Trop d'emails ? Découvrez Sharemail : le webmail collaboratif by Nearbee

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Découvrez le concept de Sharemail by Nearbee en 3 minutes !

Un investissement pour l’entreprise

sharemail

38 % des utilisateurs reçoivent

+de 100 mails/jour

Plus de la moitié des utilisateurs passent

PLUS DE 2 HEURES CHAQUE JOUR à gérer

leur boîte mail. Ce chiffre est compris

entre 5 à 20 heures pour les managers

34 E-mails reçus en moyenne/jour/salarié

1 message toutes les minutes 12

34 % des salariés consultent

leurs e-mails toutes les 15 minutes

V3 -


Difficultés : • Identifier les priorités • Identifier le sujet • Identifier le rôle du mail (info, assignation,…) • Distinguer l’important / l’urgent

Inconvénients : • Partage chaotique • Nombre de destinataires incomplets, qui

génèrent de nouveaux transferts • Pièces jointes mélangées • Explosion des espaces de stockage • Aucune sécurité des contenus • Confidentialité non maîtrisée

communication L’e-mail, principal moyen de communication

Des messages reçus chaque jour en quantité abondante et qui nécessitent un

temps de traitement important

Gestion de projets

Information Assignation de tâches

Gestion des problèmes

Partage d’information

Transfert de compétences

Le constat Bénéfices fonctionnels Innovation


perte de temps

Difficultés : • Recherche fastidieuse • Pièces jointes éparpillées Inconvénients : • Perte de temps • Probabilité d’erreurs

Conséquence : Une perte de temps importante

… Pour rechercher un contenu spécifique, une pièce jointe reçue d’un dossier, etc.

Recherche

Liste des mails émis ou reçus:

Mail recherché

Contenu Pièce jointe Rôle

Gestion chaotique des priorités

Perte d’information Problèmes mal réglés

Trop de stress

Réaction au lieu de réflexion

Compétences sous exploitées



Une redondance inutile et couteuse Actuellement : les e-mails sont stockés dans chaque compte

Une sécurité absente

Personne 1 Personne 2 Personne 3 Personne 4

Difficultés : • Participer à un sujet avec d’autres personnes Inconvénients : • Aucun partage des messages • Duplication des bases • Rôle difficile à cerner

Inconvénients : • Il est impossible de connaître les

transferts et les échanges qui peuvent suivre l’envoi d’un message



Comment distinguer l’importance ou l’urgence d’un e-mail ?

Lors de la réception d’emails, le collaborateur ne peut pas évaluer de suite son rôle, son importance par rapport aux dossiers en cours, sa vocation (pour info, pour tâche, pour rdv), sa validité dans les équipes…

…avant d’avoir pris connaissance du contenu.

… Quand aucun élément ne nous indique le type de contenu, l’importance, les réponses déjà renvoyées, les tâches déjà effectuées, etc… par rapport à un dossier en cours

Difficultés : • Se concentrer sur l’essentiel • Différencier mails interne/externe… • Qualification des mails insuffisante • Mélange des mails pour infos et pour tâches

Inconvénients : • Oublis

Prioritaire ?

Urgent ?

Important ?

Qui est déjà informé ?



Emission Réception et réponse(s)

Comment répondre à tous en gardant la lisibilité des échanges ? … Quand rien n’est centralisé et que chaque collaborateur possède une partie du savoir

Difficultés : • Traçage des échanges • Copies cachées • Oublis de mettre en copie • Nouveau collaborateur qui

reprend l’historique d’un dossier

• …



Et aussi :

• Quelles conséquences sur les retards de projets?

• Quelles conséquences sur les soucis de communication interne?

Et aussi :

• Manque de synchronisation dans la gestion des informations et tâches associées

• Sécurité très faible

Conséquences

Organisationnelles

38 % des utilisateurs reçoivent

+de 100 mails/jour

Plus de la moitié des utilisateurs passent PLUS DE 2 HEURES CHAQUE JOUR à gérer leur boîte mail

64 secondes Pour reprendre le fil de sa pensée après avoir reçu un mail

Economiques Financières

Les connaissances qui circulent dans les emails sont perdues

31K€

= 562€/mois Coût perdu par collaborateur

(*) Salaire moyen en France = 1600€

Coût annuel

Pour une entreprise de 5 personnes =

Les compétences sont diluées

Les priorités sont mal gérées et nourrissent un cercle vicieux

L’avancement des projets est difficile à comprendre

Les dossiers importants sont compliqués à superviser



Séparation des contenus, des attributs et du contenant … L’innovation proposée par Nearbee pour améliorer la gestion et le traitement des emails

