esidoc : presentation du portail

e-sidoc

Présentation du portail Internet pour

optimiser le système d’information

documentaire du CDI

Mercredi 30 mars - CDDP de Tours

PLAN DE LA PRESENTATION

1) Le moteur de recherche

2) L’éditeur de contenus (CMS) d’e-sidoc

3) « Eléments techniques » relatifs au moteur de

recherche

4) Questions – réponses, remarques …

Schéma « actuel » de BCDI

• Le logiciel BCDI est installé selon une architecture client-serveur au

sein de l’établissement (BCDISERV sur le poste de l’enseignant

documentaliste ou sur un serveur de l’établissement) ou non

(hébergement).

• Le module complémentaire BCDIWEB greffé à BCDI permet la

consultation de la base (recherche, compte lecteur…) à l’intérieur

voire à l’extérieur de l’établissement (architecture réseau de type

DMZ ou hébergement externe).

Schéma de fonctionnement BCDI – e-sidoc

e-sidoc ne « remplace » pas BCDI :

BCDI demeure le système de gestion de base

de données.

Composition du portail e-sidoc

• E-sidoc intègre deux grands éléments :

Un accès au catalogue via un OPAC

Un véritable portail documentaire.

• Les deux étant articulés l’un à l’autre.

LE MOTEUR DE RECHERCHE

1) L’interface de recherche

2) La restriction des résultats par facettes

3) La présentation et la lecture des résultats : premier et

second niveaux

4) Les boutons d’exploitation des résultats

5) Les comptes utilisateurs

6) Enregistrer des paniers / des recherches

L’interface de recherche

L’interface de recherche (1/7)

Deux modes de recherche

• La recherche simple :

• La recherche avancée :


Les 7 index de recherche

• Quelque soit le mode de recherche (simple ou avancée), 7 index de

recherche sont proposés :

Tous les critères

Titre

Auteur

Sujet

Éditeur

Collection

EAN/ISBN/ISSN

• « Tous les critères » reprend l’ensemble des index de recherche, à

l’exception de l ’« EAN/ISBN/ISSN ».

• La recherche « Sujet » interroge les champs auteurs et titres, le

résumé, les descripteurs, les « employés pour » et les mots clés.


L’auto complétion pour certains champs

• Lorsque l’utilisateur choisit la recherche par titre, auteur, sujet,

éditeur ou collection, un index lui est proposé :

Titre : Index des titres de notices (significatifs ou non).

Sujet : Index fusionné des descripteurs, des « employés pour »

et des mots clés.


Les principes de recherche

• Pour chacun des champs de recherche, le moteur va rechercher

l’expression exacte puis l’adjacence et enfin le booléen ET : il n’y a

pas de OU par défaut.

• Néanmoins, l’utilisation des opérateurs booléens OU et SAUF est

possible : il faut les indiquer en majuscules dans la recherche.

• La pondération est cumulative : si l’expression exacte est trouvée,

la pondération sera calculée avec poids de l’expression exacte +

celui de l’adjacence + celui du ET.


La recherche sur les racines de mots (snowball)

• Le moteur recherche (également) sur la racine des mots (selon un

algorithme).

Par exemple, l’utilisateur tape « orientation : le moteur va aussi bien

rechercher le mot « orientation » que le mot « orienter » ou que le mot

« orient »

• Si le moteur trouve le mot exact dans une notice, cette dernière aura plus de

poids que celles dont le mot est une racine du mot recherché.

• Ce principe de recherche n’est appliqué qu’en recherche simple.

La syntaxe

• e-sidoc utilise une syntaxe d’interrogation standard : utilisation des

guillemets pour la recherche d’une expression, utilisation du caractère * pour

la troncature droite.

La liste des mots vides dans e-sidoc (6/7)

La recherche « plein texte » (7/7)

La restriction des résultats par

facettes

La restriction des résultats par facettes

• A la suite d’une recherche, e-sidoc propose, dans la colonne située à droite,

une vue générale des résultats « par facettes ». Elles permettent notamment

d’affiner la recherche.

• 8 facettes sont activées dans l’ordre suivant (par défaut) :

Type de document ;

Date de parution ;

Auteurs ;

Fiction – Documentaire ;

Sujet ;

Editeurs ;

Collections ;

Langue du document.

Pour les facettes (et pour l’affichage des résultats dans la colonne centrale),

e-sidoc essaie de se dégager du vocabulaire bibliothéconomique

ou « base de données » afin de les rendre plus facile à lire et à exploiter.

La facette Type de document (1/2)

Valeur du champ SUPPORT dans BCDI Valeur de la facette dans e-sidoc

Périodique Revues, journaux, magazines

Livre Livres

Internet Sites internet

CD-photo Vidéos

DVD-vidéo Vidéos

Film Vidéos

Vidéocassette Vidéos

Vidéodisque Vidéos

Cédérom Cédéroms

DVD-ROM Cédéroms

Ressource électronique Cédéroms

Bande son Audios

Cassette audio Audios

Disque compact Audios

Disque vinyle Audios

La facette Type de document (2/2)

Valeur du champ SUPPORT dans BCDI Valeur de la facette dans e-sidoc

Affiche Autres types

Brochure Autres types

Classeur Autres types

Carte Autres types

Dessin Autres types

Diapositive Autres types

Disquette Autres types

Dossier Autres types

Microfiche Autres types

Photographie Autres types

Transparent Autres types

Valise Boîte Autres types

Autre Autres types

Plan Autres types

Planche Autres types

Multisupport Autres types

La facette Fiction-Documentaire

• Toutes les notices dont le type de nature commence dans BCDI par

fic sont considérées comme fictionnelles, sinon, les notices sont

considérées comme non fictionnelles.

