Pack accueil so toulouse

Bienvenue à Toulouse !

Votre demande de Welcome Pack


Une structure en appui de vos congrès

So*ToulouseConven-onBureauc’est:  Enamontdevotreévénement:

•  Aideàlarecherchedelieuxoudeprestataires•  Miseencontactaveclesacteurs•  Organisa7ondevosvisitesderepérage•  Nouvelou7ldédiéauxdemandes:«IntranetClient»

  Pendantvotreévénement:•  Applica7onmobile•  Miseàdisposi7ondeplansetdocumenta7ons•  Accèsàunegaleriephotopourillustrervossupports•  Signalé7quedédiéedanslessitesd’accueil

  Aprèsvotreévénement:•  Enquêtedesa7sfac7onvial’applica7on


Pour être validé, ce dossier doit être retourné complet avec l’ensemble des pièces et des éléments constitutifs au moins 3 mois avant la manifestation.

Grâce à ce Welcome Pack nous serons votre seul interlocuteur pour organiser vos évènements à Toulouse et réussir votre «expérience Toulouse ». Merci de remplir soigneusement ce dossier avant de nous le retourner, n’hésitez pas à nous contacter pour toute question.

Sommaire 1.Votre manifestation 2. Soutenir votre candidature 3. Préparation de votre manifestation 4. Demande de documentation 5. Votre accueil

5.1. Accueil VIP 5.2. Accueil Aéroport 5.3. Accueil Gare Matabiau 5.4. Réception – Salle des Illustres

6. Vos déplacements 6.1. Offre Transports aériens 6.2. Pass Congrès 6.3. Offre Citiz

7. Votre confort 7.1. Offre Galeries Lafayette 7.2. Offre Grands Interprètes 7.3. Offre Tourisme

8. Vos outils de communication 8.1. Site web dédié à la manifestation 8.2. Application mobile 8.3. ICCA 8.4. Eléments marketing

1. Votre manifestation

Nom de la manifestation :...………………………………………… Date du début de la manifestation : …../…../….. Date de fin de la manifestation : …../…../….. Lieu de la manifestation :…………………………………………. Nombre de personnes attendues : ………………… Nom de l’organisme : …………………………………………………

Adresse : ……………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… Contact pour Pack Accueil Civilité :……………………………………………. Prénom :…………………………………………… Nom : ………………….…………………………... Tel :………………………………………………… Mail :………………………………………………. Autre contact Civilité :……………………………………………. Prénom :…………………………………………… Nom : ………………….…………………………... Tel :………………………………………………… Mail :……………………………………………….

Votre manifestation Dans un premier temps, merci de bien vouloir compléter les champs ci-dessous :

Votre manifestation

Nomdel’évènement AdresseWeb

Edi-onprécédentenbde

personnesSeriesCodeAnnée Lieu

1 Exemplecongrès hIp://www.swafea.eu/

AnnéeN-1:09-10Feb2011 Ville,Pays 300

AnnéeN-2:15-16Jul2010

Munich,Germany 300

AnnéeN-3:23-24Apr2009

Brussels,Belgium 300

2 Votreévènement:

AnnéeN-1:

AnnéeN-2:

AnnéeN-3:

Merci de renseigner le tableau suivant :

Historique de la manifestation : Date de la 1ère édition de votre manifestation ? …………………… Présentation rapide des 3 dernières éditions ………………………. ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………. ……………………………………………………………………………. ……………………………………………………………………………. ……………………………………………………………………………. …………………………………………………………………………….

