Restitution atelier assistant personnel 4 du 12042016

Direction de l’innovation et de la RSE

Assistant PersonnelRestitution de l’atelier du 12/04/2016

« Données/ SI : Connaissance du DE et aide au conseil »


Sommaire

1. Introduction

2. Restitution des groupes de travail du matin

3. Restitution des groupes de travail de l’après-midi

4. Annexes (liste des participants, photos)

2


Cet atelier est le 4ème d’une série de 11 ateliers visant à définir

de manière collaborative l’Assistant personnel du conseiller

Gestion de portefeuille

Outils d’aide au conseil

Procédure

Acceptation sociale

1

2

3

4

Champs des possibles et besoin métier Trajectoire et champs des contraintes Plan d’actions

21-25 mars

28-1 mars

4-8 avril

11-15avril

18-22avril

25-29avril

2-6 mai

9-13 mai

16-20 mai

23-27 mai

22/03

31/03

4/04

12/04

13/04

12/05

13/05

18/05

19/05

24/05

25/05

3

Direction de l’innovation et de la RSE DOCUMENT DE TRAVAIL

Les premiers ateliers Lab ont permis de recueillir le besoin métier afin de définir « l’Assistant personnel du conseiller »

Les participants ont exprimé 3 principales attentes quant à l’ergonomie et aux fonctionnalités de l’Assistantpersonnel :

Principales attentes quant à un outil d’aide au conseil et à l’orientation :

• Disposer d’une consolidation d’informations (structurées ou nonstructurées) fiables et actualisées : bases de données internes,externes et bilans de prestations

• Simplifier de la gestion du dossier d’un DE : modification entemps réel, personnalisation, interface intuitive

• Renforcer la co-construction avec le DE pour son adhésion auxorientations choisies : lisibilité, propositions ciblées etargumentées

Principales attentes quant à la gestion et l’activation du portefeuille :

• Disposer d’un outil permettant de visualiser l’ensemble duportefeuille et de cibler les DE par mot clé/ caractéristique

• Avoir des alertes afin d’aider la priorisation des contactsproactifs

• Simplifier la gestion des emails (semi-automatisation) et dessollicitations des demandeurs d’emploi qui prennentaujourd’hui beaucoup de temps dans les activités des conseillers

Les ateliers collaboratifs Lab ont fait intervenir des participants de tous horizons : des conseillers DAPE et REP de Normandie,Hauts de France, Midi-Pyrénées - Languedoc-Roussillon, Centre, des représentants de la DG, Métier, Etudes et Statistiques, DSI,Qualité, AMOA, Equipe digitale, Benchmark, Relations internationales, Pôle Ergonomie, ainsi que des participants externes

Une qualité de service accrue grâce à :

• Un accès simplifié et unifié aux différentes sources d’informations : dossiers des DE, planning etpriorités de l’agence, évènements locaux et nationaux, offres, données sur le marché du travail,actions des partenaires…

• Une modularité de l’interface qui permette au conseiller d’adapter l’outil à ses besoins (GDD,placement, entreprises…)

Une gestion simplifiée des emails, nouvel enjeu opérationnel, en en facilitant le traitement et enpermettant d’en conserver la trace dans l’historique du DE

Incontournable pour passerdu réactif au proactif

Notion de parcours du DE àreplacer au cœur del’intervention des conseillers


Cet atelier est le premier de 3 ateliers sur les contraintes de

données et d’intégration dans le SI Pôle emploi

Mardi 12 avrilConnaissance du DE et aide

au conseil

Mercredi 13 avrilGestion des interactions

conseiller/DE hors entretien

Jeudi 12 maiArchitecture SI

Vision 360° du DE Gestion des sollicitations du conseiller

Priorisation des fonctionnalités

Mobilisation de l’offre de service

Gestion proactive du portefeuille

Mise en trajectoire

Mat

inA

prè

s-m

idi


Ordre du jour

• Déterminer les sources d’informations / applications à mobiliser afin d’aboutir à une véritable vision 360° du DE

• Déterminer les sources de données nécessaires afin d’assurer un matching DE / offre de services optimale

Constitution de 4 groupes de travail homogènes pour travailler sur :• La construction d’une vision 360° du DE• Les propositions de prestations et actions partir de

l’offre de service PE et son optimisation

Objectifs

Méthodologie

DOCUMENT DE TRAVAIL

L’atelier était structuré autour de groupes de travail,

et de présentations de cartographies internes Pôle emploi

6

10h-10h30 1- Introduction 30’