• Dans le cas des notices multivaluées, elles sont, par défaut,

considérées comme non fictionnelles ; en revanche, si jamais une

des valeurs commence par fic, elles sont considérées également

comme fictionnelles.

• Si la facette Fiction est activée, les natures suivantes seront

affichées en facette: Album, Anthologie, Bande dessinée, Conte,

fable, Musique, Nouvelle, Poésie, Roman, Théâtre, Autre. Les autres

valeurs sont ignorées.

• Si la facette Documentaire est activée, toutes les valeurs présentes

dans le champ nature sont affichées en facette.

La présentation et la lecture des

résultats : premier et second niveaux

La présentation et la lecture des résultats :

premier niveau (1/7)

• La colonne centrale présente deux niveaux d’affichage des notices, du fait

notamment de l’enrichissement des notices sur le document ou l’auteur.

• La présentation de la notice est beaucoup plus épurée que précédemment

pour gagner en termes de lisibilité. Le titre de la notice et le résumé sont

mis en avant.

• L’utilisateur trouvera les informations détaillées en second niveau de

résultat.

• L’accès à la lecture de la notice est facilité :

en limitant l’affichage type base de données ;

en utilisant le langage naturel.





• Dans le cas des notices générales ayant des notices de dépouillement, les

titres de ces notices de partie sont affichés au sein de la notice générale.

La présentation et la lecture des résultats

(premier niveau) : l’affichage de vignettes

(4/7)

• Au premier niveau d’affichage des notices, certains résultats sont enrichis

automatiquement avec des vignettes.

Livres :

o Suite à un accord avec la société Electre et le CRDP de Poitou-

Charentes, les imagettes de couverture de livres sont directement

affichées pour tous les établissements abonnés à e-sidoc.

o S’il existe dans la base Electre.com une vignette correspondant à

l’EAN ou l’ISBN de la notice, alors l’imagette de la couverture est

affichée.

Sites Internet :

o Si la notice est une notice Mémodocnet, la vignette du site

internet est automatiquement présentée.



(5/7)

Périodiques :

o Le CRDP de Poitou-Charentes a signé un accord commercial avec

une société fournisseur de couvertures de périodiques. Si pour le

titre du document donné, il existe l’image du périodique dans le

réservoir Mémofiches du CRDP, elle sera affichée. Cet affichage ne

se limite pas aux périodiques dépouillés dans les Mémofiches.

o Ce réservoir est de création récente, non exhaustif et non

rétroactif : il est donc normal de ne pas avoir systématiquement la

vignette du périodique.

o Seules les notices dont le titre est « courant » en kiosque presse à

journaux et d’une date de publication récente bénéficient de cet

enrichissement.



(5/7)

Périodiques :

o Pour éviter toute confusion entre le sujet d’un article et la

représentation visuelle de la couverture définie par l’éditeur, la

vignette de la couverture est présentée avec un élément graphique

supplémentaire.


(premier niveau) : l’affichage d’autres

éléments issus d’Electre (6/7)

• S’il existe dans la base Electre.com une biographie de l’auteur, une

table des matières, une 4ème de couverture ou un élément de

feuilletage correspondant à l’EAN ou l’ISBN de la notice, alors un

lien présentant cet élément est affiché.

Ce service est réservé

aux abonnés MémoElectre ou MémoElectre plus.



L’affichage de la disponibilité du document et de la cote

• Cas général :

Si un document est disponible, on affiche la cote du premier exemplaire

disponible.

Si l’ensemble des exemplaires sont prêtés, on affiche « document

prêté ».

Si l’ensemble des exemplaires sont indisponibles, on affiche

« document indisponible ».

L’état de l’ensemble des exemplaires est affiché en 2ème niveau de résultat.

• Cas des notices dont le support est Internet :

Il est affiché « Voir le site internet ». Lorsqu’un utilisateur clique sur le

lien, le site internet en question s’ouvre dans une nouvelle fenêtre.

• Cas des notices dont la cote du document commence par KO : le

pictogramme de l’Onisep est affiché.


second niveau (1/6)

L’onglet « Où trouver le document » :

• Il présente l’état de l’ensemble des exemplaires de la notice. Pour chaque

exemplaire, il est indiqué sa disponibilité, sa cote, son éventuel

emplacement, l’icône de la marguerite ou le pictogramme de l’Onisep.


second niveau (2/6)

L’onglet « Où trouver le document » :

• En fonction du statut et de la disponibilité de l’exemplaire, les informations

de disponibilité sont affichées de la manière suivante :

• Si la notice est un site internet, au lieu d’afficher les états d’exemplaire, un

lien « Voir le site internet » est présent.


second niveau (3/6)

L’onglet « Notes complémentaires » :

• Il affiche les informations suivantes :