Budget Merci de fournir le budget prévisionnel de votre manifestation (recettes/ dépenses), incluant l’ensemble de vos demandes de subventions. Merci de préciser les demandes d’aides indirectes (soutien à la communication, services techniques…)

2. Soutenir votre candidature

Concernant le déroulement de votre candidature : Thème de la manifestation :...……………………………………… Modalités de candidature :...………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… Destinations concurrentes :..………………………………………… Date de candidature : …../…../….. Modalités de prise de décision :...………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… Critères de décision : :...………………………………………………. ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… Organisme décisionnaire :...………………………………………… Date de prise de décision : …../…../….. So* Toulouse convention bureau peut vous accompagner tout au long de votre candidature : q Soutien dans la rédaction et la réalisation de votre dossier;

q Mise à disposition d’éléments marketing d’aide à la vente (photos,

vidéos, kakemonos, textes, présentation ppt…) ;

q Préparation et présence lors de la visite d’inspection ;

q Présence aux éditions préalables. L’utilisation de ces éléments n’est autorisée que pour la valorisation des manifestations et en aucun cas à des fins commerciales

Soutenir votre candidature

3. Préparer votre manifestation

Trouver des prestataires facilement Afin de simplifier votre recherche de prestataires (hôtels, lieux de réception, traiteurs, prestataires techniques, agences PCO ou événementielles), nous mettons à votre disposition une plateforme de questionnement. Depuis cette plateforme vous publiez un appel d’offres, vous avez accès aux réponses et devis, restez en contact direct avec les prestataires et l’équipe So*Toulouse convention bureau. Conditions : réservé aux signataires de la convention d’engagement. Login et mot de passe sur demande. Un site internet et une Application mobile dédiés à votre manifestation Depuis la plateforme vous pouvez créer le site internet de votre manifestation et mettre en place une Application mobile. Cf. Fiche 8. Vos outils de communication.

Préparer votre manifestation

4. Demande de documentation

Date de la demande …./…./…..

Urgent ☐ Non urgent ☐

Nom de la structure organisatrice

Personne référente pour la documentation (nom prénom, tel et email)

Documents souhaités Plan Ville de Toulouse

Document Toulouse

Mode de remise au demandeur

Retrait Donjon du Capitole Square Charles de Gaulle, 31000 Toulouse

Expédition (devis selon volume)

Langues Français/ Anglais Quantité …..

Français/Espagnol Quantité …..

Date de mise à disposition souhaitée

Demande de documentation

5. Votre accueil

Ø 5.1. Accueil VIP

Ø 5.2. Aéroport de Toulouse – Blagnac Ø 5.3. Gare Matabiau

Ø 5.4. Réception à la Salle des Illustres

Vous accueillez des personnes importantes pour votre manifestation, elles sont aussi importantes pour nous. Merci de nous transmettre la liste complète de vos invités VIP pour que nous puissions préparer ensemble leur accueil (accueil personnalisé à leur arrivée à l’aéroport ou à la gare, attentions particulières, cadeaux spécifiques…).

5.1. Accueil VIP

Dated’arrivée

Heured’arrivée Provenance Numérode

vol Nombredepersonnes

Descriptif : mise en place de comptoirs d’accueil à l’aéroport. Conditions d’accès : service gratuit. Prestations supplémentaires payantes : conciergerie, prise en charge des bagages. Conditions d’utilisation : cette prestation s’entend sur deux plages horaires de deux heures le jour d’arrivée de vos participants. A prévoir : Repérage au minimum un mois avant le jour d’arrivée. Mini formation et liste des personnes présentes. Afin de garantir le bon déroulement de cet accueil, nous avons besoin de connaître les horaires d’arrivée de vos participants ainsi que leurs numéros de vols, à préciser ci-dessous :

5.2. Accueil Aéroport

5.3. Accueil Gare Matabiau Descriptif : mise en place de comptoirs d’accueil à la gare. Conditions d’accès : service gratuit. Prestations supplémentaires payantes : conciergerie, prise en charge des bagages. Conditions d’utilisation : cette prestation s’entend sur deux plages horaires de deux heures le jour d’arrivée de vos participants. A prévoir : Repérage au minimum un mois avant le jour d’arrivée; Mini formation et liste des personnes présentes ; Afin de garantir un bon déroulement de cet accueil, nous avons besoin de connaître les horaires d’arrivée de vos participants ainsi que leurs numéros de trains, à préciser ci-dessous :

