Office Central de la Coopération à l’École du Loiret - OCCE 45 Membre de la Fédération nationale de l’OCCE reconnue d’utilité publique
9 route de Sandillon - 45150 FÉROLLES Tél. : 02 38 86 05 71 – 07 71 77 95 00 - [email protected] Site Internet : www.occe.coop/ad45
MEMENTO REGIE D’AVANCE
Le collègue qui reçoit la régie d’avance signe obligatoirement un document.
Modèle disponible sur le site OCCE 45.
Il garde toutes les pièces justificatives, notes et factures et tient sa compta sur un feuillet de classe.
LE CADRE DE LA RÉGIE
AUTORISE INTERDIT
à encaisser :
des ventes de photos, calendriers goûters (7070)
des versements de parents pour sorties spectacles (7080)
des produits de fêtes kermesses (7500)
des dons, collectes (7700)
d’encaisser :
des subventions
Comptabiliser les cotisations ou les assurances pour l’OCCE
Toucher des intérêts financiers
à régler :
des achats de produits destinés à la vente (6070)
des factures de sorties, spectacles, matériel (6180)
des collectes aux associations (6700)
de régler :
les cotisations à l’OCCE
Souscrire des assurances
Acheter du gros matériel ;
C’est UNIQUEMENT au vu des justificatifs présentés par l’enseignant (factures, tickets de caisse, bordereaux de recette, reçus parents) que le mandataire de la coopérative valide les
dépenses et recettes inscrites dans la comptabilité de la coopérative de classe.
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Régie d’avance… quand les classes ne font pas de recettes. Cas le plus répandu.Utiliser cahier jaune ventilation classique OU MIEUX : LA SAISIE EN PORTRAIT – VOIR PAGE 4
DATE LIBELLE Chèque REGIE D’AVANCE BANQUE VENTILATION
Versé Expliqué Retourné
Entrée Sortie UNIQUEMENT CHARGE
En début d’année
27/09/2015 Régie d’avance classe 1 N° chèque 002 150 150 Non
27/09/2015 Régie d’avance classe 2 Chèque N° 003 150 150 Non
27/09/2015 Régie d’avance classe 3 Chèque N° 004 150 150 Non
En fin d’année
Cas N° 1 : la classe 1 a dépensé 121 euros donc la coop de classe (l’enseignant) rend 29 euros
27/06/2016 Retour régie d’avance classe 1 non dépensée 29 29 Pas de ventilation
27/06/2016 Intégration compta coopérative classe 1 121 121 en 6180 activités
éducatives
Cas N° 2 : la classe 2 a dépensé la totalité au centime près
27/06/2016 Intégration compta coop classe 2 150 150 en 6180 activités
éducatives
Cas N° 3 : la classe 3 a dépensé plus que la régie accordée ce qui est possible après accord du conseil de coop (+5€).
27/06/2016 Rallonge dépassement régie classe 3 Chèque N°30 5 5 Pas de ventilation
27/06/2016 Intégration compta coop classe 155 155 en 6180 activités
éducatives
Rechercher toujours l’équilibre des colonnes « versé » (I) et « retourné expliqué »( J) 455 455
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Régie d’avance… quand les classes font des recettes. (Utiliser cahier jaune ventilation classique OU MIEUX : LA SAISIE EN PORTRAIT – VOIR PAGE 4)
DATE LIBELLE Chèque REGIE D’AVANCE BANQUE VENTILATION
Versé Expliqué Retourné
Entrée Sortie CHARGE (ch.) ET PRODUIT (pdt.)
27/09/2015 Régie d’avance classe 4 N° chèque 005 150 150 Non
27/09/2015 Régie d’avance classe 5 Chèque N° 006 150 150 Non
27/09/2015 Régie d’avance classe 6 Chèque N° 007 150 150 Non
En fin d’année
Cas N° 1 : la classe 4 rend 6 euros (a dépensé 233 euros et a encaissé 89 euros de produits)
27/06/2016 Retour régie d’avance classe 4 6 6 Pas de ventilation
27/06/2016 Intégration compta coopérative classe 4 :
144=(150 régie versée+89 recettes)-233 dépensés 144
233 en ch. activités éducatives (6180)
89 en pdt. activités éducatives (7080) ou participation des familles (7560)
Cas N° 2 : la classe 5 a dépensé la totalité (a dépensé les 150 euros du début + 55 euros soit 205 et reçu 55 de produits)
27/06/2016 Intégration compta coop classe 5 150
205 (150+55) en ch. activités éducatives (6180)
55 en pdt. activités éducatives (7080) ou participation des familles (7560)
Cas N° 3 : la classe 6 a dépensé plus que la régie accordée ce qui est possible après accord du conseil de coop.
( a reçu des familles 40 euros et dépensé 213 euros). Il a donc dépassé son budget de 23 euros. On refait une nouvelle régie d’avance (sortie de banque) de 23 euros pour lui rembourser son dépassement de budget.
27/06/2016 Rallonge dépassement régie d’avance classe 6 Chèque N°30
23 23 Pas de ventilation
27/06/2016 Intégration compta coop classe 6 : 173= (213
dépensés - 40 recettes) 173
213 en ch. activités éducatives (6180)
Et 40 en compte pdt. participation des familles (7560).
Rechercher toujours l’équilibre des colonnes « versé » (I) et « retourné expliqué »( J) 473 473
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Saisir sur RETKOOP dans la saisie en portrait avec ventilation automatique (fond bleu) : Pour le versement initial (ou une « rallonge ») sélectionnez « régie – versé », dans la ventilation auto et sortie banque (ou caisse). Voici comment faire pour les étapes INTÉGRATION du cahier classe xx et RETOUR sommes non dépensées en fin d’année :