Manuel gamao

Guide d'utilisation du logiciel GAMAO

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GAMAOGAMAOGAMAOGAMAO Guide de l'utilisateurGuide de l'utilisateurGuide de l'utilisateurGuide de l'utilisateur

Date de production: 01/10/2010



Premier lancement , et configuration de la connexio n:

Au premier lancement du programme GAMAO, une fenêtre de paramétrage de connexion apparaît:

Cette fenêtre vous permet de vous connecter à une base de données où se trouvent les données de votre société. Le champ serveur indique le nom où se trouve la base de données Le champ port indique le port du serveur, par défaut c'est 4900, ne pas le changer sauf si vous l'avez changé dans le serveur de base de données Le champ utilisateur indique l'utilisateur du serveur de la base de données, par défaut c'est admin Le champ mot de passe indique le mot de passe du serveur de données, par défaut c'est vide. Le champ nom base indique le nom de votre base de données par défaut c'est GAMAO , vous pouvez utiliser le nom de votre société Le champ type de connexion indique le type de connexion que vous utilisez : Internet, réseau local , wifi , ça permet d'adapter le logiciel à votre connexion Si vous entrez une configuration fausse, le logiciel va refuser de fonctionner et vous indique une erreur.



Si vous utilisez un serveur qui contient un pare-feu pensez à ouvrir le port 4900 pour que le logiciel puisse fonctionner Si vous utilisez le logiciel sur une connexion Internet pensez à ouvrir le port 4900 sur le routeur de votre connexion Internet côté serveur.



Premiers pas: configuration des paramètres de la so ciété: La configuration des paramètres de la société est la première action

à faire; vous pouvez y accéder via le menu Fichier > fiche société

Cette étape consiste à entrer les détails de votre société, elle comporte 11 onglets :

1 : info général : vous pouvez entrez les infos générales de votre société

2 : info contact : les info de contact de votre société (téléphone, fax, etc…)

3 : entête et bas de page : les données qui seront inscrit à l'entête et le bas de page de vos impressions, et ce pour bons d'entrées et les bon d'interventions, vous pouvez choisir le format du texte.

4 : Fiscal: les données fiscales pour votre société 5 : Commercial : permet de paramétrer l'unité de votre monnaie

ainsi que le nombres de chiffres après la virgule des montant d'argents, et si votre société exige un consigne à l'entrée du matériel



à la société il permet d'indique que vous devez prendre ce consigne. NB: selon la politique de votre société vous pouvez soit activer cette option soit la désactiver.

6 : Nomenclature : cette rubrique permet d'entrer les numéros sur les quels démarre la numérotation des différents pièces dans le logiciel ; si vous comptez débuter à zéro ne pas changer les valeurs par défaut.

7 : Logo: permet de choisir une image qui contient le logo de votre société, ce logo va être intégré dans vos impressions.

8 : Couleur : permet de choisir la couleur des lignes des tableaux affichés.

9 : Impression : permet de paramétrer les impressions des Bons d'intervention (BI) et les bons d'entrée (BE), le logiciel comporte différents sortes de modèles à imprimer.

10 : Signature : permet de charger une image comportant votre signature et/ou cachet qui va être imprimé en bas des BE et BI , cette option est pratique si vous comptez envoyer des documents via email.

11 : Mots de passes : permet d'indiquer si vous voulez forcer l'utilisateur du logiciel à entrer un nom d'utilisateur et un mot de passe à l'utilisation du logiciel.

Vous devez avant d'utiliser le logiciel indiquer ces paramètres à fin

de pouvoir l'utiliser dans des meilleurs conditions.



Les premiers pas avec le logiciel GAMAO: Le logiciel GAMAO permet de gérer votre service après vente dés

l'arrivée du matériel jusqu'à sa sortie. Quand une machine entre dans votre atelier, elle doit être

mentionnée dans un bon d'entrée (BE), qui décrit la machine et la nature de la panne.

Un technicien doit prendre en charge cette machine et la diagnostiquer , vous pouvez émettre un devis estimatif de la réparation ; ou directement produire un bon d'intervention (BI) qui décrit l'intervention et les actions entrepris (changement pièce , main d'œuvre…)

Il faut noter que une fois le BE transféré en BI , il sera validé et ne pourra pas être modifié à l'avenir.

