Visioconférence : planification et
réservation
David Serouge, Directeur du STIC à la FMSS
Stéphane Martel, STI
V 1.4
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Plan de la formation
• Introduction
• Formations offertes
• Soutien technique aux utilisateurs
• Processus de réservation des systèmes de
visioconférence
• Fonctionnement d’une salle de réunion
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La visioconférence c’est quoi ?
Pont de
visioconférence
EX60
Organisateur
Agent de réservation
Superutilisateur
Site Organisateur
Site Participant
Site Participant
Site Participant
Participant
Agent de réservation
Superutilisateur
Participant
Participant
Participant
Agent de réservation
Superutilisateur
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Organisation du service
• CeCoVi : Centre de Coordination de la
Visioconférence
– Finalise le coté technique des réservations de
visioconférences.
– Supporte à distance les usagers.
– Forme les superutilisateurs et les agents de
réservation.
• Agents et agentes de réservation dans les unités
administratives.
• Superutilisateurs et superutilisatrices.
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Formations disponibles
• Formation sur l’ensemble du processus de
réservation.
• Formation pour les superutilisateurs sur
l’utilisation de l’équipement.
• Formation en ligne :
– Guides de fonctionnement des systèmes
– Guides de réservation pour les participants,
organisateurs et agents de réservation,
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Soutien technique
• Dans l’unité administrative
– Pour les réservations : agent et agente de
réservation.
– Pendant une visioconférence : superutilisateur
ou superutilisatrice.
• CeCoVi
– Support à distance :
• Visioconférences ;
• Réservations ;
• Formation.
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Soutien technique
• CeCoVi
– Horaire : du 24/06 au16/08
• Lundi -> Jeudi : 6h30 à 22h00 ; 8h00 à 21h00
• Vendredi : 6h30 à 20h00 ; 8h00 à 21h00
• Samedi : 8h00 à 17h00 ; Fermé
• Dimanche : 8h00 à 16h00. Fermé
– Pour contacter un opérateur :• Interne (Sherbrooke – Longueuil ) : 66444 ;
• Montérégie : (450) 463-1835 poste 66444 ;
• Estrie : (819) 821-8000 poste 66444.
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Réservation d’une
visioconférence
Organisateur Agent de réservation
Site Organisateur Participant Agent de réservation
Site Participant
Participant Agent de réservation
Site Participant
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Réservation - Organisateur
Déterminer avec les participants le choix de la date et de l’heure de la visioconférence.
Vérifier avec l’agent de réservation la disponibilité de l’appareil et de la salle désirée.
Demander aux participants l’information concernant leur appareil à joindre à la séance de visioconférence (soit la fiche d’équipement ou l’adresse IP et le nom du site).
Compiler les informations provenant des fiches d’équipement des sites participants.
Envoyer cette information à l’agent de réservation.
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Réservation - Participant
Attendre une invitation de l organisateur.
Valider avec l agent de réservation de votre unité adminsitrative la disponibilité de l appareil et de la salle de visioconférence pour la date choisie. Demander lafiche d équipement.
Envoyer l information concernant votre appareil à joindre à la séance de visioconférence (soit la fiche d équipement ou l adresse IP et le nom de votre site).
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Réservation
• L’agent de réservation est le point de contact
central au sein d’une unité administrative.
• Pré-test de 30 minutes avant chaque
visioconférence.
• Branchement automatique.
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Questions importantes
• Nom du site :
• Nombre de personnes à chaque site :
• Le présentateur est à :
• Nom du technicien:
• Numéro de téléphone du technicien :
• Courriel du technicien :
• Adresse IP (système) :
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Réserver une visioconférence
dans TMS
• Se connecter à
http://www.usherbrooke.ca/visio puis cliquer
sur le bouton « système de réservation »
• Entrer votre CIP et le mot de passe de TMS.
• Saisir les informations de base (date, heure,
titre de l’activité).
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Réserver une visioconférence
dans TMS• Saisir le « code de facturation » : code de
votre unité administrative suivi de – 02 : Formation ;
– 03 : Recherche ;
– 04 : Administratif ;
– 05 et 06 : Clinique
• Saisir les systèmes de visioconférence :
– Système organisateur ;
– Systèmes participants :• Interne à l’UdeS ;
• Interne au RUIS de l’UdeS ;
• Externe.
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Réserver une visioconférence
dans TMS• Titre de la séance de visioconférence :
– Cours – Sigle - Titre du cours
– Réunion – Département – Titre de la réunion
– Assemblée – Faculté – Titre de l’assemblée
– Rencontre – Département – Titre de la
rencontre
• Se référer au document « Processus de
réservation d’une visioconférence ».
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Séquence de réservation
• Pour la session d’automne à venir :
– 1er mai pour les cours de 1er cycle
– 15 mai pour les cours et séminaires de 2e et
3e cycle + formation continue
– 1er juin pour les réunions administratives des
programmes, des départements et des
associations étudiantes
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Séquence de réservation
• Pour la session d’hiver à venir :
– 1er octobre pour les cours de 1er cycle
– 15 octobre pour les cours et séminaires de 2e
et 3e cycle + formation continue
– 15 octobre pour les réunions administratives
des programmes, des départements et des
associations étudiantes (confirmation après le
7 décembre)
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Séquence de réservation
• Pour la session d’été à venir :
– 1er mars pour les cours de 1er cycle
– 1er mars pour les cours et séminaires de 2e et
3e cycle + formation continue
– 15 mars pour les réunions administratives des
programmes, des départements et des
associations étudiantes (confirmation après le
29 mars)
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Fonctionnement d’une salle de
visioconférence• Salle automatisée.
• Utilisation d’un panneau tactile.
• Visioconférence déjà connectée.
• Support :
– Superutilisateur ;
ou
– CeCoVi.
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Fonctionnement d’une
salle de réunion
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Fonctionnement d’une
salle de réunion
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Fonctionnement d’une
salle de réunion
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Fonctionnement d’une
salle de réunion