GUIDE DE L’EXPOSANT
PLACE BONAVENTURE – DU 7 AU 10 FÉVRIER 2013
Informations générales…………………………………………………………… p. 2 - 4
Gestion de l’événement Heures d’ouverture Billets d’admission Adresse et dates de livraison Salon en Ligne Déjeuner de l’Industrie Billets de courtoisie Billets en pré-vente Carte d’identification Sécurité
Règlements…………………………………………………………………………….. p. 5 - 7 Utilisation de l’espace Assurances Préservation de l’intégrité des lieux Bon d’entrée et de sortie Incendie Sonorisation Personnel Concours
Montage et démontage………………………………………………………….. p. 8 - 9 Horaire d’entrée Montage Manutention des marchandises Entreposage Démontage et sortie
Aménagement et décoration…………………………………………………….. p. 10
Aide-mémoire …………………………………………………………………………… p. 11
Contribuez au succès du salon……………………………………………………. p. 12
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La direction du Salon a créé ce guide pour vous assurer une excellente participation au Salon du bateau et des sports nautiques de Montréal 2013. Pour toute information supplémentaire, n’hésitez pas à communiquer avec l’équipe du Salon à l’un des numéros ci-après en fonction du besoin.
L’événement est organisé par : L’Association Maritime du Québec 621, rue Stravinski, bureau 200 Brossard (Québec) J4X 1Y7
(T) 450 466-1777 (F) 450 466-6056 (C) [email protected]
La gestion et les ventes de l’événement sont confiées à : DEE Global 2665, rue Jean-Désy, suite B Longueuil (Québec) J4G 1G6
(T) 450 442-0023 (F) 450 442-4605 (C) [email protected] ou [email protected]
Lieu de l’événement : Place Bonaventure 800, rue De La Gauchetière O. Montréal (Québec) H5A 1K6
(T) 514 397-2222 (F) 514 397-2384 www.placebonaventure.com
Montage/démontage :
SUM Logistik 540, rue Canning Montréal (Québec) H3J 2A1
(T) 514 282-8743 (F) 514 287-8903 (C) [email protected]
Manutention, accrochage d’enseigne, raccordement d’eau et d’évacuation, air comprimé, électricité :
GES 2345, rue Lapierre Lasalle (Québec) H8N 1B7
(T) 514 367-4848 (F) 514 367-4850 (C) www.gesexpo.ca
Hébergement : Hôtel Hilton Montréal Bonaventure 900, rue De La Gauchetière Ouest Montréal (Québec) H5A 1E4
(T) 514 878-2332 (F) 514 878-0028 (C) [email protected]
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HEURES D’OUVERTURE ADMISSION
Jeudi 7 février 11h à 21h Adulte 13$
Vendredi 8 février 11h à 21h Âge d’or / Étudiant 10$
Samedi 9 février 10h à 20h Enfant 12 ans et moins Gratuit
Dimanche 10 février 10h à 18h Forfait famille 2 adultes et 2 ados
30 $
Billets en ligne www.salondubateau.com
11 $
ADRESSE ET DATES DE LIVRAISON
Le matériel d’exposition devra être expédié, franc de port, à l’adresse suivante :
SALON EN LIGNE
Tous les formulaires nécessaires pour votre participation au Salon du bateau et des sports nautiques de
Montréal se trouvent sur le site Web du Salon, soit www.salondubateau.com, dans la section Exposants
– Accès. Une fois à l’intérieur de cette section privée, veuillez cliquer sur Infos Salon – Exposants.
N’hésitez pas à consulter l’aide-mémoire, qui se trouve à la fin de ce guide, afin de compléter toutes les
étapes nécessaires. Si vous n’avez pas encore reçu votre code d’accès, veuillez contacter Ariane Demers
au 450-466-1777 ou à [email protected] .
