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La RFID, la RTLS et la NFC dans la santé

RFID, RTLS and NFC in Healthcare

les publications marchés du cnrFidcnrFid’s marKet publications

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Version Française

Initié par le Ministère de l’Economie, de l’Industrie et de l’Emploi, le

Centre National de référence RFID (CNRFID) a l’ambition de faciliter

l’adoption de la RFID et d’en développer les usages.

Il favorise le déploiement de solutions entre offreurs, utilisateurs de

solutions RFID, institutions et organismes de recherche.

Il les accompagne selon leurs besoins et intérêts respectifs en :

- Identifiant les valeurs apportées dans chaque métier

- Développant l’usage de la technologie

- Accélérant l’appropriation de la RFID

- Multipliant les opportunités business

- Fédérant les initiatives au niveau national

Le CNRFID est membre de plusieurs comités de normalisation : le

CEN, l’ETSI et l’ISO. Il regroupe désormais 125 acteurs au niveau

national et international impliqués dans la RFID.

En savoir plus sur www.centrenational-rfid.com

le centre national de réFérence rFid

introduction

Les services liés à la santé deviennent chaque jour plus complexes. Cette complexité augmente le risque d’erreurs. Une erreur de procédure peut engendrer de graves problèmes et avoir de sérieuses conséquences. Les technologies telles que la RFID, la RTLS et la NFC, lorsqu’elles sont utilisées correctement, peuvent contribuer à une plus grande maîtrise des procédures médicales vitales et à un meilleur suivi des personnes et du matériel. La technologie RFID peut être utilisée pour établir des relations dynamiques entre le patient, les appareils connectés à lui et les soignants. Cette connexion permet de filtrer et de traiter rapidement des informations essentielles et de les communiquer directement à l’établissement de soins au moyen de toute une gamme de dispositifs portables. Ces informations peuvent également être envoyées au même moment vers des répertoires de données cliniques, comme le dossier médical du patient. Cette méthode de communication optimise et améliore les processus, les soins apportés aux patients et la sécurité, permettant ainsi de surveiller de façon dynamique et à distance la survenue de problèmes graves et d’y répondre rapidement. Lorsqu’elles sont mises en place correctement, les technologies RFID et RTLS peuvent avoir un effet considérable sur la sécurité des patients et la qualité des soins, tout en limitant les dépenses de fonctionnement. De telles solutions permettent aux hôpitaux

d’établir un suivi des équipements, des patients, du personnel ainsi que des procédures au sein de l’hôpital et de comprendre le statut, la gestion, l’utilisation et la disponibilité des ressources. Ces informations en temps réel ont un impact sur l’hôpital dans son ensemble, notamment sur les processus, les recettes, les coûts, la conformité et la sécurité des patients. Elle permet ainsi au personnel hospitalier de s’assurer que les équipements, le personnel compétent et les patients sont au bon endroit au bon moment.

les technologies rFid, rtls et nFcLa RFID signifie « Radio Frequency Identification » (radio-identification en français). Cette technologie utilise les ondes radio pour transmettre et recevoir des données. En comparaison avec les codes-barres traditionnels, la RFID fonctionne sans lecture visuelle directe, communique les données plus rapidement, ne nécessite généralement pas de piles internes et présente une plus grande capacité de stockage. La RFID est de nos jours considérée comme l’une des technologies qui offre le plus de possibilités dans le secteur de la santé. Elle contribue à améliorer la maîtrise et l’automatisation des procédés afin de répondre aux défis actuels du secteur de la santé.

La technologie RTLS signifie « Real-Time Location System » (système de localisation

en temps réel en français). Elle permet d’identifier, de localiser et de suivre les patients et les équipements en temps réel. Les étiquettes RTLS sont généralement actives, ce qui signifie que le dispositif possède sa propre source d’alimentation sous forme de batterie et qu’il peut communiquer sans interruption avec l’infrastructure RTLS.

La NFC signifie «Near-Field Communication» (communication en champ proche en français) et entre dans la catégorie des solutions RFID. La NFC a été développée afin de permettre l’utilisation d’applications mobiles au moyen de smartphones. À l’heure actuelle, les fabricants de téléphones portables ont développé plus de 100 modèles de smartphones équipés de la technologie NFC et ce nombre augmente tous les jours. Dans les années à venir, chaque smartphone en sera équipé et pourra ainsi communiquer de façon rapide et sécurisée avec toutes les étiquettes et cartes NFC.

les applications actuelles de la rFid dans les établissements de santéSi l’adoption de la RFID dans le domaine du commerce est mise en avant, dans la santé, on prend désormais conscience de son fort potentiel. Le secteur de la santé a également découvert le potentiel exceptionnel de cette technologie. Au cours des dernières années, de nombreux projets ont été expérimentés puis mis en place dans le monde et ont

montré que cette technologie pouvait aider les établissements de santé à réduire leurs frais de fonctionnement, à améliorer la sécurité des patients et à diminuer le nombre d’erreurs médicales.

