Mise en œuvre d’un Intranet Collaboratif avec Drupal
Mathieu Gros (Actency) I Christophe André (MSF Epicentre) Document v.2 – 30/10/2012
[email protected] 01 47 70 47 70
Présentation
► Présentation
► L’intranet Collaboratif
► Choix technologique
► Le projet Epicentre
► Résultats et évolutions
Actency – Leader Drupal secteur Grand-Est
En chiffre
► Créé en 2007
► 2 agences Paris & Strasbourg
► 35 experts Drupal
► 100 % de fidélisation client
Une équipe à votre écoute
Une réelle conduite de projet
Une approche internationale
Domaines de compétences
Projet au forfait
Consulting & Régie
Audit & Accompagnement
Maintenance & Support 24/7
Hébergement & Monitoring
Architecture & Conception
Garanties
Médecins Sans Frontière - EPICENTRE
En chiffre
► Créé en 1987 par MSF
► 60 membres en Europe & USA
► 200 membres en Afrique
Mission
Association dédiée au support des opérations de MSF
► L’investigation épidémiologique : éclairer sur le terrain les opérations
► La recherche : contribuer par la production de connaissances à concevoir
et promouvoir des projets innovants;
► La formation : appuyer les équipes MSF dans la conduite de la réponse
opérationnelle.
Interventions
► Investigation d’épidémies
► Estimation de la mortalité
► Activités de vaccination
Association de recherche médicale à vocation humanitaire
L’Intranet Collaboratif
► Présentation
► L’intranet Collaboratif
► Choix technologique
► Le projet Epicentre
► Résultats et évolutions
L’Intranet Collaboratif – Pour qui, pour quoi ?
Pourquoi avoir besoin d’un intranet ? Améliorer sa performance McKinsey : +25% de gain de productivité selon étude
Etude Juillet 2012 : The social economy: Unlocking value and productivity through social technologies
Ferat : +15% de gain de productivité constaté
Exemples concrets Structure de l’Entreprise 2.0
RESEAU SOCIAL D’ENTREPRISE (RSE) Axé Mise en relation
Suggestion de contacts internes. Recherche
d’experts internes, ...
INTRANET Diffusion d’informations Corporate
Accès anonyme : présentation de l’entreprise,
information des dirigeants, actualités, etc…
INTRANET COLLABORATIF Axé Informations/Documents
Accès sécurisé : Profiling, GED, Base de
connaissance, Sondages internes, etc..
INTRANET COLLABORATIF Axé Conversation/Collaboration
Modifications des données, Révisions,
Workflow, Partages, Ranking, Commentaires…
RESEAU SOCIAL D’ENTREPRISE (RSE) Axé Relationnel/Transparence d’activité
Visibilité de mes activités et de ma présence
auprès de tous les collaborateurs, …
L’Intranet en mouvement
De plus en plus présent dans les entreprises françaises
Fonctionnalités
Epic
en
tre
Source : Observatoire de l’Intranet et de la
Stratégie Numérique 2012
Cas client EPICENTRE : Etat des lieux
Avant le projet
Une gestion documentaire décentralisée:
► Documents stockés sur un serveur de façon non structuré
► Pas d’assurance que ces documents soit ceux de référence pour toute l’association
► Pas de possibilité d’y accéder sans être connecté au réseau d’entreprise
Pas de partage des Planning
Pas de planning des réunions / évènements interne à disponibilité de tous les collaborateurs
Des tâches administratives utilisant le papier et Excel
Demandes de congés gérées sur papier
Demandes de préparation de voyages gérées sur papier et par email
Gestion des disponibilités des personnes partant en mission gérées manuellement sur fichier Excel
Réception des CV par email,
- Pas d’espace de centralisation des CV reçus,
- Pas de réponse automatique en cas de refus, stockage du CV
Cas client EPICENTRE : Enjeux et objectifs
► Fédérer les équipes autour d’une plateforme commune.
► Partager/centraliser les informations utiles à tous les collaborateurs
- Informations
- Documentations
► Partager la visibilité sur tous les meetings / réunions / Evènements
► Commencer la dématérialisation des tâches administratives
► Créer un outil de recrutement et de gestion des CV
Mieux travailler ensemble
Choix technologique
► Présentation
► L’intranet Collaboratif
► Choix technologique
► Le projet Epicentre
► Résultats et évolutions
L’intranet Collaboratif : Socle technique
• Les solutions Microsoft continuent à dominer le marché
• Les solutions développées spécifiquement sont en fort retrait
• Forte progression des solutions libres dont notamment Drupal
Source : Observatoire de l’Intranet et de la
Stratégie Numérique 2012
Pourquoi DRUPAL ?
