Opération migration : Six leçons tirées de la migration de plus de 20 000 boîtes de messagerie Office 365

Opération migration Six leçons tirées de la migration de plus de 20 000 boîtes de messagerie Office 365MC

Avec Tim McKellips

et Mack Ratcliffe des services-conseils

Softchoice

La solution à vos besoins informatiques

Joignez-nous dès aujourd'hui 1-800-268-7638 | www.softchoice.com | @softchoice_fr 2

Les logiciels-services ont révolutionné l'informatique en

entreprise. Ils ont transformé la façon dont les entreprises

administrent et distribuent les applications. Ils ont égale-

ment accru le rendement de leurs utilisateurs en offrant de

nouveaux moyens d’utiliser les données tout en permettant

la collaboration entre appareils, sans contraintes de temps

ni de lieu.

Le lancement d'Office 365 présente aux entreprises une

bonne occasion de revoir complètement leur approche des

logiciels-services, dont l'adoption engendre de nouveaux

défis informatiques et la révision des processus d'affaires.

En tant que chefs du soutien aux produits Microsoft chez

Softchoice (un chef de file mondial en matière de services

de gestion impartie) Tim McKellips et Mack Ratcliffe ont

dirigé des mandats de mise en œuvre de logiciels-services

dans plus d'une centaine d'entreprises et ont tiré de

précieuses leçons en cours de route.

Opération Migration | Introduction


&Tim McKellips

Twitter : @Mckellip

LinkedIn : Tim McKellips

Tim McKellips a consacré l'ensemble de

sa carrière de 16 ans dans le secteur des

technologies et des services professionnels de

Microsoft, d'abord comme consultant Exchange

5.5 et Windows NT, puis à titre de directeur

d'une succursale de Microsoft dans le centre et

l'est des États-Unis. Il s'est joint à Softchoice en

2007. Tim assure la direction de l'équipe des

services techniques de l'entreprise. Il a pour

mandat d'établir la stratégie et la méthodologie

de mise en œuvre de solutions informatiques

complexes. Il est également le chef du

soutien aux produits Microsoft en Amérique

du Nord. Tim est un adepte enthousiaste des

gadgets électroniques et des technologies

informatiques. Dans ses temps libres, Tim

s'amuse avec sa famille à rénover pièce par

pièce leur maison ancestrale dans le nord du

Wisconsin.

Mack Ratcliffe

Twitter : @mack_ratcliffe

LinkedIn : Mack Ratcliffe

Au sein des services-conseils Softchoice, Mack

Rackcliffe voit à définir la stratégie technique

du secteur des logiciels-services de Softchoice.

Il est également responsable de la mise sur

pied de services de gestion impartie pour les

produits Office 365 et Azure de Microsoft. En

15 ans de carrière, Mack a exercé diverses

fonctions spécialisées dans les domaines

de la vente et de l'informatique. Il a assuré

le soutien de plateformes de commerce

électronique grand public et pour entreprise.

À titre de responsable principal de l'ingénierie

des systèmes, il a conçu et administré des

infrastructures Microsoft et VMware. Chez

Softchoice, il a d'abord occupé le rôle d'expert-

conseil principal en architecture informatique.

Mack détient une maîtrise es science en

systèmes d'information. Il se passionne aussi

pour les voyages et le surf qu'il pratique chez

lui dans le sud de la Californie.

Faites connaissance avec Tim et Mack


La migration d'une infrastructure sur site à une infrastructure infonuagique

constitue une entreprise d'envergure. Notamment, parce qu'elle demande une

intégration plus importante que jamais des technologies infonuagiques et mobiles

aux principaux processus d'affaires et systèmes des entreprises. Fini le temps où

l’on pouvait couper court l’étape de planification et consacrer l’essentiel de notre

temps à mettre la main à la pâte dans la salle de serveurs. Le vieil adage « Il vaut

mieux prévenir que guérir » prend tout son sens avec ces systèmes infonuagiques

complexes. Même lorsque les besoins techniques sont connus et comblés, d'autres

éléments viennent alors s'ajouter.