10h30-11h 2- Cartographie applicative 30’

11h10-12h30 3- Atelier de travail sur le use case « Vision à 360° du DE »

1h20

12h30-13h30 Déjeuner 1h

13h30-14h15 4- Restitution en plénière 45’

14h15-15h45 6- Ateliers de travail sur le use case « Mobilisation de l’offre de service »

1h30

16h-17h 7- Restitution en plénière 1h


Sommaire

7

1. Introduction





Les réflexions en groupes de travail du matin se sont appuyées

sur la cartographie des applications du domaine DE…

8

AUDE V4AUDE Indemnisation

(AUDE V2)

CAROE

AUDE Formation

AUDE Prestation

PlacementIndemnisation

DUDE(Interface partenaires)

EESSIConv.

de Gestion

SIGMA

(Aladin V1)

NCP

(Aladin V2 :

GAEC/CALI)

IDE-EID-PPAE-

Volet adm.de la DAL

Catalogue et gestion de

prescription/réservation

Gestion de

prescription/inscription

GAEC : Eléments

administratifs

CALI : Etude du

droit et décision

Application native

de gestion de

l’indemnisation

Référentiel

Conventions de

Gestion

Gestion des

formulaires

communautaires

GOA

Application de Gestion des flux

d’accueil des demandeurs d'emploi

RDVA

Application de gestion

des Rendez-vous Agences

HSOT (3949)

GEDPole-emploi.fr

SDR

Application de rapprochement

de l’offre et la demande d’emploi

Aide ROME

Application d'aide

à la recherche du ROME

IMT

Information Marché du Travail

Espace

candidat

Espace éditorial

(Infos/

Règlementation)

Espace

DE

Relations client

Supports et services

Gestion Electronique des Docs

DE EESSI


… et sur les travaux précédents ayant permis de déterminer

les catégories d’informations nécessaires pour la vision 360° du DE

Historique des contacts avec PE

Historique des prestations et

formations suivies

Historique de ses emplois

Diagnostic du DEFiche d’identité du DE

• Derniers échanges de mails

• Dates des derniers entretiens (physique, téléphonique, visio)

• Appels 3949• Questions traitées• Questions non

traitées• Entretiens annulés

• Prestations et actions entreprises dans les 24 derniers mois avec PE ou prestataire

• Actions prises hors PE

• Refus d’offres• Bilan des prestations• Prestations et

actions proposées mais refusées

• Expériences professionnelles (y compris bénévolat ?)

• Activités réalisées dans la période de chômage

• Dernières candidatures et résultat

• Candidatures en cours (état)

• Modalité d’accompagnement

• Axes de travail• Avancement dans le

parcours du retour vers l’emploi

• Conclusion des derniers entretiens

• Situation par rapport au marché du travail

• Compétences• Points d’appui• Freins• Informations ciblées

sur le marché du travail

• Nom prénom• Age• Coordonnées• CVs• Métiers recherchés• Salaire demandé• Profils sur les

réseaux sociaux• Gestion des droits

(indemnisation, allocations…)

• Indicateur de satisfaction

• Date d’actualisation du profil

• Les informations listées ci-dessous sont issues des ateliers de travail précédents sur les besoins métier• Certaines informations listées sont déjà à la disposition des conseillers, d’autres non

Il convient aujourd’hui d’identifier ensemble les sources de données (SI) à mobiliser afin de disposer facilement de l’ensemble de ces informations


Données / applications identifiées dans le groupe 1 pour

donner au conseiller une vision 360° du DE

10

Ajouts « faciles » Ce dont on rêve

Fiche d’identité • Informations issues des réseaux sociaux • Alertes sur la fiche d’identité sur la situation du DE (fin de droits, adresse email invalide…)

Diagnostic • Augmenter le nombre de métiers possibles à saisir • Analyse des compétences clés à partir du CV• Analyses sémantiques

Historique des contacts etdes prestations

• Infos Emploi Store et PE.fr• Télé candidatures / applications mobiles PE• Retours qualitatif sur les entretiens d’embauche pour aider le DE à

améliorer sa candidature• Meilleures informations sur les prestations délivrées par des

organismes extérieurs à PE

• DSN nominatives• Lien CRE• Lien avec le besoin adressé

Direction de l’innovation et de la RSE11




Fiche d’identité • Pouvoir faire le lien entre ce que souhaite communiquer le DE (nom d’usage…) et l’identité du DE telle que connue chez PE