Editeurs : EDITEUR_N

Collection : COLLECTION_N

Description technique : COLLATION_N

Notes : NOTES_N

Edition : EDITION_N

Standard : STANDARD_N

ISBN / EAN : ISBN_N / CODE_BARRE_N

ISSN : ISSN_N

Publics visés : PUBLICS_N

Disciplines d’enseignement : DISCIPLINES_N

Niveaux scolaires : NIVEAUX_N

Mots clés : MOTSCLES_N

Divers : DIVERS_N


second niveau (4/6)

L’onglet « Ressources associées » :

• Cet onglet affiche les ressources liées aux notices. Seules les ressources

commençant par HTTP ou FTP sont affichées.


second niveau (5/6)

L’onglet « Biographie Wikipédia » :

• Si le documentaliste a choisi d’activer ce connecteur, cet onglet affiche une

biographie de l’auteur principal, issue de Wikipédia.fr


second niveau (6/6)

Le « Lien permanent vers la fiche» :

• Il affiche une URL qui est certifiée comme permanente, c’est à dire qu’elle

peut être utilisée comme URL de référence de cette notice (dans les marque-

pages, bibliographies, citations …)

Les « recherches connexes » :

• Lors de la consultation des notices de résultats, des recherches connexes

sont disponibles à droite de la notice.

Du même sujet ;

Du même auteur (dans le cas de notices multi-valuées, seul le premier

auteur sera recherché) ;

Du même éditeur (dans le cas de notices multi-valuées, seul le premier

éditeur sera recherché) ;

Dans la même collection ;

Les parties du document.

Les boutons d’exploitation des

résultats

Les boutons d’exploitation des résultats (1/2)

• Le bouton permet d’ajouter ou de retirer une notice du panier.

• Le bouton permet de citer le document au format de citation

de référence bibliographique.

• Le bouton permet d’adresser par courriel la référence de la

notice. La saisie d’un message d’accompagnement est possible si

l’usager est connecté à son compte.

• Le bouton permet de partager la notice sur différents réseaux

sociaux ou de la mettre en favori.

Les boutons d’exploitation des résultats (2/2)

Le bouton « panier »

• Une fois des fiches ajoutées au panier, le bouton « Mon panier » affiche

l’état du panier.

• En cliquant sur « Mon panier », le contenu du panier s’affiche. Dés lors, il est

possible de :

De le vider ;

D’éditer la ou les notice(s) mise(s) au panier au format de citation de

référence bibliographique ;

D’envoyer par mél les références du panier.

• Le bouton permet de sauvegarder le panier. L’authentification au

préalable est obligatoire pour pouvoir activer cette fonctionnalité.

Les autres éléments autour de la recherche

Dernières recherches :

• A chaque recherche, l’historique est conservé le temps de la session du

navigateur.

Dernières notices consultées :

• A chaque consultation de notice de second niveau, l’historique est conservé

le temps de la session du navigateur.

Les comptes utilisateurs

Les comptes utilisateurs : le profil

administrateur (1/2)

Les comptes utilisateurs : le profil

administrateur (2/2)

• Il utilise le code d’accès de la cyberlibrairie du CRDP de Poitou-Charentes et

permet au documentaliste d’accéder à la recherche experte de paramétrer

un certain nombre d’éléments du moteur de recherche :

Changer la dénomination de l’établissement ;

Afficher ou non les boutons « Partage, citer, envoyer par courriel » ;

Sélectionner les facettes à afficher et leur ordre d’apparition ;

Activer le connecteur Wikipédia lors de la visualisation de second niveau d’une

notice , et, par conséquent, afficher les biographies de Wikipédia.fr

Afficher ou non les pavés « Historique dernières recherches » et « Historique des

dernières notices consultées » ;

Activer puis de publier votre portail ;

Paramétrer l'affichage des catalogues accessibles par la rubrique « Découvrir... en

butinant au CDI ».

Proposer la recherche sur le kiosque ONISEP dans la rubrique « S’informer sur

l’orientation ».

La recherche experte (1/4)

Outre les deux modes de recherche proposés aux usagers dans

e-sidoc (recherche simple et recherche avancée), l’enseignant-

documentaliste a accès à une recherche experte, notamment

pour réaliser des paniers de notices ou des équations de

recherche accompagnant les actualités saisies sur le portail.

L’interface de recherche : la recherche

experte (2/4)

Les index de recherche

Index proposés

dans tous les modes de recherche

Index proposés uniquement

en recherche experte (avec

sélection de plusieurs valeurs)

Tous les critères Niveau scolaire

Titre Public visé

Auteur Nature

Sujet Genre

Editeur Discipline

Collection Support

EAN/ISBN/ISSN Cote


experte (3/4)

Les index de recherche

• La recherche automatique sur les racines des mots (snowball) n’est

pas proposée en recherche experte.

• Lorsque l’enseignant documentaliste choisit la recherche par titre,

auteur, sujet, éditeur, collection, niveau scolaire, public visé,

nature, genre, discipline ou support, un index lui est proposé.

• Pour les index « niveau scolaire », « public visé », « nature », «

genre », « discipline » et « support », l’enseignant-documentaliste

peut sélectionner plusieurs valeurs en cochant les cases devant les

valeurs souhaitées.


experte (4/4)

Les critères de restriction de la recherche

• Les critères de date : dates de parution, de saisie du document, de

modification du document, de saisie de l’exemplaire ;

Date spécifique ; Jusqu’au ; A partir de ; Plage de dates ;

Nouveautés.

