Assemblée Générale ARIC 17 Novembre 2018Hillion
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Mairie de Saint Sulpice la ForêtLes nouvelles Formes de Communication:
Quelle place des outils numériques et collaboratifs dans l'exercice de notre mandat.
Benoit Vagneur1er Adjoint
benoit.vagneur@saint‐sulpice‐la‐foret.fr
Introduction
• Généralisation de l’équipement individuel en SmartPhone, tablettes et PC connectés à Internet
• L’innovation vient du grand public pour se diffuser dans les organisation
• Les solutions numériques “cloud” proposent aux organisations les mêmes services avancés, facturés en fonction de leur taille, sans pré‐requis.
• Une gouvernance dans l’utilisations des outils collaboratifs est indispensable
• L’accompagnement et la formation est la clé de la réussite
Quelle place des outils numériques et collaboratifs dans l'exercice de notre mandat.
A Saint Sulpice la Forêt, l’utilisation des outils collaboratifs est le quotidien pour les personnels et les élus, et accompagne le modèle de gouvernance.
Quelle place des outils numériques et collaboratifs dans l'exercice de notre mandat.
Une utilisation d’outils collaboratifs pendant la campagne en 2014
Des engagements sur le numérique
La mise en oeuvre de solutions “cloud” dès 2014Une infrastructure réseau
Le site Internet / plate‐forme de service et comptes réseaux sociaux
La plateforme collaborative G‐SUITE
Des outils stratégiques au service d’une gouvernancePLUI : des outils pour co‐construire le projet
Partager les documents source pour les membres des commissions
Travail avec Rennes Métropole Smart Saint Sulpice
Echanges temps réels ‐ DGS / Secrétaires / Adjoints
DGS en situation de télétravail
Ce qu’il faut retenir
Une utilisation d’outils collaboratifs pendant la campagne en 2014
• Utilisation des outils numériques pour la campagne
• Page Facebook• Site internet• Outils de web‐conférence (vidéo et partage de documents)
• Des élus équipés
• Des élus acculturés au numérique• Équipés de terminaux individuels• Utilisant ces outils dans des contextes individuels ou
d’Entreprise
Quelle place des outils numériques et collaboratifs dans l'exercice de notre mandat.
Une utilisation d’outils collaboratifs pendant la campagne en 2014
Des engagements sur le numérique
La mise en oeuvre de solutions “cloud” dès 2014Une infrastructure réseau
Le site Internet / plate‐forme de service et comptes réseaux sociaux
La plateforme collaborative G‐SUITE
Des outils stratégiques au service d’une gouvernancePLUI : des outils pour co‐construire le projet
Partager les documents source pour les membres des commissions
Travail avec Rennes Métropole Smart Saint Sulpice
Echanges temps réels ‐ DGS / Secrétaires / Adjoints
DGS en situation de télétravail
Ce qu’il faut retenir
Des engagements sur le numérique
Thème développé pendant la campagne électorale : le numérique au service des citoyens, des agents, des élus
• Les petites collectivités ont les mêmes missions et besoins que les grandes :• Sécurité, confidentialité, disponibilité• Les échanges entre collectivité, organismes de tutelle ont migré vers les
supports numériques (portails, SIG, dématérialisation…)
• Partager l’information • entre les élus • avec les agents• avec les partenaires de la commune (associations, délégataires, conseil
des sages…)
• Qui publie, quelle information, à quelle destination ?
Outils informatiques et gouvernance
Quelle place des outils numériques et collaboratifs dans l'exercice de notre mandat.
Une utilisation d’outils collaboratifs pendant la campagne en 2014
Des engagements sur le numérique
La mise en oeuvre de solutions “cloud” dès 2014Une infrastructure réseau
Le site Internet / plate‐forme de service et comptes réseaux sociaux
La plateforme collaborative G‐SUITE
Des outils stratégiques au service d’une gouvernancePLUI : des outils pour co‐construire le projet
Partager les documents source pour les membres des commissions
Travail avec Rennes Métropole Smart Saint Sulpice
Echanges temps réels ‐ DGS / Secrétaires / Adjoints
DGS en situation de télétravail
Ce qu’il faut retenir
Infrastructure réseau
• Passage des accès Internet de 2 à 20 Mb/s (0€)
• Infrastructure réseau en mode « cloud » Cisco Meraki / Orange• Boitier de sécurité (Firewall, IDS, VPN, filtrage contenu)• Commutateur Ethernet 10/100/1000 PoE+• Borne WiFi 802.11n avec fonctions de Hot Spot
• Sécurisation du réseau Mairie• Sécurité du réseau interne• Sécurisation du serveur Bodet exposé sur
• Sécurisation du réseau Ecole
• Hébergement d’un serveur de gestion des accès salle de sport mutualisé avec ChevaignéPilotage des accès, chauffage, lumière sur 2 salles de sport
• Hot Spots WiFi
Réseau Interne MairieAgents / Maire et Adjoints
Accès Internet / serveur / Imprimante
Réseau Informatique - Organisation Logique
Réseau PublicInvités / AssociationsAccès Internet
Réseau EcoleAccès Internet sécurisé
Système Bodet
Réseau InvitésÉlus / Partenaires / DélégatairesAccès Internet, Imprimante
Mairie
Salle Polyvalente
Centre Technique
Serveur Mairie
@
Schéma du Réseau Informatique
EcolePC Cantine
Internet
ADSEM
Automate BodetM64
M64
Espace Culturel
Salles des Sports
Serveur Bodet
VPN
Hot Spot WiFi
Réseau WiFi sécurisé
Quelle place des outils numériques et collaboratifs dans l'exercice de notre mandat.