• CV de réseaux sociaux• Mise à jour des CV à partir de règles de gestion

Diagnostic • Rapprocher les compétences et les offres (écarts profil du DE et profil demandé)

• Identification et valorisation des compétences dans le dossier du DE

• Restituer l’information de manière graphique pour visualiser l’écart entre DE et ce qui est demandé par un poste

• Niveau de suivi des prestations à tirer de la GED pour remonter les acquis du DE suite à la prestation

Historique des contacts et des prestations

• Simplification des outils d’historisation des contacts et

automatisation du compte-rendu de l’entretien

• Contextualiser les propositions de prestations et l’historique des

expériences

• Valoriser automatiquement les services consommés sur internet





Fiche d’identité • Sécurisation des données via des infos de la Poste par exemple (changement d’adresse)

• Mobilisation des réseaux sociaux professionnels (compétences, CV…)

Diagnostic • Utilisation de l’espace perso du DE (qu’utilise-t-il ? Maitrise-t-il l’outil numérique ?)

• Remontées de la presse nationale ou régionale

• Meilleure connaissance des partenaires (diagnostic, bilan de prestation)

• CARIF


• Avoir l’historique des prestations suivies via l’Emploi store (MOOC),

Organismes de formation…

• Disposer d’un retour des entreprises sur le travail effectué par le DE

• Transcription vocale du contact pour tracer ce qui s’est dit, historique des contacts avec les partenaires





Fiche d’identité • Utilisation de l’Emploi store (maitrise numérique) et des réseaux sociaux • Inscription des aires de mobilité du DE dans sa fiche d’identité

Diagnostic • Ecart entre métier recherché et marché du travail • Garder une trace écrite des freins périphériques


• Activité recensées sur l’Emploi store

• Activités recensées sur les sites La bonne boîte et La bonne formation

• Abonnement aux sites d’emploi autres que pe.fr (ex. Indeed)

• Infos qualitatives des prestataires

Attention au problème du traçage des

informations sensibles

• Taux de satisfaction avec les prestations


Synthèse des ateliers sur la connaissance DE


Fiche d’identité• Inscrire des aires de mobilité du DE dans sa fiche d’identité• Faire le lien entre ce que souhaite communiquer le DE (nom

d’usage…) et l’identité du DE telle que connue chez PE• Sécuriser les données (via des infos de la Poste par exemple

pour un changement d’adresse)

• Mobiliser les réseaux sociaux professionnels (compétences, CV…)

• Mettre à jour les CV à partir de règles de gestion• Disposer d’alertes sur la fiche d’identité sur la situation du DE

(fin de droits, adresse email invalide…)

Diagnostic

• Rapprocher les compétences et les offres (écarts profil du DE et profil demandé)

• Identifier et valoriser les compétences dans le dossier du DE• Augmenter le nombre de métiers possibles à saisir• Utiliser l’espace perso du DE : qu’utilise-t-il ? Maitrise-t-il

l’outil numérique?• Analyser les abonnements aux autres sites (exemple : Indeed)

• Restituer l’information de manière graphique pour visualiser l’écart entre DE et ce qui est demandé par un poste

• Analyser les compétences clés à partir du CV• Réaliser des analyses sémantiques• Garder une trace écrite des freins périphériques

Historique des contacts et des

prestations

• Simplifier les outils d’historisation des contacts et

automatisation du compte-rendu de l’entretien

• Renforcer les télé candidatures / et développer les applications mobiles PE

• Avoir l’historique des prestations suivies via l’Emploi

store (MOOC), organismes de formation ou sites La bonne

boîte et La bonne formation, …

• Disposer d’un retour des entreprises sur le DE

• Valoriser automatiquement les services consommés sur internet

• Disposer de DSN nominatives• Faire le lien avec le besoin adressé• Se coordonner avec le CRE• Transcrire vocalement le contact pour tracer ce qui s’est dit• Infos qualitatives des prestataires Attention au problème du traçage des informations

sensibles

• Taux de satisfaction avec les prestations


Sommaire

15

1. Introduction





Les réflexions en groupes de travail de l’après-midi se sont

appuyées sur la cartographie de l’offre de services de PE

16

Les services généraux et spécifiques Les contrats et mesures

Les aides

L’indemnisation et la gestion des droits

- Documentation

- Offres d’emploi

- Ateliers (28 thèmes)

