Communication

Stéphane Schwartz

Un goût de déjà vu ?L’art de la communication

Anatomie d’une communication90% du travail d’un chef de projet est de communiquer.

Emetteur Récepteur

EncodageMessage Vecteur

Bruit

Décodage

EncodageDécodage Validation

Evolution de la communication ?

Pourquoi un plan de communication ?

S’assurer que tout le monde reçoit le bon message au bon moment !

Durant l’exécutionDistribuer les bonnesinformations, aux bonnespersonnes, au bon moment

Durant le contrôleRapports de performance partagés avec les parties-prenantes

Construire un plan de communication ?

Identifier l’audience

Identifier le vecteur

Définir un plan, et le contenu

Exécuter le plan

Améliorationcontinue

Type de communication ?Exemples ?

Formelle, écrite

Formelle, verbale

Informelle, écrite

Informelle, verbale

Lignes de communicationCombien de personnes doivent parler entre elles ? ?

= 3

Lignes de communicationCombien de personnes doivent parler entre elles ? ?

= 156 x (6-1)

6 personnes = ---------- = (6 x5) / 22

Les réunionsPoints communs des réunions ?

Un butPourquoi se réunir ?

- Informer

- Consulter

- Résolution de problèmes

- Prise de décision

Préparation- Qui ?

- Où, Quand ?

- Quoi / ordre du jour

- Logistique ?

Exécuter- Arriver 5 min

avant

- La force du silence

- Parquer les questions

- Maîtriser le temps

Les type de réunionsPoints communs des réunions ?

DécisionConsultationInformation

…

La planificationUne bonne préparation est nécessaire !

Ordre du jourCommuniquer aux participants pour permettre une préparation adéquate.

Les bonnes personnesPeuvent-elle apporter une contribution significative ?

Prévoir l’aménagementRéserver le local, matériel et équipement adéquat (audio/visuel …)

Déroulement de la réunionUne bonne préparation est nécessaire !

Ordre du jourPoints abordés, horaire => accord des participants

L’accueilImportance de la rencontre, sujets qui y seront traités

Pendant la réunion : favoriser l’échange, gérer les droit de parole

Fin de la réunion : synthèse, vérifier l’atteinte des objectifs, actions / délais

Les situations difficilesLes interventions de l’animateur. Comment gérer ces comportements ?

Le bavard

Le silencieux

L'agressif Le théoricien

L'indifférent

Le voyage à la luneExercice

Vous êtes membre d’une équipe spatiale initialement cédulée pour rencontrer la capsule-mère sur la surface éclairée de la lune. À cause de difficultés mécaniques, votre capsule a été obligée d’alunir à 200 milles de l’endroit du rendez-vous. Durant l’alunissage, une grande partie de l’équipement a été endommagée et depuis, la survie dépend de la possibilité de rejoindre la capsule-mère. Les articles vitaux disponibles doivent être choisis pour le voyage de 200 milles. Sur la page suivante sont énumérés les quinze articles demeurés intacts et en bonne condition après l’alunissage.

Faire l’exercice sans en discuter avec les autres membres de l’équipe. Après l’avoir complété, ne pas en discuter avec les autres membres.

Le voyage à la luneExercice : 10 minutes

Veuillez établir l’ordre d’importance dans lequel vous apporterez ces articles:

boîte d’allumettesaliments déshydratés50 pieds de corde de nylonsoie de parachutechaufferette amovible2 pistolets calibre 451 caisse de lait déshydraté2 réservoirs d’oxygène de 100 lbr.

carte stellaire (constellation de la lune)radeau de sauvetage gonflablecompas magnétique5 gallons d’eaufusées signalisatricestrousse de premiers soins avec seringues pour injectiontransmetteur-récepteur FM, activé par l’énergie solaire

Le voyage à la lune Prise de décision en groupe

Votre groupe doit utiliser la méthode du “consensus de groupe”: ceci signifie que chaque membre du groupe doit être d’accord avec la position de chacun des 15 articles de la liste finale du groupe.

Essayez, en tant que groupe, d’appliquer les principes suivants:

- Evitez d’argumenter en fonction de votre jugement personnel. Tentez de résoudre le problème sur la seule base de la logique.

- Evitez de changer d’avis uniquement pour atteindre le consensus ou pour éviter les conflits. N’appuyez que les solutions avec lesquelles vous êtes au moins partiellement d’accord.

- Evitez les techniques habituelles de résolution de conflit telles que: le vote à majorité, le recours aux calculs de la moyenne ou le compromis, pour parvenir à une décision.

- Considérez les différences d’opinions comme profitables plutôt que comme des obstacles à la prise de décision.

Le voyage à la lune Prise de décision en groupe

Votre groupe doit utiliser la méthode du “consensus de groupe”: ceci signifie que chaque membre du groupe doit être d’accord avec la position de chacun des 15 articles de la liste finale du groupe.

Les attentes:• Un avis de réunion (convocation à l’équipe)• Exécution de la réunion• Un rapport de réunion