Les principales applications RFID dans le domaine de la santé sont les suivantes :

Partie 1 .................................................................................................................... Page 7Identification et localisation des personnes (patients, personnel, nourrissons)

Partie 2 .................................................................................................................... Page 9 Identification et localisation des équipements, des produits et des contenants

Partie 3 .................................................................................................................. Page 11 Identification et localisation des instruments chirurgicaux (y compris des compresses)

Partie 4 .................................................................................................................. Page 12Gestion des échantillons de laboratoire et des poches de sang

Partie 5 .................................................................................................................. Page 13Gestion des tuniques / des vêtements de travail

Partie 6 .................................................................................................................. Page 14Gestion de la chaîne d’approvisionnement (réception, stockage, armoires, approvisionnement, sortie)

Partie 7 .................................................................................................................. Page 15Gestion des inventaires (audit, utilisation, disponibilité, etc.)

Partie 8 .................................................................................................................. Page 16Soins à domicile

Partie 9 .................................................................................................................. Page 17Les développements au niveau mondial

La RFID permet de lier de façon automatisée des personnes ou des produits aux procédures correspondantes, tout en garantissant la conformité réglementaire.

sommaire

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Un patient muni d’une étiquette RFID ou RTLS au moment de son admission pourra être identifié sans risque d’erreur et de façon automatisée pendant toute la durée de son séjour. Le personnel sera davantage concentré sur le patient au moment des soins et pourra enregistrer les examens effectués et les médicaments dispensés. L’utilisation de la RTLS peut améliorer le ressenti du patient sur son séjour à l’hôpital. Gérer les flux de patients représente l’une des tâches les plus ardues en milieu hospitalier. Il est important, pour un hôpital, de répondre aux besoins des patients de façon efficace à toutes les étapes des soins. Des études ont montré que lorsqu’un hôpital a du mal à gérer le flux de patients, identifier les goulots d’étranglement et les contraintes opérationnelles ne suffit pas ; la simplification des procédures devient également de plus en plus incontournable.

Les bracelets RTLS permettent de visualiser et de suivre le flux de patients et également de réagir et de répondre plus rapidement aux besoins des services surchargés, aux patients qui s’égarent et au manque de ressources. Ces informations en temps réel contribuent à une meilleure gestion des lits et du personnel et par voie de conséquence, à une plus grande satisfaction du patient. Le fait de munir les soignants de badges RTLS permet d’avoir une vue d’ensemble de la situation sous forme graphique. Cela permet également de synchroniser les activités professionnelles et les contraintes horaires des patients et des soignants. Chacun d’entre eux peut être facilement localisé dans le système, réduisant ainsi le temps consacré à des recherches laborieuses. Les patients et le personnel sont automatiquement identifiés

partie 1 : identiFication et localisation des personnes (patients, personnel, nourrissons)

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et leur présence dans les chambres ou dans d’autres endroits déterminants de l’hôpital est enregistrée à tout moment. Des données importantes sur le flux de travail sont générées de l’admission jusqu’à la sortie du patient, permettant ainsi à l’hôpital d’analyser et d’optimiser le flux de travail et la gestion des plannings. En outre, ces systèmes peuvent être connectés aux anciens systèmes de l’hôpital et aux systèmes de sécurité des bâtiments.

Avant d’entrer dans la chambre d’un patient, les soignants doivent se laver les mains en utilisant le distributeur de savon situé dans l’entrée. Le système déclenchera une alarme si un soignant muni d’une étiquette RTLS entre dans une chambre sans avoir suivi les règles d’hygiène. Cela permet de s’assurer que tous les soignants respectent les règles et les règlements de l’hôpital en matière d’hygiène. Si le soignant continue de ne pas suivre la procédure d’hygiène après en avoir été alerté, le système enregistrera ce manquement aux règles et l’associera à l’identifiant et aux informations personnelles du soignant. Ces enregistrements peuvent déclencher l’envoi d’un message à l’administration et être consultés à tout moment sur l’intranet de l’hôpital par un responsable. D’autres flux de travail peuvent également être définis dans le système.