En effet, ces besoins mis en lumière en lumière nous obligent alors à relever

toutes les questions de conformité ou de réglementation qui devront être abor-

dées en cours de route. Lorsque des systèmes névralgiques quittent l'enceinte

du pare-feu à la faveur du modèle infonuagique, nos clients perdent souvent de

vue les différences et les préalables qui distinguent la conception de systèmes

d'authentification de celle de systèmes d'autorisation ou d'accès. Pour mettre en

place une solution informatique gagnante, il est absolument essentiel de doter

les utilisateurs d'un service d'authentification unique et d'organiser une solution

globale de gestion des identités qui inclut tant les logiciels-services que les

infrastructures-services, courants et éventuels.

1 Un plan minutieux est la clé du succès

La planification avant toutLeçon 1

Tim

Mack


C'est exact. Un des aspects fondamentaux d'un réseau consiste à veiller à ce

que les bonnes personnes aient accès aux bonnes ressources, tout en étant

capable de contrôler, de rendre compte et de renouveler les droits d'accès au fil

du temps. Si vous concentrez tous vos efforts uniquement sur l'authentification

(c.-à-d., confirmer votre identité) sans égard pour l'autorisation (c.-à-d., ce à quoi

vous avez accès), vous ratez la cible. Ce n'est pas parce que vous avez un permis

de conduire que vous avez le droit de conduire ma voiture!

L'autorisation est la pierre angulaire. Il importe alors de réfléchir à la question

dans le cadre de la mise en œuvre future des logiciels-services. Les logiciels-

services ont été conçus afin que les utilisateurs puissent facilement les acquérir

et les utiliser. Bien qu'ils facilitent désormais la vie de vos utilisateurs, ces

mêmes applications peuvent entraîner des problèmes de non-conformité ou

compromettre des données importantes de l'entreprise. L'équipe informatique

doit prendre le temps de bien planifier la stratégie de gestion des identités

de l'entreprise et l'adapter à ces nouvelles applications. Tout ne s'articule plus

seulement autour d'Office 365. Les efforts doivent porter sur l'élaboration d'une

stratégie de logiciels-services pour les trois à cinq prochaines années. En gestion

informatique, ces concepts ne sont pas nouveaux, mais sans une planification

adéquate, ils peuvent être facilement négligés. En fait, plus nous faisons con-

fiance aux services infonuagiques, plus nous devons nous montrer diligents.

Pour bon nombre de clients, Office 365 n'est que le premier d'une série de

logiciels-services sanctionnés. Le moment est donc bien choisi pour mettre en

place des pratiques d'excellence en matière de sécurité et de gouvernance

pour les dizaines d'autres logiciels-services déjà présents au sein de votre

environnement informatique ou qui s'y ajouteront bientôt. Selon nous, Office 365

est souvent l'élément déclencheur qui incite les entreprises à établir une stratégie

de gestion des logiciels-services à plus long terme, ainsi qu'à offrir une meilleure

expérience aux utilisateurs par des moyens comme l'authentification unique.

«»

En fin de compte, plus nous faisons confiance aux services infonuagiques, plus nous devons nous montrer diligents.

Tim

Mack

Tim

Opération Migration | Leçon 1 : La planification avant tout


2Ne causez pas de tortLeçon 2

Tenez compte

des répercussions sur

les systèmes existants

et les logiciels-

services à venir

Tim

Mack

Pour assurer la réussite de la migration, une entreprise avertie doit d'abord

connaître les limites d'une solution avant de déterminer si sa mise en œuvre est

réalisable. Notamment, comprendre les répercussions possibles sur les systèmes

et les processus d'affaires courants. Avant d'adopter la stratégie infonuagique

appropriée, il faut tenir compte des objectifs stratégiques à court et à long

terme de l'entreprise en matière de messagerie, de communications unifiées

et de collaboration. Par exemple, lors de la migration d'Exchange à Office 365,

l'entreprise doit maîtriser toute la complexité des échanges entre les divers

systèmes et applications et la messagerie, et ce, bien au-delà des communications

entre les employés. L'architecture de la solution désirée par l’entreprise et le plan

de migration qui y mènera sont souvent dictés par l'interaction qui existe entre

ses applications et systèmes et sa plateforme de messagerie.