Contenant Contenus

Le contenant est média pour véhiculer un contenu

Texte + pièces jointes

+ signature

AVANT

AUJOURD’HUI

Attributs de la communication

Destinataires et expéditeurs, sujet, objet, rôle du mail, niveau d’importance,

traitements déjà effectués,…



Les bénéfices fonctionnels de l’innovation

sharemail


Le constat Bénéfices fonctionnels 1 Innovation 2 3 4 5 6 7 8 9

1. Organisation structurée des contenus

Pièces jointes

Word

PDF

Excel

Images

(…)

Texte

Message

Signature

Attributs

Expéditeur

Destinataire

Date

Heure

(…)

• Organise les fichiers attachés pour les retrouver rapidement

• Enrichit automatiquement votre annuaire de contacts

• Qualifie les e-mails des collaborateurs pour se concentrer sur l'essentiel, et diminue le temps de leur gestion

• Améliore la connaissance des expéditeurs

Bénéfices : Sharemail permet une séparation automatique des attributs, du contenu et des fichiers attachés, permettant une exploitation plus rapide et des usages plus intuitifs

sharemail


2. Dossiers de partage Bénéfices : Sharemail permet de partager un dossier avec un autre collaborateur, afin de permettre la

lecture des e-mails envoyés ou reçus concernant un dossier, via une gestion simple des droits de partage

Un collaborateur peut partager un ou plusieurs dossiers

Vue des dossiers personnels En bleu mes dossiers personnels En vert les dossiers que j’ai partagé en lecture

Vue des dossiers partagés Ici j’accède aux dossiers que mes collaborateurs m’ont partagé en lecture



3. Dossiers collaboratifs Bénéfices : Sharemail permet de créer des adresses emails partagées entre plusieurs personnes,

permettant aux collaborateurs de lire et/ou envoyer des e-mails à partir d’une même boîte

Re : Mail 1

Mail 1

Mail collaboratif

1

2

3

Création d‘un dossier Création d’un répertoire pour stocker les mails envoyés et reçus

Création de l’adresse email collaborative : Association d’une adresse mail à ce dossier

Organisation du partage Invitation des collaborateurs dans le dossier collaboratif et attribution d’un rôle : Lecteur, Auteur, Administrateur

( Lecture/Ecriture, Modification, Suppression)

Atouts :

• Plusieurs personnes peuvent envoyer / recevoir des messages à partir de cette adresse partagée

• Tous peuvent accéder à l’ensemble des échanges en lecture

• Fini la perte d’informations : tout est centralisé (messages et pièces jointes)

• Le destinataire n’a qu’une adresse à retenir et est certain que tous les acteurs du projet seront informés

3 étapes



4. Conversion rapide des e-mails pour action Bénéfices : Sharemail permet de faciliter le traitement des mails : Le destinataire peut créer une demande ou assigner une tâche à un

autre collaborateur, suite à la réception d'un e-mail et il accède à tout moment à la liste des demandes et tâches envoyées et reçues.

Schneider

Email 1

Email 2

Email N

ADETEM

Email A

Email B

Email Z

(…)

(…)

- En demande

- En tâche

Outil de conversion

- En SMS

- En FAX

Conversion :

Mail 2 sur N



5. 4 Types d’e-mails

Type demande

- Destinataires, adresse des personnes - Description, le message

Type RDV

- Intitulé, titre du RDV - Date, date du RDV - Heure, l’heure du RDV - Lieu, endroit où va se passer le RDV - Participants, adresse des personnes - Description, le message

Type tâche

- N° de la tâche - Intitulé, titre de la tâche - Assigner à, adresse des personnes - Echéance, date à laquelle se termine la tâche - Bouton « Ajouter une tâche », permet d’ajouter

plusieurs tâches

Type classique

Bénéfices : … pour structurer les échanges et améliorer la productivité



6. Pilotage des activités associées aux e-mails


Assignée

Assignée

Reçue

Assignée

Reçue

Assignée

Assignée


7. Mon tableau de bord



8. Statistiques société

• Emission / Réception • Répartition des mails • Taux de transformation

• Etat des dossiers collaboratifs • Temps passé sur les dossiers collaboratifs • Nombre de dossiers partagés / Nombre dossiers

collaboratifs



9. Smartphones et tablettes



>> Vérifiez vos e-mails !

Un investissement pour l’entreprise

sharemail

Statistiquement, vous avez reçu entre 1 et 3

mails pendant la lecture de ce document…


Qui sommes-nous ?

Nearbee est un éditeur de plateformes collaboratives professionnelles, à destination des entreprises, accessibles via le réseau Internet et un abonnement mensuel.

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