Si vous devez envoyer une machine en dehors de votre atelier, vous pouvez utiliser la fonction expédition.

Le matériel peut être non réparable donc il oit être retourné vers le client, une indication sur le BE sera faite et si le client récupère son matériel une fiche de sortie sera produite.

Quand un matériel réparé est récupéré par le client, le BI doit être validé et ne pourra pas être modifié à l'avenir.

Aussi GAMAO permet de produire une facture à partir du BI. GAMAO intègre plusieurs états et statistiques faisant du logiciel

un puissant outil de gestion de SAV.



Clients: Cette option permet d'entrer les données des clients , un par un.

Pour créer un nouveau client cliquez sur le bouton nouveau ( ou F2) une fiche du client s'affiche:



Elle comporte les informations de base du client , il est préférable de renseigner tout les champs dans cette fenêtre .

Si vous avez une liste de votre clients dans un fichier excel vous pouvez l'importer via l'option outils > import export.

Vous pouvez modifie et supprimer des clients , aussi imprimer la liste totale ou partielle des clients.

Vous pouvez aussi faire une recherche sur les clients par nom ou par contact , il suffit de taper une ou plusieurs lettres pour filtrer la liste des clients.



Types de machines: Cette option permet de renseigner des types de machine exemple :

ordinateur, imprimante,photocopieur …

Liste des produits: Permet de renseigner les produits (pièces de rechanges ) fournis

par la société ,

Liste des fournisseurs: Permet de renseigner les informations sur vos fournisseurs , indispensable pour gérer les machines sous garantie.

Pannes: Permet de saisir les pannes qui peuvent parvenir sur les appareils ;

cela permet de standardiser les notations au sein de la société.

Gestion des techniciens: Cette option permet de saisir les détails de vos techniciens.



Machines: Permet d'entrer les détails des machines qui entrent dans votre

service après vente.

Vous pouvez créer une machine , modifier ces données, faire une

recherche selon plusieurs critères (nom,numéro de série , client, fournisseur), ainsi qu'imprimer la liste des machines.

Lors de la création d'une machine vous devez renseigner toutes les données nécessaires à son identification.



A chaque machine est associé un code unique qui l'identifie , et un

numéro de série , vous pouvez indiquer la marque et le type de la machine.

A chaque machine est associé un client , vous devez choisir le client parmi la liste des clients déjà entré .

Si la machine est sous garantie vous pouvez l'indiquer , ainsi que la date d'achat , date de fin de garantie et date de fin de garantie fournisseur (la date de garantie donnée par votre société peut différer de celle du fournisseur) , vous devez aussi entrer les détails du fournisseur.



Bon d'entrée C'est la première pièce à établir pour une machine qui vient chez

vous pour réparation ; le logiciel affiche la liste des BE: .

1- Prise en charge: permet d'indiquer le technicien qui va prendre

en charge la machine. 2- Expédition matériel : créer un évènement d'expédition du

matériel vers un tiers (fournisseur , sous-traitant de réparation…)

3- Créer devis : permet de créer un devis lié cette machine. 4- Vers BI : permet de transférer le BE vers le BI , avec tout ces

détails. Attention un BE validé ne peut pas être modifié. Lorsque vous créer un nouveau BE , la fiche suivante s'affiche:



Ce

Cette fiche permet de renseigner tous les détails de l'entrée de la machine à votre service SAV. Si vous avez effectué une intervention externe vous pouvez l'indiquer sur le bon et entrer le numéro de votre fiche d'intervention. L'onglet pannes permet d'entrer la panne constatée sur l'appareil ; l'onglet détail d'intervention externe permet d'entrer les données horaires de l'intervention, l'onglet technicien affiche le nom du technicien qui prend en charge l'appareil. Au sein de cette fenêtre vous pouvez imprimer le BE , créer un devis à partir de ce BE , indiquer que l'appareil n'est pas réparable par vos services, vous pouvez aussi le transférer vers un BI , ou produire une fiche de sortie du matériel (vers le client). Ainsi cette fiche contient toutes les informations nécessaires à l'identification de l'appareil.



