Le registre du syndicat
Par: RÉMY IMBEAULT CPA,CMA
PRÉSIDENT
GRI – GESTION DE COPROPRIÉTÉS
LACHINE
Laval - 3 novembre 2012
Le registre: pourquoi?
Toutes les personnes morales ont un registre. La copropriété divise, maintenant personne morale, ne fait pas exception. Selon le ministre, l’article de loi sur le registre du syndicat poursuit deux buts:
1- Obliger le syndicat à tenir registres et archives et à conserver les documents importants qui concernent la copropriété et sont d’intérêt pour la personne morale qu’est le syndicat;
2- Permettre aux copropriétaires d’avoir accès aux documents de la copropriété dont, entre autres, au règlement de l’immeuble.
Article 1070 du Code civil du Québec
1070 LE SYNDICAT TIENT À LA DISPOSITION DES COPROPRIÉTAIRES UN REGISTRE
CONTENANT LE NOM ET L’ADRESSE DE CHAQUE COPROPRIÉTAIRE ET DE CHAQUE
LOCATAIRE, LES PROCÈS-VERBAUX DES ASSEMBLÉES DES COPROPRIÉTAIRES ET DU
CONSEIL D’ADMINISTRATION, AINSI QUE LES ÉTATS FINANCIERS. IL TIENT AUSSI À
LEUR DISPOSITION LA DÉCLARATION DE COPROPRIÉTÉ, LES COPIES DE CONTRATS
AUXQUELS IL EST PARTIE, UNE COPIE DU PLAN CADASTRAL, LES PLANS ET DEVIS
DE L’IMMEUBLE BÂTI, LE CAS ÉCHÉANT, ET TOUS AUTRES DOCUMENTS RELATIFS À
L’IMMEUBLE ET AU SYNDICAT.
Le registre : c’est quoi?
• Les documents et informations composant le registre n’ont pas à être consignées dans un seul volume, ni dans un seul endroit;
• Le registre n’a pas de forme prescrite par la loi.
• Le syndicat est le gardien du registre et le conseil d’administration en est le gestionnaire;
• Il n’y aucune obligation de l’exposer à la vue;
• Il est accessible aux copropriétaires et mandataires exclusivement;
• Le règlement de l’immeuble peut définir les critères de consultation incluant les frais de délivrance des copies de documents.
Le registre contient quoi?
o Liste des copropriétaires (nom et adresse)
o Liste des locataires (nom et adresse);
o Procès verbaux :
o Réunions du conseil d'administration
o Assemblées des copropriétaires (AGA et AGE)
o Réunions des comités
o États financiers;
o Les copies de contrats;
o Le plan cadastral;
o Plans et devis de l'immeuble;
o Autres documents relatifs à l’immeuble et au syndicat.
Liste des copropriétaires
• La liste des copropriétaires contient les noms et adresses des personnes ayant un titre de propriété sur une fraction de l’immeuble
Nom et prénom de chacun des copropriétaires indivisaires avec leur(s) adresse(s)
a) Défense d’inscrire le sexe , l’âge ou l’origine ethnique de la personne;
b) Si le copropriétaire ne donne pas d’adresse, il est présumé demeurer sur les lieux de la partie privative de sa fraction;
c) On peut inclure le numéro de téléphone et de courriel mais obligation de l’enlever sur demande;
d) Cette liste est permanente.
Appartemen
t
Nom, prénom Année
d’arrivée
Adresse Stationnement
Téléphone courriel
101 Victor Bérubé
Jeannine Parent
1986 Ici dans
l’immeuble
Aucun
Pierre Marchand 1998 Ici dans
l’immeuble
Aucun 514-333-3333 [email protected]
Huy Tran Van Guyen
Pham Phom Tuck
2007 2300 Barlow,
Shawinigan Qc
J4W 3X1
B-23 819-333-3333 Van123@rogers.
ca
Liste des copropriétaires (exemple)
Liste des locataires
• La liste des locataires est celle contenant les noms et adresses des personnes ayant , par bail, un droit d’occuper en permanence une partie privative
Nom et prénom de chacun des copropriétaires indivisaires avec leur(s) adresse(s)
a) Défense d’inscrire le sexe , l’âge ou l’origine ethnique de la personne;
b) Les numéros de téléphone et de courriel sont confidentiels;
c) Cette liste est permanente avec les changements qui s’ajoutent.
