sont à inscrire dans cet écran
Si vous souhaitez un paiement
direct à l’organisme de formation,
n’oubliez pas de cocher cette case
Pour chaque ligne, indiquez la part que vous
souhaitez voir vous être remboursée et celle
que vous voulez qu’Unifaf rembourse
directement à l’organisme de formation
Indiquez s’il s’agit d’un
remboursement partiel, total ou du
dernier remboursement
Etape 2 : Remboursement
56 Les données présentées dans les captures d’écran sont fictives
N’oubliez pas de renseigner la
durée de la formation et la période
du remboursement
Guide Utilisateur Webservices / v5 /avril 2014
Une fois validée la saisie des montants devant donner lieu à remboursement, l’utilisateur accède à un écran composé de rubriques dont l’affichage
dépend des caractéristiques de la demande et dont le contenu est intégralement déterminé par les informations saisies précédemment :
Etape 2 : Remboursement
57 Les données présentées dans les captures d’écran sont fictives
Cette rubrique ne s’affiche que si la Prise en Charge a
été demandée au titre d’un dispositif de financement
particulier (Fond d’Intervention National (FIN) ,
Régional (FIR). etc..)
Cette rubrique ne s’affiche que si vous avez demandé à ce que soit
effectué un paiement direct à l’Organisme de Formation.
Elle permet de saisir, les données relatives à la facture émise par ce
dernier : N° de facture, Date de la facture, Montant de la facture.
Cette rubrique ne s’affiche que si l’action est une « VAE » dont
est demandé le dernier remboursement et pour laquelle la saisie
des informations relatives aux stagiaires a été effectuée
individuellement et non globalement par catégorie d’emploi.
La rubrique ne s’affiche que si l’action est une « Formation diplômante » dont
est demandé le dernier remboursement et pour laquelle la saisie des
informations relatives aux stagiaires a été effectuée individuellement et non
globalement par catégorie d’emploi.
Guide Utilisateur Webservices / v5 /avril 2014
Etape 3 : Justificatifs
L’étape d’attachement des pièces justificatives à
votre demande de remboursement est semblable à
celle détaillée pour la demande de prise en charge.
58
Guide Utilisateur Webservices / v5 /avril 2014 59 Les données présentées dans les captures d’écran sont fictives
Etape 4 : Récépissé
L’écran final vous indique que votre saisie en ligne est maintenant terminée.
Vous pouvez également, à titre d’information, visualiser ou enregistrer sur votre disque dur le formulaire au format PDF, qui a été créé et rempli avec les
informations que vous avez renseignées en ligne.
• Si vous avez choisi à l’étape précédente l’envoi par courrier ou mixte des pièces justificatives, vous devrez joindre ce récépissé imprimé à vos
documents justificatifs, c’est ce qui permettra de les rattacher à votre dossier.
• Si vous avez choisi à l’étape précédente d’envoyer vos pièces justificatives en ligne, il est inutile de renvoyer ce récépissé
Enfin, la page vous informe qu’un mail récapitulant les détails de votre demande en ligne vous a été adressé.
Attention : Nous vous recommandons fortement d’enregistrer ce récépissé sur le disque dur de votre ordinateur.
Le bouton « + » permet d’agrandir le
récépissé pour une meilleure
visualisation à l’écran
Ce bouton vous permet
d’enregistrer le récépissé
sur votre disque dur
Guide Utilisateur Webservices / v5 /avril 2014 60
Informations sur la formation
Informations sur l’organisme
de formation
Informations sur les stagiaires
Informations sur la demande
de remboursement
Informations sur les
justificatifs que vous
avez joints ou non
Vos références La date du récépissé correspond à la date
de la transaction par le web et est la date
de réception prise en compte par Unifaf
Le N°d’action est le numéro de dossier qui permet de
repérer et de suivre votre demande. Il vous sera demandé
à chaque contact avec Unifaf au sujet de votre demande.
Il est à reporter sur chaque courrier envoyé à Unifaf.
Il vous est rappelé
d’envoyer ultérieurement
les documents manquants
Guide Utilisateur Webservices / v5 /avril 2014
Demande de remboursement CIF-CDI
Vous avez la possibilité désormais de faire une
demande de remboursement dans les webservices
pour le CIF-CDI.