• Le type de notices ;

• L’emplacement ;

• La langue ;

• Fiction / Documentaire ;

• Le type de document.

Les comptes utilisateurs : le profil utilisateur

• Il permet à tous les personnes inscrites en tant qu’emprunteurs dans la base

du CDI gérée avec BCDI de pouvoir accéder à un compte utilisateur e-sidoc.

• Seuls les emprunteurs qui ont un numéro ou identité d’emprunteur et dont le

champ « compte » est différent de NON dans BCDI ont un compte utilisateur

dans e-sidoc.

• Un compte utilisateur e-sidoc permet de prendre connaissance de son

compte lecteur à savoir :

ses prêts en cours ;

ses prêts en retard ;

ses demandes de réservations ;

l’historique de ses prêts.

• Il permet aussi d’enregistrer des paniers de notices ou des recherches.

Enregistrer des recherches / des

paniers

Enregistrer des recherches (1/3)

• Après avoir lancé une recherche, il est possible d’enregistrer la recherche en

cours en utilisant le bouton :

• Pour enregistrer une recherche, il faut obligatoirement lui donner un nom et,

de manière facultative, ajouter une description.


• Une fois la recherche en cours enregistrée, un écran listant les recherches

sauvegardées s’affiche :


• Pour chaque recherche sauvegardée, il est possible :

De changer le nom de la recherche en cliquant sur le titre de la

recherche ;

De modifier la recherche en cliquant sur le bouton ;

D’éditer cette recherche sous forme de flux RSS avec le bouton ;

De la supprimer.

• Si un utilisateur authentifié effectue une nouvelle recherche lors d’une

même session et s’il décide de la sauvegarder, un écran lui demandera :

S’il souhaite enregistrer une nouvelle recherche ;

S’il souhaite remplacer la recherche en cours par une recherche

sauvegardée. Si tel est le cas, un index des recherches sauvegardées

sera affiché.

Enregistrer des paniers (1/3)

• Après avoir constitué un panier, il est possible de l’enregistrer en utilisant le

bouton :

• Pour enregistrer un panier, il faut obligatoirement lui donner un nom et, de

manière facultative, ajouter une description.


• Une fois le panier enregistré, un écran listant les paniers sauvegardés

s’affiche :


• Pour chaque panier sauvegardé, il est possible :

De changer le nom du panier en cliquant sur son titre ;

De modifier le panier en cliquant sur le bouton ;

D’éditer ce panier sous forme de flux RSS avec le bouton ;

De le supprimer.

• Si un utilisateur authentifié crée un nouveau panier lors d’une même session

et s’il décide de le sauvegarder, un écran lui demandera :

S’il souhaite enregistrer ce nouveau panier ;

S’il souhaite ajouter les fiches du panier en cours à un panier ou le

remplacer par un panier existant. Dans les deux cas, un index des

paniers sauvegardés sera affiché.

L’éditeur de contenus (CMS) d’e-sidoc

1) Configuration minimale requise

2) Choix éditoriaux et organisation de l’information dans

e-sidoc

3) Les démarches administratives à réaliser par le chef

d’établissement pour e-sidoc

4) Les procédures d’activation et de publication du CMS

5) Editer du « contenu » sur e-sidoc

Configuration minimale requise

Configuration minimale requise

• Un portail e-sidoc est accessible depuis n’importe quel ordinateur

connecté à internet. Une connexion internet haut débit d’au moins

de 512 kb/s ou plus est requise.

• Un portail e-sidoc est optimisé pour les navigateurs internet

suivants :

Mozilla Firefox version 3.5 minimum ;

Internet Explorer version 8 minimum.

• Il est également compatible avec les navigateurs récents : Google

Chrome, Safari …

• Votre navigateur doit être configuré pour accepter les cookies ainsi

que les pops up. La résolution d’écran optimale est de 1280 pixels x

1024 pixels.

Choix éditoriaux et organisation de

l’information dans e-sidoc

Un portail CDI pré-structuré avec des rubriques

correspondant aux activités d’un CDI …

L’enseignant-documentaliste

n’a pas à construire

une modélisation intellectuelle

sur les activités, informations

du CDI

Dans ces rubriques,

l’enseignant-documentaliste

peut insérer des articles, des

actualités, des sites Internet,

des flux RSS, des sélections

thématiques …

… avec des contenus « clés en main » livrés

par le CRDP de Poitou-Charentes

… avec des contenus clefs en main livres par

le CRDP de Poitou-Charentes

• L’enseignant documentaliste devant faire face à de multiples

activités, le CRDP de Poitou-Charentes propose des contenus afin de

« pré-remplir » certaines rubriques.

• Ces contenus sont essentiellement des sitothèques (par exemple sur

l’orientation) et des vidéos expliquant l’utilisation du moteur de

recherche.

• L’enseignant documentaliste pourra décider :

de compléter ces sitothèques ;

de choisir de ne pas les afficher dans leur l’ensemble ou

partiellement.

