Mise en œuvre d’un Intranet Collaboratif avec Drupal

Mathieu Gros (Actency) I Christophe André (MSF Epicentre) Document v.2 – 30/10/2012

mathieu.gros@actency.fr 01 47 70 47 70

Présentation

► Présentation

► L’intranet Collaboratif

► Choix technologique

► Le projet Epicentre

► Résultats et évolutions

Actency – Leader Drupal secteur Grand-Est

En chiffre

► Créé en 2007

► 2 agences Paris & Strasbourg

► 35 experts Drupal

► 100 % de fidélisation client

Une équipe à votre écoute

Une réelle conduite de projet

Une approche internationale

Domaines de compétences

Projet au forfait

Consulting & Régie

Audit & Accompagnement

Maintenance & Support 24/7

Hébergement & Monitoring

Architecture & Conception

Garanties

Médecins Sans Frontière - EPICENTRE

En chiffre

► Créé en 1987 par MSF

► 60 membres en Europe & USA

► 200 membres en Afrique

Mission

Association dédiée au support des opérations de MSF

► L’investigation épidémiologique : éclairer sur le terrain les opérations

► La recherche : contribuer par la production de connaissances à concevoir

et promouvoir des projets innovants;

► La formation : appuyer les équipes MSF dans la conduite de la réponse

opérationnelle.

Interventions

► Investigation d’épidémies

► Estimation de la mortalité

► Activités de vaccination

Association de recherche médicale à vocation humanitaire

L’Intranet Collaboratif

► Présentation

► L’intranet Collaboratif

► Choix technologique

► Le projet Epicentre

► Résultats et évolutions

L’Intranet Collaboratif – Pour qui, pour quoi ?

Pourquoi avoir besoin d’un intranet ? Améliorer sa performance McKinsey : +25% de gain de productivité selon étude

Etude Juillet 2012 : The social economy: Unlocking value and productivity through social technologies

Ferat : +15% de gain de productivité constaté

Exemples concrets Structure de l’Entreprise 2.0

RESEAU SOCIAL D’ENTREPRISE (RSE) Axé Mise en relation

Suggestion de contacts internes. Recherche

d’experts internes, ...

INTRANET Diffusion d’informations Corporate

Accès anonyme : présentation de l’entreprise,

information des dirigeants, actualités, etc…

INTRANET COLLABORATIF Axé Informations/Documents

Accès sécurisé : Profiling, GED, Base de

connaissance, Sondages internes, etc..

INTRANET COLLABORATIF Axé Conversation/Collaboration

Modifications des données, Révisions,

Workflow, Partages, Ranking, Commentaires…

RESEAU SOCIAL D’ENTREPRISE (RSE) Axé Relationnel/Transparence d’activité

Visibilité de mes activités et de ma présence

auprès de tous les collaborateurs, …

L’Intranet en mouvement

De plus en plus présent dans les entreprises françaises

Fonctionnalités

Epic

en

tre

Source : Observatoire de l’Intranet et de la

Stratégie Numérique 2012

Cas client EPICENTRE : Etat des lieux

Avant le projet

Une gestion documentaire décentralisée:

► Documents stockés sur un serveur de façon non structuré

► Pas d’assurance que ces documents soit ceux de référence pour toute l’association

► Pas de possibilité d’y accéder sans être connecté au réseau d’entreprise

Pas de partage des Planning

Pas de planning des réunions / évènements interne à disponibilité de tous les collaborateurs

Des tâches administratives utilisant le papier et Excel

Demandes de congés gérées sur papier

Demandes de préparation de voyages gérées sur papier et par email

Gestion des disponibilités des personnes partant en mission gérées manuellement sur fichier Excel

Réception des CV par email,

- Pas d’espace de centralisation des CV reçus,

- Pas de réponse automatique en cas de refus, stockage du CV

Cas client EPICENTRE : Enjeux et objectifs

► Fédérer les équipes autour d’une plateforme commune.

► Partager/centraliser les informations utiles à tous les collaborateurs

- Informations

- Documentations

► Partager la visibilité sur tous les meetings / réunions / Evènements

► Commencer la dématérialisation des tâches administratives

► Créer un outil de recrutement et de gestion des CV

Mieux travailler ensemble

Choix technologique

► Présentation

► L’intranet Collaboratif

► Choix technologique

► Le projet Epicentre

► Résultats et évolutions

L’intranet Collaboratif : Socle technique

• Les solutions Microsoft continuent à dominer le marché

• Les solutions développées spécifiquement sont en fort retrait

• Forte progression des solutions libres dont notamment Drupal

Source : Observatoire de l’Intranet et de la

Stratégie Numérique 2012

Pourquoi DRUPAL ?

