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Compte-rendu
Office de Tourisme de Marne et Gondoire_Bérengère Schnepf
EVENTMarne & Gondoire
11 et 12 octobre 2014
1. Contexte
2. Retroplanning
3. Communication et produits dérivés
4. Budget
Sommaire
I - ORGANISATION
1. Gestion du staff
2. Gestion des imprévus et dysfonctionnements
3. Fréquentation
1. Au sein de la communauté des geocacheurs
2. Promotion et mise en valeur du territoire
3. Retombées économiques
4. Revue de presse
II - L’EVENT : JOUR J
III - RETOMBEES
IV - 2015 : PROMOTION VERS LE GRAND PUBLIC
ORGANISATION
Partie I
1. Contexte
2. Retroplanning
3. Communication et produits dérivés
4. Budget
Un travail collaboratif entre professionnels du
tourisme et la communauté des geocacheurs
1- Contexte
Fin 2013, un geocacheur informe le Parc
culturel de Rentilly de la création de 10
caches dans le parc.
Début 2014 : l’Office de Tourisme souhaite
mettre en place une activité de geocaching
sur le territoire de Marne et Gondoire (la
première tentative quelques années
auparavant avait échoué)
Décision de créer un event avec une équipe de 10
geocacheurs (avec la pose de nouvelles caches)
Partie I : ORGANISATION
2- Retroplanning
Partie I : ORGANISATION
Choix du lieu de l’event Réunion de coordination avec la base de loisirs
Mai 2014
Formation de l’équipe des 10 geocacheurs Réunion de lancement
Mars 2014
Inventaire des lieux à mettre en valeur 2 ème réunion
Avril 2014
Création des supports de com
Juin 2014
3 ème réunionInventaire des lieux à mettre en valeur
Juillet 2014
Repérage terrain pour aménagement caches/ réservation des emplacements auprès du reviewer
Août 2014
Sept 2014
Oct 2014
13 mars 3 au 7 mars
24 avril
19 mai
30 juin
Réunion de coordination Passage en MEGA 300 logs Vente en ligne
5 août 12 août26 au 31 août
4ème réunion Vente en lignes Réunion de coordination
26 sept9 sept
Vente en ligne Installation MEGA EVENT Reprise matériel
1 au 5 oct 10 oct 11 et 12 oct 13 oct
Pose des caches
Une communication facile
avec un maximum d’impact Uniquement auprès de la communauté des geocacheurs via des
outils numériques :
- Site international : www.geocaching.com
- Création d’un site dédié http://eventfrance2014.wordpress.com
- Création d’un module de vente en ligne
Supports papier pour diffusion auprès de la communauté des
geocacheurs :
- affiches
- cartes de visite
- banderole jour j
- roadbook (prix de vente 5€)
Partie I :ORGANISATION
3- Communication
Produits dérivés : geocoins
Prix de vente (en
ligne et sur place) :
- Geocoin gold ou black
nickel : 10€
- Pack duo : 16€
3- Communication
Partie I :ORGANISATION
Produits dérivés : souvenirs virtuels
3- Communication
Partie I :ORGANISATION
Partie I :ORGANISATION
4- Budget
L’EVENT : JOUR J
Partie II
1. Gestion du staff
2. Gestion des imprévus et dysfonctionnements
3. Fréquentation
Partie II :L’EVENT : JOUR J
L’événement impliquait un besoin en personnel conséquent : - Gestion d’un public de 700 géocacheurs (accueil, renseignement,
accompagnement, retrait des articles achetés en ligne, chargements GPX)
- Interface avec les nombreux prestataires (village exposants, électricien et ingénieur du son, groupe de musique, traiteur…)
- Ouverture de l’Office de Tourisme en journée continue
30 personnes ont été mobilisées sur l’événement : 7 membres de l’équipe OTMG
3 bénévoles OTMG
10 géocacheurs organisateurs
10 géocacheurs supplémentaires (en réalité, seuls 3 se sont révélés actifs)
L’établissement d’un planning général s’est révélé nécessaire pour la tenue efficace de chaque poste et un brief pour le staff a été réalisé chaque matin.
1- Gestion du staff
Partie II :L’EVENT : JOUR J
Aucun dysfonctionnement majeur n’est à souligner. En revanche, quelques imprévus :
Tout le monde n’a pas été en mesure de se mobiliser à la hauteur de l’event le jour J. De ce fait, en cas de reconduite, des améliorations devraient être apportées dans la distribution des rôles de chacun.
Le traiteur accusait par exemple 1h de retard lors du service du dîner.
Les emplacements des caches de nuit ont été révélés avant le concert anéantissant la fréquentation.
Contrairement à d’autres événements organisés en plein air, la météo n’a pas d’impact sur la fréquentation d’un event de geocaching.
La collaboration avec des bénévoles et prestataires extérieurs et inconnus est forcément source d’éventuels imprévus. Le public de geocacheurs s’est montré très compréhensif et aucun commentaire négatif ne nous est parvenu.