… alimenté via les saisies de l’actualité

pédagogique par l’enseignant documentaliste

…

L’enseignant-

documentaliste

peut relier

ces informations

avec des notices

de la base du CDI

… à partir des notices de la base

documentaire du CDI (affichage de coups de

cœur, nouveautés…).

… avec des espaces thématiques ou adaptés à

des publics.

La structuration de l’information

dans e-sidoc

• Le menu de gauche est structuré en 5 blocs principaux précisant

les activités et informations proposées par un centre de

documentation.

• Les intitulés des 5 blocs, qui ne peuvent être modifiés, sont les

suivants :

Chercher

Apprendre à

Découvrir

S’informer sur

Informations pratiques

• En cliquant sur l’intitulé d’un bloc, il se replie ou déplie.

La structuration de l’information

dans e-sidoc

• Chaque bloc est lui-même structuré en 7 rubriques, maximum.

• Un portail e-sidoc propose donc au maximum 35 rubriques.

• Chaque rubrique peut apparaître :

sur l’ensemble des espaces d’information (5 au maximum) ;

sur un espace d’information spécifique (équipe éducative, par

exemple) .

« En butinant au CDI » , « En explorant les

collections » (1/8)



• Le principe de cette rubrique est d’afficher automatiquement les

collections du centre de documentation comme si les usagers

découvraient les différents supports d’information.

• Cela consiste à générer dynamiquement des catalogues de

documents, à partir d’équations de recherches automatiques un peu

sur le même principe que le menu « Diffusion, édition » de BCDI

c’est-à-dire que cela composera des équations de recherche

automatiquement.

• La présentation sous la forme d’une arborescence Dewey permet de

prendre connaissance de la structuration thématique et/ou par

support du fonds.



Précisions sur le catalogue guidé « Livres de fiction »

L’équation de recherche qui s’active pour créer ce catalogue répond aux

critères suivants :

• SUPPORT de la notice générale = Livre

• TYPE_NATURE de la notice générale =fic-

• Regroupé par le champ cote de la fiche exemplaire.



Précisions sur le catalogue guidé « Livres de fiction »

Le regroupement peut se faire selon le début de cote de la façon

suivante :

ou selon la classe 800 de la classification Dewey.



Précisions sur le catalogue guidé « Livres documentaires »



• SUPPORT de la notice générale = Livre

• TYPE_NATURE de la notice générale ne commençant pas par « fic »

• Regroupé par le champ cote de l’exemplaire suivant la classification

Dewey à l’exception des fictions de la classe 800 Littérature.

Précisions sur le catalogue guidé « Usuels »

L’équation de recherche va rechercher les valeurs Atlas ou Dictionnaire

ou Encyclopédie ou Répertoire, annuaire du champ Nature en notice

générale.



Précisions sur le catalogue guidé « Manuels scolaires »

L’équation de recherche qui s’active pour créer ce catalogue va

rechercher toutes les valeurs commençant par « Manuel » du champ

Nature en notice générale

Précisions sur le catalogue guidé « Revues, journaux, magazines »



• SUPPORT = Périodique et TYPE_NOTICE_N = Notice générale



Précisions sur les catalogues guidés « Cédéroms », « Documents audio » et

« Documents vidéo »

L’équation de recherche qui s’active pour créer le catalogue « Cédéroms » répond

aux critères suivants :

• SUPPORT de la notice générale = Cédérom ou DVD-ROM ou Ressource

électronique

L’équation de recherche qui s’active pour créer le catalogue « Documents audio »

répond aux critères suivants :

• SUPPORT de la notice générale = Bande son ou Cassette audio ou Disque

compact ou Disque vinyle

L’équation de recherche qui s’active pour créer le catalogue « Documents vidéo »

répond aux critères suivants :

• SUPPORT de la notice générale = CD-Photo ou DVD-vidéo ou Film ou

Vidéocassette ou Vidéodisque



Précisions sur le catalogue guidé « Sites Internet »

L’équation de recherche qui s’active pour créer ce catalogue est la suivante :

• SUPPORT = internet

Précisions sur le catalogue guidé « Autres documents »

L’équation de recherche qui s’active pour créer ce catalogue va rechercher les

valeurs suivantes du champ Support en notice générale :

• Affiche

• Brochure

• Classeur

• Carte

• Dessin

• Diapositive

• Disquette

• Dossier

• Microfiche

• Photographie

• Transparent

• Valise Boîte

• Autre

• Plan

• Planche

• Multisupport

Les démarches administratives à

réaliser par le chef d’établissement

pour e-sidoc et les procédures

d’activation et de publication du CMS

La responsabilité éditoriale d’un portail e-sidoc

• L'article 6 - III - 1 de la loi du 21 juin 1004 dite loi pour la confiance dans

l'économie numérique (LCEN) prévoit que toute publication, quelle qu'en soit

le support, matériel ou immatériel, doit être placée sous la responsabilité

d'une personne physique : le directeur de publication.

• Comme tout site internet d’un EPLE, la responsabilité éditoriale du site est

confiée au chef d'établissement.

• En cas de « problème », il devra répondre d'abord :

des mesures de contrôle mises en place en amont du processus de

publication ;

des conditions dans lesquelles les publications délictueuses auront été

retirées du site et le contrevenant sanctionné.

