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SÉMINAIRE SUR
« LA FORMATION PROFESSIONNELLE DES FONCTIONNAIRES : AMÉLIORER
L’EFFICACITÉ DE L’ADMINISTRATION ET LA MOTIVATION DES AGENTS »
La formation professionnelle des
fonctionnaires de l’Administration fédérale
en Belgique
Marie-Sophie NOËL
Alger, 24 novembre 2014
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L’Institut de formation de l’administration fédérale
1. Contexte
2. Mission
3. Clients
4. Personnel et moyens
5. Partenaires
6. Prestations de services
7. Quelques outils
8. Structure organisationnelle
9. Quelques chiffres
10. Défis
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1. Contexte La Belgique
• Capitale : Bruxelles
• Habitants 11.203. 992
• Superficie : 30.528 km²
• Etat fédéral composé de Communautés et de Régions
3 Communautés : Flamande, française, germanophone
3 Régions : Flamande, Wallonne, Bruxelloise
• Langues : Néerlandais (60%), français (40%) et allemand (moins 1%)
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1. Contexte
L’IFA- Aperçu historique • 1963 : Création du service central de formation - entité
relevant des Services du Premier Ministre Objectif: accompagnement/encadrement des stagiaires du niveau A
• 1984 : Entité relevant du Ministère de l’intérieur
• 1995 : Entité relevant d’un nouveau ministère “Ministère de la fonction publique”
• 2000 : Entité faisant partie du nouveau Service Public Fédéral “Personnel & Organisation” (réforme Copernic)
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L’IFA - Aperçu historique Réforme Copernic une nouvelle structure
organisationnelle • Ministères Services publics fédéraux (SPF)
• Nouvelle structure:
4 SPF horizontaux
10 SPF verticaux
Services publics de programmation (SPP)
• Création d’un nouveau SPF “horizontal” : le SPF Personnel et Organisation
• Création des services d’encadrement (P&O, ICT, B&CG) au sein des Services publics fédéraux
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1. Contexte
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Intérieur Défense Sécurité
sociale
Economie,
P.M.E.,
Classes
moyennes
et Energie
Justice
Santé
publique et
protection de
l’environ-
nement
Finances
Emploi et
concertation
sociale
Affaires
étrangères
Développement
durable
Politique
scientifique
Intégration
sociale et
économie
sociale
Chancellerie
Budget &
Contrôle
de la gestion
Personnel &
Organisation
I.C.T.
Protection
des
consommateurs
Mobilité
&
Transports Personnel &
Organisation
I.C.T.
Personnel &
Organisation
I.C.T. Organismes d’intérêt public
& institutions de sécurité sociale
• Agence fédérale d’accueil des
demandeurs d’asile
• Agence fédérale pour la sécurité
de la chaîne alimentaire
• Office national de sécurité
sociale
• Office national de l’emploi
Institutions scientifiques
• Institut scientifique de la santé publique
• Archives générales du royaume
• Institut royal météorologique de Belgique
1. Contexte Administration fédérale
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1. Contexte
Le SPF horizontal Personnel & Organisation
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2. Mission
Nous proposons, en collaboration avec les organisations fédérales, des formations de qualité adaptées aux besoins de ces organisations, et ce afin de leur permettre d’accomplir leurs missions présentes et futures en développant les
compétences de leurs collaborateurs.
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3. Les clients
• Fonctionnaire individuel potentiel de 105.000 pers.
• Organisations +/- 90 organisations les Services Publics Fédéraux (SPF)
les Services Publics de Programmation (SPP)
les Organismes d’Intérêt Public et Institutions de sécurité sociale
les Etablissements scientifiques
• Politique
• Clients tiers des organisations clientes avec lesquelles un accord de
collaboration a été conclu.
Ex : Cour des Comptes, Cour d’Arbitrage, Conseil d’Etat, Police fédérale, le personnel administratif de l’orde judiciaire,… et un certain nombre d’organismes “plus petits”(ex. L’Institut pour l’Egalité des Femmes et des Hommes, Childfocus,…)
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3. Les clients
• Nos organisations clientes sont représentées dans un réseau professionnel de responsables de formation.
