Everial - Témoignage client dans la dématérialisation de documents stratégiques sans impact sur...

EVERIAL - Département Numérique Vélizy, le 30 mars 20111 1EVERIAL - Département Numérique

EVERIAL - Département Numérique Vélizy, le 30 mars 20112 2EVERIAL - Département Numérique

TITRE DE LA PRESENTATIONNumérisation des dossiersAffaires Réglementaires

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EVERIAL

Département Numérique

] Présentation MERIAL, EVERIAL et SWORD

] Présentation du Projet

] Solution proposée

] Résultats et Bénéfices

] Conclusion

Agenda

Présentation du Projet

• Sécuriser des documents sous format électronique.

• Faciliter la recherche et la restitution des documents

archivés.

• Construire une structure documentaire simple et convivialeparfaitement compatible avec la solution GED future.

INTRODUCTION

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En quelques chiffres

] Créé en 1989 (ex-Archiv-Alpha)

] Un chiffre d’affaires 2010 de 40 M€

] 400 collaborateurs

] 12 sites couvrant la France métropolitaine et des franchises aux Antilles et en Polynésie

françaises

] 4 filiales en Espagne, en Suisse, à Monaco et à l’Ile Maurice

] Capacité de stockage : 12 millions de conteneurs (soit 6 000 km de linéaires)

] Le plus grand et moderne centre de conservation d’archives en Europe à moins d’1h de

Paris certifié ISO 14001

] Capacité de numérisation de plus de 250 000 pages/jour

] Plus de 5000 clients parmi lesquels les principales banques et compagnies d’assurances,

les groupes industriels, les PME, ainsi que de nombreux établissements publiques

] Des références qualités et normes : ISO 9001 (version 2008), NF Z 40-350 , NF Z 42-013

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EVERIAL – Un groupe leader en gestion documentaire

Présentation EVERIAL

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NOTRE NOUVEAU SITE DE CONSERVATION :

LE MEGASTORE

Construction du plus grand centre de conservation européen, situé à Chartres (28), soit à moins d’1h de Paris.

4 cellules de conservation à ce jour / 2 en construction (livraison à l’été 2011)

Un bâtiment d’exploitation respectant les dernières normes DRIRE en vigueur (enceinte close, contrôle d’accès global, sprinklage de l’ensemble des 5

niveaux de conservation, vidéosurveillance complète du site…).

A l’issue du projet (2013) : Bâtiment de 13 cellules sécurisées sur un site de 19 hectares

Surface au sol de 78 000 m² sur 5 étages de stockage

Capacité de stockage de 390 000 m² soit l’équivalent de 60 terrains de foot, et de 7 020 000 unités de stockage

Le Mégastore est certifié ISO 14001.

Présentation EVERIAL

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Présentation SWORD Group

� Fournisseur d’applications métiers à forte valeur ajoutée

� Top 100 des éditeurs et intégrateur spécialisé : ECM / SIG / BI….

� Partenariats avec les plus grand éditeurs

� Siège social à Lyon, Opérations dans 37 pays

� 1 800 personnes à travers le monde

� 180 m€ de CA consolidé en 2009

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Présentation SWORD IDL

Intégrateur global

de solutions

d’Entreprise /

AMOA

Intégrateur global

de solutions

d’Entreprise /

AMOA

Groupe Caisse d’Epargne

Archivage et gestion du dossierréglementaire client

Dématérialisation des dossiers et courriers entrants

Consultation des documents

Gestion de processus métiers

Archivage à valeur probante

100 Millions de documents / an

EMC Captiva Input AccelIBM FileNet P8

Dématérialisation des processus

Workflow - BPM

Dématérialisation

des documents et informations

Recherche

& Gestion des documents

Archivage Opérationnel

& Archivage à valeur probante

Qui sommes-nous ?

Un leader innovant spécialisé dans les produits et

solutions destinés à améliorer la santé, le bien-être

et les performances des animaux.

