ASSEMBLÉE GÉNÉRALE19 MAI 2015

Offices de Tourisme de France

Fédération Régionale Champagne-Ardenne

ORDRE DU JOUR

Approbation du compte-rendu de l’AG du 22 mai 2014

Rapport d’activités 2014 Rapport financier 2014 Rapport du commissaire aux comptes Prolongation du mandat des administrateurs Projets et actions 2015 Budget prévisionnel 2015 Réforme territoriale Questions diverses

ORDRE DU JOUR

Approbation du compte-rendu de l’AG Du 22 mai 2014

RAPPORT D’ACTIVITES 2014

Rapport d’activités 2014 Actions Team’OT

Qualité Numérique Professionnalisation

Compétences Tourisme Editions

Team’OT – bilan global

Les Rendez-vous Team’OT, en chiffres….

18334

80

Atelier FormationSéminaires

... 297 participants

Actions « Qualité & Classement»Lancement d’un nouveau programme d’accompagnement des OT

12 Packs Qualité et 3 Packs classement Package de services collectifs et individualisés pour atteindre vos objectifs

2 coaching personnalisés de 3 jours Solution adaptée à vos objectifs pour progresser plus vite et impliquer l’ensemble de

l’équipe

Ateliers Qualité 7 ateliers Team’OT pour 94 participants

Pourquoi s’engager dans une démarche qualité Le touriste au cœur de la démarche : sa satisfaction avant tout ! Rédiger son système documentaire Valoriser le rôle de l’office de tourisme Les indicateurs au service de la qualité La commercialisation, l’évènementiel et la boutique Classer son office de tourisme

Autres actions d’accompagnement, de sensibilisation et de suivi 25 RDV sur site 7 contrôles de dossiers de demande de classement

Actions « Qualité & Classement»Autres actions d’accompagnement, de sensibilisation et de suivi

9 audits conseils avec un auditeur agrée (fin décembre 2013 à février 2014) Epernay, Reims, Sézanne, Hautvillers, Châlons-en-Champagne,

Bourbonne les Bains, Langres, Chaumont et Charleville-Mézières

1 audit blanc croisé avec la participation de 4 RAQ Le but est d’échanger les bonnes pratiques OT audité Sézanne / 4 RAQ : Reims, Hautvillers, Châtillon et Montmirail

1 rencontre des Animateurs (Qualité et Numérique) Une démarche transversale au service des animateurs des offices de tourisme 50 participants Une journée en 2 temps

Une matinée autour de deux axes : l’animation des prestataires avec le témoignage de David PETIT de l’OT de

Fourmies Une nouvelle tendance : l’accueil hors les murs

Une journée après-midi Les RDV particuliers et les Paroles d’office Présentation de l’accompagnement 2015

Actions « Qualité & Classement»

1 OT « QUALITE TOURISME » 2014

Hautvillers

OT « QUALITE TOURISME » 2013

Lac du Der Bourbonne les Bains Troyes Val d’Ardenne

Actions « Qualité & Classement »

Catégorie III1. Pays des Sources au Val

de Bar

2. Sézanne

3. Hautvillers Catégorie II

1. Sedan

2. Langres Catégorie I

1. Bourbonne les Bains

6 OT CLASSES EN 2014

12 OT CLASSES EN 2013

Actions « Qualité & Classement »

1 BROCHURE et ARTICLES WEB

2 VIDEOS

SUPPORTS DE COMMUNICATION

1-Accompagnement qualité

2-Accueil mobile

Actions « Numériques & E-tourisme » 

Ateliers numériques 7 ateliers pratico-pratiques en petits groupes (7 pers. Max.) 5 thématiques abordées

Google Agenda & Drive Google Maps & Local Créer un questionnaire en ligne Créer une newsletter grâce à un outil gratuit La relation client : avant /pendant / après le séjour

Séminaire numérique 30 participants 2 thèmes abordés : l’accueil numérique & la gamification (intégration du jeu dans le processus d’information)