DÉJEUNER DE L’INDUSTRIE
Les exposants sont invités à un déjeuner de l’industrie qui se tiendra au Salon Bonaventure à l’Hôtel
Hilton Bonaventure le vendredi 8 février à compter de 8h30. M. Patrick Leroux y fera une conférence.
Coût : 10$ Places limitées, réservez avant le 6 février 2013 au bureau de l’AMQ.
Nom de l’expéditeur (exposant)
Numéro de kiosque
Salon du Bateau
a/s Le Receveur
Place Bonaventure
Quai de déchargement
Montréal (Québec) H5A 1G1
*Bien que toutes les précautions nécessaires seront prises, la direction du Salon n’est pas responsable de la perte ou du bris de matériel et d’accessoires envoyés à cette adresse.
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BILLETS DE COURTOISIE
Chaque exposant a droit à des billets de courtoisie et pour déterminer le nombre de billets, nous avons
établi le ratio selon les pieds carrés loués par chacun.
100 pi2 À 500 pi2 : 2 billets de courtoisie
500 pi2 additionnel : 1 billet de courtoisie
BILLETS EN PRÉ-VENTE
Vous pouvez vous procurer des billets en pré-vente, au coût de 10.50$ chacun en complétant le
formulaire de commande, disponible en ligne dans la section privée des exposants, avant le 18 janvier
2013. Tous les billets commandés après le 18 janvier devront être récupérés au bureau du promoteur, et
ceci jusqu’au 7 février à 11h, soit à l’ouverture du Salon.
*Aucun billet de pré-vente ne sera vendu après l’ouverture du Salon le 7 Février 2013 à 11h.
CARTE D’IDENTIFICATION
Le nombre d’accréditations accordées aux exposants dépend de la grandeur de l’espace loué :
100 pi2 à 500 pi2 : 5 badges
501 pi2 à 1000 pi2 : 10 badges
Plus de 1001 pi2 : 1 badge/150 pi2 supplémentaire
Maximum de 45 badges
Celles-ci devront être portées en permanence tout au long de l’événement et toute accréditation
additionnelle coûte 15 $ l’unité (même en cas de perte, vol ou oubli). Elles seront remises à l’entrée au
niveau 100 lors du montage, à compter du mardi 5 février.
SÉCURITÉ
Des agents de sécurité de la Place Bonaventure assurent un service de sécurité de base pendant
l’événement. Par contre, la direction du Salon ne peut se rendre responsable des vols, bris ou autres
incidents et se réserve le droit d’intervenir dans tout événement pouvant troubler l’ordre ou menacer la
sécurité des visiteurs.
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RÈGLEMENTS
UTILISATION DE L’ESPACE
Seules les unités de l’année courante pourront être exposées au salon, sauf sur autorisation
spéciale des organisateurs du Salon.
Tout concessionnaire travaillant dans le kiosque d’un fabricant, doit être membre de l’AMQ.
Un exposant ne sera pas autorisé à utiliser son espace dans le but d’attirer la clientèle vers un
autre événement qui soit tenu simultanément avec le salon dont il fait partie.
Un exposant ne sera pas autorisé à annoncer, à distribuer ou à posséder des dépliants ou
brochures de toute marque dont il n’est pas l’exposant principal.
Il est interdit d’exposer des moteurs hors-bords sur des supports au niveau 400. Ils devront être
installés sur les tableaux des bateaux. Seuls les moteurs dont la corporation est exposante à
titre corporatif seront acceptés dans tout autre kiosque.
L’accès aux sorties de secours, cabinets d’incendie, déclencheurs d’alarme et tout autre
équipement de sécurité ne doit être obstrué par aucun kiosque, matériaux ou quelques objets
possibles.
Un espace loué ne peut être utilisé à des fins de promotion ou de publicité pour un autre
concessionnaire.
Un exposant ne peut en aucun cas céder ou transférer l’utilisation de l’espace qui lui a été
assigné.
Pour éviter d’obstruer les allées, les exposants doivent installer leurs embarcations dans les
limites de leur terrain. Aucun objet ne peut être installé dans les halls d’exposition.