Les avantages de Drupal
Dernières innovations
Réseau de partenaires
Garantie de réversibilité
Les défis techniques relevés par Drupal
La structure du projet Epicentre :
GED : Views + Facetted Search
Groupe de travail : Organic Group, Spaces, Purl
Calendriers partagés : Views /Calendar
► Forte granularité des droits de sécurité
► Backoffice personnalisable
► Multi-site & multi-applicatif
► Capacité de recherche & d’indexation
► Performance & Stabilité
► Forte capacité d’intégration
Projet Epicentre = 95% de modules standards La difficulté réside dans l’architecture et
la customisation des modules standards
Couverture fonctionnelle sans limite
Support réactif et pérenne
Maitrise des coûts (TCO Faible)
► RH : Views et Forms
► LDAP : Module LDAP standard
Le projet Epicentre
► Présentation
► L’intranet Collaboratif
► Choix technologique
► Le projet Epicentre
► Résultats et évolutions
Cas client EPICENTRE : Fonctionnalité GED
Cas client EPICENTRE : Fonctionnalité AGENDA
Cas client EPICENTRE : La DEMATERIALISATION
Cas client EPICENTRE : La DEMATERIALISATION
Cas client EPICENTRE : Le travail collaboratif
Cas client EPICENTRE : Le travail collaboratif
Cas client EPICENTRE : Le DASHBOARD
Résultats et
évolutions
► Présentation
► L’intranet Collaboratif
► Choix technologique
► Le projet Epicentre
► Résultats et évolutions
Cas client EPICENTRE : Résultats
En terme d’efficacité :
Gain de temps et d’énergie dans la recherche de l’information
Mise en place de travail en équipe
Lien plus efficace entre les équipes en mission et celles du backup au siège
En terme d’interactivité :
Travail en commun des équipes basées sur différents sites
Discussions et débats sur thèmes de recherche via le wiki
Mise en commun des documents sur l’espace groupe
En terme d’innovation pour l’association :
Fédérer à grande échelle tous les départements
Dématérialisation de certains processus administratifs
Partage de connaissances (actualités, wiki) – Mettre tous les utilisateurs au même niveau d’information
Cas client EPICENTRE : Evolutions envisagées
Groupe de travail : Permettre aux utilisateurs de suivre le traçabilité des modifications apportées aux documents
Groupe de travail : Faire une véritable plateforme d’échange de documents
Agenda : permettre aux utilisateurs de soumettre des évènements avec un workflow de validation (idem actualités)
Outils administratifs : suivi des budgets, suivi de projet permettant une interaction entre les utilisateurs et le service administratif de l’association
Evolutions – Les socio-types Intranet 2012
ATYPIQUE Centralisation de la contribution,
déploiement d’indicateurs, procédures
CONSCIENCIEUX Contenus statiques, gouvernance
évoluée, annuaire et moteur de
recherche simple
GO
UV
ER
NA
NC
E
CONSERVATEUR Contenus textuels, non collaboratif,
accès expert, contribution centralisée
CONCEPTEUR Contenus collaboratifs, gouvernance
étendue, contribution décentralisée
EN MOUVEMENT Maitrise digitale, services
collaboratifs, contenus indexés
CHAMPION Réseau social étendu, capitalisation
du savoir, pilotage par indicateur
BATISSEUR Déploiement évolutif, système de
gouvernance, collaboration étendue
AVANT-GARDISTE Réseau social, géo-management,
cartographie des connaissances
TECHNOPHILE Profiling, espace collaboratifs,
gestion des connaissances
FONCTIONNALITES Source : Observatoire de l’Intranet et de la Stratégie Numérique 2012
Sources
La démo Epicentre en ligne
A consulter http://www.actency.fr/extranet-epicentre/
Observatoire de l’Intranet et de la Stratégie numérique
Les résultats 2012 à télécharger http://observatoire-intranet.com/
Insee
L’étude sur le développement des extranet/intranet en France
http://www.insee.fr/fr/themes/document.asp?ref_id=ip1353
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