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Gestion de l’information4 - Systèmes et outils documentaires : focus sur l'indexation et

les langages documentaires

TD GACO 1ere annéePatrice Auvinet

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Gestion documentaire et gestion de vie de document

Au départ des documents reçus ou des

documents produits par l’établissement

…qui participent au volume d’information que doit

gérer n’importe quel établissement

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Nécessité de classement

Ne pas confondre classification et classement

• Le classement est une technique qui consiste à ranger dans un ordre méthodique les documents selon un ordre préétabli, de façon à pouvoir se procurer facilement et rapidement l’information recherchée.

• La classification désigne le système intellectuel qui sous-tend le classement physique des documents

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Objectifs d’un bon classement et archivage

• Retrouver rapidement et dans leur totalité les documents dont on a besoin.

• En cas de litige, produire des preuves juridiques pouvant appuyer les prétentions des parties en cause.

• Laisser aux prochains collaborateurs un moyen et un outil permettant de saisir concrètement les principes de fonctionnement de l’administration (processus de décisions, élaboration des documents).

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Tout cela participe à la gestion du cycle de vie de

l’information

Nécessité de trouver un outil de gestion adapté 6

Le gestion électronique des documents

L'INDEXATION L’indexation :

• C’est l’opération qui détermine, à partir de l’analyse d’un document, les différents descripteurs (mots-sujets) ou indices qui permettront d’en indiquer le contenu.

• Elle permet une recherche efficace des informations contenu dans le fonds de documents et indiquer rapidement sous une forme concise la teneur du document

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L’indexation :

• Permet de rendre compte du document au moyen d’un langage documentaire (descripteurs ou classification).

• Permet les recherches (langage documentaire) ou le classement des documents en libre accès (classification).

• Ces descripteurs ou classification c’est ce qu’on nomme le langage documentaire.

Les langages documentaires

Définition :

Un langage documentaire est un système de signes

(alphabétiques ou numériques) qui permet de

représenter le contenu intellectuel de documents.

Indexer

Indexer, c’est donc :

• Cerner le contenu des documents à partir de langages documentaires

• Répondre aux questions : • De qui/de quoi traite le document ?

• A quelle(s) époque(s)?

• Dans quel(s) lieu(x)?

• De quel point de vue (historique, sociologique, économique, etc.)?

Les langages documentaires : 2 formes

DES CHIFFRESLangages numériques de classification avec indices

� Exemple d’utilisation de la DEWEY

650 Gestion de l’entreprise

651 Organisation communication et transmission de l’information

657 Comptabilité

658 Gestion du personnel

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Les langages documentaires : 2 formes

DES MOTSLangages alphabétiques d’indexation avec un vocabulaire contrôlé

� Exemple de RAMEAU :

Sujet(s) :Gestion d’entrepriseGestion d’entreprise ** Management

Gestion d'entreprise ** Systèmes d'information

Utilisés par qui ?

• Par les professionnels de l’information et de la documentation au moment de la description du contenu du document ou pour le choix du classement afin que chaque document puisse être retrouvé aisément

• Par les usagers des applications GED

Utilisés pour quoi ?

Les langages documentaires visent à remplacer le langage naturel lorsque celui-ci est ambigu, mais ils servent aussi :

• à catégoriser et indexer

• à la recherche documentaire et au classement

• pour faciliter la sélection et la consultation des documents

Document - Information

ANALYSE DOCUMENTAIRE

Indice numérique (langage de classification)

Langage alphabétique (mots clefs)

Utilisateurs - recherche

Requête – question

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Le langage de classification (chiffres)

Définition :

• Une classification est une organisation de connaissances en un système ordonné de classes et sous-classes qui établit des relationsentre les notions selon leur sujet

• Les classes sont représentées au moyen d’une notation par indices (système de symboles ou chiffres)

De la classification à la cote

dans les bibliothèques

• Une cote est une adresse constituée d’un

indice numérique (prélevé dans une classification) et d’un indice alphabétique (par

ex. les 4 premières lettres du nom de l’auteur)

• Les classifications sont adaptées :• Selon le plan de classement spécifique à la bibliothèque

• Selon l’importance et la spécificité du fonds

• Les indices peuvent être simplifiés pour établir les cotes

Un exemple :

la classification décimale DEWEY (CDD)

• Classification utilisée depuis le 19ème siècle et crée par Melvil Dewey

• Elle représente une vision du monde propre à la

culture occidentale

• C’est un système largement utilisé par les CDI, les

bibliothèques universitaires et municipales, en France

et à l’étranger

Chaque connaissance ou savoir et représenté par un indice numérique

C’est un système de classification numérique basés sur une structuration hiérarchisée des connaissances (du plus large, exemple 500 Sciences, au plus précis, 510 Mathématiques, puis 512 Algèbre)

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• Grille

Le langage de description (mots)

Construction des descripteurs hiérarchisée :

terme générique (TG) / terme spécifique (TS) :

le sens du terme générique englobe celui du terme spécifique. Il s'agit d'une relation verticale.

La construction de ces descripteurs répond à des règles strictes.

On parle de construction hiérarchisée avec un terme générique suivi d’un ou plusieurs terme spécifique :

Sous cette forme :

Terme générique**terme spécifique

exemple : Entreprises**Création

En ce qui concerne la polysémie, elle est levée par l’adjonction d’un qualificatif exemple :• Mémoire (Informatique)• Mémoire (Psychologie)

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Exemple pour un livre :

Management en entreprise / Georges Ducas.- Paris : Hatier, 2011.

Entreprises ** Management658

Principe général de l’ordre des subdivisions :

• Terme générique ** terme spécifique (subdivision de sujet) ** Subdivision géographique ** Subdivision chronologique

La subdivision de sujet ou terme spécifique :

TG ** terme spécifique ** Subd. Géographique ** Subd. Chronologique

Elle se place en principe juste après la tête du descripteur. Elle est facultative.Elle apporte une précision à la tête de vedette.

Exemple : Pays de l'Union européenne -- Conditions économiques

Elle peut être composée exceptionnellement de deux termes :

Poésie arabe -- Histoire et critique -- Théorie

La subdivision géographique :

TG** Subd de sujet ** Subd. géographique ** Subd. Chronologique

Elle se place en principe juste après la subdivision de sujet.

Exemple : Riziculture -- Asie

Les noms géographiques de niveau inférieur au pays sont employés demanière indirecte, c'est à dire précédés du nom actuel du pays auquel ilsappartiennent. La subdivision géographique est alors composée de deuxéléments.

Exemple : Industrie aéronautique -- France -- Toulouse (Haute-Garonne)

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La subdivision chronologique :

TG** Subd de sujet ** Subd. géographique ** Subd. Chronologique

On en peut ajouter qu'une unique subdivision chronologique. Elle est facultative.

Exemple : Riziculture -- Asie

Les noms géographiques de niveau inférieur au pays sont employés demanière indirecte, c'est à dire précédés du nom actuel du pays auquel ilsappartiennent. La subdivision géographique est alors composée de deuxéléments.

Exemple : Sénégal – Politique et gouvernement – 1981-2000

INDEXATION, DESCRIPTEURS ≠ MOTS CLEFS

Les mots clefs utilisées pour la recherche Google par exemple sont libres, les descripteurs répondent à une liste stricte, les thésaurus