Toute distribution de matériel à des fins de sollicitation ou de toute autre nature doit se faire
dans les limites du kiosque. Les exposants qui ne se conforment pas à ce règlement en seront
avisés. L’AMQ se réserve le droit d’expulser tout exposant qui ne se conforme pas aux
règlements du salon.
ASSURANCES
Toutes les précautions raisonnables seront prises afin de prévenir les pertes et protéger les
intérêts des exposants. En aucune circonstance, la Direction de l’exposition et ses représentants
ne pourront être tenus responsables en cas de pertes et/ou dommages, quelle que soit la façon
dont ces pertes et/ou dommages peuvent être causés. De plus, celle-ci décline toute
responsabilité pour tout dommage, perte, tort ou blessure causé à la personne ou à la propriété
de l’exposant, quelle qu’en soit la cause.
Les exposants sont responsables de se procurer suffisamment d’assurance pour protéger leur
personnel, les kiosques et le matériel d’exposition contre les risques ci-haut mentionnés. Une
preuve d’assurance responsabilité, avec une limite d’au moins 2 000 000 $, devra être en votre
possession sur place. Cette preuve d’assurances devra être fournie à l’AMQ avant le 7 décembre
2012.
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PRÉSERVATION DE L’INTÉGRITÉ DES LIEUX
L’exposant sera tenu responsable des frais occasionnés par lui-même ou l’un de ses représentants,
pour toute détérioration des cloisons, du plancher, des colonnes ou à la propriété d’autrui.
L’exposant ne peut utiliser ou permettre d’utiliser clou, vis, crochet, ni tout autre équipement
similaire pour accrocher quoi que ce soit sur les murs, colonnes ou planchers. Il est interdit
d’utiliser de la peinture sur les planchers ou d’y fixer quoi que ce soit sans une protection
suffisante qui aura été approuvée par la Direction de l’exposition. Aucun matériel adhésif autre
que les rubans adhésifs approuvés ne peuvent être utilisés sur le sol.
RUBANS AUTORISÉS : Polyken 105c LPDE / Scapa 274004 / DC-W002A / DC-W188F
BON D’ENTRÉE ET DE SORTIE
Pour toute entrée ou sortie avant ou après les heures d’ouverture du Salon, un bon d’entrée ou de
sortie est nécessaire. Ces bons seront disponibles au bureau du promoteur tout au long de
l’événement. Le personnel d’entretien engagé par les exposants ne peut accéder au hall
d’exposition sans un bon d’entrée, et aucune marchandise ne peut être transportée à l’extérieur
sans un bon de sortie.
INCENDIE
Le service des incendies de la Ville de Montréal exige que tous
les matériaux utilisés pour la construction du kiosque et/ou
décoration soient à l’épreuve du feu.
Les moteurs actionnés à l’essence, au diesel ou au propane ne devront pas fonctionner
durant les heures d’exposition, à moins d’une permission écrite de la direction du Salon.
Il est très important que les réservoirs ou cylindres soient remplis à moitié de combustible
pour empêcher l’accumulation d’oxygène. Ces réservoirs ou cylindres doivent être munis
de couvercles de sûreté et doivent demeurer scellés pour la durée de l’exposition.
Les batteries doivent être débranchées.
Les décorations constituées d’arbres tel que sapin, pin, épinette, bouleau et autre ou
encore de branches de ceux-ci, ainsi que les arbres en nitrocellulose sont interdits dans le
Hall d’exposition.
Des inspecteurs peuvent exiger le démantèlement de kiosque ou le retrait d’équipement qui serait jugé
non conforme à ces normes. Tous les appareils électriques en opération au salon doivent être approuvés
par la C.S.A. et porter un sceau d’approbation.
Pour plus d’informations, vous pouvez rejoindre le Service des incendies de la Ville de Montréal au (514)
872-3791 ou Monsieur Martin Ouellet de la Place Bonaventure au (514) 397-2340.