Rencontre des Animateurs Numérique & Qualité Une démarche transversale au service des animateurs des offices de tourisme 50 participants Une journée en 2 temps

Une matinée autour de deux axes : l’animation des prestataires avec le témoignage de David PETIT de l’OT de Fourmies Une nouvelle tendance : l’accueil hors les murs

Une après-midi sur la thématique numérique Retour sur le journée nationale ANT et les Rencontres du E-tourisme de Pau Le dispositif réseaux sociaux du CRT

Actions « Numériques & E-Tourisme »

Sensibilisation & accompagnements de projets numériques 4 présentations lors de réunions statutaires ou rencontres 2 accompagnements spécifiques sur des projets numériques du réseau

Etat des lieux numérique À disposition de l’ensemble du réseau depuis début 2014

Veille numérique Veille qualitative « FR Champagne-Ardenne » à l’aide de l’outil Scoop’it sur différentes thématiques

Commercialisation en ligne Numérique : les outils Numérique OTSI

BONUS : tourisme et développement durable

Animation du réseau de ANT

Collaboration avec le CRT Champagne-Ardenne Poursuite de l’action VIA Champagne-Ardenne

Actions « Formation et GRH»

Les Rendez-vous Team’OT 3 sessions de formation - 2 ateliers GRH – 82 participants

1 formation «Responsable d’Office de Tourisme du futur» cycle de 15 jours – 70% des directeurs formés

2 formations Animateur Numérique de Territoire cycles de 10 jours – 22 ANT formés

2 ateliers Gestion des Ressources Humaines48 administrateurs(trices) et directeurs(trices)

Réforme de la formation Professionnelle : quels impacts pour l’employeur? Maîtriser la convention collective pour manager vos équipes

Actions « Formation et GRH»

Compétences Tourisme 247 participants – 3624 h/stagiaires 13 sessions de formation – 38 parcours en langues - 1 séminaire1 catalogue envoyé à 3183 contacts - 1 newsletter envoyée à 4284 abonnés

1 séminaire : Les rencontres Compétences Tourisme « Professionnels du tourisme : Assurez votre visibilité en 2014 ! »

Votre contenu, c’est votre publicité Un nouveau service : l’animation numérique de territoire E-tourisme en 2014 : comportements et attentes des internautes

Actions « Formation et GRH»

Des formations – 165 stagiaires

OPTIMISER L’ACCUEIL DE SA CLIENTÈLE Home staging : la décoration comme outil de valorisation de sa

structure Optimiser son espace de vente sa boutique Anglais du tourisme Néerlandais du tourisme

SAVOIR COMMUNIQUER ET SÉDUIRE M-tourisme La séduction de votre clientèle : argumenter et rédiger Storytelling ou comment raconter une histoire pour séduire Prise de vue et retouche photos Concevoir un événement différent par la créativité

Actions « Formation et GRH»

Hotline Formation et GRH : 18 structures en ont bénéficié en 2014

Une boîte à outils formation et GRH à disposition des managers.

Veille Formation et RH

Compétences & Cie - Professionnalisation et pratiques RH

Professionnalisation : les outils - Formations et tutoriels

Les nouvelles formes de la formation

Echos du réseau - Les Offices de Tourisme champardennais

 

Edition de la carte d’Identité des OTSI

Comptes de gestion 2014 - produits

Budget primitif

Réalisé 2014

PRODUITS

Subvention Conseil Régional 300.550 285.554,22

- fonctionnement, actions réseau

(237.650) (237.650,00)

- mise en œuvre CT (dont catalogue)

(62.900) (47.904,22)