• Nous organisons:
- 3 activités plénières par an, autour de thèmes liés au développement des compétences (réseau ‘Apprendre et développer’)
- des rencontres régulières avec les organismes clients dans le cadre de leurs orientations stratégiques et de leurs besoins en formation (cf. Account manager)
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4. Personnel et moyens
• 100 ETP
• Budget
3.700.000 € (formations standards)
1.800.000 € (formations certifiées)
• 2 sites différents (bâtiment principal + campus 2)
déménagement 2015
• Salles de test externes
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5. Partenaires
• Formateurs externes
Consultants, formateurs indépendants
Sociétés de formations
Professeurs d’Université
• Formateurs internes
Personnel de l’IFA (chef de projets)
Formateurs langues, ICT
Autres fonctionnaires fédéraux (Finances, Justice, Affaires étrangères,…)
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6. Prestations de services
Formations continuées /standards
Formations certifiées
Formations à la demande
Trajets spécifiques: leadership, intégration, lean management, accompagnement de carrière
Accompagnement de processus de changement/modernisation (évaluation, nouvelles carrières, modèle de compétences, fedcom…)
Formations à distance
Formations langues
Accession niveau A
Collaborations internationales
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6. Prestations de services
Formations continuées/standards
correspondent aux besoins des utilisateurs et aux objectifs des organisations clientes (l’accent est mis sur le développement des compétences individuelles)
Offre de formations articulée autour de différents domaines de compétences: langues, aptitudes PC, management, GRH, efficacité personnelle, matières administratives, matières européennes,méthodologie de la formation et gestion des connaissances, environnement - bien-être - sécurité et protection.
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https://www.ofoifa.belgium.be
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6. Prestations de Services
Formations certifiées (! Jusqu’au 01/01/2017)
Offre de formations spécifiques aux 4 niveaux (A,B,C et D) et selon les filières de métier (niv.A).
Formation avec une durée minimale (p.ex. pour niv. A 5 jours)
Test après la formation (mesure des objectifs d’apprentissage)
Impact direct sur la carrière des fonctionnaires (obtention d’une prime, possibilité de promotion)
*Niv. A: ens. universitaire ou équivalent, niv.B: ens. supérieur de type
court, niv. C: ens. secondaire, niv. D: pas d’exigence de diplôme
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6. Prestations de Services
Formations à la demande des formations sur mesure à la demande des organisations clientes.
La demande émane du client, et prend pour point de départ un“problème (de fonctionnement)” concret au sein de l’organisation. (cf. account manager)
Trajets spécifiques Soutenir les objectifs de modernisation de l’administration fédérale
par des actions de formation [partenariat avec les autres directions (générales) du SPF P&O]. Ex: soutien à l’implémentation des Cercles de développement*, aux actions de formation sur la “diversité”, au trajet lean management,…
* = système d’évaluation de l’administration fédérale
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6.Prestations de services Formations à distance
L’utilisation de méthodes d’apprentissage et de technologies alternatives
Depuis 2004, l’IFA développe le Campus virtuel (http://campus.ofoifa.be)
portail / environnement “web” de l’IFA destiné aux participants,
formateurs, administrateurs, …facilitant l’apprentissage, la formation et la distribution d’information
accompagne les fonctionnaires dans leur apprentissage à distance par l’e-learning et le blended learning
Le blended learning = combinaison de plusieurs modes ou formes d’apprentissage différents. Par exemple: un apprentissage de type classique accompagné par un formateur, combiné à un auto-apprentissage à l’aide d’un ouvrage ou d’un cours e-learning.
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E-campus
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E-campus : Formations e-leaning open source
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6. Prestations de services
Avantages des formations “blended learning”
Critères méthodologiques:
• apprendre où on veut, quand on veut(slogan “Apprendre
en toute liberté”) • gérer son temps, apprendre à son propre rythme • apprendre de manière autonome, individuellement (><
cours classique) • développer rapidement et efficacement ses
compétences (possibilité d’utiliser le Centre d’auto-apprentissage)
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7. Prestations de services Critères stratégiques
• Nb participants (beaucoup ou peu), délais, éclatement géographique, réduction temps d’apprentissage, multilinguisme parfait, image…)
Critères économiques
• Rapport Coût/efficacité (coûts par cours, par classe, par apprenant)
Critères pédagogiques
• Adaptation/individualisation
• Répartition des activités/étalement/richesse des contenus
• Apprentissage collaboratif, émergence de méta-compétences
Contraintes techniques
• point de vue participant
• Point de vue formateurs/gestionnaire/administrateur
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6. Prestations de services
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Formes d’apprentissages à distance
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6. Prestations de services
• Formations langues
Approche
• Stimuler et favoriser la communication avec les citoyens et entre les fonctionnaires fédéraux de langues différentes
• Aider les fonctionnaires à atteindre leurs objectifs et optimiser le service aux citoyens
Outils Approche et outils pédagogiques, trajet pour débutants, mandataires, Patati@fed, taaldate, e-campus, blended-learning, ELAO
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6. Prestations de Services
• Collaborations internationales
Formations “internationales” sur mesure “International Management development training” pour de
hauts fonctionnaires taiwannais (2013-214)
Formations pour fonctionnaires étangers (Espagne, Tunisie,..)