Il arrive parfois que les soignants aient besoin d’assistance, s’ils font face par exemple à une urgence médicale ou à des

difficultés avec un patient ou simplement s’ils ont besoin d’un coup de main. Leur badge RTLS peut leur permettre d’envoyer une alerte et un message à un autre membre du personnel ou au service des urgences en appuyant simplement sur une touche.

La technologie RTLS est également utilisée pour éviter les enlèvements de nouveau-nés et de nourrissons dans les hôpitaux et les maternités. Les bracelets RTLS permettent de mieux contrôler les soins prodigués aux nouveau-nés et aux nourrissons et les protègent des enlèvements et des échanges involontaires. Chaque nourrisson fait l’objet d’une surveillance et d’un suivi constant en temps réel, de sa naissance jusqu’à sa sortie de l’hôpital, sans que cela gêne ses mouvements naturels et habituels ni ceux de sa mère. Un enfant ne peut pas être sorti du service sans permission et sans que cela soit détecté. Certains bracelets sont équipés d’un système d’attache inviolable pour qu’ils ne puissent pas être retirés sans autorisation. Le fait de retirer le bracelet sans y avoir été autorisé ou de l’arracher déclenche une alarme, permettant ainsi d’informer le personnel responsable et de bloquer les portes et les sorties.

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Dans un environnement sûr et contrôlé de façon efficace comme un hôpital, il est essentiel de fournir aux patients des soins d’une grande qualité et de répondre rapidement aux situations d’urgence. Il est donc capital que les équipements et les dispositifs médicaux adaptés soient accessibles, et qu’ils soient disponibles à l’endroit et au moment où les soignants en ont besoin. Avec les technologies RTLS et RFID, ils n’auront plus besoin de chercher et pourront se concentrer sur les soins apportés aux patients. Le système s’assure lui-même que des équipements propres et en bon état de fonctionnement sont disponibles au bon endroit et au bon moment. Grâce au système RTLS/RFID, chaque membre du personnel peut localiser les équipements essentiels dans

les chambres, les services ou l’hôpital tout entier. Les équipements et les dispositifs médicaux peuvent également être identifiés et classés selon les catégories suivantes : propre et disponible, en cours d’utilisation, sale, nécessitant une réparation, en maintenance et hors service. Cela permet de gagner du temps sur la recherche et d’optimiser la gestion des plannings.

Lorsqu’un équipement est en panne ou en mauvais état de marche, il suffit au personnel d’appuyer sur la touche située sur l’étiquette RTLS de l’équipement pour enregistrer une demande de réparation dans le système. L’information et la demande de remplacement sont alors automatiquement envoyées au responsable. Celui-ci est également informé de l’endroit exact où

partie 2 : identiFication et localisation des équipements, des produits et des contenants

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se trouve l’équipement et des instructions de maintenance qui lui sont associées. Si l’équipement n’est pas réparé ou remplacé dans un délai déterminé, le système prendra les mesures nécessaires et alertera un autre responsable.

Afin de prévenir les vols, les ruptures de stocks et les pertes, le personnel idoine peut être alerté en temps réel lorsqu’un équipement quitte une zone déterminée. Par exemple, si un dispositif médical est jeté par inadvertance dans une trappe à linge sale, une alarme se met à sonner instantanément.

Grâce à la technologie RTLS, les équipements deviennent également plus intelligents. Ainsi, un lit peut déclencher une notification « lit sale » et une pièce toute entière peut déclencher une alerte de contamination (par exemple si tous les équipements utilisés en bloc opératoire nécessitent d’être stérilisés avant l’intervention suivante).

L’amélioration de la gestion des équipements constitue une application phare de la technologie RFID. Cela peut permettre de réduire les pertes de façon significative, de sécuriser les stocks et de limiter les achats annuels inutiles. Cela s’applique tout particulièrement aux équipements coûteux tels que les lits, les fauteuils roulants et les pompes à perfusion. Cette technologie permet en outre de mieux contrôler les ordinateurs portables et autres équipements informatiques. Les

toutes nouvelles étiquettes RTLS peuvent être insérées dans le lecteur de cartes des ordinateurs portables, permettant ainsi la localisation et la gestion des ordinateurs dans des zones déterminées. Ces étiquettes sont équipées d’un capteur de mouvement intégré qui détecte tout mouvement, et d’un capteur de température.

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partie 3 : identiFication et localisation des instruments chirurgicaux (y compris des compresses)

Les interventions chirurgicales nécessitent tout un ensemble d’instruments spécifiques et d’appareils étalonnés. Chaque plateau est préparé et vérifié avant le début de l’intervention afin de s’assurer de la bonne configuration, de la propreté et du degré de décontamination. Les instruments chirurgicaux et les compresses équipés d’étiquettes RFID passives sont automatiquement détectés et un inventaire est effectué simplement en appuyant sur un bouton. L’inventaire peut être fait avant et après l’intervention afin de s’assurer que rien n’est laissé au mauvais endroit. Les équipements peuvent être identifiés grâce à un plateau intelligent ou à l’utilisation de portails RFID.