Subvention DIRRECTE 32.000 25.248,11

Remboursements OPCA et divers 52.434 50.515,15

Prestations sur actions, animations réseau

8.000 68.137,07

Cotisation UDOTSI 6.350 7.789,00

Remboursement formation 1.000 4.137,00

Transferts de charges 2.860,06

TOTAL DES PRODUITS 400.334 444.240,61

Comptes de gestion 2014 - charges

Budget primitif RéaliséSALAIRES & CHARGES DES CHARGEES DE MISSION    

Salaires chargés, congés, SMIRC, formation 182.000  182.851,34 

Salaire chargés, congés, SMIRC, formation – Quote-part Ingénierie Formation

20.000   20.000,00

Total des salaires et charges y compris Ingénierie formation

202.000 202.851,34

FONCTIONNEMENT  Fournitures administratives 7.000 7.661,77Loyers et charges 23.500 24.172,09Affranchissement, tél., fax, internet 6.500 8.866,97Frais de compta. et honoraires 9.000 9.756,04Cotisations 1.000 723,00Dotations aux amortissements 1.000 1.701,66Total fonctionnement 48.000 52.881,53

ACTIONS ET ANIMATIONS FR VERS LE RESEAU DES OT  

 

Prestations actions réseau OTSI : Qualité, Formations, Numérique, Team’OT- Frais de déplacement, réunions, AG, colloques - Démarche qualité, animations numériques, formations

FR

23.000 72.657,44

 Achats de formations CT, édition catalogue & frais de salles CT

127.334 101.507,82

Total des actions et animations 150.334 174.165,26

TOTAL DES CHARGES 400.334 429.898,13

Comptes de gestion 2014 - résultat

PRODUITS 444.240,61

CHARGES 429.898,13

EXCEDENT 14.342,48

Rapport financier 2014Présentation de Mme Stéphanie BERAT du cabinet KPMG

Rapport commissaire aux comptesIntervention de Mme Perrine MOZET de la FCN

PROLONGATION DE MANDAT Prolongation du mandat des

administrateurs En raison de la période transitoire suite à la

réforme territoriale Validée par le Conseil d’Administration du

03 décembre 2014

ACTIONS 2015

Actions Team’OT Qualité Numérique professionnalisation

Editions Compétences Tourisme

Actions Qualité

Poursuite des actions 2014 avec : Consolidation de l’accompagnement individuel via le coaching à la demande

Audit blanc croisé : renforcer le partage des bonnes pratiques

Suivi des OT « marqués » et tests mystères : une obligation nationale

Ateliers qualité : 1er semestre

Préparer son dossier de classement Préparer son audit qualité Initier une démarche qualité dans mon OT Rédiger son manuel qualité

Suggestions 2nd semestre Dynamiser sa démarche et mobiliser l’ensemble de l’équipe Le rôle de la Commission Qualité sur le territoire de compétence …

Rencontre des Animateurs – novembre 2015

La Matinale : le cocktail d’infos qui réveille les idées

Actions « Numériques & E-Tourisme »

Poursuite des actions 2014 Ateliers numériques :

1er semestre Création de site web avec un outil gratuit Dynamiser ses documents Les impacts de la mobilité

Animation du réseau des ANT : Partage d’expériences Espace dédié en ligne

Sensibilisation et accompagnements numériques Rencontre des Animateurs – novembre 2015 Site web Fédération Régionale

Mise en avant des actions de veille Mise en place d’une newsletter à destination des Administrateurs

Suggestions 2nd semestre

Les outils Google au service de son activité Repenser son accueil en intégrant le

numérique Questionnaire en ligne …

Actions « Numériques & E-Tourisme»

Nouveautés 2015 Diagnostic de Stratégie Numérique

Avoir une visibilité sur l’ensemble de sa stratégie numérique

Accompagnement personnalisé de la Fédération Régionale

Participation aux Matinales Nouveau format de sensibilisation à destination des élus

Un moment d’échanges taillé sur-mesure par et pour les offices

Des thématiques numériques du moment

Co-organisation d’ateliers Sensibilisation ou d’ateliers pratico-pratiques avec le soutien technique de la Fédération

Régionale

Format court adapté aux prestataires

Suggestions de thématiques : Créer une réponse standardisée ou une signature pro Sensibilisation aux nouveaux comportements des internautes Les avis clients Les outils gratuits en ligne : newsletter et formulaire d’enquête

