aOS Aix-en-Provence6 septembre 2016

30 mars 2017 JournéeaOS Aix-en-Provence n°2

aOS Aix-en-Provence30 mars 2017

Gouvernance documentaire dans O365Sébastien PAULET

@SP_twit

aOS Aix en Provence 30 mars 2017

Présentation du conférencier

France

Architecte de

Solutions d’Entreprise

SPT ConseilBlogueur

https://sppublish.wordpress.com

Intarissable sur

#GED, #Archivage,

#SharePoint,

#Scrum, #Lean,

#Ergonomie

@SP_twit

aOS Aix-en-Provence30 mars 2017

Où vont les documents dans O365?

aOS Aix en Provence 30 mars 2017

Histoire

Papier

Fichiers

GED

CollaboratifSocial

1970 1980 1990 2000 2010

aOS Aix en Provence 30 mars 2017

Où vont les documents? O365TCO mini

Sans outil

Documents personnels

…

Archives Système d’archivage

Interne Public

Intranet

Externes Restreints

Extranets

Externes Tous publics

Site Web

Interne Restreint / confidentiel formel

GED

Interne Restreint / conf. Informel

Collaboratif

O365

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La GED

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Fonctionnalités types

Valorisation Classement Droits d’accès Check In/Out

Alertes mails Favoris Historique Cycle de vie

Rendition Composites Search Workflows

Stockage

Archivage

Restauration

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La GED avec SharePoint

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Fonctionnalités GED dans SharePoint

Valorisation Classement Droits d’accès Check In/Out

Alertes mails Favoris Historique Cycle de vie

Rendition Composites Search Workflows

Stockage

Archivage

Restauration

aOS Aix en Provence 30 mars 2017

Mais aussi

• Partage de données autres (annonces, calendrier, tâches, Wiki, …)

• 100% intégrée à Office

• Intégration du publishing (portail, branding)

• Support multimedia

• Moteur de recherche pleinement intégré

• RSE intégré autour du contenu

• Intégration BI

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Point d’attention

Document = Fichier + Propriétés (+ versions)

Il n’y a pas de fichier joint à un fichier ou rendition

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Règles fichiers

• Caractères spécifiques interdits # % ?

• Certains types de documents non autorisés

• Noms et URL limités (260 chars max)

• Pas de document vide

• Taille maximale des documents téléchargés (10 Gb)

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Archivage dans SharePoint

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Fonctionnalités

• Périodes de rétention

• Gel de documents en place (Records InPlace)

• Stockage en masse des Records (Records Center) compatible ISO 15489

• Gestion des litiges avec eDiscovery intégré (SharePoint, Exchange, Lync, FileSystems)

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Limitations

• Compatible avec les normes anglo-saxonnes, pas « européennes » (Moreq, eiDAS)

• Localisation du stockage (Pays du tenant)

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Workflows

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Workflows

• Workflows standards

• Custo du process : SharePoint Designer

• Petit process individuel : Flow

• Custo du formulaire : Infopath

• Application mobile : Power Apps

• Actions particulières : Visual Studio

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Points d’attention

• Pas de boucle possible

• Workflow attaché au document

• Pas de mécanisme de délégation permettant à un utilisateur de faire traiter toutes ses actions par un autre

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Droits d’accès

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Organisation de l’information

Collection de sites

Ferme SharePoint 2013

Site racine

Sous-sites

Bibliothèque

Dossiers / sous dossiers

Documents (Word, Excel, PDF )

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Comparaison GED classique

• Pas de sécurité par type de contenu

• Pas de droit en fonction des propriétés de fichier

• Pas de droits sur les propriétés de fichier

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Stockage

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Limitations

• Pas plus de 5 000 documents dans la même vue

• 5(0) 000 étendues de sécurité par liste / doc lib

• 30 000 000 documents par bibliothèque

• Max 2000 sous sites / collection

• Taille max par fichier

• Pour les collection de sites … pooled storage (25Tb+)

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Localisation et normes

• Stockage en Europe (Dublin/Amsterdam… FR?)

• Certification / attestations complet :

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Conclusion

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Conclusion

• GED OUI et bien plus encore!

• Règles de sécurité à garder simples et qui impactent l’architecture de l’information

• Des limites de volumétrie (boundaries) qui impactent l’architecture de l’information

• Moteur de Workflow à remplacer pour besoins BPM

• Attention aux caractères spéciaux dans les noms…

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Merci beaucoup à nos sponsors!

Thank you to all our sponsors!

22 Avril

Journée aOS CMD Aix-en-Provence du 30 mars 2017

L’enregistrement est ouv

ert !

http://www.spsevents.org/city/Monaco/Monaco2017

3 juin 2017#SPSMonaco

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@aOSComm