Les instruments ou compresses manquants peuvent être facilement détectés et comptés. Le système peut également stocker des informations supplémentaires importantes, telles que la date / l’heure du dernier nettoyage et de la dernière décontamination, la date / l’heure du dernier étalonnage, l’entretien, l’affutage, le temps de stérilisation et toute autre information importante.

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partie 4 : gestion des échantillons de laboratoire et des poches de sang

L’utilisation de la RFID dans les laboratoires d’analyses biologiques permet au personnel de savoir quel échantillon se trouve dans quelle boîte, et quelle boîte se trouve dans quel congélateur.

Chaque retrait et mouvement est enregistré avec la date, l’heure et l’identifiant du technicien. Cela permet de gérer plus efficacement des milliers d’échantillons. Aucune autre technologie ne permet une identification de masse aussi uniforme tout en résistant à des températures aussi basses et au gel.

Le transport des échantillons sanguins et des poches de sang peut également être suivi grâce à un capteur de température intégré dans une étiquette RFID active.

Il est ainsi possible de s’assurer à tout

moment pendant le transport que les conditions environnementales sont respectées et que les prélèvements ne sont pas endommagés.

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partie 5 : gestion des tuniques / Vêtements de traVail

Les hôpitaux ont commencé à utiliser la RFID au cours de ces dernières années dans le but de réduire leurs problèmes de blanchisserie. La quantité de vêtements de travail à laver (casaques chirurgicales, blouses, pantalons utilisés pour des tâches médicales et de recherche, etc.) représente un réel défi pour de nombreux hôpitaux.

La gestion et la logistique de ce type de vêtements de travail sont des problèmes majeurs. Les vêtements passent du personnel à la blanchisserie, de la blanchisserie aux armoires de stockage, puis des armoires de stockage aux services pour être portés à nouveau par le personnel. Il est donc facile de les perdre ou de les ranger au mauvais endroit. Le fait de chercher le bon vêtement à la bonne

taille fait perdre un temps considérable au personnel. Le lavage des vêtements est un processus très agressif, c’est pourquoi l’identification automatisée des vêtements ne peut se faire qu’au moyen de la RFID.

Cette technologie permet d’identifier un article parmi des masses de vêtements empilés les uns sur les autres ou suspendus et de procéder à des inventaires en temps réel. Associer un membre du personnel à un vêtement donné est également facilité.

Un bac à linge sale équipé de la technologie RFID peut créditer les membres du personnel au moment du retour des vêtements sans qu’aucune autre formalité administrative ne soit nécessaire.

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Dans les secteurs du commerce de détail et du transport, la RFID a prouvé qu’elle permettait d’automatiser de façon efficace certaines étapes de la chaîne d’approvisionnement (telles que la réception, le stockage et l’expédition). Pour cela, il suffit de placer une étiquette RFID passive directement sur les marchandises ou sur les chariots à leur entrée de vos locaux, de façon à localiser les marchandises automatiquement lors de leur passage aux points de contrôle équipés de lecteurs RFID.

À l’avenir, les marchandises seront étiquetées par les fournisseurs avant même que vous ne les receviez. Le fait de connaître la position exacte de vos marchandises et

de vos fournisseurs permet d’effectuer des inventaires en temps réel, de limiter les ruptures de stocks, de connaître vos besoins en réapprovisionnement et d’identifier les marchandises périmées ou faisant l’objet d’une procédure de rappel.

partie 6 : gestion de la chaîne d’approVisionnement (réception, stocKage, armoires, approVisionnement, sortie)

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partie 7 : gestion des inVentaires (audit, utilisation, disponibilité, etc.)

Les armoires équipées de la technologie RFID (ou armoires intelligentes) permettent une traçabilité automatisée des consommables, tels que les médicaments et du matériel à forte valeur, notamment les implants médicaux. Ces armoires offrent la possibilité de gérer l’inventaire et de localiser le matériel en temps réel par chambre et par armoire. Elles donnent également des informations importantes sur les dates de péremption et les numéros de lots et de séries, permettant ainsi un réapprovisionnement automatisé ou un rappel rapide des articles et dispositifs.

Le personnel peut automatiquement enregistrer l’utilisation d’un article sorti de l’armoire dans le dossier médical électronique du patient ou sur sa facture.

