La gestion documentaire en BTS SP3S

Mme. Capron - Novembre 2013

La gestion documentaire

BTS SP3S


Qu’est-ce qu’un système d’information ?

Ensemble de moyens techniques, organisationnels et humains facilitant la bonne circulation et réception de l’information.


Les buts de la gestion documentaire

Correspond à des objectifs professionnels de gestion d’un système d’information et de diffusion de l’information :

1) Faire connaître aux membres d’une organisation toute modification réglementaire des missions


Les buts de la gestion documentaire

2) Trouver des informations pertinentes, les diffuser, les conserver et les mettre à disposition.

- Comment organiser la communication interne ? Liste de diffusion / de discussion, compte Twitter, utilisation d’un intranet ?

- Quel logiciel de GED ?

3) Conserver les documents internes, les dossiers professionnels…


Les étapes de la gestion documentaire

1) Repérage des sources d’information pertinentes (connaissance des ressources professionnelles : institutions, organismes, associations, presse professionnelle…) ;

2) Mise en place d’une veille sur un thème prédéfini

3) Indexation des documents4) Archivage des documents


1. Repérer les sources d’information

• Savoir ce que je cherche : je définis mon besoin d’information :– Sur quel thème vais-je travailler ?

– A qui vais-je diffuser l’information ?

– De quels types d’informations mon organisation a-t-elle besoin ? (document juridique, administratif, article de presse…)


1. Repérer les sources d’information

• Avoir défini mon besoin d’information va me permettre de repérer les informations pertinentes ( = qui répondent à mon besoin d’information).

• Ce sont ces sources que je vais utiliser pour faire ma veille.

• Où trouver des sources d’information en ligne dans le domaine sanitaire et sociale ? > Portail du CDI


2. Mettre en place sa veille documentaire

Activité : Mener une veille documentaire à partir de Google Alert :

• Selon mon sujet, je sélectionne mes sources• La veille doit être faite sur le long terme• Chaque article intéressant devra être posté

sur la liste de discussion de la classe (je diffuse l’information)


3. Indexer les documents

• Pourquoi ? Après avoir trouvé des documents, je dois les conserver. L’indexation est une étape de cette démarche.

• Principes de l’indexation :– Décrire « physiquement » le document– Décrire le contenu du document (de quoi il parle)

grâce à l’utilisation de thésaurus et de mots-clés.



• Thésaurus : Liste de mots normalisés que l’on appelle « descripteurs » (il décrit le contenu du document). Utiliser une liste de mots normalisés permet une cohérence d’indexation d’un services à un autre.

Ex : Pour parler de service de santé, il faudra utiliser le descripteur « équipement et service de santé ».



• Mots-clés : Le mot-clé n’est pas un descripteur, il n’appartient pas au thésaurus. Quand un mot n’existe pas comme descripteur, je peux compléter mon indexation en faisant de ce mot un mot-clé.

Les mots-clés ne vont pas dans les mêmes champs d’indexation que les descripteurs.


3. Indexer le document

Comment fonctionne un thésaurus ?

Le thésaurus est basé sur des liens sémantiques (de sens) entre les descripteurs.



Le thésaurus est d’abord composé de microthésaurus (MT) qui sont structurés par sujets.Les titres des microthésaurus ne sont pas des descripteurs


3. Indexer le documentChaque microthésaurus est divisé en plusieurs thèmes : ce sont les « termes génériques » (TG). Ce sont des descripteurs et ils peuvent être utilisés dans l’indexation.

Les « termes génériques » sont détaillés grâce à des « termes spécifiques » (TS). Eux aussi sont des descripteurs qui peuvent être utilisés lors de l’indexation


3. Indexer le documentLe schéma ci-dessous présente les liens sémantiques entre différents descripteurs.

Le descripteur que j’utiliseLe descripteur

« terme générique »

Le descripteur « terme spécifique », plus précis.

Le « terme associé » (TA) : un descripteur est sémantiquement lié au descripteur utilisé mais n’appartient pas au même MT

« Employé pour » (EP) indique que le descripteur « besoin nutritionnel » doit être utilisé lorsqu’on parle de « besoin alimentaire » et de « suralimentation», ces derniers ne sont pas descripteurs



Le thésaurus en bref:Thésaurus

1. Microthésaurus (MT)

2. Terme générique (TG)

3. Terme spécifiques (TS) < > Terme associé (TA)

- Employé pour (EP) -


3. Indexer un document

Quelques thésaurus…1. Généralistes : MOTBIS et le

thésaurus de l’UNESCO (domaines de l’éducation, la culture, les sciences naturelles, sciences sociales et humaines, communication et information) ;

2. Spécialisés : Le Mesh (médecine) et le thésaurus de l’INPES sur l’éducation à la santé

http://www.cndp.fr/thesaurus-motbis/site/index.php

http://databases.unesco.org/thesfr/

http://mesh.inserm.fr/mesh/index.htm

http://mesh.inserm.fr/mesh/index.htm

http://www.inpes.sante.fr/cfesbases/catalogue/pdf/882.pdf

http://www.inpes.sante.fr/cfesbases/catalogue/pdf/882.pdf


3. Indexer un document

Exercice d’indexation d’un document à partir d’un bordereau


4. Archiver un document

• L’archivage consiste à stocker, de façon organisée, les documents après leur indexation.

• Le plus souvent, l’organisation utilise un logiciel de GED, l’indexation et le classement se feront alors en même temps, sur le même logiciel.



Typologie des classement de documents :• Alphabétique• Numérique : on donne un numéro par ordre

d’arrivée aux documents• Alphanumérique : lettre du nom du

document, suivie par l’ordre d’arrivée• Idéologique : classement par thème, nécessite

un plan de classement



• Décimal : suit le classement idéologique + attribution d’un numéro pour chaque thème et sous-thème

• Géographique : Par zone géographique

Education

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