technologiesanté
sciences
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LE SYSTEME D’INFORMATION
COMME PRE REQUIS
FB/ Institut National Polytechnique de Lorraine
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Nous sommes dans des établissements
• à structure organisationnelle complexe
• avec des services cloisonnés – peu d’échange d’information d’un service à un autre
• des informations non exhaustives dont la qualité est à améliorer
Notre objectif est de pouvoir collecter l’information au plus près de ceux qui en sont à l’origine, et de les restituer à ceux qui vont les exploiter sous forme consolidée, triée, transformée.
Le système d’information comme pré requis, pourquoi ?
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disposer d’un système d’information intégré
des applications nationales (Apogée, Harpège, Nabuco), locales (SIPI), logiciel métier (Celcat)
complétées par un ensemble de modules compatibles Pléiade :
des modules métiers : gestion de la recherche (Sirius), gestion des immobilisations (Neptune), gestion de la formation (Altéa), la valorisation de la recherche (Centaure), gestion de la facturation (Zinia)
des modules applicatifs standard : comptabilité analytique (Epsilon), gestion budgétaire (Pegase), fiscalité (Vega), la gestion des relations industrielles (Alcyon)
un requêteur multi base (EIS)FB/ Institut National Polytechnique de Lorraine
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bien que conçus de manière intégrée, les différents modules peuvent être utilisés séparément et complétés progressivement au gré des besoins et de l’évolution de l’établissement.
paramétrable, adaptable à la structure organisationnelle de notre établissement. Cela permet de bénéficier d’un outil intégrant en permanence de nouvelles fonctionnalités.
Nous avons fait communiquer les différents outils afin d’échanger directement des informations sans nouvelle saisie et traitement préparatoire
interface entre les applications un portail web (Pléiade Web) : saisie au plus près des enseignants chercheurs
Il est construit autour d’un entrepôt de données unique.
Il permet d’avoir un support informatique cohérent pour toute notre structure.
Les principales caractéristiques de notre système d’information
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Démarche globale de construction de l’outil décisionnel
Bases opérationnelle
s Harpège, Nabucco,
Apogée, Astre, Celcat
Base opérationnelle
Pléiade
Outil ETL
Entrepôt de
données
Enrichi de données
qualitatives, extra
comptables
Extrait les données pour
alimenter l’entrepôt
des données
Contient toutes les données
nécessaires à la production
d’indicateurs
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Démarche globale de construction de l’outil décisionnel
Bases opérationnelle
s Harpège, Nabucco,
Apogée, Astre, Celcat
Base opérationnelle
Pléiade
Outil ETL
Entrepôt de
données
Requêtes
Tableaux de Bord
Reporting
Système d’Information
d’Aide à la Décision
SIAD
Enrichi de données
qualitatives, extra
comptables
Extrait les données pour
alimenter l’entrepôt
des données
Contient toutes les données
nécessaires à la production
d’indicateurs
Produit les tableaux de bord à usage interne et
externe
2 critères : zoom et
angle de vue
Décisions politiques
Comptabilité analytique et dialogue de gestion
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Applications nationales : Apogée, Harpège, NabucoApplications locales : Sipi, Celcat
EPSILONComptabilité analytique et prévisionnelle
PEGASEComptabilité budgétaireALCYON
RelationsIndustrielles
CENTAUREValorisation de la
recherche
ZINIAFacturation et
Stocks
SIRIUSGestion de la
Recherche
ALTEAFormation
NEPTUNEPatrimoine
Et inventaire
EISRequêteur
In SituDBA
Interopérabilité
Notre système d’information aujourd’hui
Pléiade WebEspace Numérique
De Travail
LDAPAuthentification
unique de l’utilisateur
Zone clients de gestion
Zone clients « léger »Domaine métier
Domaine Outils
Domaine ABC
Domaine Clients légers
VEGAComptabilité générale et fiscalité
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Applications nationales : Apogée, Harpège, NabucoApplications locales : Sipi, Celcat
EPSILONComptabilité analytique et prévisionnelle
PEGASEComptabilité budgétaireALCYON
RelationsIndustrielles
CENTAUREValorisation de la
recherche
ZINIAFacturation et
Stocks
SIRIUSGestion de la
Recherche
ALTEAFormation
NEPTUNEPatrimoine
Et inventaire
EISRequêteur
In SituDBA
Interopérabilité
Notre système d’information aujourd’hui
Pléiade WebEspace Numérique
De Travail
LDAPAuthentification
unique de l’utilisateur
Zone clients de gestion
Zone clients « léger »Domaine métier
Domaine Outils
Domaine ABC
Domaine Clients légers
VEGAComptabilité générale et fiscalité
+ un Système d’Information en Gestion des Ressources HumainesFB/ Institut National Polytechnique de Lorraine
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Faire en sorte que les acteurs travaillent quotidiennement avec un même langage, des méthodes et des outils communs.
la recherche permanente de fiabilisation des données devient la problématique de tous les acteurs
le changement dans les méthodes de gestion et les pratiques de travail : redéfinir les procédures à suivre
expliciter par écrit les règles et les circuits
écrire procédures, règles et circuit dans l’outil :
message automatique Web, communication sur les procédures administratives et les pratiques
de nouvelles méthodes de travail
Le rôle du personnel
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Faire en sorte que les acteurs travaillent quotidiennement avec un même langage, des méthodes et des outils communs.
implication de tout le personnel (tant non enseignants que enseignants-chercheurs) :
Appropriation de la démarche Rôle important de la communication : remontée d’information
se partager les informations et les outils (décloisonnement des services)
Unification des pratiques dans toutes les unités de l’établissement
Circulation de l’information d’un service à un autre
Le rôle du personnel
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La gestion des contrats industriels
Mail automatique au directeur de laboratoire et au porteur du contrat
* Time sheets heures de recherche et heures d’utilisation des équipements par le chercheur sur le contrat•* Pré facturation
Mail automatique au porteur du contrat à l’approche de l’échéance scientifique et de l’échéance financier
Pré dossier
par le chercheur
Validation du dossier
par le maître d’oeuvre
Fin du contrat
Exécution du contrat
Pléiade WebSaisie données
Plan de financementProgramme scientifiquePlan de négociation
CentaureValorisation recherche
ExpertiseRédaction du contrat
CentaureValorisation recherche
ZiniaGestion facturation
Suivi de gestionFacturation
Validation du pré
dossier
par le directeur de laboratoire
Mail automatique au porteur du projet
EpsilonComptabilité analytique
Consolidation des données
Pléiade WebSaisie données
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L’information devient visible : une vision globale et unifiée des données consolidation des données plus fiable et plus exhaustive
L’information devient accessible : pouvoir accéder à l’information en temps réel au fur et à mesure des saisies dans les différentes applications et modules métiers l’accès à l’information ne dépend plus des personnes qui en sont à l’origine
= gain de temps
La transparence et la traçabilité par l’identification des responsabilités
Interdépendance des actions des uns et des autres : une autre forme de collaboration
Les résultats
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Un Progiciel de Gestion Intégré suppose des contrôles automatisés de la qualité de l’information, avec une comparaison permanente de la performance en terme de qualité de l’information
des inquiétudes l’impression de perdre la maîtrise de l’information
• impact sur l’organisation : préparer le personnel aux changements organisationnels accompagner le changement
• pour que la mise en place d’un système d’information intégré soit une réussite, elle doit être une démarche d’établisse ment avec une volonté politique forte.
Des réticences …
FB/ Institut National Polytechnique de Lorraine
Merci pour votre attention