Cela réduit les risques d’erreurs et peut permettre d’éviter de donner un médicament ou un produit inadapté ou dangereux à un patient donné. L’étiquetage des blisters et des flacons en plastique utilisés par les patients permet de lutter contre la contrefaçon et les vols, d’améliorer la gestion des stocks et de faciliter les rappels de produits.

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partie 8 : soins à domicile

La technologie RFID peut également être très utile dans un contexte de soins à domicile.

Différents capteurs permettent de surveiller l’état de santé du patient de façon constante et l’absence de fil et de câble améliore grandement son confort. Il est par exemple possible de surveiller les mouvements du patient pendant son sommeil grâce à un brassard équipé de la technologie RFID et de capteurs.

Les données médicales sont transmises aux soignants responsables du patient au

moyen d’un smartphone NFC placé sur le brassard. Le smartphone peut analyser graphiquement le temps de sommeil par rapport au temps d’alitement ou bien les phases de sommeil paradoxal, ou rassembler d’autres informations complémentaires.

D’autres capteurs peuvent analyser de petits échantillons sanguins, la saturation en oxygène, le pouls, les composés organiques volatiles et la spirométrie.

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partie 9 : les déVeloppements au niVeau mondial

Le potentiel des technologies RTLS, RFID et NFC dans le secteur de la santé est considérable. Cependant, l’utilisation de la RTLS et de la RFID dans les établissements de santé n’en est qu’à ses balbutiements. À ce jour, les principales applications concernent l’identification des personnes, le suivi de la gestion des actifs.

Le secteur de la santé est extrêmement réglementé. Des changements législatifs en faveur de la RFID auraient un impact immédiat sur l’adoption de cette technologie. Ainsi, aux États-Unis, les lois décidées par la FDA (l’agence sanitaire américaine), la loi sur la portabilité et la responsabilité de l’assurance santé (HIPPA) et les règlementations sur l’e-pedigree qui visent à prévenir les problèmes de sécurité ont beaucoup contribué à l’adoption de la RFID. En 2011, la société Frost & Sullivan estimait le marché de la RFID dans l’industrie de la santé à environ 2,4 milliards de dollars. Les prévisions pour les années à venir montrent un taux de croissance annuel

composé de 29,9 %. Les pays les plus en avance sur l’adoption de cette technologie sont les États-Unis, le Royaume-Uni, l’Allemagne, le Japon et la Chine. Beaucoup d’autres pays, principalement en Europe et en Asie du Sud-Est, sont très actifs dans la mise en place de projets pilotes et insistent fortement sur l’adoption de la RFID et de la RTLS.

Le manque d’information, les budgets limités et la longueur des cycles d’investissement représentent les principaux obstacles. En outre, certains établissements de santé ne sont même pas équipés de l’infrastructure informatique minimale nécessaire à la mise en place de technologies telles que la RFID, ce qui augmente de façon colossale le budget nécessaire à la bonne exécution d’un projet RFID et impacte significativement le retour sur investissement. Enfin, l’intégration des différentes utilisations et applications représente un défi bien souvent sous-estimé.

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conclusion : de belles perspectiVes...

Néanmoins, les premiers retours d’expérience laissent entrevoir de belles perspectives.

La maturité des standards aussi bien techniques qu’applicatifs, la facilité accrue avec laquelle la RFID peut aujourd’hui être mise en place, l’interopérabilité des matériels tant au niveau des couples tag/lecteur qu’au niveau des infrastructures informatiques, les possibilités de sécurisation toujours plus nombreuses et

performantes sont autant de facteurs qui faciliteront le déploiement à plus grande échelle.

A cela, on peut ajouter les outils et méthodes aujourd’hui disponibles pour intégrer à la fois les patients et le personnel de santé dans la réflexion amont nécessaire à une meilleure acceptation de la technologie, gage d’un ROI si ce n’est plus rapide du moins plus assuré.

english Version

Initiated by the French Ministry of Economy, Industry and Employment

to facilitate adoption and use of RFID technology and develop its

applications, the French National RFID Centre (CNRFID) is a non-profit

organization for RFID providers, users, integrators, laboratories.

It supports their specifics needs and interests:

- To clarify the added value for each vertical market

- To facilitate take-up of the technology

- To develop new fields for RFID use

- To boost business opportunities

- To coordinate ideas and projects on a nationwide scale

The CNRFID is a member of several international standardization

committees, including CEN, ETSI and ISO. It federates more than 125

RFID key players.