Comme nous l'avons déjà mentionné, d'autres exigences en matière d'authen-

tification, d'identité et de sécurité pourraient avoir une incidence sur les systèmes

courants et exiger de l'entreprise qu'elle envisage de mettre en place une

infrastructure de gestion des logiciels-services supplémentaire pour répondre à

ces nouvelles exigences. Le piège des logiciels-services est qu’ils sont très faciles

à mettre en œuvre, mais qu’il faut bien cerner la portée qu’ils auront une fois

lâchés dans la nature.


Oui et c'est différent d'une entreprise à l'autre. La seule constante entre deux

migrations à Office 365 est que tous les utilisateurs finissent par l'utiliser.

Comme une empreinte digitale, leur point de départ est totalement unique.

Le genre d'entreprise, les systèmes courants, l'interaction de l'entreprise avec

ses clients, les exigences de l'entreprise en matière de disponibilité du service

et ainsi de suite sont tous des facteurs qui les distinguent. Une entreprise de

production d’engrais ou de services de billetterie utilise la messagerie d’une

manière complètement différente. Quoique nous recourions toujours à la même

méthodologie éprouvée pour assurer le succès de nos interventions, nous n'avons

pas encore croisé deux entreprises suffisamment semblables pour réutiliser

exactement la même recette.

Retenez que ce sont les objectifs particuliers de chaque entreprise qui dictent

les caractéristiques de l'architecture à mettre en place. Une entreprise pour

laquelle quelques minutes d'interruption du service de messagerie seraient

catastrophiques exigera une architecture bien différente d'une autre dont les

activités dépendent moins de ce service. Partez de vos exigences de niveau de

service, puis intervenez en amont pour les satisfaire. Un restaurant d'alimenta-

tion rapide et un traiteur ont tous deux besoin d'une cuisine, mais leurs heures

d'exploitation, leurs clients et leurs besoins sont complètement différents.

Des nombreux mandats réalisés auprès de clients aux profils des plus variés,

nous avons constaté qu'il est souvent possible d'envisager le calendrier et le

budget de façon créative en examinant l'ensemble de l'écosystème applicatif.

Un de nos clients voulait passer à Office 365, mais n'arrivait pas en justifier le

coût. En examinant son environnement informatique, nous avons réalisé que la

migration rendrait une autre application superflue. Ainsi, le client a pu dégager

les sommes nécessaires tout en maintenant les fonctionnalités essentielles

de son réseau.

Tim

Tim

Mack

«»

Le piège des logiciels-services est qu’ils sont très faciles à mettre en œuvre, mais qu’il faut bien cerner la portée qu’ils auront une fois lâchés dans la nature.

Opération Migration | Leçon 2 : Ne causez pas de tort


La migration d'un système, quel qu'il soit, complexifie tout l'environnement

informatique. Même avec une planification minutieuse, un important

projet de mise en œuvre est généralement plus difficile que le suggèrent

à première vue la documentation et les plans de projet. Il est impossible

de tester toutes les possibilités de scénarios et de cas réels d'utilisation de

manière approfondie. Voici un exemple récent : il existe un protocole de

messagerie (MAPI) qui est utilisé par de nombreuses applications. Sous Office

365, Microsoft ne supporte plus le protocole MAPI serveur-à-serveur. Lors de

la migration à partir de versions antérieures d'Exchange, l'entreprise devra

déterminer quelles applications utilisent la messagerie, comme les systèmes

de planification, les PGI (ERP) ou tout autre système dont elle se sert au

quotidien, et prévoir un moyen de communiquer par messagerie avec ces

applications.

