Guide de la communication

" Partn ers in Se rvi ce "

Voici le Rotaract - La communication

Introduction

• Pourquoi la communication :

Un club Rotaract connu et reconnu est plus fort. Parce q'un club qui organiseun week-end ou une soirée a besoin d'attirer les autres clubs à participer à sesactions, parce que communiquer, aller vers les autres, c'est le Rotaract...

En effet, un club dont les objectifs, le programme et les résultats sont connuset appréciés de tous, membres et public, n'aura aucune peine à concrétisertoutes ses actions :- il trouvera plus facilement des partenaires ou sponsors pour sesmanifestations;- le recrutement ne sera plus un problème;- l'image de marque du Rotaract en sera valorisée;- la motivation des membres ne pourra être que plus grande.



• Pour cela, un club Rotaract dispose de nombreux moyens :

- la communication interne:

La réalisation de bulletins de club ou de compte-rendus réguliers, attractifs,complets permettent une bonne information des membres. De plus, il montreconcrètement ce que fait un club Rotaract.Le bulletin de district facilite la coordination et la transmission desinformations à l'intérieur du district. Il permet au Représentant de District detransmettre les nouvelles des autres clubs, districts et pays.Les clubs profitent aussi des idées et expériences de tous.

- La communication externe, ou les relations publiques :

La participation active, ou même la création de forums d'association, ou desemaine de la jeunesse sont autant d'évènements propres à faire mieuxconnaître le Rotaract.La réalisation de plaquettes de présentation permet aussi de concrétiser lesobjectifs et programmes d'un club Rotaract.Des communications de presse, pour annoncer des évènements particuliers duclub (célébrations, conférenciers exceptionnels, manifestations originales,actions d'intérêt public...)Il faut cependant ne pas tomber dans l'excès inverse et distribuer à tort et àtravers n'importe quelle information...

" Son insigne en évidence chaque Rotaractien est un porte-parole duRotaract "



Les Relations publiques

Les relations publiques sont menées différemment de par le monde. Mais sansmême prendre en compte les différences culturelles, les clubs doivent aller à larencontre de leur public. Des relations publiques efficaces reposent sur unmessage et les moyens appropriés de le délivrer.

Les relations publiques devraient avoir pour cible plusieurs auditoires :- les pouvoirs publics - le monde des affaires- les clubs et districts Rotary - les autres associations

Les bonnes campagnes de relations publiques ne sont pas dues au hasard. Elledemandent du temps, de la patience et une planification.

Vendre les actions du Rotaract :

Tout comme les fabriquants font de la publicité pour leurs produits, lesRotaractiens doivent “ vendre ” leurs nouvelles aux médias. Il faut donc selivrer à une étude de marché. Avant d'envoyer des articles à un jounral,assurez-vous de bien cerner son lectorat. Le messager est aussi primordial quela qualité du message. Vos porte-paroles doivent être informés, compétents,accessibles et avoir un certain abattage.Lorsqu'une personne connue participe à une manifestation Rotaractienne,assurez-vous qu'elle possède les bonnes informations et qu'elle est en mesurede diffuser un message approprié sur le Rotaract.

Aborder les médias :

Il existe différents moyens à cet effet (Téléphone, Fax, Courrier, Internet).Dans tous les cas, soyez persuasifs et persistants sans être agressifs.Il faut savoir essuyer un refus et accepter la décision du journaliste. Il ne sert àrien d'argumenter ; cela ne pourra qu'envenimer les contacts ultérieurs.



Le Rotaract et sa communicationAvec la Collaboration de l'E.F.A.P.

Les étudiants de dernière année de l'Ecole Française des Attachés de Presse(E.F.A.P.) ont apporté leur concours, leurs idées et leur nouvelle expériencedes métiers de la communication en réalisant un "audit" du Rotaract.