Dated’arrivée

Heured’arrivée Provenance Numérode

train Nombredepersonnes

Date souhaitée Horaires souhaités

Nombre de personnes

Descriptif: Accueil et réception à la Salle des Illustres (Capitole, Hôtel de ville). Mise en place d’un apéritif de bienvenue. Conditions d’obtention : vous devez envoyer un courrier de sollicitation à l’attention de M o n s i e u r l e M a i r e d e T o u l o u s e : [email protected] Merci de mettre en copie [email protected] pour suivre votre demande: Afin d’assurer la coordination avec les services de la Ville de Toulouse, merci d’indiquer vos souhaits de réception :

5.4. Réception

6. Vos déplacements

Se rendre à Toulouse Ø  6.1. Offre transports aériens Se déplacer à Toulouse Ø  6.2. Pass Congrès

Ø  6.3. Offre Citiz

6.1. Offre transports aériens

Congrès, salons et séminaires Les compagnies aériennes offrent des conditions tarifaires incitatives pour les congrès et conventions. En fonction de l’origine de vos participants, nous pouvons vous aider sur les programmes suivants: Air France & KLM Faites de votre événement un succès avec AIR FRANCE & KLM Global Meetings. Gestion en ligne très simple et de nombreux bénéfices pour les organisateurs d'événements et leurs participants. Brussels Airlines Que vos besoins d'affaires reposent sur l'affrètement d'un vol, l'expédition de marchandises de fret ou l'organisation de congrès, nos solutions sont faites pour vous. Lufthansa United :Star Alliance Conventions Plus est un service Star Alliance™ qui facilite l’organisation et la participation à des congrès internationaux. Mise à disposition des horaires et de tarifs réduits des 27 transporteurs membres à partir d’un seul endroit. Turkish Airlines Grâce aux programmes Turkish Conventions, Conventions Plus ou Meeting Plus, vous pouvez bénéficier de tarifs avantageux et de facilités d’organisation pour optimiser la participation à vos événements. J’autorise So* Toulouse convention bureau à initier les premières démarches pour ma manifestation, cela n’implique pas d’obligation pour ma structure.

Signature:

Les informations sur les pages jointes doivent être remplies

VotreProfilClientCivilité: Prénom: Nom: Fonc7on: Sociétéouassocia7on: E-mail

VoscoordonnéesTéléphone: Téléphonemobile: Télécopie: SiteInternet: Rue/Bâ7ment: *Ville: *

Codepostal: *

Etat/Province: Pays: *

VotreévènementNomdel'évènement

Descrip7ondel'événement:

WebmasterE-mail: *SiteInternet: *Téléphone:

VilleouAéroportleplusproche: *

Datededébut: Datedefin:

Adressede'événement

Rue/Bâ7ment: *Ville: *

Codepostal: *

Etat/Province: Pays: *

Estimation du nombre de participants Merci d’indiquer le nombre estimé de participants (y compris exposants/accompagnateurs) par pays de provenance susceptibles d'emprunter le transport aérien. Cette estimation doit être basée sur les résultats passés ou, pour une première édition, le potentiel selon le fichier qualifié de la cible-participants. Ces informations nous servent à estimer le potentiel de votre événement.

France (potentiel aérien) participants

Europe participants

Amériques participants

Asie / Pacifique participants

Afrique du Nord participants

Afrique / Océan Indien participants

Proche / Moyen Orient participants

Agences de voyages dédiées Merci d’indiquer les numéros IATA de vos agences de voyages dédiées ou si vous êtes une agence, merci d’indiquer votre numéro IATA

1.

2.

3.

4.

5.

6.

Evénements futurs

Merci d’indiquer le nombre de participants des événements futurs. Par exemple : Salon ABC, Paris, France, 01/01/2006 - 31/12/2006, 3000 participants

Evénement futur #1 :



Informations générales sur l'organisme international de rattachement

Organisme international : Nom du responsable :

Téléphone

E-mail :

Site Internet :

Adresse de l'organisme

Rue / Bâtiment :

Ville :

Code postal :

Etat / Province :

Pays :

Descriptif Pass comprenant les transports urbains ainsi que l’aéroport et se déclinant en deux versions : Un pass « traditionnel »

Recto : côté du ticket présentant la déclinaison commerciale des titres (ticket orange, bleu, etc.) Verso : côté du ticket opposé au recto, sur lequel est apposé le bandeau magnétique Possibilité de 20 caractères au verso : __/__/__/__/__/__/