More about CNRFID: www.centrenational-rfid.com

the French national rFid center

introduction

Every day, healthcare services become more and more complex. This complexity increases the potential of mistakes; one mistake in a procedure may lead to very serious problems and consequences. The correct use of technologies such as RFID, RTLS and NFC can help to better control life-critical processes, people and devices. RFID can be used to establish the dynamic relationships between patients, care providers and the devices connected to the patient. The connection enables the rapid filtering, processing and delivery of critical information directly to the point-of-care through a variety of hand-held devices while concurrently delivering information to clinical data repositories such as the patient medical record. This delivery methodology optimizes and enhances processes, patient care and safety, enabling dynamic and remote monitoring and rapid response to critical issues. When properly implemented, RFID and RTLS can have a tremendous impact on patient safety and quality of care, while at the same time reducing operating expenses. Such solutions enable hospitals to account for equipment, patients, personnel and processes throughout the enterprise, as well as understand resource status, processes, usage and availability. This real-time information impacts all aspects of the healthcare enterprise including processes, revenue, costs, compliance, and patient safety; thereby allowing hospital staff to

assure the right equipment, the right skilled staff resource and the right patient, are in the right place at the right time.

rFid, rtls and nFc technologyRFID stands for Radio Frequency Identification which is a technology using radio waves to transmit and receive data. Compared with traditional barcode technology, RFID can perform without direct line of sight, operates at higher data communication speed, has in most of the cases no on-board battery, and has a larger data storage capacity than a standard bar code. RFID is considered one of the most enabling technologies in the healthcare industry today. RFID is helping to improve control and automate processes to meet today’s challenges in healthcare.

RTLS means Real-time-location-system and allows the identification, tracking and tracing of patients and objects in real time. RTLS tags are mainly active meaning that the device has its own source of power in the form of a battery and can constantly communicate with the RTLS infrastructure.

NFC stands for Near Field Communication and is part of RFID family of solutions. NFC has been developed to enable mobile applications using a consumer smartphone. Today, mobile phone manufacturers offer more than 100 different smartphones supporting NFC technology and this number

is increasing every day. In the coming years, every smartphone will be equipped with NFC technology enabling a fast and secured communication between devices and to any NFC tags or cards.

current applications oF rFid adoption in medical organizationsWhile there is a great focus on adopting RFID in retail (mainly apparel), supply chain and manufacturing, the healthcare industry has also realised the great potential of this technology. In the last few years, there have been many pilots and implementations around the world showing that this technology can assist the healthcare organizations to reduce operating costs, improve patient safety and reduce the number of medical errors.

The major RFID applications in healthcare are:

Part 1 .................................................................................................................... Page 23Identification and tracking of people (patients, staff and baby)

Part 2 .................................................................................................................... Page 25 Identification and tracking of assets, products and vessels

Part 3 .................................................................................................................... Page 27 Identification and tracking of surgical tools (including sponge)

Part 4 .................................................................................................................... Page 28Laboratory sample and blood management

Part 5 .................................................................................................................... Page 29Scrups/garment management

Part 6 .................................................................................................................... Page 30Supply chain management (receipt, storage, cabinet, supply, output)

Part 7 .................................................................................................................... Page 31Inventory management (audit, utilization, availability, etc.)

Part 8 .................................................................................................................... Page 32Homecare

Part 9 .................................................................................................................... Page 33Regional development

RFID enables automatic linking of people, products with the corresponding processes and also assures government compliance.

summary

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Attaching an RFID or RTLS tag to the patient at the time of registration enables a proper and automated identification at all time during their stay. Care becomes more patient centric and enables the recording of patient related procedures and medications. The use of RTLS can enhance the patient experience throughput the hospital. Inefficient throughput is one of the major challenges in the hospital environment. It is important for a hospital to serve the patients efficiently as they move through all the stages of care. Studies have shown that hospitals have problems enabling a good workflow for the patient, simply identifying the bottlenecks and operational constraints which exist is not enough, streamlining processes is becoming increasingly critical. Having patients equipped with an RTLS bracelet helps to track and trace the workflow and

become more reactive and responsive to overcrowding medical departments, patients turning up in the wrong locations and missing resources. Such real-time information can help to improve room allocation and staff availability resulting in a higher patient satisfaction.

Having caregivers wearing a RTLS badge can result in receiving a graphical overview of the situation. Patient and caregivers can be synchronised in their work activities and timing. Any of these people can be easily located over the system reducing the painful search time. Patient and staff are automatically identified and their presence at the bedside or other critical locations is at any time registered. Important workflow data is created from admissions to the discharge of the patient helping the hospital to analyse and enabling the optimization of

part 1 : identiFication and tracKing oF people (patients, staFF and baby)

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their workflow and resource planning. In addition those systems can be connected to the hospital legacy and building security systems.