Présentation MERIAL

MERIAL en un clin d’œil

• Créé en 1997 par la fusion de Rhône-Mérieux

(Rhône-Poulenc, France) et MSD AgVet (Merck &

C°, USA)

• Expertise en produits pharmaceutiques et

vaccins vétérinaires (biologie)

• En 2009 Merial devient la division santé animale

de sanofi-aventis

Présentation MERIAL

MERIAL : chiffres clés 2010

CA 2010 : 2,6 milliards $

Des activités dans plus de 150 pays

9 centres de R&D

16 sites de production dans 9 pays (France, Brésil, USA, Italie, Chine, Royaume-Uni, Nouvelle-Zélande, Pays-Bas, Uruguay)

5 600 salariés dans le monde

Présentation MERIAL

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EVERIAL

Département Numérique

] Présentation MERIAL, EVERIAL et SWORD

] Présentation du Projet

] Solution proposée

] Résultats et Bénéfices

] Conclusion

Agenda

Le Contexte des Affaires Réglementaires

L’industrie de la santé animale - un environnement hautement régulé :

A toutes les étapes de la vie du produit :

- Recherche & Développement

- Soumission réglementaire & Approbation

- Fabrication

- Approvisionnement

- Commercialisation & Promotion

- Support du produit

- Pharmacovigilance

Cadre juridique clair, sujet à une continuelle évolution.

Nos Missions

En accord avec les valeurs, les principes d’excellences et la stratégie

de Mérial nous obtenons l’approbation en temps opportun de nos produits et nous gérons activement le portefeuille de nos produitsdans le cadre de la réglementation.

Nous mettons à profit notre expertise diversifiée et notre implication

dans les associations professionnelles et autres forums afin de créer un environnement favorable qui optimisera le potentiel de notre

société.

Nous gérons ainsi un portefeuille 662 produits commercialisés sur

162 pays.

ATHENS, USA

DULUTH, USA

GAINESVILLE, USA

Autours du monde, les équipes “Regulatory Affairs Corporate” sont localisées sur 6 sites différents.

CAMPINAS, BRAZIL

LYON, FRANCE

SINGAPORE, SINGAPORE

Les Objectifs du Projet

• Sécuriser des documents sous format électronique.

• Faciliter la recherche et la restitution des documents archivés.

• Construire une structure documentaire simple et conviviale mais surtout parfaitement compatible avec une solution finale futur: “Documentum”.

Les contraintes

• Grand nombre de documents à traiter: 2

631 dossiers / 772 930 pages à scanner.

• Délais courts: projet devant être finalisé en moins de 7 mois

• Contenants variés: Pochettes, boites, documents agrafés, sertis, classeurs �

création de sous-fichiers.

• Restitution possible sous 48h du document

• Confidentialité et sécurité maximale dans toutes les étapes du projet.

• Utilisateurs présents tout autours du globe.

• Recherche intuitive basées sur des données métiers.

• Administration simple de l’application.

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EVERIAL

Département Numérique

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] Présentation du Projet

] Solution proposée

] Résultats et Bénéfices

] Conclusion

Agenda

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SLIDE SPEED DEMO

EVERIAL

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EVERIAL

Département Numérisation Haute Volumétrie

Trois sites de numérisation industrielle

• Paris IDF

• Lyon

• Site spécialisé dans la gestion de fonds spéciaux à Chalon

sur Saône (71)

Certification norme ISO 9001 Version 2008

Respect des recommandations de la norme AFNOR NFZ42-013

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Contraintes d’intégration dans le système documentaire

� Fichiers Image :

� 1 fichier PDF/A1B par classeur produit, décomposition en onglets,

� N&B, 300 dpi

� Traitements OCR

� Nom du fichier pdf : CodeProduit-No Volume-TypeDocument.pdf

� Fichiers d’index

� 1 fichier d’index par lot (DVD), RestitutionAAAAMMJJ_nolot.csv

� Index métier retenus : code produit, volume, type de document, no de boite, statut international

� Structure des lots (DVD)

� 1 fichier d’index à la racine, 1 sous-répertoire par produit, 1 ou n fichiers PDF par sous-répertoire produit

�Gestion des classeurs multi-produits : sous-répertoire spécifique 001&002

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Procédures Qualité mises en œuvre

� Procédures EVERIAL

� Contrôles croisés durant la production :

- contrôles d’images : contraste, suppression des pages blanches, suppression des traits, redressement, détection de double pages, de pages cornées….