Bon d'intervention: Après examen de l'appareil et réparation il faut remplir un BI qui comptabilise tous les interventions sur l'appareil. Le premier onglet Bon intervention reprend les informations déjà entrées sur le BE correspondant. Vous pouvez compléter les autres informations indispensables. Ainsi quelques informations sont obligatoires (date d'intervention , détail de l'intervention …) Pour entrer les détails de l'intervention vous devez cliquer sur le bouton nouveau (ou F2)



Vous pouvez choisir un produit de la liste des produits déjà entrée ou saisir le produit directement. Quand un BI est terminé vous pouvez l'imprimer. Vous pouvez aussi indiquer que l'intervention est effectuée sous garantie en cliquant sur le bouton Sous garantie. Vous pouvez aussi créer une facture à partir de ce BI. Pour qu'un BI ne soit plus modifiable il faut le valider. Attention : Un BI validé ne pourra plus être modifié. On ne peut créer un BI qu'a partir d'un BE



Commande d'une pièce:

Cette option permet de produire un bon de commande interne sur lequel on introduit les pièces à utiliser dans BI , le but de ce bon de commande est de permettre à un technicien de commander des pièces qui ne sont pas disponibles.

Il faut choisir le BE lié à cette commande , qui doit être non validé. Vous pouvez entrer les détails de cette commande en y ajoutant les pièces à commander.



Relation fournisseur: Permet de décrire l'envoi d'une pièce vers un fournisseur, et suivre l'état de cet envoi soit le retour,le remplacement ou la facturation Vous pouvez imprimer la liste de vos envois.



Liste expédition: Permet d'afficher et modifier la liste des expéditions du matériel vers un tiers. Vous pouvez modifier les détails via la fiche d'expédition



Ceci permet de choisir le tiers et choisir le type d'envoi du matériel, et permet –dans le cas de retour- de renseigner les détails du retour du matériel.



Liste des maintenances préventives: Permet de planifier des opérations de maintenance préventives. Si vous avez des clients avec des contrats de maintenance, vous pouvez entrer les détails de ces opérations de maintenance, le logiciel se chargera de vous prévenir chaque jour des opérations que vous devez faire. Dans cette fiche vous devez entrer les détails de votre intervention, et notamment la date de l'intervention et la périodicité en jours. A chaque démarrage du logiciel il va vous informer s'il y a des opérations de maintenance préventives. Vous pouvez aussi voir cette liste via l'option Maintenance préventives du jour. L'option Etats > liste MP dans une période permet de rechercher les opérations de maintenance préventives dans une période donnée.



Commerciale: Contient les opérations commerciales simples que permet le

logiciel GAMAO. NB: le logiciel GAMAO implante des fonctions commerciales basiques , car ça vocation est la gestion du service de réparation et service après vente et pas une solution commerciale complète.

Devis: Permet d'afficher et modifier la liste des devis que vous avez crées à partir des BE.

Facture: Permet d'afficher et modifier la liste des devis que vous avez crées à partir des BI.



Stock > Alimentation stock : Permet d'alimenter la base des produits et ajouter les produits au stock Cliquez sur le bouton Nouveau cette fenêtre apparaît: Veuillez remplir la date et le nom du fournisseur et cliquer sur Ok , la fenêtre suivante apparaît :



Vous devez cliquer sur le bouton nouveau pour alimenter

Ainsi à la fin de votre alimentation du stock vous devez valider cette fiche pour intégrer les nouvelles quantités dans le stock.



ETATS : Ce menu permet de produire divers états et rapports sur le matériel et les clients.



OUTILS > Import /export:

Permet d'importer et exporter la liste des clients et des produits.

OUTILS > ré indexation données:

Permet de réorganiser les données du logiciel , à utiliser dans le cas où vous remarquez une lenteur s'affichage des informations.

OUTILS > Recalculs:

Permet de faire les calculs des pièces sommerciales.

OUTILS > sauvegarde des données:

Permet de sauvegarder les données dans un fichier compressé Pensez à faire des sauvegardes périodiques de vos données.

OUTILS > restaurer une base:

Permet de reprendre les données d'une base sauvegardée par l'option de sauvegarde de données. Il faut toujours faire attention pour ne pas écraser vos données actuels par des anciennes données.

OUTILS > Outils:

Permet de dé valider un BI déjà validé ; à utiliser avec précaution .



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