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Le coroplast, le foamcore, les
plantes et/ou fleurs artificielles
sont strictement interdits dans les
halls d’exposition.
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SONORISATION
La musique et l’information diffusées à l’intérieur du kiosque ne doivent pas dépasser 85 décibels
à 1.5 mètres de la source. Un expert en acoustique vérifiera l’installation et le volume le jour
précédant l’ouverture officielle du Salon. Ce règlement fera l’objet d’un contrôle constant pour
toute la durée du Salon. Les moniteurs et les télévisions devront être placés à l’arrière du kiosque.
Il est interdit de faire des démonstrations avec microphone.
PERSONNEL
L’exposant est responsable des faits et gestes de ses employés, agents, fournisseurs et
entrepreneurs durant leur présence sur les lieux du Salon. L’exposant doit assurer la présence
d’au moins une personne responsable dans le kiosque durant toutes les heures d’ouverture de
l’exposition.
CONCOURS
Toute sollicitation commerciale doit être effectuée dans les limites du stand. Ce type d’activité est
strictement interdit dans les allées, restaurants et corridors. Les réclames commerciales et les
concours organisés par les exposants en rapport avec leur participation à l’événement n’engagent
et ne doivent pas engager le promoteur d’aucune façon. L’exposant ne pourra organiser de
concours publicitaires à moins d’avoir obtenu l’autorisation de la Régie des alcools, des courses et
des jeux du Québec et d’en avoir fourni la preuve au promoteur. Tout concours doit être
approuvé par l’Association Maritime du Québec.
Régie des alcools, des courses et des jeux du Québec
(T) 514 873-3577
(T) 800 363-0320
www.racj.gouv.qc.ca
L’AMQ se réserve le droit de refuser l’admission ou d’expulser tout visiteur, exposant
ou employé qui ne se respecte pas ces consignes ou qui perturbe le bon
fonctionnement des opérations de l’événement.
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MONTAGE ET DÉMONTAGE
HORAIRE D’ENTRÉE
Un horaire d’entrée vous sera transmis avant la tenue de l’exposition par SUM Logistik. Pour des
questions pertinentes à l’horaire, vous pouvez communiquer avec Monique Dufour en composant
le (514) 282-8743, poste 224 ou par courriel à [email protected]. Chaque exposant et/ou
son transporteur devra avoir en main cet horaire et s’y conformer, afin d’éviter tout
engorgement et des délais d’attente.
MONTAGE
Le montage débutera le lundi 4 février à 00h01 et se terminera le mercredi 6 février à 22h, selon
l’horaire précis établi par la responsable technique. L’accès au débarcadère de la Place
Bonaventure est situé à l’angle des rues Montfort et St-Jacques. Afin d’éviter les embouteillages
de l’accès aux portes de réception, veuillez suivre ces indications :
Le stationnement à l’aire de réception est interdit et les camions doivent quitter les lieux
aussitôt le déchargement terminé, sinon ils seront remorqués aux frais de l’exposant.
20 minutes sont allouées pour décharger la marchandise.
Des chariots seront disponibles pour le transport de votre marchandise lourde à votre
kiosque. Par contre, nous vous conseillons d’apporter votre propre chariot à main, puisque
les quantités sont limitées.
Les exposants devront engager leur propre personnel pour décharger le matériel.
Du 7 au 10 février, il sera possible pour les exposants d’apporter du matériel vers leur kiosque
durant l’heure précédant l’ouverture du Salon, en utilisant de l’équipement roulant léger. Par
contre, durant les heures d’ouverture du Salon, le transport de marchandise ne peut se faire que
manuellement.
