Industrialiser et optimiser vos processus métiers
avec Bizagi
Jeudi 3 juillet 2014 Sébastien DOIDO
Introduction au concept BPM
Industrialisation des processus via Bizagi … vers une performance collective
Etude de cas / Discussion
Processus et enjeux d’industrialisation
Un ProcessusUn objectif, un résultat -> client Des entrées spécifiques, des sorties déterminées, Ensemble de tâches ordonnées, Des ressources/compétences mises en œuvre
Processus et enjeux d’industrialisation
Pilotage par les processus L’entreprise apparaît comme un système réalisant des processus enchâssés dans un environnement tapissé de processus (Lemoigne)
Système d’informationResituer l’industrialisation au sein d’un référentielPré-requis : normes / standards / homogénéité du SI
http://cyberlearn.hes-so.ch/mod/page/view.php?id=268726&lang=fr
Qu’est ce que le BPM ? (Business Process Management)
BPM : un concept, une approche “disciplinée” Supporter / Aider le developpement des activités des entreprises : optimiser la
performanceObjectifs : identifier, modélisation, documenter, exécuter, monitorer, controler les processus métiers
Les defis associés au BPM
Organisation complexe / Acteurs multiplesProcessus et systèmes complexes (applications / interfaces)Besoin d’adaptation rapide (Règlementaire… innovation…)
Spaghetti BPM ou Architecture BPM?
Des problématiques communes
Constats : de nombreux outils, acteurs, activités…
Temps d’attente entreacteurs / Stop
Manque de visibilité
Risque de retard
Chargecroissante
Lourdeur administrative
BPM project
Outillage / Industrialisation des processus Amélioration de la qualité, temps d’exécution, réactivité métier Réduction des coûts (FTE) Collaboration inter-processus Besoin de flexibilité via l’industrialisation pour le ré-engineering Meilleur gestion des demandes (slot / case management)
Ob
ject
ifs
Enjeux SI : Alignement / Interopérabilité / Flexibilité
Plus une activité se trouve en amont…plus elle est libre et produit des contraintes pour l’aval.
L’amont crée des irréversibilités… l’aval
en hérite. Lorino
Vers une performance collective
Présentation d’un BPMS : BizagiFor a smooth and safe BPM journey
Utilisateurs20M
Processus5000
Téléchargements2.5M
Transactions$10Bn
Parler un langage commun
XML, HTML5, CSS3, enterprise
architecture
Profit, Lean,
Customer-centric, ROI
Business IT
Business Collaboration Platform
Modéliser
ConstruireExécuter
Présentation de l’approche BPM BizagiCycle de vie d’un projet BPM
Collaboration entre Métiers et IT
Une approche intégrée … S’orienter vers une performance collective
DGSI d’une compagnie aérienne française
× Problématique de gestion de chaîne logistique – SCM (gestion des environnements applicatifs)
× Client : Direction des Développements× Utilisateurs finaux : Direction de la production / Cellule transverse
d’administration applicative× Plusieurs centaines d’environnements applicatifs multi-tiers
(frontaux web, serveurs applicatifs, base de données, middlewares…) créés chaque année (provisioning + ALM)
Objectifs stratégiques !
Monitorer les interfaces
Livrer les environnements sans délais
Réussir la coordination des acteurs
Bizagi – Etude de cas client
Bizagi – Etude de cas client
Administration Stockage (SAN)
Direction des Développements
Chargé projet
Direction de la Production
Cellule Support
Applicatif
Cellule SupportTechnique
……
Administration Sécurité
Administration Réseau
Administration
Système
Développeurs
Fonctions support
Direction des Achats
Fournisseurs externes
Demande environnement applicatif
Réunion de lancement
Besoin d'un serveur dédié / Fort volume de stockage
Ip/dns
Volumétrie
Bizagi – Etude de cas client
× Administration & coordination très coûteuse : consomme de plus en plus de temps (socle technique)
× De nombreux acteurs : ralentissements & Arrêts dans l’exécution des processus
× Manque de visibilité : pas de vision globale de toutes les contributions & status d’un projet
× Risque de livraison en retard× Charge croissante au fil des années (de plus en plus de techno à gérer)
Constats concernant la gestion des environnements applicatifs
Bizagi – Etude de cas client
Objectifs Outiller, industrialiser, optimiser, les étapes du processus
d’approvisionnement des environnements applicatifs
Enjeux× La direction des développements attend une certaine réactivité… +
amélioration du “time-to-market”
× Appréhender les contraintes inhérentes à la chaîne logistique
Bizagi – Etude de cas clientApplication provisioning & tooling
Outillage avant le projet BPM
Création
Bizagi – Etude de cas clientApplication provisioning & tooling
• Fichier Excel rarement à jour car des mises à jour manuelles• Une ligne par environnement applicatif, une colonne par action• Intranet pour suivre les demandes => mises à jour des statuts manuelles
=> Supply Chain Management non optimisée… Risque de retards aux interfaces de coordination !