Liste des locataires (exemple)
Appartemen
t
Nom, prénom Année
d’arrivée
Adresse Stationnement
Téléphone courriel
101 Cyrille Martel 2007 Ici à l’immeuble B-23 666-666-6666
Appartemen
t
Nom, prénom Année
d’arrivée
Adresse Stationnement
Téléphone courriel
102
Procès verbaux
Procès verbaux : Conseil d'administration
Assemblée des copropriétaires
Réunions des comités
Les procès verbaux incluent uniquement les décisions prises ainsi qu’un bref résumé des commentaires exprimés sur le sujet. Un procès-verbal ne contient pas le verbatim de tout ce qui se dit lors d’une assemblée ou d’une réunion.
Caractéristiques
Le procès verbal des assemblées de copropriétaires est obligatoire;
• Le procès verbal d’un conseil d’administration est obligatoire;
• (article 324 du Code civil.)
• Les procès verbaux n’ont pas à être dactylographiés;
• mais un règlement d’immeuble peut fixer des critères.
• Le procès-verbal reflète uniquement les décisions qui y sont prises;
• Toutefois, il doit comprendre un résumé des raisons qui les justifient.
• La loi ne fixe aucun délai pour le rédiger;
• La loi ne demande pas qu’il soit envoyé aux copropriétaires. Un règlement d’immeuble peut le spécifier
États financiers
Les États financiers tels qu’on les connait ne sont pas demandés par la loi;
• La loi (articles 347 et 1087 du Code civil) demande uniquement:
• Un bilan;
• Un état des résultats; et
• Un état des dettes et créances.
• Votre déclaration peut exiger de produire des états financiers vérifiés;
• Tous les documents qui furent expédiés avec l’avis d’assemblée annuelle des copropriétaires doivent être au registre.
Copies de contrats
Sont déposés au registre, tous les contrats auxquels le syndicat est partie:
Exemple:
• Contrat de gestion, contrat du concierge et contrat du surintendant;
• Contrats de neige et de gazon;
• Contrat d’entretien des ascenseurs;
• Contrats d’entretien des machines et équipements;
• Contrat d’assurances;
• Tous les autres contrats en vigueur.
Le plan cadastral
Ceci équivaut au certificat de localisation des parties communes
Les plans et devis de l’immeuble
Plans et devis de l'immeuble bâti ; Ce document est vivant. Au fur et à mesure des réparations et rénovations, il est mis à jour. Ces plans sont d’une importance capitale pour le règlement des sinistres et l’établissement d’une étude du fonds de prévoyance. Ils servent aussi à situer les parties communes à usage restreint
Autres documents relatifs à l’immeuble et au syndicat
Exemples de documents relatifs à l’immeuble du syndicat:
• L’étude du fonds de prévoyance;
• L’évaluation aux fins d’assurance;
• Un rapport sur un élément majeur (par exemple: « pyrite »)
• Le plan de gestion de l’actif et le plan d’entretien préventif;
• Une lettre de la Ville disant qu’on a modifié le zonage;
Autres documents relatifs à l’immeuble et au syndicat
• Lettre du gouvernement concernant les crédits d’impôts;
• Une lettre de la ville vous avisant d’une infraction;
• Lettre d’annulation de couverture de l’assureur;
• Les documents judiciaires (que vous soyez poursuivis ou que vous poursuiviez);
• Mais, pas les lettres de menaces, de dénonciation ou de demande de renseignements ; ni les lettres strictement privées;
• Une mise en demeure vous prévenant d’une possible poursuite judiciaire.