International Network for training evaluation (INCREASE²)
Participation aux programmes européeens “TAIEX” Accueil de délégations étrangères
Workshops, présentations d’experts de l’IFA dans différents pays (Arménie, Bosnie, Albanie, Turquie,…)
Participation aux séminaires internationaux relatifs à la formation, au Service public, aux RH.
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7. Quelques outils
1. Analyse des besoins de formation
2. Évaluations des formations
3. La qualité
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7. Quelques outils
1. Analyse des besoins de formation
3 niveaux d’analyse (Organisation/service/individu)
Instrument des Huit champs de Kessels
Défi : analyse des besoins d’apprentissage au lieu de l’analyse des besoin de formation
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7. Quelques outils
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Cadre d’analyse des besoins de formation Instrument des huit champs
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7. Quelques outils 2. L’évaluation des formations
• Le modèle à 4 niveaux de KIRKPATRICK (1959)
• Niveau 1 : Evaluation des réactions
• Degré de satisfaction des participants vis-à-vis de la formation
• Niveau 2 : Evaluation des apprentissages
• Mesure des apprentissages
• Niveau 3 : Evaluation du niveau de transfert
• Evaluation des changements de comportements, de la mse en œuvre des compétences nouvellement acquises suite à la formation
• Niveau 4 : Evaluation des résultats
• L’évaluation porte sur des éléments factuels générés par la formation (indicateurs), impact sur l’organisation
• Niveau 5 (ajouté par Phillips): Evaluation du ROI
• Evaluation du rapport « coûts/bénéfices »
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7.Quelques outils
• Les enquêtes de satisfaction (niveau 1)
Questionnaires papiers mais traitement informatisé (après scanning).
Version « tout online » en développement.
Objectif qualité
Identification des « situations problèmes » grâce à une norme
Identification aisée grâce au code couleur: • Vert: situation excellente
• Orange: dans la moyenne
• Rouge: situation potentiellement problématique
Processus centralisé
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7. Quelques outils
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Exemple de rapport
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7. Quelques outils
• L’Evaluation des apprentissages ( formations certifiées) - Niveau 2
Equipe de docimologues
Développement d’une politique de testing
Mise en place des processus, procédures et outils de testing
Environ 100 tests/an 10 000 partcipants/an
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7. Quelques outils
Autres outils
• Question tool
Plateforme pour des questionnaires en ligne (avant/pedant/après les formations)
• Service desk
Accompagnement des projets de questionnaire
Aide technique
Aide méthodologique
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7. Quelques outils
3. La qualité
Gestion des plaintes
Happy sheets
Transfert
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8. Structure organisationnelle de l’IFA
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9. Quelques chiffres
Production
Nombre de participants Nombre journées de formation
2005 23.529 11.163
2006 27.856 3.359
2007 24.305 6.806
2008 29.025 6.322
2009 29.356 7.572
2010 26.671 6.411
2011 30.809 7.605
2012 28.022 6.882,5
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10. Défis
• Réorienter l’offre d’IFA, sa structure – la moderniser, créer de la valeur ajoutée , diversifier les méthodes
• Mettre en place une gestion ‘client’ via la nouvelle équipe d’account managers
• Nouvelles possibilités technologiques (online, mobile)
• Faire plus avec moins: contexte budgétaire / plan du personnel,…
• Projet de repositionnement de l’IFA (stratégie pour la communication et le marketing, site web propre à l’IFA, inscription en ligne via le portail, image de marque,…)
• Reforme(s) de l’Etat
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Questions ?
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Marie-Sophie NOËL Training & Event project manager Institut de Formation de l’Administration Boulevard Bischoffsheim 15 1000 Bruxelles +0032 2 573 74 21 [email protected]