-contrôles d’index : format de saisie, cohérence avec l’inventaire Excel…

� Procédures MERIAL

� Contrôles par échantillon, avec variation de la taille d’échantillon selon la qualité des lots

�Validation des images : qualité d’image, contrôle de séquences de no de page, présence d’onglets, validité du fichier PDF/A…

� Validation des index : vérification du nb de lignes / nb de fichiers, format des champs, contrôles OCR dans les fichiers…

� Contrôle de doublons : en utilisant le fichier Excel d’inventaire

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Application de consultation

� 4 zones géographiques

� Ecran de recherche multi-critères, intégrant

un lien sur le document PDF

� Recherche full-texte à l’intérieur des documents

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Application de consultation : Administration fonctionnelle

� Gestion des imports de document

� Dépôt des fichiers dans un répertoire partagé

� Lancement d’un programme

� Alertes en cas d’erreur et analyse du fichier de log

�Gestion des référentiels

� Code Produit, Nom Produit, Type de document

� Référentiels utilisés lors des injections de document et lors des recherches

�Gestion des utilisateurs

� Connexion à 4 serveurs Active Directory pour l’authentification et l’identification des utilisateurs

� SSO

• Juin à Octobre 2009:

� Organisation du projet

� Inventaire et typologies des documents à scanner

• 12 Octobre 2009:

� Choix des sociétés EVERIAL & SWORD

• 23 Octobre 2009:

� Réunion de lancement du projet

• 16/17 Décembre 2009:

� Validation de l’application e-Doc et formation utilisateurs

• 21 Décembre 2009:

� Recette définitive des documents scannés

Les dates importantes du projet

• 13 et 27 Novembre, 4 et 11 décembre 2009:

� Enlèvements sécurisés Everial des documents

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EVERIAL

Département Numérique

] Présentation MERIAL, EVERIAL et SWORD

] Présentation du Projet

] Solution proposée

] Résultats et Bénéfices

] Conclusion

Agenda

Result of Quality Control done by Merial

30 30 30 30

1 2 30

0

5

10

15

20

25

30

35

Batch 1 Batch 2 Batch 3 Batch 4

Batch

Number of Documents

Number ofdocumentscontrolled

Number of deviation

Result of Quality Control done by Everial

100%

2%0%

20%

40%

60%

80%

100%

120%

1

proportion of documents

Total ofdocuments

Number ofdeviation (Everial)

Contrôles Qualité

Résultats

• Le 21 Décembre 2009, après 7 mois de travail, l’ensemble des documents (2 650 fichiers) étaient disponibles en consultation par tous nos utilisateurs (équipes France, Asie, Latine Amérique et USA).

Bénéfices

• Sécurité des documents.

• Gain de temps pour les équipes.

• Organisation documentaire.

� Opération renouvelée début 2010 pour les documents BIO (850 Doc / 170 000 Pages / 4 Mois)

Questions / Réponses

Stand B09

30 30

EVERIAL - Département Numérique Vélizy, le 30 mars 201131 31EVERIAL - Département Numérique 31EVERIAL – TITRE DU DOSSIER

Siège social

27 rue de la Villette

69003 Lyon

N°AZUR : 0811 23 12 12

Fax : 0811 23 10 10

www.everial.com

ISO 9001 Version 2008

ISO 14001

NFZ 40350 – NFZ 42013