Heureusement, Microsoft est toujours disposée à collaborer. Office 365

fonctionne bien avec un large éventail de systèmes tiers pour combler tous

vos besoins d'affaires particuliers. Cependant, vous devez travailler avec des

gens qui comprennent très bien les problèmes que vous souhaitez résoudre et

les applications aptes à vous aider à atteindre vos objectifs. C'est entres autres

ce que nous proposons par l'entremise du service Softchoice Cloud.

3Rien n'existe en vase closLeçon 3

L'infonuagique porte un lot de défis et

d'occasions qui lui sont propres

Mack

Tim


Mack

Tim

Il est important de bien comprendre l'écosystème des logiciels-services pour

relever les nouveaux défis que présente le passage du mode traditionnel au

mode infonuagique. L'un de ces défis fréquemment rencontrés est le chiffrement

des données statiques. Office 365 chiffre les données pendant leur transfert, mais

pas lorsqu'elles sont stockées sur les disques. Ce n'est pas problème pour toutes

les entreprises, mais un sérieux écueil pour celles qui doivent se conformer à

cette exigence particulière. Pour ajouter cette caractéristique, nous conseillons à

nos clients d'utiliser une solution de la société CipherCloud avec qui nous sommes

partenaires.

Le passage en mode infonuagique pousse la direction informatique à évoluer

de son rôle traditionnel d'intendant de l'équipement en faveur de celui de

responsable des principaux processus d'affaires. Cela l'engage a assumer

d'importantes nouvelles responsabilités, comme la sécurité, l'authentification

et l'identité, le contrôle d'accès et les processus d'application. Celles-ci peuvent

poser des défis considérables à une équipe qui jusque là se concentrait princi-

palement sur la performance et la disponibilité des serveurs. D'ailleurs, tout ce

qui a trait à l'hébergement des données, à la confidentialité des données ainsi

qu'aux questions de conformité ou de réglementation comporte un lot de

contraintes.

4Le passage du mode traditionnel au mode infonuagique pose de nouveaux défis

Leçon 4

Reconnaissez les nouveaux défis

que pose la migration en mode

infonuagique


Voici un autre exemple : bon nombre d'entreprises ont l'obligation de sauvegarder

une copie de chaque courriel qui entre dans l'entreprise ou qui en sort. Pour ce

faire, on emploie généralement une technique de journalisation. Cette méthode

consiste à sauvegarder une copie de chaque message dans une boîte de mes-

sagerie distincte qui peut, ou non, être archivée. Il est impossible de recourir à

cette méthode avec Office 365, car la taille des boîtes de messagerie est limitée

à 50 Go. Une telle boîte de messagerie serait aussitôt remplie. Par conséquent,

les clients qui ne veulent pas gérer ce problème sur site et qui n'ont pas accès

à la journalisation avec Office 365 se voient forcés de trouver des solutions de

rechange. C'est l'une des raisons pour lesquelles nous nous sommes associés à

Mimecast. Mimecast est le leader en matière de sécurité et d'archivage.

Nous offrons cette solution par le biais du service Softchoice Cloud.

Mack

«

»

La direction informatique est poussée à évoluer de son rôle traditionnel d'intendant de l'équipement en faveur de celui de responsable des principaux processus d'affaires.

Opération Migration | Leçon 4 : Le passage du mode traditionnel au mode infonuagique pose de nouveaux défis.


5Tenez compte des écarts Leçon 5

Nos clients sont généralement de brillants cadres informatiques qui ont une fine compréhension de leur environnement informatique courant et de celui dont ils désirent se doter. Même pour les plus érudits, le plus difficile demeure toutefois de comprendre exactement quelles ressources seront nécessaires pour soutenir l'entreprise dans sa transition d'une situation à l'autre.