Before entering a patient room, caregivers must clean their hands using the soap dispenser at the entrance. Now, with the caregiver wearing a RTLS tag the system will trigger an alarm if staff has not been using the hygiene process after having entered the room. This assures that any caregiver complies with the hygiene rules and regulations of the hospital. Should the caregiver still not follow the hygiene process after being alerted, the system will log this non-compliance with the ID and persons details. Such non-compliances can trigger a message to the administration or can be reviewed at any given time over the intranet by a responsible person. Other workflows can be defined as well in the system.

In some cases, caregivers find themselves in a situation requiring assistance. This could be an emerging medical problem, problems with a difficult patient or just the need of another hand. A simple button on the RTLS badge can trigger an alert and message to another staff member or the emergency department.

RTLS is also used to protect new born and infants in the hospital environment and maternity department. Having a baby or infant wearing a RTLS bracelet helps to better control their care and also

protects them against baby abductions and unintentional baby mismatching. Each baby is constantly monitored and tracked in real-time from their time of delivery to the time of discharge without influencing the regular and natural movements of mother and baby. A child cannot be removed from the medical department unnoticed and without permission. Some RTLS bracelets also offer a secure, tamper proof function preventing unauthorized removal from the child. Unauthorized removal or tampering will trigger an alert which can notify appropriate personnel and secure doors and exits.

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In a safe and efficient control environment such as a hospital it is essential to provide high quality patient care and rapid response to emergency situations. having access to the appropriate equipment and devices is a key and must be available to caregivers when and where they need it. With the use of RTLS and RFID they can stop looking for equipment and focus on patient care. It is the task of the system to make sure that functional and clean equipment is available at the right place at the right time. Thanks to the RTLS/RFID system any staff member can locate the key assets on room, unit and institutional level. The assets and devices can also be identified and categorised as clean and available, in-use, dirty, requiring repair, in maintenance or out of service. This knowledge reduces significantly the search

time and enhances resource planning.

When a piece of equipment is malfunctioning or broken, the staff can just push the button on the RTLS tag of the equipment to create a service request to the system. The responsible person is then automatically alerted and advised to replace the device. He also will receive the exact location of the device and corresponding maintenance instructions. Should the device not be repaired or replaced in a specific amount of time, the system will take the necessary actions and alert another appropriate person.

To prevent equipment theft, shrinkage and loss, the appropriate staff can be alerted in real-time when an asset leaves an area. For

part 2 : identiFication and tracKing oF assets, products and Vessels

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example, in the case of a medical device inadvertently going down a laundry chute an alert may be instantly sounded.

Thanks to the use of RTLS, assets can also become more intelligent. As an example, a patient’s bed can trigger a “dirty bed” notification or a complete room triggers a contamination alert – for example if all assets used in the OR must be properly sanitized before the next procedure.

Improving the management of assets is a killer application in the RFID industry and can significantly reduce lost, safely stock and unnecessary yearly purchases. This applies especially for high value assets such as beds, wheelchairs and infusion pumps. Additionally, laptops and other IT equipment can be better controlled with the use of RFID. The newest RTLS tags can be plugged into a laptop card slot for tracking and managing in designated areas. Such tags come with built-in motion sensors which detect any movement and also have temperature alert.

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part 3 : identiFication and tracKing oF surgical tools (including sponge)

Surgical interventions require a specific set of instruments and calibrated devices. Each tray is assembled and verified before the procedure in order to ensure the correct configuration, the cleaning and decontamination degree. Surgical instruments and sponges equipped with passive RFID tags are automatically detected and inventory is done by just pressing a button. The inventory can be done before and after the intervention, making sure that nothing is left where it does not belong. The identification can be realised with a smart tray or with the use of RFID portals.

Any missing instrument and sponges

can be easily detected and counted. The system can also store important additional information such as last cleaning and decontamination date/time, last calibration date/time, maintenance, sharpening, amount of autoclave and any other important information.

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part 4 : laboratory sample and blood management

The use of RFID in biomedical laboratories allows staff to know which sample is in which box and which box is in which freezer.

Any removal and movement is stamped with date, time and staff ID.

In this way, thousands of samples can be managed more efficiently. No other identification technology would withstand the freezing temperature and frost enabling seamless bulk identification.

Transportation of samples and blood can be also monitored with active RFID tags using a temperature sensor.

In this way, any shipment can be constantly monitored for the proper environmental

condition and assures no damage during transportation.

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part 5 : scrubs/garment management

In the last years, hospitals have begun using RFID to minimize their laundry problems.

The challenge which many hospitals are facing is in the high amount of work garments such as operating gowns, robes, trousers in its medical and research operations.

