Dématérialiser vos courriers entrants et dossiers dans entrants et dossiers dans
SharePoint 2010
Armando Benzaquen
Senior ECM Consultant
01-40-87-68-89
www,inge-com.fr
Inge-Com 15 rue Charles Paradinas92110 ClichyStd : 01.40.87.16.16
Agenda� Présentation INGE-COM & Software Innovation
� Challenges des Entreprises pour améliorer la gestion des flux Entrants (Courrier,Email,..)
� Bénéfices pour l'Entreprise de dématérialiser les courriers Entrants
� Présentation de l’offre 360 Case Management
� Démonstration Live
� Questions / Réponses
Inge-Com est une société d’ingénierie spécialisée dans l’intégration
de solutions logicielles dans le domaine de l’E.C.M et la mise en œuvre des infrastructures techniques associées.
�� Création en 1988, 60 collaborateurs
� CA consolidé : 8,58 Millions €
� 2 structures
Présentation d’Inge-Com
� Plus de 1000 clients actifs
Pôle Projet & IntégrationPôle SSII
Ingénierie Documentaire
� Un département Ingénierie Documentaire lancé en 2001.
� Expériences de nos équipes dans la conduite de projet ECM (méthodologie projet, conduite du changement, intégration au SI…)
� Compétences SharePoint 2007/2010
� Expertise Open Text Content Server 2010 /Open Text Edocs
� Prestations AMOA /AMOE
� Case Management 360
Exemples de projets :Exemples de projets :
�Gestion de Contenu�Dématérialisation de documents (contrats, factures…)�Business Process Management (BPM)�Record Management / Archivage légal, �Archivage Messagerie, Applicatifs…
Quelques Références Inge-Com
Software Innovation in short
� 25th Anniversary
� Focused ISV with a portfolio of standard Case & Document Management systems on the SharePoint and Office platforms
� Strong Technical and Business Alignmentwith Microsoft
� Target Market Segments:
� Public Sector, Government,
�Company Facts
� Public Sector, Government,
Healthcare
� Organizations, Utilities
� Oil & Gas, Construction, Engineering
� Multi-Channel Business Model
� Over 300 employees based out of Norway, Sweden, and Denmark
� R&D in Norway and India
� Owned by Borea Private Equity
� Approx. 50 MEUR in 2009 revenues
Software Innovation international positioning
� Software Innovation has more than 25 years of experience and expertise in the Information Management area
� Software Innovation is a leading vendor of standard Case & Document Management solutions on Microsoft SharePoint, with a strong dedication to help organizations control, manage and share information and documents.
� With its 300 employees, Software Innovation is perceived as a leading provider of vertical Enterprise Content Management applications on Microsoft SharePoint.
� The company is committed to providing future proof, flexible, and user friendly � The company is committed to providing future proof, flexible, and user friendly standard solutions that promote increased productivity, efficient processes and business control for public authorities and private enterprises.
� The company has local operations and a strong partner network across the EMEA
360°°°° Competitive Positioning
� 360° does not compete directly with ECM platforms like Open Text LiveLink, Oracle ECM, EMC Documentum, or IBM FileNet
� 360° combines document-, records- , case- and relationship management in one single product and is built into a leading ECM & coplatform -Microsoft SharePointMicrosoft SharePoint
� 360° is a “Composite Content Application” that can orchestrate people, process and content based on a framework and vertical configurationsbased on domain expert knowledge
Contact
Case Project
Activity
Custom
Document
Challenges des Entreprises
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Quelques chiffres
… a typical organisation spends …
$20 in labor to file one document
$120 in labor to find a misfiled document
$220 in labor to reproduce a lost document
$8 to $15 to courier or overnight a document
Entre 70-90% du contenu est de type non structuré
Environ 200 de croissance par an
Le volume papier continu à augmenter
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$8 to $15 to courier or overnight a document
$12,000 per year to maintain one file cabinet with four file drawers
Photocopies a typical document 19 times
Loses 7.5 percent of all documents
Misfiles a remaining 3 percent of all documents
Les volumes eMails connaissent une croissance exponentielle
De plus en plus d’échanges électroniques.
Challenges des Entreprises
Volumétrie : Il y a encore trop papier (courrier, ..) dans l’Entreprise
Coût/ Temps de traitement élevé du courrier papier versus un document électronique :
- Distribution manuelle - Indexation
Au niveau de l’Entreprise :
Problème numéro 1 -- > le papier
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- Indexation- Recherche- Classement - Archivage
Le temps de traitement élevé est un frein à l’amélioration de la qualité de service Client
Nombreux risques liés aux traitements des courriers papiers :
- perte/oubli d’un document- problème de confidentialité
Challenges des Entreprises
� Rends plus difficile la mise en conformité des documents vis à vis des différentes régulations en vigueur (plus facile à gérer au format électronique).
� Difficulté d’accéder aux documents dans un contexte multi-site
Au niveau de l’Entreprise :
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� Difficulté d’avoir un vue globale d’un dossier (client, affaire, crédit, contrat ..)
� Duplication du contenu inévitable
� Besoins croissants en espaces de stockage physique,
Challenges des Entreprises
Manque d’efficacité et coût de fonctionnement élevé
Difficulté à fournir un service de qualité et rapide aux différents départements de l’Entreprise
Erreurs de qualification/dispatch du courrier
Au niveau du Service Courrier
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Erreurs de qualification/dispatch du courrier
Difficulté d’accélérer les processus liés au courrier entrant
Nécessite de nombreuses ressources pour préparer les courriers et le capturer efficacement.