- Immersions professionnelles (PMSMP)

- Simulations (MRS)

- Formations

- Activ’Emploi

- Activ’Projet

- Evaluation de compétences (ECCP)

- Apprentissage- Contrat de professionnalisation- Contrat de génération- Emploi d’avenir- Contrat unique d’insertion

- Mobilité (déplacement, restauration, hébergement)

- Embauche (POEI, AFPR)- Création ou reprise d’entreprise

Création et reprise d’entreprise

- Evaluation du projet

- OPCRE

Travailleurs handicapés

- AGEFIPM

Mobilité internationale

- Expa Conseil

- Conseillers EURES

Les partenaires

APEC, cadremploi, prisme, cap emploi…



permettre au conseiller de mobiliser au mieux l’ODS de PE


Offre de services PE • Mieux gérer la pluralité des sources (intranets locaux, excelslocaux), infos sur l’espace d’aide au retour à l’emploi, BUDI…

• Avoir accès à la liste d’attente pour un atelier, au catalogue de l’offre de service en cours

• Innover : faire des teasers sur l’offre de service digitale, activ’créa, et promouvoir des ateliers en auto prescription

• Utiliser un algorithme par région pour l'éligibilité aux offres PE• Catalogue des offres PE interactif

Offre de services partenaires

• Kairos, communication avec organismes externes PE • API avec partenaires (échanges en temps réel)

Retours prestations • Rendre les retours systématiques et obligatoires

• Permettre la mise à jour de la feuille de route en lien avec

évaluations sur l’Emploi store, et effectuer un suivi des

prescriptions

• Faire le lien avec le contrôle et la recherche d’emploi,

explication des refus de prestation dans la zone de recherche

d’emploi

Matching demande du DE / Offre de services

• Recherches multi critères

• Meilleure aide à la création d’entreprise

• Faire des propositions de prestations dès l’inscription

• Propositions géographiques

• Analyses sémantiques





Offre de services PE • Outils GME et BUDI à mailler avec AUDE • Réaliser une base unique avec un seul accès


• Moteur de recommandations et utilisation de la géolocalisation • Moteur de recommandations et utilisation de la géolocalisation

Retours prestations • Faire des compte-rendus des COMOP à maille locale • Aboutir à un « Trip advisor » de la prestation


• Possibilité de s’auto prescrire des prestations à travers l’espace

personnel

• Mesurer l’impact des prescriptions et capitaliser sur ces retours





Offre de services PE • Consolider les nombreuses sources d’information sur le DE dont PE dispose aujourd’hui de manière morcelée

• Permettre une analyse des offres sur une base régionale


• Avoir accès aux ressources sociales• Disposer d’une cartographie simple de l’ODS des partenaires

Retours prestations • Il y a peu d’exploitation et de croisement : il faudrait renforcer

l’utilisation de l’espace perso en cours de prestation pour faire un

retour

• Fournir un questionnaire à la sortie de la prestation qui

soit adapté à la situation du DE


• Besoin d’une entrée par compétence pour les ROME • Besoin d’une mécanique sur les compétences (du DE, des

offres, sur le bassin d’emploi)…





Offre de services PE • Faire le lien entre toutes les sources d’information sur le DE : BUDI,

intranet, PE.fr, AUDE formation (mise en œuvre de la prescription)…

• Faire le lien entre l’axe de travail et l’offre de service avec une visibilité sur ce qui est déjà réalisé


• Appli PE, CARIF, emploi store, CPF… ces sources doivent être coordonnées

afin de permettre le partage d’agenda des prestations, le partage de

l’information, et le maillage des dispositifs par rapport à l’axe de travail

• Création d’un « BUDI » partenaires• Intégrer l’offre de services PE et celles des partenaires

dans une seule base de donnée

Retours prestations • Donner l’information de placement liée au retour de la prestation à 6 mois

• Identifier dans le code ROME les personnes qui ont suivi et réussi une MRS

• Obtenir des bilans de prestation complètes

permettant d’alimenter le diagnostic

• Constituer un outil de suivi des prestations


• Abonnement automatique aux offres d’emploi, mise à disposition de CV • Proposition d’offres de manière contextuelle


Synthèse des ateliers sur la mobilisation de l’offre de service

PE/ partenaires


Offre de servicesPE

• Mieux gérer la pluralité des sources (intranets locaux, excels locaux), infos sur l’espace d’aide au retour à l’emploi, BUDI…

