Danny Boulanger

Expert de solution

Gestion intégrée des documents électroniques et papier

Ordre du jour

Pourquoi la gestion intégrée de document? Architecture SharePoint et approche préconisée Comment créer un dossier GID officiel et non officiel

Officiel et non officiel, quelle est la différence ? Réplication des métadonnées

Téléchargement de document Recherche

POURQUOI LA GESTION INTÉGRÉE DE DOCUMENT?

Papier

Électronique

Entreprise T.I Usager

Objectifs de la solution

Permets d’appliquer les règles d’affaires d’entreprise sur les documents

Sécuriser l’information Faciliter la recherche Assurer une continuité d’affaires Remplacer le système CINDOC pour la gestion de document papier

Défis

Gestion de changement Cibler les requis Migration Continuité d’affaires

Contexte de la solutionPage de bienvenue

Département Département Département

Dép

arte

men

tE

ntre

pris

eD

épar

tem

ent

Contribution, organiser, gestion, recherche, publication

Projet 1 Projet 2

SGID: Architecture des 3 espaces

Division A• Documents• Dossiers GID

Division B• Documents• Dossiers GID

…

Division N• Documents• Dossiers GID

Public Chaque Division Collaboration• Politiques• Procédures• Formulaires• Événements• Etc.

Centre documentation

Projets spéciaux

• Sécurité très contrôlée • Sécurité contrôlée par division • Sécurité adaptée au besoin

Besoin de gestion du cycle de vie des contenus

Différents niveaux de besoins

DoD 5015.2(168)

Fortune 1000(105)

SharePoint de base(72)

Requis pour les entreprises

Exemple d’un plan de classification (file plan)Kind of record Record category Description

Benefit plans, insurance plans, pension plans Employee Benefit Descriptions Descriptions of all employee benefit plans.

Payroll timesheets, supplementary payroll information Payroll Records Summaries of hours worked, overtime, and

salary paid.

Vendor invoices Invoices Records of goods or services purchased from vendors.

Product surveys, questionnaires, training manuals, training videos Training Materials Provides internal or external training.

Shipping forms, shipping reports Shipping Records Documents the shipment of materials.

Press releases, newspaper articles Press Releases Public relations information about products and services.

Emergency contact sheets, medical plan enrollment forms, resumes, benefits status reports

Personnel Records Records of individuals' employment histories and related personnel actions.

Exemple d’un plan de classification (file plan)Records Description Media Record category Retention Disposition Contact

401k plans Description of employee benefit plan. Web pages Employee Benefit Plans X years None Kathi Flood

Insurance plans Description of employee insurance plan. Print Employee Benefit Plans X years None Reshma Patel

Pension plans Description of employee pension plan. Print Employee Benefit Plans X years None Reshma Patel

Payroll timesheets Summaries of hours worked, overtime, and salaries paid. Electronic documents Payroll Records X years Destroy Reshma Patel

Supplementary payroll information

Summaries of sick time, vacation time, and other non-

salary payroll items.Electronic documents Payroll Records X years Destroy Reshma Patel

Vendor invoices Records of goods or services purchased from vendors. Print Invoices X years Destroy Eric Lang

Product surveys Customer satisfaction survey. Web pages Survey Materials X years Archive Molly Dempsey

Questionnaires Questionnaire to determine customer demographics. Print Survey Materials X years Archive Molly Dempsey

Training manuals Hard-copy training content. Print Training Materials X years Destroy Molly Dempsey

DÉMONSTRATION D’UNE SOLUTION

ARCHITECTURE SHAREPOINT DE LA SOLUTION ET APPROCHE PRÉCONISÉE!

Déclaration d’un enregistrement

Déclarer un groupe de documents

Centre de gestion des enregistrements

18

Recherche d’un document par numéro

Dépôt de document pour la soumission

Détails sur la conformité19

Politique de rétention

Type de contenu Permet de répliquer la logique du papier Flexible, mais peut devenir complexe

Application des règles Déplacer dans la poubelle Disposer de façon permanente Transférer à un autre endroit Démarrer un workflow Sauter à la prochaine étape Déclarer un enregistrement Effacer les brouillons précédents Effacer toute les versions précédentes

Officiel et non officiel, quelle est la différence ?