Les avantages de Drupal

Dernières innovations

Réseau de partenaires

Garantie de réversibilité

Les défis techniques relevés par Drupal

La structure du projet Epicentre :

GED : Views + Facetted Search

Groupe de travail : Organic Group, Spaces, Purl

Calendriers partagés : Views /Calendar

► Forte granularité des droits de sécurité

► Backoffice personnalisable

► Multi-site & multi-applicatif

► Capacité de recherche & d’indexation

► Performance & Stabilité

► Forte capacité d’intégration

Projet Epicentre = 95% de modules standards La difficulté réside dans l’architecture et

la customisation des modules standards

Couverture fonctionnelle sans limite

Support réactif et pérenne

Maitrise des coûts (TCO Faible)

► RH : Views et Forms

► LDAP : Module LDAP standard

Le projet Epicentre

► Présentation

► L’intranet Collaboratif

► Choix technologique

► Le projet Epicentre

► Résultats et évolutions

Cas client EPICENTRE : Fonctionnalité GED

Cas client EPICENTRE : Fonctionnalité AGENDA

Cas client EPICENTRE : La DEMATERIALISATION

Cas client EPICENTRE : La DEMATERIALISATION

Cas client EPICENTRE : Le travail collaboratif

Cas client EPICENTRE : Le travail collaboratif

Cas client EPICENTRE : Le DASHBOARD

Résultats et

évolutions

► Présentation

► L’intranet Collaboratif

► Choix technologique

► Le projet Epicentre

► Résultats et évolutions

Cas client EPICENTRE : Résultats

En terme d’efficacité :

Gain de temps et d’énergie dans la recherche de l’information

Mise en place de travail en équipe

Lien plus efficace entre les équipes en mission et celles du backup au siège

En terme d’interactivité :

Travail en commun des équipes basées sur différents sites

Discussions et débats sur thèmes de recherche via le wiki

Mise en commun des documents sur l’espace groupe

En terme d’innovation pour l’association :

Fédérer à grande échelle tous les départements

Dématérialisation de certains processus administratifs

Partage de connaissances (actualités, wiki) – Mettre tous les utilisateurs au même niveau d’information

Cas client EPICENTRE : Evolutions envisagées

Groupe de travail : Permettre aux utilisateurs de suivre le traçabilité des modifications apportées aux documents

Groupe de travail : Faire une véritable plateforme d’échange de documents

Agenda : permettre aux utilisateurs de soumettre des évènements avec un workflow de validation (idem actualités)

Outils administratifs : suivi des budgets, suivi de projet permettant une interaction entre les utilisateurs et le service administratif de l’association

Evolutions – Les socio-types Intranet 2012

ATYPIQUE Centralisation de la contribution,

déploiement d’indicateurs, procédures

CONSCIENCIEUX Contenus statiques, gouvernance

évoluée, annuaire et moteur de

recherche simple

GO

UV

ER

NA

NC

E

CONSERVATEUR Contenus textuels, non collaboratif,

accès expert, contribution centralisée

CONCEPTEUR Contenus collaboratifs, gouvernance

étendue, contribution décentralisée

EN MOUVEMENT Maitrise digitale, services

collaboratifs, contenus indexés

CHAMPION Réseau social étendu, capitalisation

du savoir, pilotage par indicateur

BATISSEUR Déploiement évolutif, système de

gouvernance, collaboration étendue

AVANT-GARDISTE Réseau social, géo-management,

cartographie des connaissances

TECHNOPHILE Profiling, espace collaboratifs,

gestion des connaissances

FONCTIONNALITES Source : Observatoire de l’Intranet et de la Stratégie Numérique 2012

Sources

La démo Epicentre en ligne

A consulter http://www.actency.fr/extranet-epicentre/

Observatoire de l’Intranet et de la Stratégie numérique

Les résultats 2012 à télécharger http://observatoire-intranet.com/

Insee

L’étude sur le développement des extranet/intranet en France

http://www.insee.fr/fr/themes/document.asp?ref_id=ip1353

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