L’attribution de droits de publication au(x)

documentaliste(s)

• Le dynamisme pour un CDI utilisant un portail e-sidoc dépend beaucoup de la

qualité, de la variété et de la mise à jour des informations qui sont publiées

par le(s) documentaliste(s).

Quelles sont les mesures de contrôle qui permettent

au chef d'établissement d'exercer, sans risque, sa responsabilité

éditoriale sans toutefois compromettre la dynamique de publication ?

• La solution, la plus simple et facile à appliquer, consiste à formaliser, par une

convention, un cadre raisonnable d'attribution de droits à des personnes

physiques.

• Celle proposée par le CRDP de Poitou-Charentes donne des principes et des

règles de fonctionnement acceptables à la fois par le chef d'établissement,

responsable légal, et par le(s) enseignant(s) documentaliste(s) qui

souhait(ent) publier des informations sur e-sidoc à des fins pédagogiques

avec la souplesse et l'autonomie requises.

La déclaration du portail e-sidoc auprès de la CNIL

• Un portail e-sidoc est considéré par la CNIL comme un téléservice de

l’administration électronique au sens de l'article 27 II 4° de la loi

n°78-17 modifiée car :

le service est proposé par internet ;

il repose sur l'utilisation d'un identifiant des personnes

physiques (via le compte utilisateur) ;

il est proposé par l'administration ;

il s'adresse à des usagers.


• Le traitement relève donc du régime de la demande d’avis auprès de

la CNIL. La demande d’avis doit être émise par les établissements

utilisateurs d’e-sidoc qui le mettent en œuvre.

• C’est par conséquent le chef d’établissement qui est le responsable

du traitement auprès de la CNIL.

• La déclaration auprès de la CNIL prévoit notamment :

que les personnes pourront s'opposer à figurer dans le

traitement, ces dernières étant informées par les mentions

légales sur le portail ;

la durée de conservation des données : jusqu'à leur suppression

par le responsable en charge de l'utilisation du logiciel BCDI.


• Les déclarations BCDI et e-sidoc sont distinctes :

La première est faite pour la déclaration du prêt d’ouvrages, la

production de statistiques anonymes, le recouvrement des

sommes liées à la perte d’ouvrages prêtés (faite par le CNDP au

nom de l'Education Nationale pour faciliter les procédures

administratives) ;

L’autre pour e-sidoc est à faire car il s'agit d'un téléservice de

l'administration électronique au sens de l'article 27 II 4° de la loi

n°78-17 modifiée.


• La déclaration CNIL n’est pas nécessaire :

si l’établissement ne gère pas de « compte élève » dans BCDI ;

si l’établissement ne souhaite qu’aucun compte élève ne soit

créé.

• Les établissements scolaires n’ont plus à diffuser l’acte

réglementaire dans un recueil officiel ou dans un journal spécialisé

d’annonces légales (pour éviter, notamment, des frais).

• La CNIL demande désormais que cet acte soit diffusé dans le journal

de l’établissement ou sur le site internet de l’établissement.

Les procédures d’activation et de

publication du CMS

La procédure d’activation du CMS

La procédure d’initialisation du CMS d’e-sidoc ne peut se faire

que si vous avez préalablement activé

la partie moteur de recherche d’e-sidoc.

• Il s’agit d’activer la partie CMS du portail, c’est-à-dire d’afficher

désormais toutes les rubriques du CMS autour du moteur de

recherche afin de commencer à saisir des contenus.

Les rubriques du CMS sont visibles uniquement si vous êtes

authentifié en tant qu’administrateur (la partie CMS reste donc

cachée aux internautes).

• Pour accéder au portail e-sidoc désormais avec sa partie CMS, il faut

aller sur la page d’accueil.

• Pour finaliser l’activation du portail, il est demandé de renseigner

les informations pratiques des 2 rubriques suivantes « Les horaires,

le personnel » et « Les conditions de prêt ».

La procédure de publication sur Internet du

CMS

• Une fois l’activation de la partie CMS du portail e-sidoc effectuée et

qu’un certain nombre de rubriques a été renseigné (comme les

actualités du CDI et toutes les rubriques du bloc Informations

pratiques), le portail e-sidoc peut être publié sur Internet et rendu

visible aux internautes.

Rappel : Avant de le faire, il est impératif

que le chef ou directeur d’établissement ait été préalablement

informé des possibilités offertes par ce service,

qu’il est validé les procédures de publication

car il est seul responsable légal des informations diffusées

sur ce site internet.

Editer du « contenu » sur e-sidoc

« Eléments techniques » relatifs au moteur

de recherche

1) Eléments sur la synchronisation des données BCDI –e-sidoc

2) Le fonctionnement des réservoirs MémoFiches,

MémoDocnet et notices Kiosque ONISEP.

3) Le traitement des données transmises par un établissement

4) Déployer le portail e-sidoc

Rappel : schéma de fonctionnement BCDI –

e-sidoc

Eléments sur la synchronisation des

données BCDI – e-sidoc

Eléments sur la synchronisation des données

BCDI – e-sidoc

• La synchronisation des données entre BCDI et e-sidoc est partielle : après

une phase d'initialisation, seules les fiches modifiées sont transférées

périodiquement vers le portail (de manière transparente pour le

documentaliste).

• Ce choix résulte de la prise en compte des éléments suivants :

BCDI reste le logiciel de gestion du fonds.