61
Guide Utilisateur Webservices / v5 /avril 2014
MODIFIER EN LIGNE
UNE DPC OU UNE DR
62
Guide Utilisateur Webservices / v5 /avril 2014
Modification DPC ou DR
Deux possibilités vous sont proposées :
Cas n°1 : Modifier directement en ligne un demande que vous avez saisie
le jour même,
Cas n°2 : Envoyer une demande de modification à Unifaf, sur des
demandes envoyées par courrier ou saisie dans les webservices au plus
tard la veille.
Exemple - nous sommes aujourd’hui le lundi 12 mars ; vous pouvez :
• Modifier en ligne les demandes (DPC ou DR) saisie le 12 mars,
• Envoyer une demande de modification, par l’intermédiaire des
webservices, sur toutes les demandes envoyées par courrier ou
saisie dans les webservices avant le 12 mars.
63
Choisissez « modifier une
demande… » dans le
menu d’accueil
Vous pouvez
modifier une DPC
ou une DR
Guide Utilisateur Webservices / v5 /avril 2014
Après avoir choisi « Modification d’une Demande de prise en charge », vous arrivez sur cet écran qui vous permet de sélectionner l’action de
formation (la DPC) pour laquelle vous souhaitez effectuer une modification en ligne.
Les DPC du jour, donc
modifiables en ligne,
s’affichent dans cette
partie de l’écran
64 Les données présentées dans les captures d’écran sont fictives
Sélection de la DPC
(cas n°1 : modification d’une DPC du jour)
Il n’est possible de sélectionner qu’une seule action de formation..
Sélectionnez une DPC, en
cochant la case, puis
cliquez sur « Suivant »
Un message s’affiche
pour confirmer le n° de
l’action que vous
souhaitez modifier en
ligne
Les données présentées dans les captures d’écran sont fictives
Guide Utilisateur Webservices / v5 /avril 2014
Vous devez ensuite redérouler tous les écrans de saisie de la DPC en cliquant sur « suivant » et apporter vos modifications. Toutes les données de
tous les écrans sont modifiables.
65 Les données présentées dans les captures d’écran sont fictives
Modification des données
(cas n°1 : modification d’une DPC du jour)
Attention ! : Pour que les modifications soient prises en
compte, vous devez parvenir jusqu’à l’écran du récépissé. Le nouveau récépissé
porte la mention
« Annule et remplace le
précédent récépissé »
et affiche la date et
l’heure de sa création
Guide Utilisateur Webservices / v5 /avril 2014
Modification d’une DR
(cas n°1 : modification d’une DR du jour)
Le fonctionnement est identique pour modifier une
DPC (demande de prise en charge) ou une DR
(demande de remboursement)
66
Guide Utilisateur Webservices / v5 /avril 2014
FAIRE UNE DEMANDE DE
MODIFICATION EN LIGNE
67
Guide Utilisateur Webservices / v5 /avril 2014
Modification DPC ou DR
Deux possibilités vous sont proposées :
Cas n°1 : Modifier directement en ligne un demande que vous avez saisie
le jour même,
Cas n°2 : Envoyer une demande de modification à Unifaf, sur des
demandes envoyées par courrier ou saisie dans les webservices au plus
tard la veille.
Exemple - nous sommes aujourd’hui le lundi 12 mars ; vous pouvez :
• Modifier en ligne les demandes (DPC ou DR) saisie le 12 mars,
• Envoyer une demande de modification, par l’intermédiaire des
webservices, sur toutes les demandes envoyées par courrier ou
saisie dans les webservices avant le 12 mars.
68
Choisissez « modifier une
demande… » dans le
menu d’accueil
Vous pouvez
modifier une DPC
ou une DR
Guide Utilisateur Webservices / v5 /avril 2014
Après avoir choisi « Modification d’une Demande de prise en charge », vous arrivez sur cet écran qui vous permet de renseigner le numéro de l’action
de formation pour laquelle vous souhaitez communiquer une demande de modification à Unifaf.
69 Les données présentées dans les captures d’écran sont fictives
Sélection de la DPC (cas n°2 : demande de modification sur une DPC antérieure)
Il n’est possible de sélectionner qu’une seule action de formation.
Sélectionnez l’action, en
cochant la case, puis
cliquez sur « Suivant »
Saisir le
numéro de
l’action de
formation
Guide Utilisateur Webservices / v5 /avril 2014
Cet écran vous permet de décrire les modifications que vous souhaitez apporter à l’action de formation et de joindre, si beso in, un fichier .