Cet écart peut présenter un défi de taille. L'entreprise apte à bien planifier cette phase sera en bonne position pour favoriser l'adoption et le respect des nouveaux processus d'affaires et technologiques. Nous avons déjà collaboré avec un client qui a effectué la migration de milliers d'employés d'Exchange à Office 365. En raison de ses propres exigences en matière de soutien, la migration s'est déroulée un service à la fois. Bien qu'il se soit assuré du fonctionnement continu de la messagerie, il a présumé qu'il serait acceptable que la fonction de calendrier ne puisse pas être utilisée entre les services, pendant la brève période où ceux-ci passeraient tour à tour au nouvel environnement. Hélas, de nombreux utilisateurs mécontents lui ont tôt fait comprendre que ce n'était pas acceptable.

Pour chacune de ces situations, nous sommes généralement en mesure de recommander des outils qui aident à maintenir la disponibilité des systèmes et des services durant la migration. Il faut faire preuve de créativité et veiller à ce que les utilisateurs se sentent appuyés. L’essentiel est de collaborer à l’élaboration d’un plan de migration viable.

Tim

Mack

Tim

Assurez une période de

transition sans heurts entre les situations courante et visée


6Planifier les lendemains de la migration est la clé du succès

Leçon 6

Planifiez les lendemains

de la mise en œuvre

Mack

Tim

Nous ne manquons jamais de rappeler à nos clients que c'est une fois le lance-

ment réussi et l'enthousiasme initial retombé que le vrai travail commence. La

modification des processus d'affaires et techniques demandera de rehausser le

service de soutien et la formation des utilisateurs. Il faudra contrôler de nouveaux

indicateurs d'utilisation et d'espace de stockage. De nouveaux modes de gestion

des licences et des utilisateurs s'ajouteront également. L'entreprise n'aura peut-

être plus à acheter de nouveaux serveurs pour exécuter les logiciels, mais elle

devra continuer d'investir temps et argent à bonifier l'accès à Internet et à

administrer les dispositifs d'accès au réseau.

Il faut aussi retenir que cette migration présente d'excellentes occasions en

matière de veille informationnelle. Nous encourageons fortement les entreprises

à tirer avantage des données qu'Office et les autres logiciels-services mettent à

leur disposition, pour favoriser leur utilisation et déceler les tendances au sein de

leur environnement. En comprenant non seulement l'origine des données, mais

aussi la façon dont elles sont utilisées, la direction informatique démontrera à

toute l'organisation qu'elle est en plein contrôle de la situation.


La mise en œuvre d'Office 365 et d'autres logiciels-services peut poser des difficultés. Mack, Tim et les autres spécialistes de Softchoice ont participé à la migration de dizaines de milliers de boîtes de messagerie à Office 365 et continuent d'offrir de précieux conseils aux entreprises qui envisagent de le faire.

Opération Migration | Sommaire

Un plan minutieux est la clé du succès

Tenez compte

des répercussions sur

les systèmes existants

et les logiciels-

services à venir

L’infonuagique porte un lot de défis et

d’occasions qui lui sont propres

Reconnaissez les nouveaux défis

que pose la migration en mode

infonuagique

Assurez une période de

transition sans heurts entre les situations courante et visée

Planifiez

les lendemains

de la mise

en œuvre

Leçon 1

Leçon 4

Leçon 2

Leçon 5

Leçon 3

Leçon 6


À propos de SoftchoiceComptant plus de 40 succursales au Canada et aux États-Unis,

Softchoice est un des chefs de file nord-américains en

approvisionnement et en services-conseils informatiques.

Son approche holistique des TI est soutenue par une

gamme de services de conception, de mise en œuvre

et de services de gestion impartie. Grâce à des services

uniques comme Softchoice Cloud, ainsi qu'à une grande

maîtrise de Microsoft Office 365, Softchoice simplifie

l'approvisionnement, la mise en œuvre et la gestion

des services infonuagiques pour votre entreprise.

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Pour consulter les autres guides de cette série :

» Comment choisir un partenaire pour la migration à Office 365

Passez en mode infonuagique sans compromettre le rendement, la collaboration

ou la sécurité dans votre parc informatique

»Le guide essentiel des plans de licences infonuagiques pour Office 365

Technology

Opération migration : Six leçons tirées de la migration de plus de 20 000 boîtes de messagerie Office 365