La possibilité de garder BCDI au sein de l'établissement.

L'impossibilité d'héberger BCDI au niveau national et un nombre

insuffisant de collectivités proposant actuellement ce service.

Eléments sur la synchronisation des données

BCDI – e-sidoc

• Ce choix résulte de la prise en compte des éléments suivants (suite) :

La création de réservoirs de notices (Mémofiches, Mémodocnet, Notices

Kiosque Onisep) permet de ne pas transférer ces données (identiques)

depuis chaque BCDI. Ceci diminue considérablement le volume de

transfert et le volume des bases

Si l'on enlève ces notices « réservoirs », la relative « inertie » des

notices et des emprunteurs (une fois enregistrée, l'information est

rarement modifiée)

La différence de structure entre BCDI et e-sidoc afin d’obtenir une base

optimisée pour la recherche dans le catalogue uniquement. Cela passe

par un retraitement des notices pour proposer une nouvelle interface de

recherche et de visualisation de résultats.

Le fonctionnement des réservoirs

MémoFiches, MémoDocnet et notices

Kiosque Onisep


MémoFiches, MémoDocnet et notices Kiosque

ONISEP

• e-sidoc recevant des flux de données de BCDI qui peuvent se révéler

gourmands en bande passante, le CRDP de Poitou-Charentes a choisi de ne

pas exporter pour chaque base de CDI les notices Mémofiches, Mémodocnet

et du Kiosque Onisep.

• Ces notices sont gérées au sein de « réservoirs », directement au niveau du

portail e-sidoc, ce dernier communiquant directement avec la Cyberlibrairie

du CRDP pour connaître l'état d'abonnement de chaque établissement.

• Hormis ces réservoirs, les données produites ou complétées par le

documentaliste sont transférées de BCDI via e-sidoc.

• Les données telles que les fiches auteurs, éditeurs non rattachées à une

notice ou marquées à catalogue NON ne sont pas exportées.

http://onisep.crdp3-poitiers.org/





ONISEP

Pour les MémoDocnet :

• Aucune notice (générale et de partie) n’est exportée si l'identité de la dite

notice commence par MDN.

• Avantages :

L'intégralité des données est conservée.

Le catalogue est mis à jour dès que le réservoir l’est, c'est à dire que

cette mise à jour peut se faire avant que le documentaliste ait importé

ces notices dans sa base.

Le CRDP garantit ces données à l’année N et N-1.

• Inconvénients:

Les modifications des données effectuées par le documentaliste ne sont

pas visibles (dans le catalogue du CDI) sur le portail mais uniquement

dans BCDI.



ONISEP

Pour les MémoFiches :

• Les notices de parties ne sont pas exportées si l'identité des dites notices

commence par MMF. Ainsi, lors de l'indexation de notices générales de

périodiques d’une année (ex. 2005) par e-sidoc, si l'établissement est abonné

aux Mémofiches pour cette année, les notices de dépouillement sont

automatiquement présentes dans le catalogue.

• Avantages :

L'intégrité des données est désormais conservée.

Le catalogue est mis à jour dès que le réservoir l’est, c'est à dire que

cette mise à jour peut se faire avant que le documentaliste ait importé

ces notices dans sa base.



ONISEP

Pour les MémoFiches (suite) :

• Avantage :

Cette intégrité se fait pour tous les documents dépouillés pour l'année N

et non pas seulement pour la liste des titres que l'établissement a pu

sélectionner lors de sa prise d'abonnement de cette même année N.

Si 'établissement ne s’est pas abonné au dépouillement de Géo en 2008 pour

des questions de budget mais qu'il a bulletiné les revues de Géo en 2008,

les notices de dépouillements ne sont pas présentes dans BCDI.

Par contre, elles le sont dans e-sidoc.

• Inconvénient :



dans BCDI.



ONISEP

Pour les notices Kiosque Onisep :

• Pour les notices dont l'identité commence par ONISEP, seule l'identité est

transférée.

• Avantage :

Les données sont mises à jour automatiquement.

• Inconvénient :



dans BCDI.

Le traitement des données transmises

par un établissement

2.12_Demo_9990006C_20101116153629_1_COMPLETE.ZIP²

Notices de l’établissement

+ Emprunteurs ( avec Compte

= oui et Mot de passe non

vide) + Prêts + Réservations)

Notices Catalogue Non

Notices Identité MDN-

Notices Identité ONISEP-

(sauf exemplaire)

Le fichier XML exporté par BCDI (1/2)

-Notices Parties Identité MF-

--+

2.12_Demo_9990006C_20101116153629_1_COMPLETE.ZIP

Lors de la première indexation :

Avec le code RNE,

récupération des informations

de l’établissement (nom,

adresse, code postal)

Envoi

d’un premier mail

Le dépôt d’un fichier par établissement (2/2)

Décompression du fichier et

déplacement dans une file

d’attente académique

Retraitement

des données

Fichier XML

Le traitement de la file d’attente (1/7)

• Langues du document ;

• Types de document pour les facettes (regroupement) ;

• Types de natures (fiction/documentaire) ;

• Motbis / Thésagri => Employés pour

Cheval (mammifère) => Cheval, étalon, jument, poulain,

pouliche

Exemples de retraitement (2/7)