Non officiel Aucune valeur pour l’entreprise

Officiel Supporte les opérations de l’organisation Aspect légaux Historique Valeur pour l’organisation

Requis fonctionnel

Applications des règles d’affaires selon le dossier Répliquer les métadonnées automatiquement du dossier au

document Recherche par les métadonnées et secteur d’activité Partage de l’information en PDF

Réplication des métadonnées

Permet d’éviter d’ajouter manuellement les métadonnées à un document

Réplique l’information du dossier au document La réplication du dossier peut utiliser la réplication :

de la bibliothèque documentaire du dossier parent démarrer une nouvelle stratégie

Composante requiseNom de la composante GID Module Description

Recherche de cote de classification

Plan de classification Lors de l’assignation d’une cote de classification à un dossier GID, cette fonction permet à l’utilisateur d’avoir accès à la liste des cotes de classification (une liste de plus de 5800 cotes) avec la possibilité de faire des recherche par :o No de cote du dossiero Titre du dossiero Sous-titre du dossier

Permet aussi de faire une demande de création d’une nouvelle cote (Un WF d’approbation est attaché à cette demande).

Changement automatique du type de contenu

Stratégie de gestion des informations La GID dans un contexte de gestion des enregistrements sur place, nécessite d’appliquer automatiquement les règles de conservations associées à la cote de classification.  Cette fonction permet de changer le type de contenu par défaut par celui correspondant à la règle de conservation.

Calcul automatique des dates Stratégie de gestion des informations La date finale vie active = Date d’ouverture de dossier + durée active La date de disposition finale = Date de fermeture de dossier + durée

d’entreposage.

Recherche de dossier GID Recherche Fonction qui permet de centraliser la recherche des dossiers GID. Tout dossier GID non confidentiel créé dans un site départemental, est répliqué sous forme d’un item dans une liste centralisée pour un besoin de recherche et de déclassement.  À noter que les dossiers créés dans les sites départementaux ne sont accessibles qu’aux usagers du département.

Développement requisNom de la composante GID Description

Impression des étiquettes Pouvoir imprimer la liste des étiquettes liée à chaque dossier GID

Archivage des dossiers GID électroniques Déplacer les dossiers électroniques dans un espace d’archivage.

Destruction des dossiers GID électroniques entreposés Détruire les dossiers archivés après la fin de vie d’entreposage.

Application des règles de conservation selon la cote Permet d’appliquer le bon content type

Synchronisation de tous les dossiers du system vers une liste de dossier centralisées Recherche par dossier, sans connaître ou accéder le contenu

Mécanisme pour approuvé et gérer la destruction des dossier depuis la liste centralisée Gouvernance

Mécanisme pour approuvé et gérer la créations de nouveaux dossiers GID Gouvernance

Mécanisme pour sélection la cote de classification selon une recherche directement à partir du dossier

Recherche par colonne d’une liste

Développement évitéNom de la composante GID ALEXYA Description

Réplication des métadonnées Réplication Permet d’implanter une stratégie et opérationnaliser la réplication de métadonnée dans une bibliothèque de document.

Permet d’ajouter de la sécurité sur les colonnes SharePoint

Recherche par colonne et résultat structuré Recherche Permet de faire une recherche par métadonnée, de forer la recherche, et d’avoir un résultat structuré.

Publication des documents “cross-site” natifs à PDF Publication Permet de publier un document natif en PDF et de garder la relation entre les objets.

Conclusion

SharePoint est une plateforme de développement Identifier vos besoins de conformité et d’amélioration de la gestion

des connaissances

Nos clients

Chambre des communes

Contact

Danny Boulanger

514.762.1370

dboulanger@alcero.com

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