Perte d'information ou documents égarés
Mise en œuvre d’une politique de dématérialisation progressive :- Courrier Entrant- Courrier Entrant- Dossiers (Case)- Autres Formulaires
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1 - Dématérialisation de certains dossiers/case
Capture de toutes les informations
du dossier Partenaires externes
Notes du dossier
Tâches
Documents du dossier
Tâches
Traçabilité
Profil du dossier Collaboration
Exemples de cases Entreprises
� Gestion d’une enquête
Fonctionnalités clés :
• Capture d’informations
• Extraction des données
• Gestion des processus métiers
• Gestion de contenu
110103Crédit
SinistreABC2010
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� Gestion d’une enquête
� Gestion d’un appel d’offre
� Demande de Prêt Bancaire
� Gestion d’une Plainte
� Gestion d’un incident Technique
• Gestion de contenu
• Conformité et conservation des records
• Collaboration (et workflow ad hoc)
• Gestion des communications clients
2- Dématérialiser le courrier entrant
Parce que tous les documents CRITIQUESde l’Entreprise passent par le Mailroom (les chèques, les contrats, les propositions, les avenants, les factures, …) afin d’être distribués au bon service pour traitement .
Pourquoi la dématérialisation du Courrier entrant est un processus Clé ?
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distribués au bon service pour traitement .
Bénéfices pour l’Entreprise
Création de valeur : -- > Permets d’automatiser de nombreux processus de l’Entreprise par une intégration forte au SI (Processus Factures, Relance Contrats, Cdes, ..) en remplacement des processus manuels.
Réduction des coûts élevés du Back Office
Réduction du temps de traitement par une mise à disposition immédiate de l’information aux utilisateurs (après Capture &
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immédiate de l’information aux utilisateurs (après Capture & indexation)
Augmentation des revenues par un meilleur processus de traitement plus rapide (relance des contrats, facturation, ..)
Réduction des espaces de stockage
Bénéfices pour l’Entreprise
Amélioration de la qualité de Service Client (capacité de réactivité, )
Réduction des risques en respectant les exigences de conformité (Traçabilité, Sécurité,..)
Productivité & compétitivité accrue (Optimisation de la réactivité
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Productivité & compétitivité accrue (Optimisation de la réactivité du Front Office )
Gestion multicanale Entrante/ Sortante : prise en charge des flux Emails, Fax et Formulaires Web.
Enquête AIIM 2012
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Solution proposée
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Combinaison de Microsoft SharePoint + 360
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ErgonomieFacilite Adoption utilisateurCollaborationMoteur de Worfklow IntégréPortail Intranet/ExtranetFonctions de Web content
Fonctions de Case management & Record Management avancé pour SharePoint 2010Module 360 de Correspondance Management Multi-CanalDématérialisant de tout type de dossier (clients, Contrats, Crédits, HR,)
Part de marché de SharePoint
�Un engouement croissant du marché
� Monde
�100 Millions d’utilisateurs (soit 20% de la base installée Office Client),
�+17.000 clients dans le Monde
�1 Milliards $ de CA atteint en l’espace de 6 ans
� France :
� Plus de 2 millions d’utilisateurs*
� 1000 clients
�Compte EPG :40% du PCIB (soit environ 3,5 millions de PC) sont équipés
de licences SharePoint
�30% de croissance entre FY08 et FY09 � + de 55% sur les Grands
Comptes
Workflow
Social Networking
GED
Collaboratif
Portail
SharePoint as Business Platform
Business intelligence
Composites
Recherche d'Entreprise
Formulaires
CaseCase
ProjectProject
ContactContact
Une application pouvant répondre en Standard à de nombreux besoins des départements
Base de contacts
(fournisseurs, .)
Base de contacts internes & externes
(fournisseurs, .)
Tous types de
crédits , ..)
Tous types de demandes
(travaux, plaintes, crédits , ..)
Suivi des projets
360 Case Management
ActivityActivityDocumentDocument
PropertyProperty
ProcessProcess
Gestionnaire de tâches
Property, contracts etc.
Courrier, Email, FAX, formulaire Web
Diapositive 25
1 Mona - two titles on this page, have translated bothMac User; 10/06/2011
The Case Management Folder
� Capture de toutes les informations concernant le Case depuis sa création jusqu’à son archivage
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Case folder
Documents
Process info
Board handling
Log history
Parties involved
Case details
References
Access
Etc
Record classificatio
n
Schéma fonctionnel
SharePoint & 360
UploadArchive
Web parts
All components in SharePoint Foundation
Initiate
All components in SharePoint Foundation can be used with 360
Calendar
News
Discussions
Documents Documents &
Images
Links
Lists
Live Meeting
Project Tasks
Wikis
Blogs
Survey/ forms
Office
Applications 360 de Case Management prêtes à l’emploi
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360 Correspondance Management
Documents- contracts- correspondence etc.
Activities- meetings- telephone conversations
Contacts- suppliers- customers
Vue à 360 degré d’un dossier
360 Contract Management
360 Project Management
360 degrees overview:Starting from the project folder
CaseCase
ProjectProject
ContactContact
ActivityActivityDocumentDocument
PropertyProperty
ProcessProcess
360º Paperless Meetings
Mobilité eWorker for iPad
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Mobilité eWorker for iPad
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Démonstration