Application Environnement DatacenterBon commande
Action 1 (ex : Stockage)
Action 2 (ex: Base de données dédiées)
Action 3 Action 4
Projet 1 Test … 678En cours (170800)
Projet 2 Live … 874Mail envoyé le … / En attente
Projet 3 UAT … 987Ticket #435 (en attente)
… … … … … … … …
… … … … … … … …
Projet 99 Live … 999OK (187777)Retour mail OK le ../../….
Bloqué (#132222)
Bizagi – Etude de cas clientApplication provisioning & tooling
Outillage post-projet
BPM: Business Process Management | BAM: Business Activity Monitoring
Création
Process BAM : Reporting sur les processus en coursTask BAM : Reporting sur les tâches en coursProcess Analytics : Reporting sur les processus clos (closed ticket)Tasks analytics : Reporting sur les tâches achevées
3 vues: - on time- risk- overdue
Monitoring - Process BAM(Business Activity Monitoring)
BAM : Monitoring des processus métier
- Ajout de filtres (dimensions business) / Export
- Récupérer les statuts de chaque ticket / processus en cours (+ risques de retard)
Analyses basées sur la durée définie pour chaque processus (SLAs) Vue globale de tous les processus du projet Entreprise Affichage direct des taches en retard, à risque, à l’heure Accès à chaque tache
BAM : analyse des taches en cours
Monitoring - Process BAM(Business Activity Monitoring)
PROCESS 1
PROCESS 2
PROCESS 3
PROCESS 4
PROCESS 6
PROCESS 5
PROCESS 7
Possibilité d’analyser les tickets a risque Etre proactif / anticiper la charge d’activité de la semaine à venir
Filtrer les tickets…
Possibilité de sauvegarder les filtres, partager les vues
Monitoring d’un processus particulier
Monitoring - Process BAM(Business Activity Monitoring)
Analyse des tâches humaines + sous-processus imbriqués Visibilité sur les taches : à l’heure, à risque (expire aujourd’hui) et en retard
Direct access to “on time”cases list
Direct access to “on time”cases list
Embedded statistics in process flow
Monitoring des tâches d’un processus particulier
Monitoring - Process BAM(Business Activity Monitoring)
Security – Send Notification
WEBSERVER:Request
Configuration
WEBSERVER:SOA conf
SOA
Quels sont les chemins les plus empruntés ?
Pourquoi ?
Goulots d’étranglements?
Analyse des performances du processusComprendre ce qu’il s’est réellement passé !
Modélisation des processus+ Signaux pour la collaboration inter-processus = INTEGRATION !
New
Lan
e
Amélioration de la qualitéRègles métier, normes, convention de nommage industrialisées
Les règles métiers implémentées permettent aux utilisateurs finaux d’être impliqués directement dans les activités attendues (process flow)Vision globale du processus en cours (réalisé, reste à faire, monitoring des interfaces de coordination)Intégration avec les autres middlewares / applications métiers internes (SOA)
Gestion des priorités :Identification des taches en retard / Meilleure réactivité + pro-activité pour anticiper la charge
Knowledge management & planning slot management Imbrication de processus / signaux / collaboration inter-processus
Gestion des capacités / Charges par ressources / Affectation
Cycle BPM :Cycle court, méthodologie agile
Feedbacks sur le projet BPM
Piloter les activités en amont / Contractualiser les délais entre les acteurs Coordonner les acteurs au sein du BPM + Intégrer les territoires via SOA
Piloter les activités en amont / Contractualiser les délais entre les acteurs Coordonner les acteurs au sein du BPM + Intégrer les territoires via SOA
Que retenir de cette presentation ?
Besoin de :
Partager une même vision
Appréhender les enjeux du BPM pour gérer le changement
Utiliser le BPM comme approche d’intégration et d’urbanisation” des territoires
Besoin du support de :
Utilisateurs finaux qui utiliseront au quotidien l’outil BPMS (souvent réduction des FTE… conduite du changement délicate)
Managers / Business Process Owner (qui ont besoin de monitorer les performances de leurs processus)
Besoin desAnalystes Métiers
Ne jamais changer un processus sans appréhender les impacts (territoires : humain / orga / SI)
La plupart des échecs ne sont pas dus à la technologie … !
L’approche BPM est innovante…Start Small
Identifier un processus à fort impact
POC + Business case (quick win)
Des résultats rapides peuvent conduire à d’autres projets d’industrialisation
Think BigAlignement avec les projets stratégiques
Engagement commun direction IT / Métier
Conduire le changement
Scale Fast
Identifier une roadmap
Assurer une réutilisabilité
Concept KISS (Keep it Simple Stupid)
Mesurer les gains de production
NO METRIC
NO PROJECT
BizagiDes ROI conséquents…
“Time to Market” Efficacité Operationnelle
Service Clients Gouvernance
BBVA
40%
Productivité et Qualité
Coûts de dvpmt
Mars
700%
Infocaja
80%
Adidas
60%
Saudi Hospital
60% - 80%
Concurrents
20-30%In-house
10%Generali
300%PSMMC
50%
Colombian government
BBVA
Abengoa
Merci de votre attention
Pour plus d'information, merci de visiter bizagi.comou de contacter [email protected]