MANUTENTION DES MARCHANDISES
Des chariots élévateurs ainsi que des grues seront disponibles pour le transport du matériel lourd
et ce service est gratuit, cependant tout temps supplémentaire à l'horaire établit avec la
responsable technique sera à la charge de l'exposant. Vous devez réserver la durée d’utilisation
de l’un ou l’autre des services mentionnés pour l’aménagement de vos kiosques auprès de Mme
Monique Dufour. Quant aux exposants qui n’auront pas fait de réservation, aucun horaire fixe
ne leur sera garanti pour la manutention de leur kiosque. Des chariots seront aussi disponibles
pour le transport de votre marchandise lourde à votre kiosque. Nous vous offrons aussi, au bas de
la rampe, la possibilité de faire nettoyer vos embarcations.
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ENTREPOSAGE
Les boites, coffres et tout matériel de montage doit être retirés de l’aire d’exposition avant
l’ouverture du salon. Une aire d’entreposage sera à votre disposition pendant cette période. Avant
de les entreposer et afin d’éviter la confusion, vous pourrez vous procurer des étiquettes
d’identification auprès du responsable technique. Placez les étiquettes sur chacune des boites et
écrivez (en lettres majuscules) le nom de votre compagnie et le numéro de votre stand.
Numérotez vos boites. Informez la personne responsable à la réception sur les quais lorsque votre
matériel est prêt pour entreposage. Les boîtes et caisses non-identifiées et laissées dans les
allées, seront considérées comme des rebuts. Les remorques non-utilisées doivent être
rapportées.
DÉMONTAGE ET SORTIE
La sortie des marchandises débutera le dimanche 10 février à 18h et se termine le lundi 11 février
à 23h. Toute dérogation de cet horaire doit faire l’objet d’une entente spéciale avec la responsable
technique. Aucun démontage ne sera permis avant la fermeture du Salon, soit le dimanche 10
février à 18h. Aucun chariot ne pourra circuler tant et aussi longtemps que les tapis d’allées ne
soient enlevés. Tout équipement laissé sur place après 23h le 11 février, sera déplacé et
entreposé aux frais de l’exposant.
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AMÉNAGEMENT ET DÉCORATION
Les stands standards et préfabriqués ne doivent pas dépasser 8 pieds de haut.
Un exposant qui compte employer ou construire un mur préfabriqué doit s’assurer des détails
suivants :
Une allocation d’un pouce doit être laissée de chaque côté des cloisons du stand. Pour
toute dimension non-conforme, vous devez obtenir l’autorisation de la direction.
Les kiosques doivent être dotés de parois de huit pieds de hauteur à l’arrière du kiosque
et les murs latéraux doivent avoir trois pieds de hauteur, seulement pour les premiers
2/3 du kiosque.
Seuls les kiosques à murs rigides seront acceptés (aucun rideau).
Pour des raisons d’esthétique et d’uniformité, les tapis sont obligatoires et ne doivent
excéder les limites du kiosque.
L’exposant qui a un kiosque de type demi-lune doit fermer les côtés de façon esthétique
et avec un matériau rigide.
Les déclencheurs d’alarme, les chambres électriques, les panneaux de signalisation et
l’accès des locaux ne doivent être dissimulés par les kiosques.
Toutes les parois des stands doivent être fabriquées de matériaux peints ou recouverts
avec bon goût sur toutes les surfaces exposées à la vue du public.
Toute demande spéciale concernant l'apparence d'un stand doit être soumise pour approbation à la
direction du Salon au plus tard trente (30) jours avant l'ouverture du Salon et être accompagnée
d'un plan ou croquis illustrant la demande. La direction du Salon permet l'utilisation de bannières*
et d'objets promotionnels, à condition de suivre les règlements suivants :
La superficie louée par l'exposant doit être de 400 pieds carré (minimum). Obtenir l'autorisation préalable de la direction du Salon pour toutes les installations. Laisser un espace minimum de 12 pieds (3,6 m) au-dessus du plancher. Le matériel graphique doit apparaître sur les deux (2) côtés, lorsqu'ils sont visibles. Le
français doit y être prédominant. Toute affiche devra avoir un maximum de 16 pieds de large par 8 pieds de haut et ne pas
excéder les limites du stand où elle est installée.