• Avoir accès au catalogue de l’offre de service en cours• Innover : faire des teasers sur l’offre de service digitale,

activ’créa…• Mailler les outils GME et BUDI avec AUDE

• Réaliser une base unique avec un seul accès• Utiliser un algorithme par région pour l'éligibilité aux offres PE• Permettre une analyse des offres sur une base régionale• Disposer d’un catalogue des offres PE interactif• Faire le lien entre l’axe de travail et l’offre de service avec une

visibilité sur ce qui est déjà réalisé


• Disposer d’une cartographie simple de l’ODS des partenaires

• Partager l’agenda des prestations et se mailler entre lesdispositifs et l’axe de travail du DE

• Intégrer l’offre de services PE et celles des partenaires dans une seule base de donnée

• Créer un moteur de recommandations avec géolocalisation• Créer des API avec les partenaires (échanges en temps réel)• Création d’un « BUDI » partenaires

Retours prestations

• Rendre les retours systématiques et obligatoires

• Renforcer l’utilisation de l’espace perso en cours de

prestation pour faire un retour sur celle-ci à chaud

• Donner l’information de placement liée au retour de la

prestation à 6 mois

• Identifier dans le code ROME les personnes qui ont suivi

et réussi une MRS

• Aboutir à un « Trip advisor » de la prestation

• Faire le lien avec le contrôle et la recherche d’emploi

• Fournir un questionnaire à la sortie de la prestation qui soit

adapté à la situation du DE

• Obtenir des bilans de prestation complètes permettant

d’alimenter le diagnostic

• Constituer un outil de suivi des prestations

Matchingdemande du DE / Offre de services

• Permettre l’auto prescription des prestations à travers

l’espace personnel

• Permettre les recherches multi critères

• Disposer d’une entrée par compétence pour les ROME

• Mesurer l’impact des prescriptions et capitaliser sur ces retours

• Faire des propositions de prestations dès l’inscription

• Disposer d’analyses sémantiques

• Proposition d’offres de manière contextuelle (propositions

géographiques…)


Synthèse de la journée

Principaux constats :

- La connaissance du DE est aujourd’hui incomplète : tous les contacts du DE avec PE ne sont pas tracés

- Il y a aujourd’hui une grande disparité de connaissance de l’offre de service

- Certains prestataires donnent une impression de « Boite noire » : les retours sur les prestations sont nécessaires, le bon diagnostic ne suffit pas

- Il faut encore travailler sur le rôle du conseiller quand il met en œuvre le parcours vers le retour à l’emploi, et sur le geste métier du conseiller

Ce que l’Assistant personnel doit apporter:

- Un accès facile et simplifié aux informations sur le DE et l’offre de services de Pôle emploi et de ses partenaires

- Un outil avec une interface unique afin de fluidifier la navigation

- Une meilleure actualisation des informations afin de les rendre plus fiables

Principales conclusions des ateliers

22


Sommaire

23

1. Introduction





Liste des participants

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• BARC Pierre DSI

• BATAILLE Virginie REP Perpignan

• BELLANGER Stéphanie DIRSE

• BELLEGARDE Jacques DSI

• BENEDETTI Brigitte Conseillère Toulouse• BOUANANI Fatiha DAPE IDF

• CHAILLIE Laurence DAPE IDF

• COLIN Thomas Conseiller normandie

• DE JARDIN Jérome Capgemini Conusulting

• DEZAMIS Olivier MOA

• DIVARE Aurélie Equipe Digital• DOS SANTOS Marine Conseillère Pas de Calais

• DUEZ Joëlle Conseillère Toulouse

• GIBOT LECLERC Jean Luc DSI

• JANAS Frédéric DSI

• JUGNOT Gabriel MOA

• LE PENNUISIC Karine Conseillère Normandie

• LEGEAY Frédérick DSI

• LYON sébastien Conseiller normandie• MAERTEN Nadège Conseillère Normandie

• MANOGIL Franck Direction déploiement

• MARIANI Marie-Laure DAPE Sète

• MAURIAC Guy DSI

• MINET Marc Direction déploiement

• MITROSZEWSKA Catherine Conseillère Gisors

• ROSEC Ronan REP IDF• SORIEUL Caroline Conseillère Normandie

• STANISLAWSKI Olivier Conseiller Normandie


Plénière

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Groupe de travail

26


Groupe de travail

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Restitution des groupes de travail

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Recruiting & HR

Restitution atelier assistant personnel 4 du 12042016