70 Les données présentées dans les captures d’écran sont fictives
Déposer un commentaire et des justificatifs (cas n°2 : demande de modification sur une DPC antérieure)
Il n’est possible de sélectionner qu’une seule demande de prise en charge. Contrairement au cas n°1, vous ne pouvez pas redérouler les écrans
de la DPC, mais uniquement envoyer votre demande de modification directement à Unifaf , via les Webservices.
Vous pouvez joindre
un fichier
Vous pouvez inscrire un
commentaire décrivant la
modification demandée
(changement de date,
modification de budget ,
etc..
Vous devez choisir un type de
modification :
• Annuler l’action,
• Solder l’action (si vous ne
souhaitez plus demander de
remboursement sur cette
action),
• Autre modification
Guide Utilisateur Webservices / v5 /avril 2014
Votre demande de modification est transmise à Unifaf à partir du moment où vous avez été jusqu’à l’étape du récépissé.
71 Les données présentées dans les captures d’écran sont fictives
Récépissé (cas n°2 : demande de modification sur une DPC antérieure)
Le type de modification, le commentaire et les pièces jointes
sont précisés dans le corps du récépissé :
Ce récépissé est
spécifique à une
demande de
modification
Guide Utilisateur Webservices / v5 /avril 2014
Modification d’une DR (cas n°2 : demande de modification sur une DPC antérieure)
Le fonctionnement est identique pour modifier une
DPC ou une DR
72
Guide Utilisateur Webservices / v5 /avril 2014
CONSULTATION
73
Guide Utilisateur Webservices / v5 /avril 2014
La partie inférieure de l’écran vous permet de choisir l’action que vous souhaitez effectuer : consultation des dossiers en cours.
Choisir la consultation dans le menu
74 Les données présentées dans les captures d’écran sont fictives
Guide Utilisateur Webservices / v5 /avril 2014
Il vous est proposé plusieurs écrans de consultation :
• mes demandes, propose la liste des demande de prise en charge réalisée et leur état (en cours, engagée, soldé, etc.) ;
• l’onglet activité de formation, propose la liste des actions de formation avec leurs principales caractéristiques (dates, budget, etc.),
• l’onglet remboursements, affiche la liste des remboursements effectués par Unifaf, avec la ventilation des montants par financement,
• l’onglet « détail paiements », propose le détail des différents règlements effectués par Unifaf (chèque ou virement), sur une période donnée,
• mon BFA, présente la composition de votre BFA,
• mon prévisionnel, affiche le prévisionnel plan de formation,
• mes cotisations, propose la masse salariale et les cotisations effectuées sur 3 ans.
Les écrans de consultation
75 Les données présentées dans les captures d’écran sont fictives
Pour chaque onglet, il
est possible d’imprimer
la page ou d’exporter les
données sous Excel (y
compris au format 97)
Il vous est possible
d’afficher les courriels
qui vous ont
éventuellement été
envoyés par Unifaf
Astuce : Sur l’ensemble des écrans de consultation comprenant une liste d’actions, vous pouvez
trier cette liste selon le critère désiré en cliquant sur le titre de la colonne correspondant.
Guide Utilisateur Webservices / v5 /avril 2014
L’écran « Activité de formation », propose la liste des actions de formation avec leurs principales caractéristiques (n°, dates, budget, etc.).
L’écran « activité de formation »
76 Les données présentées dans les captures d’écran sont fictives
Il est possible de saisir un numéro d’action de
formation ou de filtrer cet écran par année, par
dispositif, par état des actions et par
financement
En cliquant sur le n° de l’action,
vous accédez à un écran
présentant le détail de l’action,
avec les document numérisés et
les différents évènements
survenus
L’affichage des évènements a pour objectif
de vous proposer une traçabilité de l’action,
afin de vous permettre de voir où en est
cette action et dans quel état elle se trouve.
Les évènements sont classés du plus récent
au plus ancien
Par défaut seules sont affichées les actions
non soldées au 01/01/N et les actions
demandées dans l’année mais vous pouvez
ajouter les actions de formation soldées
l’année précédente en cochant la case
Guide Utilisateur Webservices / v5 /avril 2014
L’écran « Activité de formation », propose également une information sur les délais de remboursement et de forclusion ; c’est-à-dire la date à
laquelle une action de formation ne pourra plus être remboursée.