En voici les grandes lignes :

• Constat :

Points forts Points faibles

- Jeunesse : motivation, dynamisme- Présence internationale- Horizons professionels divers- Liens privilégiés entre les membres- Volonté de servir autrui

- Image de marque insuffisante- Communication trop ponctuelle- Déséquilibre entre les clubs- Anonymat des actions

• Diagnostic :

- Rechercher une identité propre- Se faire reconnaître à part entière- Tisser un jeu de relations efficaces et constructives entre les clubs- Intéresser la presse aux actions entreprises



• Quelques " remèdes " proposés :

- Commission permanente de l'Information et de la communication ;- Participation à " Rotaract France Magazine", à la Newsletter d'ERIC, ... ;- Réalisation d'un bulletin annuel du club ;- Application de la "Charte de Communication" ;- Une cuvée Rotaract ;- Organisation d'un séminaire annuel de communication ;- Informations auprès des entreprises, des étudiants ;- Utiliser les moyens professionnels d'informations (TV, Radios, Journaux,...)- Réalisation de Press-book ;- ...

• Les trophées "Hermes de la Communication "

Crées en 1989 en collaboration avec l'EFAP-Lyon, les trophées ont pour butd'inciter les clubs à communiquer.Sur la foi de critères établis et de réponses données par les clubs, le conseild'administration de la Coordination Nationale Rotaract club de France décerne3 trophées :

- Hermes de la Communication Interne- Hermes de la Communication Externe- Hermes de la Communication la plus originale

Crée en 1995 en collaboration avec la Revue "Le Rotarien", l'Hermes duRotarien a pour but d'inciter les clubs et districts à réaliser un journald'information interne.Il est décerné, suite à une évaluation des bulletins par le Coordinateur Nationalet le Rédacteur en Chef du magazine Le Rotarien.



La CharteMoi Rotaractien, je veux communiquer ...

- Ma première préocupation sera de véhiculer une information objective au

sein du club.

- Je m'efforcerai de faire circuler ces informations au sein des districts et

dans tous les clubs de France.

- Je mettrai tout en oeuvre pour donner la meilleure image du Rotaract.

- Je ferai tout pour être à l'écoute des rotaractiens, pour favoriser le dialogue

porteur d'idées nouvelles.

- Je m'investirai dans chaque démarche contribuant à faire connaître le

Rotaract autour de moi et faire partager ma passion.

- Je m'engage à ce que toute initiative aboutisse à l'obtention du Trophée de

la Communication.

- Je ferai mon possible pour respecter les différents points de cette charte afin

que le Rotaract ait une politique de communication cohérente et durable.

" Une force nouvelle : La Communication ..."



Le Rotaract et Internet

Le Rotaract et le Rotary sont bien représentés sur les autoroutes del'information. Internet et les autres réseaux informatiques sont des moyensd'échanger des textes, des images, du son, etc...

Tous ces services sont accessibles par l'intérmédiaire d'un ordinateur personelbranché sur le réseau téléphonique grâce à un modem ou une carte RNIS(NUMERIS).

L'Internet est aujourd'hui un outil essentiel de recherche et de communication.Les réseaux télématiques fournissent un moyen de communication instantané,fiable et intéractif dans le monde entier. Ils permettent également un accèsrapide à l'information.

La plupart des responsables Rotaract se connectent à Internet et possèdent uneadresse électronique.

L'information rotaractienne et rotarienne est aujourd'hui rapidement disponiblesur les pages Web du Rotary International ou des organisations multidistrictd'information comme E.R.I.C. ou la Coordination Nationale Rotaract France.

On peut trouver sur Internet des informations sur les activités, manifestations,et programmes en Europe et dans le monde entier, des statistiques, descommuniqués de presse récents, des logos et d'autres documents qui peuventêtre importés pour appuyer les efforts de relations publiques, menées par lesclubs.



Les principales adresses internet pour le Rotaract sont :

• Page Mondiale (officieuse) : http://www.mcs.net/~dhartung/rotaract• Page ERIC : http://www.rotaract.de/eric• Page du Rotary International : http://www.rotary.org• base de données d'action : http://www.rotaract.de/service• RTC France : http://www.ourworld.compuserve.com/homepage/vpineau• District Rotaract 1660 : http://www.creaspace.fr/rotaract1660

Les principales adresses E-mail :

• Liste de diffusion Rotaract : [email protected]• E.R.I.C. : [email protected]• Coordination Nationale Rotaract France : [email protected]

• Rotary International (Bureau du Rotaract, siège du R.I. à Evanston) :- John Gherardini : [email protected] Christine Michonski : [email protected]

Government & Nonprofit

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