Une utilisation d’outils collaboratifs pendant la campagne en 2014
Des engagements sur le numérique
La mise en oeuvre de solutions “cloud” dès 2014Une infrastructure réseau
Le site Internet / plate‐forme de service et comptes réseaux sociaux
La plateforme collaborative G‐SUITE
Des outils stratégiques au service d’une gouvernancePLUI : des outils pour co‐construire le projet
Partager les documents source pour les membres des commissions
Travail avec Rennes Métropole Smart Saint Sulpice
Echanges temps réels ‐ DGS / Secrétaires / Adjoints
DGS en situation de télétravail
Ce qu’il faut retenir
Le site Internet / plate-forme de service
Réseaux Sociaux
Informations Municipales
CommissionsConseil des SagesAnticor…
ActivitésEvénemen
tsSorties
Plateforme d’Echange de ServicesCo-voiturageGarde enfantsPrêts d’outils…
Gestion des droits d’Edition, Publication
Usa
ges,
Sta
tistiq
ues
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EchoEdition Papier
E-services
Périscolaire (Garderie, CantineCentre de Loisirs, TAP)Salles…
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Une utilisation d’outils collaboratifs pendant la campagne en 2014
Des engagements sur le numérique
La mise en oeuvre de solutions “cloud” dès 2014Une infrastructure réseau
Le site Internet / plate‐forme de service et comptes réseaux sociaux
La plateforme collaborative G‐SUITE
Des outils stratégiques au service d’une gouvernancePLUI : des outils pour co‐construire le projet
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Travail avec Rennes Métropole Smart Saint Sulpice
Echanges temps réels ‐ DGS / Secrétaires / Adjoints
DGS en situation de télétravail
Ce qu’il faut retenir
Les outils collaboratifs : Google G‐Suite for business
Mise en place d’outils de travail collaboratif pour les élus et les agents :Utilisable sur n’importe quel terminal (personnel, mairie…)Tous les élus et agents ont un compte xxx@saint‐sulpice‐la‐foret.fr
• Mail avec fonctions de groupe• Agenda partagé• Espace collaboratif 30 Go• Outils bureautiques (doc, calc, présentation…)• Outils de sondage, de forum• Outils de communication (voix, vidéo, chat)
Les outils collaboratifs : Google G‐Suite for business
Déploiement en quelques heures (utilisateurs, groupes)• Création des utilisateurs• Création des groupes et des agenda partagés• Espaces de travail collaboratifs par Commission
Formation • pour les agents• pour les élus (base et avancé)
Chrome Book pour servir de poste de travail partagé pour les élus
Prestataire CLICC – budget : 2000€/an (25 * 40€) + 1400€ formation, configuration, assistance
Quelle place des outils numériques et collaboratifs dans l'exercice de notre mandat.
Une utilisation d’outils collaboratifs pendant la campagne en 2014
Des engagements sur le numérique
La mise en oeuvre de solutions “cloud” dès 2014Une infrastructure réseau
Le site Internet / plate‐forme de service et comptes réseaux sociaux
La plateforme collaborative G‐SUITE
Des outils stratégiques au service d’une gouvernancePLUI : des outils pour co‐construire le projet
Partager les documents source pour les membres des commissions
Travail avec Rennes Métropole Smart Saint Sulpice
Echanges temps réels ‐ DGS / Secrétaires / Adjoints
DGS en situation de télétravail
Ce qu’il faut retenir
Plateforme collaborativePLUI : des outils pour co-construire le projet
Accès sécurisé aux documents partagés
Gestion fine des paramètres de partage
Plateforme collaborativeEchanges temps réels - DGS / Secrétaires / Maire / Adjoints
Disponibilité des interlocuteurs
Messagerie instantanée
Accès WiFi gratuit à Internet
Internet
Cisco Meraki MR18
Box Internet(Orange, SFR, Free…)
• Bornes WiFI avec fonctions de Hot Spot• Configuration, supervision cloud• Conforme à la législation
• Jusqu’à 16 réseaux WiFi avec différents niveaux d’accès et de sécurité• Budget : 380€ + 175€ licence 3 ans
Solution pour l’école
Tableaux Blanc InteractifsPC Windows 7Qté : 7
PC DirectricePC Windows 7Qté : 1
PC élèvesWindows XP/Vista/7Qté : 12
PC ADSEM Windows 10Qté : 1
PC UFCVQté : 1-5
Groupe PédagogiqueAccès Internet sans filtrage ni restrictions
Groupe ElèvesAccès Internet restreintPolitique de filtrage définie par équipe pédagogique
Groupe ADSEMPolitique Mairie
Groupe « Invités »Politique Mairie
PC BibliothèqueQté : 1-5
Groupe « Invités »Politique Mairie
Mairie
Serveur Mairie
DGS en situation de télétravailMêmes fonctionnalités à domicile qu’à la Mairie
Internet
M64
Serveur Bodet
Hot Spot WiFi
Réseau WiFi sécurisé
Télétravail
Réplicabilité
La clé est la formation• Des élus• Des agents, • Des partenaires (enseignants, délégataires, associations, conseil des sages..)
Les offres « cloud » changent la règle pour les petites collectivités• Infrastructure• Plate‐forme de travail collaboratif
En pratique• Elu référent• Cahier des charges• Contractualisation avec des entreprises