L’écran « activité de formation »
77 Les données présentées dans les captures d’écran sont fictives
Si l’action de formation est
terminée depuis plus d’1 mois,
mais moins de 5 mois, la date de
fin est affichée en ORANGE et
un message apparaît lorsque le
curseur passe sur cette date.
Si l’action de formation est
terminée depuis plus de 5 mois,
la date de fin est affichée en
ROUGE et un message apparaît
lorsque le curseur passe sur
cette date.
Guide Utilisateur Webservices / v5 /avril 2014
L’écran « Activité de formation », propose également la ventilation des différents financements pour chaque action de formation.
L’écran « activité de formation »
78 Les données présentées dans les captures d’écran sont fictives
Si ‘'action est pluriannuelle vous
pouvez consulter la répartition
des financements par exercice
en sélectionnant l’année dans la
liste déroulante
Un clic dans la colonne « FIN »
permet d’afficher la fenêtre de
ventilation des financements
pour l’action de formation choisie
Guide Utilisateur Webservices / v5 /avril 2014
L’écran « Remboursements » vous propose la liste des remboursements effectués par Unifaf, avec la ventilation des montants par financement.
L’écran « remboursements »
79 Les données présentées dans les captures d’écran sont fictives
L’année en cours est
affichée par défaut mais
vous pouvez rechercher
les remboursements sur
les exercices précédents
Pour chaque onglet, il est
possible d’imprimer la page ou
d’exporter les données sous
Excel.
Vous pouvez consulter les remboursements de l'année en cours (affichage par défaut) et des 5 exercices précédents. Vous pouvez sélectionner
l'année désirée à l'aide du filtre correspondant.
Guide Utilisateur Webservices / v5 /avril 2014
L’écran « Détail paiements » propose le détail des différents règlements effectués par Unifaf (chèque ou virement), sur une période donnée.
L’écran « détail paiements »
80 Les données présentées dans les captures d’écran sont fictives
Les remboursements effectués directement à l’organisme de formation sont également affichés.
Vous devez sélectionner
une échéance
Guide Utilisateur Webservices / v5 /avril 2014
L’écran « Mon BFA », présente la situation de votre BFA tenant compte des financements accordés par Unifaf .
L’écran « mon BFA »
81 Les données présentées dans les captures d’écran sont fictives
Cliquer sur le bouton « plus »,
fait apparait le détail de chaque
ligne du BFA
Pour chaque onglet, il est
possible d’imprimer la
page ou d’exporter les
données sous Excel
Guide Utilisateur Webservices / v5 /avril 2014
L’écran « Mon prévisionnel » affiche le prévisionnel plan de formation.
L’écran « mon prévisionnel »
82 Les données présentées dans les captures d’écran sont fictives
Cet écran affiche les deux premières rubriques du formulaire relatif au Prévisionnel Plan de Formation (PPF).
Guide Utilisateur Webservices / v5 /avril 2014
L’écran « Mes cotisations » propose la masse salariale et les cotisations effectuées sur les 3 dernières années.
L’écran « mes cotisations »
83 Les données présentées dans les captures d’écran sont fictives
Guide Utilisateur Webservices / v5 /avril 2014
En cliquant sur le menu « accéder aux écrans de consultation IRP », les employeurs ont accès à l’environnement IRP avec ses 3 onglets.
Les écrans de consultation IRP
84 Les données présentées dans les captures d’écran sont fictives
Guide Utilisateur Webservices / v5 /avril 2014
L’environnement comprend un onglet « Adhérent » avec les coordonnées de l’établissement, un onglet « Activité de formation » et un onglet
« Statistiques » avec la représentation schématique de statistiques sur les caractéristiques des stagiaires (catégorie socioprofessionnelle et sexe) et
sur la caractère qualifiant ou non des formations.
Les écrans de consultation IRP
85 Les données présentées dans les captures d’écran sont fictives
A noter : La liste des actions ne peut pas être comparée à celle de l’environnement employeur onglet « activité formation » car il y figure les actions :
-ayant un part de déroulement sur l’exercice
-ayant eu un accord de financement par Unifaf
-relevant des dispositifs : « Plan de formation », « DIF », les formations de tuteur, les périodes de professionnalisations et le financement sur BFA du tutorat des jeunes
Il est possible de consulter
l’exercice en cours et
l’exercice précédent
ASSOCIATION AAAAA
12 CHEMIN DES VIOLETTES
Guide Utilisateur Webservices / v5 /avril 2014
Nous vous présentons les différentes étapes pour exporter les données des écrans de consultation vers un fichier CSV et le transformer, si
nécessaire, en fichier Excel.