Toute enseigne non suspendue ne doit pas dépasser la hauteur et la largeur des murs du stand.
Aucun accrochage ne peut être fait par l'exposant lui-même.
* Les responsables de l’accrochage ont reçu la directive de n’installer aucune bannière sans qu’elle
ait été approuvée par la direction du Salon.
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Voir formulaire de demande
d’autorisation en ligne
L’AMQ peut exclure du salon ou retirer la permission d’exposer à toute compagnie qui ne respecte pas ses règlements ou qui nuit au bon déroulement ou à la réputation du salon.
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AIDE-MÉMOIRE
SERVICES ET FOURNISSEURS COORDONNÉES DATE LIMITE
TRANSPORT DE BATEAUX TRANSPORT LOISIRS
Dominique Hébert 450 708-1181 ou 450 344-0270
Le plus rapidement
possible
PAIEMENT FINAL POUR ESPACE AMQ
Association Maritime du Québec 450-466-1777 ou 1-877-560-1777
[email protected] 15 octobre
FORMULAIRE DE CAUTIONNEMENT DU MANUFACTURIER
AMQ
Association Maritime du Québec 450-466-1777 ou 1-877-560-1777
[email protected] 7 décembre
CERTIFICATION D’ASSURANCES AMQ
Association Maritime du Québec 450-466-1777 ou 1-877-560-1777
[email protected] 7 décembre
STAND MODULAIRE, CLÉ EN MAIN, TAPIS, LOCATION MEUBLES,
ACCESSOIRES ET BADGES DEE GLOBAL
Véronique Tremblay [email protected]
450 442-0023 15 janvier
BILLETS PRÉ-VENTE AMQ
Association Maritime du Québec 450-466-1777 ou 1-877-560-1777
[email protected] 18 janvier
RÉSERVATION HÔTEL
Hôtel Hilton Montréal Bonaventure 514 878-2332
[email protected] 21 janvier
ÉLECTRICITÉ /ACCROCHAGE GES
514 367-4848 1 877 399-3976
18 janvier
TÉLÉPHONIE / INTERNET INCOTEL
Claire Morin 1 866 653-7464
24 janvier
CONFIRMATION DES PRIX DONNÉS POUR LA ROUE DE FORTUNE
AMQ
Association Maritime du Québec 450-466-1777 ou 1-877-560-1777
[email protected] 25 janvier
MONTAGE / DÉMONTAGE SUM LOGISTIK
Monique Dufour 514 282-8743
[email protected] http://amqoperations.sumlogistik.com
30 janvier
TRANSPORT DE MARCHANDISES / COURTIER EN DOUANES
NORTH AMERICAN LOGISTIC SERVICES
Fernando Vera/Andres Valdes 514-868-6650
[email protected] [email protected]
30 janvier
BILLETS DÉJEUNER DE L’INDUSTRIE AMQ
Association Maritime du Québec 450-466-1777 ou 1-877-560-1777
[email protected] 6 février
AUDIOVISUEL SONORISATION RANGER
514 MON-SHOW [email protected]
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*Nous vous rappelons que tous les formulaires nécessaires pour votre participation au
Salon du bateau et des sports nautiques de Montréal se trouvent sur le site Web du
Salon, soit www.salondubateau.com, dans la section Exposants – Accès.
Contribuez au succès du Salon
Ce que vous pouvez faire pour donner de la visibilité au
Salon du Bateau et des Sports Nautiques
Parlez-en sur votre site Internet, affichez les bannières publicitaires qui vous sont fournies et publicisez le site web du salon : www.salondubateau.com
Rappelez à vos clients les dates du salon sur votre boîte vocale, inscrivez-les sur vos coupons de caisse, vos factures et dans vos entêtes de courriel.
Faites un envoi courriel ou par la poste auprès de tous vos clients pour annoncer la venue et les dates du Salon. Utilisez le gabarit courriel qui vous est fourni et personnalisez-le !
Parlez-en dans vos cartes de Noël !