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ETUDE DE CAS
Documentation
produit
XWiki SAS - 35/37, rue Beaubourg - 75003 Paris
Tél: +33 (0)1 45 42 40 90
Fax: +33 (0)9 59 26 92 14
Email: [email protected]
Site web: www.xwiki.com
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Une documentation en ligne et à jour pour les utilisateurs d’EasyVista, une base de connaissances
interne pour les collaborateurs EasyVista.
Contexte et enjeux
L'équipe de Recherche et Développement EasyVista recherchait un outil à mettre en place en interne
afin d'éviter les échanges d'emails. En effet, en raison de la multitude de projets, de nombreux
documents étaient envoyés par emails et il devenait difficile de retrouver l'information souhaitée et de
savoir si celle-ci était à jour. Le besoin de centraliser l'information dans un outil informatique s'est
alors fait sentir.
Le département R&D s'est donc mis en quête d'une solution wiki afin que tous les membres de
l'équipe puissent accéder à l'information mais également en créer, en contribuant. C'est donc par une
recherche internet qu'EasyVista est entré en contact avec la société XWiki SAS.
Le service marketing, en charge de l'implémentation de l'outil, a profité de ce projet pour identifier
ses propres besoins en matière de collaboration. Le département marketing avait des problématiques
de mise à jour de la documentation pour ses clients et avait identifié l'existence de silos. De nombreux
documents étaient en double voire en triple.
Besoins et contraintes
EasyVista avait un certain nombre de besoins. Il fallait que l'outil sélectionné puisse :
être hébergé
être facile à prendre en main
Secteur : services IT
Besoin : documentation
Solution : documentation &
base de connaissances
Produit : XWiki Enterprise
« Grâce à XWiki, nos clients disposent en permanence d’une
documentation produit mise à jour en temps réel partout dans le
monde. »
(Philippe Franck - EasyVista)
XWiki SAS - 35/37, rue Beaubourg - 75003 Paris
Tél: +33 (0)1 45 42 40 90
Fax: +33 (0)9 59 26 92 14
Email: [email protected]
Site web: www.xwiki.com
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gérer le multilingue (français / anglais), les droits et le multi wiki
permettre la création de petites applications : processus de validation avec un espace brouillon
et un espace publication
permettre de récupérer des données existantes
Lors de la phase de choix, XWiki a su faire la différence notamment grâce à :
l’expertise de l'équipe XWiki SAS sur le logiciel XWiki et sur tout le processus d'installation et
de configuration de celui-ci. L'équipe IT EasyVista ne voulait pas gérer l'infrastructure et la
technique pour se concentrer sur le contenu. Les solutions Saas et les services XWiki ont joué
un rôle clé
des interlocuteurs réactifs et compétents ainsi que la présence du siège de l'entreprise XWiki
SAS en France
La solution
Pour répondre aux divers besoins d'EasyVista, 3 wikis ont été mis en place :
un wiki "Développement" servant d'outil de collaboration aux équipes de R&D (documents de
roadmap, fiches de recherche, etc.)
un wiki pour la gestion du CMC (Cloud Management Center). Dans ce wiki, y sont stockées des
fiches de description des différentes infrastructures, les documents détaillant les procédures de
tests, etc.
un wiki pour la version en ligne de la "documentation produit". Ce wiki a nécessité la reprise
des documents Microsoft Word précédemment utilisés
Dans ce cas d'usage, nous aborderons le cas du wiki de "Documentation Produit", les deux autres
wikis EasyVista étant des sites privés. Le wiki "Documentation EasyVista" est accessible par tous les
utilisateurs de l'internet : wiki.easyvista.com
Pour répondre à ce besoin, XWiki SAS a réalisé les prestations de services suivantes :
personnalisation de XWiki et des PDF exportés en reprenant la charte graphique EasyVista
XWiki SAS - 35/37, rue Beaubourg - 75003 Paris
Tél: +33 (0)1 45 42 40 90
Fax: +33 (0)9 59 26 92 14
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Site web: www.xwiki.com
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réalisation d'une application de publication permettant de publier en deux langues distinctes
sur les mêmes noms de documents
de cette façon, même si un article n'existe pas dans l'autre langue, il y a toujours le
moyen d'avoir des informations
la publication se passe en deux temps par l'intermédiaire d'un statut qui permet à
l'administrateur de maîtriser la publication de plusieurs documents en même temps
les droits ont été réglés entre les 3 wikis pour que chaque équipe interne puisse accéder à
l'information de sa section tout en protégeant certains documents du grand public
une section dédiée à l'administrateur lui simplifie son travail de gestion de la publication
XWiki SAS - 35/37, rue Beaubourg - 75003 Paris
Tél: +33 (0)1 45 42 40 90
Fax: +33 (0)9 59 26 92 14
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Site web: www.xwiki.com
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Bénéfices
Les bénéfices engendrés par XWiki sont nombreux.
Au niveau du wiki de documentation, l'équipe IT EasyVista constate que :
les documents sont à jour (et cela plus rapidement qu'auparavant grâce à la dimension
collaborative de la solution)
les utilisateurs corrigent directement les erreurs dans la documentation
tout est centralisé et accessible depuis wiki.easyvista.com
le volume de la documentation a été réduit : disparition des silos grâce aux liens entre les pages
wikis. Fort impact au niveau du dédoublonnage de document
implication des personnes du support technique pour faire des relectures et créer des documents
Au niveau des utilisateurs des solutions EasyVista :
quelques utilisateurs ont des comptes
ouverture de compte à la volée
connexion avec le site support avec la possibilité de mettre des commentaires
impact positif sur l'image d'EasyVista auprès de ses clients
Usage clé EasyVista : documentation et outil d’organisation interne
Le succès est au rendez-vous
De manière générale, l'équipe IT EasyVista est très satisfaite de XWiki. Cela lui a permis de gagner en
souplesse sur la mise à jour de la documentation. Le choix de prendre du service hébergement XWiki
lui permet de ne pas avoir à gérer l'infrastructure et de se concentrer sur le contenu de la
documentation. Par ailleurs, en cas de problème, l'équipe XWiki est très réactive. En ce qui concerne
les wikis internes EasyVista, ceux-ci remplissent leur rôle de bases de connaissance internes.
Premiers résultats constatés
Après quelques mois d'utilisation du wiki de documentation, on constate :
800 accès par mois en moyenne
une accessibilité au wiki partout dans le monde (dont la moitié en France mais également au Brésil,
en Afrique du Sud et en Australie)
