Évènement APROGED2 Juillet 2015
RSE et GED : Mythes et réalités
Alain Garnier – CEO de Jamespot 02/07/15
@garniera
L’information non structurée dans les entreprises : Usages & Outils (2007)
Le réseau social d’entreprise (2011)
RSE et GED : mythes et réalités
GED et RSEdans les organisations :Les mythes…
RSE et GED : mythes et réalités
Mythe n°1 : Les montagnes sont lisses de loin
RSE et GED : mythes et réalités
Qu’est qu’un RSE?• Les membres d'un réseau social d’entreprise sont regroupés en communautéà des fins professionnelles et sont liés par une plate‐forme applicativeréunissant les employés d’une entreprise, ses clients, ses actionnaires ou sespartenaires.
• Au‐delà des communautés, un réseau social d’entreprise se base sur lesnotions suivantes :• fiche ou profil enrichi : mise en valeur de l'expertise des collaborateurs et de sescentres d'intérêts ;
• mur de suivi d'activité : permet d'avoir une vision consolidée de l'activité de sonécosystème (collègues, communautés, échange autour d'une thématique, etc.)
• l’échange sur des projets, le partage de documents
‐ Définition WIKIPEDIA ‐RSE et GED : mythes et réalités
Qu’est que la GED?• La gestion électronique des documents (GED ou EDM1 pour ElectronicDocument Management en anglais) désigne un procédé informatisé visant àorganiser et gérer des informations et des documents électroniques au seind'une organisation.
• Le terme GED désigne également les logiciels permettant la gestion de cescontenus documentaires.
‐ Définition WIKIPEDIA ‐
RSE et GED : mythes et réalités
Modules d’une GEDGED RSEAcquisition des documents OKTraitement des documents OKStockage des documents OKDiffusion des documents OKValorisation des documents OK
Le RSE est une GED !
RSE et GED : mythes et réalités
Dans le détail…GED Ce que ne fait pas (bien) le RSE (en
natif) Ce que ne fait pas (bien) la GED
Acquisition des documents ‐ Scan et traitement LAD/RAD/OCR‐ Création de documents‐ EDI
‐ Co‐création de documents
Traitement des documents ‐ Indexation conditionnelle des méta données
‐ Indexation folksonomie
Stockage des documents ‐ Hiérarchie de stockage‐ Gestion de la durée de
conservation‐ Archivage
‐ Lien document bureautiquepersonnel (My…)
Diffusion des documents ‐ Diffusion collaborative
Valorisation des documents ‐ ‐
GED : le document « pro » RSE : le document des proVSRSE et GED : mythes et réalités
Mythe n°2 : Le rasoir d’Ockham
« Pluralitas non est ponenda sine necessitate »
« Les multiples ne doivent pas être utilisés sans nécessité »
Guillaume d’Ockham
RSE et GED : mythes et réalités
Choisir au plus simple pour les utilisateurs
Fréquence faible Fréquence ImportanteDocument très versatile
File NEW / New Doc etc…
RSE
Régularité forte du processus
Projet orphelin GED ou RSE
Régularité forte du document
Bureautique « templatisée »
GED
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Mythe n°3 : Évolution
RSE et GED : mythes et réalités
Contenu
Métadonnées
Rangement
Socialisation
Évolution du contenu
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Mythe n°4 : Narcisse
RSE et GED : mythes et réalités
Effet rationnel
RSE et GED : mythes et réalités
Dans le cerveau, l’émotion est plus rapide que la raison…
La raison Les émotions
RSE et GED : mythes et réalités
Mythe n°5 : Adam et Eve
RSE et GED : mythes et réalités
L’intégration GED / RSE est encore compliquée
• Manque de connecteurs
• Instabilité des APIs (cf. Sharepoint) ou Bullshit API
• Difficulté de scinder les scénarios
• Culture de projets différents : opposition deux « mondes »
• Qui est prêt à payer le surcout de connexion ?
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Mythe n°6 : Icare
Attracteur de la complexité documentaire
• Pas besoin d’un gestionnaire de taxonomie pour 30 concepts…
• Pas besoin d’une structure complexe pour gérer un champ métier de métadonnées
Pour une GED simple & utile… ou alors attention à se bruler les ailes dans le projet
Mythe n°7 : Frankenstein
RSE et GED : mythes et réalités
RSE et GED : mythes et réalités
Transformation digitaledes organisations :Quelle place pour la GED et le RSE ?
RSE et GED : mythes et réalités
RSE et GED : mythes et réalités
Le social et le collaboratif optimisent le digital
RSE et GED : mythes et réalités
Le jeu des 10 différencesGED RSE
1 Data & document Centric Human Centric
2 Règles de gouvernance externes aux acteurs Règles de gouvernance internes et visibles
3 Formulaires textes Clic & Multimédia
4 Centralisation par typologie de données Centralisation par organisation & personnes
5 Hiérarchie par statut Hiérarchie par activité
6 Data sur un poste Multi modal (mobile / fixe)
7 Droit positif à énumérer Droit positif à priori
8 Information en listes Information réticulaire
9 Process programmé Process adaptatif
10 Centralisation de la gouvernance Décentralisation des actions
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Le long chemin du collaboratif et du social et de la GED
199019801970
RSEECM
LANFichier
MailBases de données
Réseaux
20102000
GroupwareGED
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Zoom sur les fonctionnalités
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Home RSE
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Ajouter des fichiers
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Un fichier pensé « comme un mail »
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Gestion du versionning
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Prévisualisation et édition en ligne
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Commentaires et fichiers joints
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Gestion de process social attaché
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Banque documentaire pour ranger
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Gestion de modèle de documents
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Gestion des taxonomies
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Navigation par les taxonomies
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Moteur de recherche
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Quel avenir dans la lutte?
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3 approches d’un point de vue outils
Social dans Applis Métiers
Bureautique + Mail
collaborativePure Player du RSE
2 acteurs20 acteurs
+2000 acteurs
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Le RSE comme solution incontournable
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De nombreux acteurs…
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Jamespot leader sur la question du process et du document (source Lecko)
BlueKiwi
Jamespot
JaliosKnowings
Hoozin
Seemy
ExoTalkSpirit
KnowledgePlaza
XWiki
Kayoo
Leaders
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Cohabitation GED / RSE
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Avec un changement de « place » du document
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Questions et Réponses
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Alain Garnier – CEO