Actions « Formation et GRH »

Le monde du tourisme bouge, Compétences Tourisme aussi ! Des éductours De la formation à distance interactive Du coaching De la formation en présentiel

La Champagne-Ardenne innove

Actions « Formation et GRH »

Les Meet-Ups des DirecteursTous les 1er mardi de Juillet et de novembre La Radioscopie socialeen partenariat avec OTF Fédération Nationale

Un cycle de formation Responsable d’Office de Tourisme cycle de 10 jours – de juin à novembre

Nouveau dans Team’OTLe programmemanager

Commission

formation

régionale

Commission

formation

nationale

Editions

Budget Prévisionnel« fonctionnement / actions » 2015

RECETTES BP 2014 BP 2015Subvention CR 237 650 238 000Cotisations Offices de Tourisme – UDOTSI 6 350 7 500Sur animations, ateliers, formations réalisés par la FR

8 000 6 000

Autre (remboursement sur formations) 1 000 1 000TOTAL DES RECETTES 253 000 252 500CHARGES BP 2014 BP 2015  SALAIRES & CHARGES DES CHARGEES DE MISSION

   

Salaires / Charges sociales / SMIRC    Formation obligatoire / GMP (cadres), taxes et salaires

   

Total des salaires et charges 182 000 182 000FONCTIONNEMENT    Fournitures administratives / Affranchissement, tél., fax, internet / Charges locatives

   

Frais de compta. et honoraires / Cotisations    Amortissement matériel et divers    Total Fonctionnement 48 000 49 000ACTIONS ET ANIMATIONS FR VERS LE RESEAU OTSIDémarche Qualité /Formation Compétences Tourisme / Animation numérique / Soutien réseau OTSI Frais de déplacement / Frais de réunion, colloques

   

Communication, Editions    Prestations, audits, ingéniérie    Total des Actions et Animations 23 000 21 500TOTAL DES CHARGES 253 000 252 500

Rappel BP

2012 : 257 0002013 : 255 5002014 : 253 0002015 : 252 500

Budget prévisionnel 2015

Le budget Compétences Tourisme s’inscrit dans la continuité de 2014 Il sera adapté en fonction des formations du présent exercice. Accord de la subvention du Conseil régional le 17/11/2014

Budget prévisionnel Compétences Tourisme 2015

Dépenses Produits

Achat formations

110 170 € OPCA 44 780 €

Catalogue 6620 € DIRECCTE 32 000 €

Location salles

4160 € REGION 69 170 €

Ingénierie 25 000 €

TOTAL 145950 € TOTAL 145 950 €

REFORME TERRITORIALE

Rencontres des trois Fédérations Régionales Alsace, Champagne-Ardenne, Lorraine Le 17 mars 2015 à Colmar Le 04 mai 2015 à Nancy

Création d’une confédération régionale ALCA (Alsace, Lorraine, Champagne-Ardenne)

REFORME TERRITORIALE

Confédération des Offices de Tourisme des régions Alsace, Champagne-Ardenne et Lorraine

Dès 2016, les régions Alsace, Champagne-Ardenne et Lorraine formeront une nouvelle collectivité territoriale.

Pour anticiper cette évolution, les trois Fédérations Régionales des Offices de Tourisme de France existantes conviennent de créer une confédération sous forme associative

Son rôle est d’être un interlocuteur privilégié pour représenter ces Fédérations Régionales des Offices de Tourisme auprès de la nouvelle grande Région, d’assurer la reconnaissance et le transfert des compétences acquises par chacune des régions actuelles et de réfléchir ensemble aux actions communes à mutualiser entre les trois Fédérations Régionales

Conseil d’administration En 2015 et 2016, la Présidence sera assurée par le collège des

Présidents des trois associations membres. A partir de 2017, la Présidence sera assurée en alternance par les trois

Fédérations Régionales.

Questions diverses