__/__/__/__/__/__/__/__/__/__/__/__/__/_

Un pass « personnalisé» Recto : côté du ticket présentant la déclinaison commerciale des titres (ticket orange, bleu, etc.) Verso : entièrement personnalisé

Trois modes de financement •  Gratuité Conditions: le congrès doit rassembler plus de 300 personnes, être International (les précédentes éditions doivent avoir eu lieu dans au moins 3 pays différents) et être validé par So* Toulouse convention bureau. •  Facturation à l’utilisation avec offre préférentielle Conditions : tout congrès, quel que soit le nombre de participants, sous réserve de validation par So* Toulouse convention bureau. Facturation des trajets au « tarif plus de 10 trajets ». •  Participation forfaitaire de So* Toulouse convention bureau.

6.2. Pass Congrès

Conditions d’utilisation:

  Age: +20 ans   Permis de conduire de plus de 2 ans   Passeport ou CNI   Carte bancaire VISA ou MasterCard   Caution 700€ (pré-autorisation CB)

Prix et charges: Les tarifs sont modifiables sans préavis (les tarifs au km sont indexés sur l’évolution des prix du carburant). Ils comprennent aussi les frais d’utilisation forfaitaires, l’assurance tous risques, le carburant, l’entretien du véhicule. Ils ne comprennent pas les k i lomètres supplémentaires, les pénalités et services supplémentaires facturés au retour.

6.3.Offre Citiz Descriptif: Mise à disposition, pour les organisateurs, d’une carte Utilisation Citiz. Cette carte permet à tout moment d’avoir accès à une voiture de location. Facturation à l’utilisation.

Demandedemiseencontact

7. Votre confort Activités extra-congrès

Ø 7.1. Offre Galeries Lafayette

Ø  7.2. Offre Grands Interprètes

Ø 7.3. Offre Tourisme

7.1. Offre Galeries Lafayette Descriptif: les Galeries Lafayette, partenaires de So* Toulouse convention bureau, vous proposent :

•  Mise en place d’une carte de réduction spécifique pour les congressistes internationaux (tout étranger ne résidant pas en France) cumulable avec la détaxe (- 12% selon conditions pour les résidents hors Union-Européenne).

• Mise en place d’un flyer spécifique avec cadeau contre achat pour tous les congressistes lors de leur passage aux Galeries Lafayette.

• Organisation, pour les congrès internationaux, d’une Welcome ou d’une Farewell party incluant l’accès à la terrasse du 6ème étage des Galeries Lafayette et d’un buffet « régional ».

• Mise en place de navette « shopping » avec , selon les cas la présence de personal shopper

• Catalogue d’une dizaine d’articles « Sélection Galeries Lafayette » mis à disposition des organisateurs afin qu’ils puissent acheter des cadeaux de bienvenue à leurs participants.

• Proposition aux organisateurs de tenues à tarifs préférentiels pour les équipes d’organisation des congrès (avec le logo du congrès et celui des Galeries Lafayette).


Datesouhaitée:_____________________________________________

Détaildelademande:

__________________________________________________________________

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Conditions d’accès: service gratuit Conditions d’obtention: faire parvenir une demande au minimum 2 mois avant la date de l’événement

7.2. Offre Grands Interprètes Descriptif: L’association Les Grands Interprètes, partenaire de So* Toulouse convention bureau, programme tout au long de l’année une série de concerts de musique classique à Toulouse. Les formules proposées:

•  Mise en place d’un tarif spécifique pour les participants à l’événement (- 10% sur les places en 2e et 3e catégories).

•  Organisation d’une soirée de prestige autour d’un des concerts avec accueil personnalisé des invités, places de prestige, cocktail à l’entracte et/ou en fin de concert, possibilité de visiter les coulisses de la salle et de rencontrer les artistes (sous réserve de leur accord).