• Exemple avec le champ Titre : 3 champs d’enregistrement

(valeur exacte, valeur « tokenisée », valeur lemmatisée)

Valeur exacte : Chevaux et cavaliers arabes : dans

les arts d'Orient et d'Occident

Valeur tokenisée : chevaux cavaliers arabes arts

Orient Occident

Valeur lemmatisée : cheval cavali arab art orient

occident

Exemples de retraitement : l’indexation

(3/7)

http://0860700u.esidev.crdp-poitiers.cndp.fr/id_MF_MF03032514501043_2003.html

Retraitement

des données

Fichier XML

Enregistrement

des données

Indexation des

données

Traitement de la file d’attente (4/7)

• Médiathèque du CRDP de Poitiers

Utilisateurs : 3608

Traitement : 4 secondes

Notices : 53931


• Un lycée professionnel

Utilisateurs : 2324


Notices : 25190


Données chiffrées (exemples) (5/7)

Réplication

des données

Réplication des données pour consultation

(6/7)

Consultation par

les utilisateurs

• La réplication permet de continuer l’indexation des données

sans pénaliser la recherche de l’utilisateur (l’utilisateur consulte

une copie de base).

Pourquoi le CRDP réplique-t-il les données ?

(7/7)

La mise à jour des réservoirs … (1/2)

Académie XXX

Récupération des états d’abonnements

de tous les établissement de cette académie

Si abonné aux

Mémodocnet pour

l’année XXXX

Ajout du réservoir MMD

année XXXX

Si abonné aux

Mémofiches pour

l’année XXXX

Ajout du réservoir des notices de parties

MF année XXXX / aux titres des NG de

périodiques présents dans la base

Synchronisation

des données

Envoi du second

mail

• A l’insertion d’une notice générale

• A la suppression d’une notice générale

Notice Générale Notice(s) de

partie

Jour J X

Jour J+1 X X

Notice Générale Notice(s) de

partie

Jour J X

Jour J+1

… et ses conséquences (2/2)

Connecteur BCDI – e-sidoc

Traitement de la file d’attente

Réplication des données

½ heure max

Disponibilité de l’information

• Lorsqu’un documentaliste saisit une notice générale dans BCDI,

l’utilisateur pourra consulter cette même notice ½ heure plus

tard (max) sur e-sidoc ;

• Lorsqu’un documentaliste bulletine une revue, les notices de

parties seront visibles le lendemain matin (sous conditions

d’abonnement aux Mémofiches) ;

• Que le documentaliste insère ses Mémodocnet ou non dans BCDI,

elles seront de toute façon consultables sur le portail (sous

conditions d’abonnement).

En pratique

Déployer le portail e-sidoc

Déployer son portail e-sidoc

Configuration requise pour le connecteur :

• Le connecteur ne fonctionne que si BCDI est installé en Client/Serveur. Il ne

fonctionnera pas si vous travaillez avec BcdiX.exe ;

• Pour installer le connecteur, vous devez disposer des droits d’administration

sur votre poste client ou votre serveur (en fonction de votre installation) ;

• Le connecteur ne peut fonctionner qu’avec une version supérieure ou égale à

la version 2.13 de Bcdi.

• Le poste (ou le serveur) sur lequel vous allez démarrer le connecteur doit

disposer d’une connexion Internet.

• Le connecteur aura besoin de transférer des données vers le portail e-sidoc,

hébergé au CRDP de Poitiers. Assurez-vous, auprès de votre responsable

informatique, que les ports de communication suivants sont ouverts en

sortie. : 80, 443, 990, 1024, 1025, 1026, 1027, 1028.

Déployer son portail e-sidoc

La mise en place du portail comprend deux étapes :

• La déclaration dans BCDI de la base que l’on désire exporter ;

• L’activation du connecteur qui fait le lien entre le logiciel de gestion

documentaire BCDI et le portail e-sidoc, en envoyant régulièrement

les données de la base BCDI vers e-sidoc.

Déployer son portail e-sidoc : la déclaration

dans BCDI de la base à exporter

Déployer son portail e-sidoc : l’activation du

connecteur

Quatre cas de figures :

• Le serveur qui héberge BCDI se trouve à l'extérieur de votre établissement :

Contactez votre hébergeur.

• Serveur sous Windows avec le serveur de BCDI installé au cdi sur le poste

documentaliste :

Le connecteur a été installé en même temps que la mise à jour du

serveur de BCDI en version 2.13 @

• Serveur sous Windows avec le serveur de BCDI installé sur un serveur dans

l’établissement :

Le connecteur a été installé en même temps que la mise à jour du

serveur de BCDI en version 2.13 @

• Serveur sous Linux ou Kwartz :

Le connecteur doit être installé sur un seul poste client BCDI @

http://srvbcdiabt.crdp-poitiers.cndp.fr/espaceclient/accompagnementesidoc/Installation_Connecteur_serveur.pdf

http://srvbcdiabt.crdp-poitiers.cndp.fr/espaceclient/accompagnementesidoc/Installation_Connecteur_serveur_service.pdf

http://srvbcdiabt.crdp-poitiers.cndp.fr/espaceclient/accompagnementesidoc/Installation_Connecteur_client.pdf

Questions-réponses, remarques …

Merci de votre attention !!!