L’export des données (1/3)
86 Les données présentées dans les captures d’écran sont fictives
2. Choisissez « enregistrer » (génération d’un fichier CSV) 1. Cliquez sur l’icône Excel
3. Enregistrez le fichier CSV dans votre disque dur (dans cet
exemple, sur le « bureau »)
4. Fermer la fenêtre une fois l’enregistrement terminé. Vous
venez de créer un fichier CSV
Guide Utilisateur Webservices / v5 /avril 2014
La page précédente vous a présenté la méthode de récupération du fichier CSV. Cette page vous présente la démarche pour trans former le fichier
CSV en fichier Excel structuré.
L’export des données (2/3)
87 Les données présentées dans les captures d’écran sont fictives
2. Choisissez le fichier CSV souhaité dans la fenêtre de
recherche, puis cliquez sur « importer »
1. Ouvrir Excel, cliquez sur l’onglet « Données » et choisir
« à partir du texte »
3. Choisissez « délimité » puis cliquez sur « suivant » 4. Cochez la case « point-virgule » comme séparateur et
cliquez sur « terminé »
Guide Utilisateur Webservices / v5 /avril 2014
L’export des données (3/3)
88 Les données présentées dans les captures d’écran sont fictives
6. Le tableau des données en format Excel (dans cet exemple les
données sont issues de l’onglet « mes demandes »)
5. Dans la fenêtre « importation des données », vous
cliquez sur « OK »
Guide Utilisateur Webservices / v5 /avril 2014
AIDE À LA DÉCLARATION
N°2483
89
Guide Utilisateur Webservices / v5 /avril 2014
La partie inférieure de l’écran vous permet de choisir l’action que vous souhaitez effectuer : aide à la déclaration n°2483.
Choisir l’aide à la déclaration 2483 dans
le menu
90 Les données présentées dans les captures d’écran sont fictives
Guide Utilisateur Webservices / v5 /avril 2014
L’aide à la déclaration n°2483 propose 3 onglets : 1. onglet « Versements », qui rappelle les différentes cotisations
Aide à la déclaration 2483
Onglet « versements »
91 Les données présentées dans les captures d’écran sont fictives
Pour chaque onglet, il est possible d’imprimer
la page, de générer un fichier au format pdf ou
d’exporter les données sous Excel
Guide Utilisateur Webservices / v5 /avril 2014
L’aide à la déclaration n°2483 propose 3 onglets : 2. onglet « Stagiaires », qui rappelle le nombre de stagiaires et les durées de formation par
catégorie d’emploi.
Aide à la déclaration 2483
Onglet « stagiaires »
92 Les données présentées dans les captures d’écran sont fictives
Pour chaque onglet, il est possible d’imprimer
la page, de générer un fichier au format pdf ou
d’exporter les données sous Excel
Guide Utilisateur Webservices / v5 /avril 2014
L’aide à la déclaration n°2483 propose 3 onglets : 3. onglet « liste des actions » affiche les actions de formation, qui au 15/3/N+1, sont à l’état en
cours, soldée, engagée et qui ont une part de réalisation sur l’exercice N.
Aide à la déclaration 2483
Onglet « liste des actions »
93 Les données présentées dans les captures d’écran sont fictives
Il est possible de
générer un fichier
au format pdf ou
d’exporter les
données sous Excel
Si le nombre d’actions est
important, la liste est présentée
sur plusieurs pages
Guide Utilisateur Webservices / v5 /avril 2014
DOCUMENTS EN
TÉLÉCHARGEMENT
94
Guide Utilisateur Webservices / v5 /avril 2014
La dernière ligne du menu d’accueil « Accéder aux Documents en téléchargement » vous permet d’accéder directement aux documents
téléchargeables présents sur le site www.unifaf.fr.
Documents en téléchargement
95 Les données présentées dans les captures d’écran sont fictives
Menu des
documents en
téléchargement
En cliquant sur la
catégorie de votre choix,
vous accédez à tous les
documents
téléchargeables