•  Organisation de concerts privés sur mesure. Plus d’informations : www.grandsinterpretes.com Conditions d’accès: service gratuit


Datesouhaitée:_____________________________________

Détaildelademande:__________________________________________________________________

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7.3. Offre Tourisme

Descriptif Découvrez gratuitement Toulouse lors de vos repérages ! Nous offrons une visite de la ville au comité d’organisation dans le cadre de la visite d’inspection.

•  A pied, avec l’Office de Tourisme Découverte du Capitole et ses salles d’apparat; Basilique Saint-Sernin, église et cloître des Jacobins, Hôtel de Bernuy…

•  En bus, en route pour le City tour avec Pays d’Oc Visite inédite en mini cabriolet : place Wilson, cathédrale Saint Etienne, Jardin Royal, Garonne, Jardin des plantes, Canal du Midi, Pont Neuf, Basilique Saint-Sernin… •  Sur l’eau, avec la péniche Baladine Départ quai de la Daurade pour une croisière sur la Garonne : admirez les plus beaux monuments dont le Pont Neuf, l'Hôtel Dieu, la Grave, les quais, la Prairie des Filtres, la Chaussée du Bazacle...

Conditions d’accès: service gratuit

8. Vos outils de communication

Ø  8.1. Site internet dédié Ø  8.2. Application mobile dédiée

Ø  8.3. ICCA

Ø  8.4. Eléments marketing

8.1. Site internet Descriptif : So* Toulouse convention bureau vous propose la création d’un site web dédié à votre manifestation, comportant notamment le programme, vos partenaires et toute autre information pratique. Conditions d’accès : Service réservé aux signataires de la convention d’engagement. Conditions d’obtention : §  travailler avec au minimum 5 acteurs de So* Toulouse convention bureau, §  fournir la liste des acteurs travaillant pour la manifestation, § A initier au minimum 4 mois avant le lancement de la manifestation. Prestations supplémentaires payantes : §  gestion des entrées, §  administration des questionnaires satisfaction, §  prise de rendez-vous professionnels, §  etc.

8.2. Application mobile Descriptif :

So* Toulouse convention bureau vous propose la création d’une Application mobile dédiée à votre manifestation. Vous pourrez ainsi : §  Faciliter la participation de vos invités à votre

événement grâce à la fonction calendrier, §  Communiquer en direct avec les participants

(programme, actualités, informations pratiques), §  Organiser leurs déplacements en ville en leur proposant

des partenaires de proximité, §  Disposer d’une carte dynamique (géolocalisation des

lieux clés de votre évènement), §  Valoriser vos partenaires en affichant leurs logos… Conditions d’accès : Service réservé aux signataires de la convention d’engagement. Conditions d’obtention : §  travailler avec au minimum 5 acteurs de So* Toulouse convention bureau, §  fournir la liste des acteurs travaillant pour la manifestation, § à initier au minimum 4 mois avant le lancement de la manifestation.

8.3. ICCA

Descriptif : Dans le cadre de la politique de développement de la destination, nous mettons en place un système de référencement des manifestations au sein de l’association ICCA (International Congress & Convention Association). Conditions d’accès : La réunion doit être internationale, réunir un minimum de 50 participants et avoir eu lieu dans au moins trois autres pays.

J’autorise So* Toulouse convention bureau à publier les données concernant ma manifestation sur les supports de communication ICCA. Signature:

8.4. Eléments marketing

Descriptif : N’hésitez pas à demander la Boîte à outils ! So* Toulouse convention bureau met à votre disposition : §  photos des lieux emblématiques, §  textes de présentation de la ville, § vidéos, §  logo So*Toulouse, §  présentations PowerPoint, §  kakemonos… Conditions d’accès : Service réservé aux signataires de la convention d’engagement. Conditions d’obtention : §  travailler avec au minimum 5 acteurs de So* Toulouse convention bureau ; §  fournir la liste des acteurs travaillant pour la manifestation; § à initier au minimum 4 mois avant le lancement de la manifestation ; § Merci d’envoyer votre demande à [email protected]

CONVENTION BUREAU ARCHE MARENGO

1, Allée Jacques Chaban-Delmas 31500 TOULOUSE

France

www.so-toulouse.com

[email protected]

T. +33 5 81 31 30 20

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