The management and logistics of such work garments represents a major problem. As the garment moves from staff members to the laundry, than to the storage cabinets and through the wards again back to the staff it can be easily lost or misplaced.

Significant time is lost finding the correct garment in the correct size. The laundry process is very harsh and only RFID

technology can be used for proper and automated identification. Garments can even be identified in piles on top of each other and on bulky hangers. Inventory can be done in real-time.

Staff members can also be easily associated with the respective garment taken. An RFID-enabled garment bin can credit the staff members at return of the garment without any additional paper work.

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In the retail and transportation industry, RFID has proven its efficiency in automating processes within the supply chain such as receiving, storage and shipment.

This is accomplished by placing a passive RFID tag directly on the goods or transportation carriers as they come into your facility and automatically gathering the location of goods each time it passes through various RFID enabled check points.

In the future, those goods will already be tagged by the suppliers and therefore tagged before receiving them.

Knowing exactly where your goods and supplies are at which time allows realization

of constant inventory, reduced out-of-stock situations, reduced lost goods, identified goods for replenishment, identified goods out of date and recall of goods.

part 6 : supply chain management (receipt, storage, cabinet, supply, output)

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part 7 : inVentory management (audit, utilization, aVailability, etc.)

RFID enabled cabinets, also called smart-cabinets, can help to automatically track consumables such as medication and high value supplies including medical implants.

Those cabinets allow real-time inventory management and location tracking by room and cabinet. It also gives important information about expiration date, lot and serial number to allow automatically replenishment or fast recall of the items/devices.

By taking out a specific supply, it allows the staff to automatically assign the usage to the patient’s electronic health record and bill. This reduces any failure and can prevent giving wrong or dangerous medication/supplies to a specific patient.

The tagging of blister packs and a plastic bottle used by patients fulfils the need to improve anti-counterfeiting but can be used as well to reduce theft, improve stock control and facilitate recalls.

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part 8 : homecare

RFID can also be very useful in homecare environment.

Having different sensors constantly monitoring the condition of the patient without any cables and wires gives a great benefit to the patient.

As an example, an RFID and sensor enabled armband can monitor the patient’s motion during sleep.

Placing an NFC enabled smartphone on the armband allows the transmission of patient

data to the responsible care givers and the smartphone could graph the patients sleep length vs. length of time in bed, REM phases or ask a couple of complementary questions.

Other sensors could measure small blood samples, oxygen levels, pulse, volatile organic compounds as well as spirometers.

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part 9 : regional deVelopment

The potential of using RTLS/RFID/NFC in the healthcare environment is tremendous. However, the adoption of RTLS and RFID in healthcare organisations is still in the infant stage. The major implementations as of today are around people identification followed by asset management.

The Healthcare environment is highly regulated and legislative changes in favour of RFID would have an immediate impact in adopting the technology. For example, legislations in the USA coming from the Food and Drug Administration (FDA), U.S. Health Insurance Portability and Accountability (HIPAA) and E-Pedigree regulations focusing on solving safety issues have helped a lot in driving the adoption of RFID. In 2011, the company Frost & Sullivan estimated the RFID in Healthcare market around USD 2.4 billion.

The forecast for the coming year is showing a compound annual growth rate (CAGR) of 29.9 percent. The fast adopting countries

are the USA, UK, Germany, Japan and China. Many other countries, mainly in Europe and South East Asia are very active in realising pilots and are pushing adoption of RFID and RTLS very strongly.

The major barriers blocking adoption are lack of education, limited budgets and long investment cycles. Also not every healthcare facility has the basic IT infrastructure in order to properly implement a technology such as RFID, meaning that major investments need to be included in the RFID project to enable a proper implementation impacting the return of investment of the project significantly.

Also the integration of all the different use cases and applications remains a challenge which is in many cases is underestimated.

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However, the initial feedbacks suggest greater opportunities.

The maturity of standards both technical and applicative, the increased ease with which RFID can be implemented today, the interoperability of equipment at the tag / reader level and at the information system level, securisation features today more numerous and powerful, are all factors that facilitate the deployment on a larger scale.

To this, we can add the tools and methods available today allowing integration of both patients and employees within the first step of a RFID project.

This will allow a greater end-user acceptance which is the guarantee of a ROI if not faster, at least longer ensured.

conclusion : greater opportunities...

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Rédaction :

Stéphane Pique,

Vice-président EMEA du consortium RFID in Healthcare

Claude Tételin,

Directeur Technique du CNRFID / CTO at CNRFID

Copyright CNRFID 2012

Centre National de Référence RFID

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