2- Gestion des imprévus et dysfonctionnements
Un event au maximum de sa fréquentation
Partie II :L’EVENT : JOUR J
3- Fréquentation
Début août : 300 « will attend » sur geocaching.com
Fin septembre : 500 « will attend »
Jour J : 700 geocacheurs comme en atteste la liste d’émargement
Différentes nationalités : Allemands, Anglais, Hollandais, Belges, Luxembourgeois, Australiens, Ecossais (très peu d’Européens du Sud (méga en Espagne aux mêmes dates)
Les Français venaient d’Île-de-France, du Nord, de Normandie, d’Alsace, de Champagne-Ardenne, du Centre, d’Auvergne, de Rhône-Alpes, de PACA…
Le 12 août : statut « MEGA »
Partie II :L’EVENT : JOUR J
3- Fréquentation : les chiffres
RETOMBEES
Partie III
1. Au sein de la communauté des geocacheurs
2. Promotion et mise en valeur du territoire
3. Exemples de quelques retombées économiques
4. Revue de presse
Retombées exclusivement positives
Des centaines de messages sur la page de l’event
Une soixantaine de fans supplémentaires sur la page Facebook de l’Office de Tourisme (avec de nombreux échanges et des « likes »
Des visiteurs à l’accueil de l’Office de Tourisme
Une connaissance de « Marne et Gondoire »
Une image positive et une publicité gratuite
Partie III :RETOMBÉES
98
74
64
62
79
équipe
merci
bravo
accueil
Marne et
Gondoire
Fréquence des mots décrivant
l’organisation
Les messages des géocacheurs postés sur le site comprennent 605 mots de vocabulaire. Les deux thèmes principaux
abordés sont l’event et l’organisation. Aucune expression négative n’a été relevée.
85
62
115
135
219
231
87 super
superbe
plaisir
bien
très
beau
rencontre
Fréquence des mots décrivant
l’event
1- Au sein de la communauté des geocacheurs
Quelques verbatims
« L'endroit est bien choisi, on est toujours surpris de découvrir, si près de la capitale des zones entièrement naturelles » (amadeusmozart)
« Ce mega aura été l'occasion de découvrir une belle région pas si loin de la maison (…) je reviendrai dans le coin » (JaïpineX)
« Il me reste plein de caches à faire et j'espère revenir dans ce coin d'Ile de France qui est vraiment sympa » (Coutcout)
« Des caches de qualités qui nous ont permis de découvrir cette belle région » (qqhy)
« C'était vraiment chouette de découvrir la région à vélo et à pieds également » (Beenasse)
« Au départ, provincial que je suis, j'étais plutôt dubitatif quant aux paysages que l'on pouvait nous proposer à quelques kilomètres de chez Mickey!! Quid de la nature dans ces villes nouvelles et ces constructions ludiques, attrape-touristes et artificielles ? Mais
mes a priori sur cette partie de la région parisienne se sont vite effacés. Cette région est tout simplement superbe ! » (Sigurd_2h)
« Je n'habite vraiment pas loin (30km), mais je n'étais encore jamais venu. Pas de doutes, je reviendrai maintenant, en famille :) » (Team Rat_zmot)
Partie III :RETOMBÉES
Partie III : Retombées
190 nouvelles caches pérennes réparties sur les 18 communes
Avec des niveaux de difficultés de 1 à 5 (5 = équipement spécifique pour atteindre plusieurs mètres de hauteur)
Avec énigmes
Permettant de découvrir le patrimoine culturel, naturel, touristique et historique de Marne et Gondoire (y compris le patrimoine de pays)
Le côté « vert » de Marne et Gondoire à 25 minutes de Paris transparaît
Impact durable sur la (re)découverte du territoire
2- Promotion et mise en valeur du territoire
Nuitées en Marne et Gondoire et aux alentours
Consommation : restaurants, boulangeries, supermarchés, taxis
Partie III : RETOMBÉES
Nous n’avons pas à l’heure actuelle une estimation quantifié de l’ensemble des retombées économiques liées à cet événement (hébergement, restauration, etc.)
Camping groupe de la base de loisirs
Emplacement tente : 64 nuitées
31 personnes ( 22 nuitées belges
+ 42 nuitées français)
Locatif (bungalows) : 75 nuitées
50 personnes (français
majoritairement)
Camping International de Jablines
Emplacement tente : 66 nuitées
40 personnes
Gîte Clos des Gardons à Lagny-sur-Marne
2 nuitées
5 personnes
3- Exemple de quelques retombées économiques
Partie III : RETOMBÉES
Le Parisien – 13/10/2014
La Marne – 8/10/2014
4- Revue de presse
Partie III :RETOMBÉES
Bougez – octobre 2014
Atome 77 – octobre 2014
4- Revue de presse (suite)
2015 : promotion
grand public
Partie IV
L’aventure continue…
Loisir actif, tourisme vert, découverte
du patrimoine et gamification
Rubrique geocaching sur le site web
Dépliant papier à destination du grand public
Location de GPS à l’accueil
Journées d’initiation
Partenariat avec les assos de randonnées
Partie IV : 2015 : promotion vers le grand
public
Les membres de l’équipe OTMG participent eux-mêmes
à la promotion de l’activité geocaching (effet de contagion : amis,
famille…)
