Gestion des avantages sociaux : focus sur le recouvrement des IJSS et de la prévoyance

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Les avantages sociaux, « soins alternatifs » à la crise des rémunérations :

Partie 2Focus sur le recouvrement des IJSS et la prévoyance

AGENDA

1- INTRODUCTION : RÉSUMÉ DES EPISODES PRÉCÉDENTS

2- ABSENTÉISME, SUBROGATION : CETTE BELLE INVENTION FRANCAISE

3- LES COÛTS INDUITS PAR LA SUBROGATION- Process actuel- Process DSN

4- OPTIMISER CETTE SITUATION : Agir sur les pertes

5- PERSPECTIVE DU PROCHAIN WEB-SÉMINAIRE : - Limiter les coûts de traitement

ABSENTEISME: LES TENDANCES DE FOND

ÉVOLUTION DES INDICATEURS

ET FLUX LIÉS À

L’ABSENCE

11046

13700

6035

7629

2656 3051

23563025

2007 2008 2009 2010 2011 2012 2013 2014 2015

EVOLUTION DES IJSS EN FRANCE EN K€

Total Maladie Maternité AT/MP

3,89%

4,85%

4% 3,95% 3,84%

4,53%4,26%

4,59% 4,55%

2007 2008 2009 2010 2011 2012 2013 2014 2015

TAUX D'ABSENTEISME

ÉVOLUTION DES INDICATEURS

ET FLUX LIÉS À

L’ABSENCE

32,0%

201333,3%

2014

18,1 j

201319,0 j

2014

% des salariés absents au

moins une fois dans l’année

Durée moyenne

d’un arrêt maladie

L’impact financier des arrêts de travail est important pour les entreprises : en 2014, ils représentaient l’équivalent de 42 emplois à temps plein (ETP) dans une entreprise de 1 000 salariés.

ABSENTÉISME : LA SOURCE DE NOMBREUX COÛTS POUR L’ENTREPRISE

Image de marque

12%

Perte d'exploitation

10%

Cout de remplacement

25%

Maintien de salaire

25%

Coût de traitement administratif

8%

Pertes de traitement (subrogation)

20%

Différents Impacts de l’absentéisme

• Coûts de remplacement,• Image de marque• Perte d’exploitation

• Maintien de salaire

• Coût de traitement administratif

• Pertes liées au traitement

LIÉ AU SECTEUR,AU CLIENT ET À L’ORGANISATION

LIÉ AU SECTEUR, AU CLIENT ET À LA

POLITIQUE RH

LE LEVIER D’ACTION DES OPÉRATIONNELS

3- DES COÛTS ADMINISTRATIFS DE TRAITEMENT ? DES PERTES LIÉES AU TRAITEMENT ?

MÉCANISME DE SUBROGATION

LA SUBROGATION

DÉMYSTIFIONS LE MÉCANISME DE LA SUBROGATION

MÉCANISME HORS SUBROGATION

salarié

Entreprise

Arrêt (volet

employeur)attestation

salarié

Entreprise

Arrêt (volet

employeur)

Maintien de

salaire et avance

IJ

attestation

CPAM

IJ

CréanceCharge du

rapprochement

Créance

Charge du rapprochement

CPAM

attestation

Arrêt ( volet

CPAM)

IJ

Arrêt ( volet CPAM)

ZONES DE SUBROGATION :• Subrogation des IJSS• Subrogation de la prévoyance

2

DES COÛTS ? OÙ DONC ?

LA THÉORIE :

1°/ Dans les textes, la subrogation est NEUTRE pour l’entreprise, c’est une intermédiation financière.

2°/ La gestion de l’absence implique toujours la collecte des arrêts et le déclaratif

DANS LA PRATIQUE :

1°/ Tous les écarts de remboursement constituent une perte financière.

2°/ La relance des différents acteurs mobilise un temps de traitement des acteurs de la chaine de l’absence

1- DES COÛTS DE TRAITEMENT

LE TRAITEMENT DE LA SUBROGATION A UN IMPACT SUR LA CHARGE DE VOS

ÉQUIPESIntérim / CDD /

redéploiement de personnel

Formation

Déclaration CPAM

Paie & Précompte

Absence constatée

Gestion de la continuité du service

Paie & Précompte

Déclaration Prévoyance

Suivi remboursement

Visite médicale

Suivi remboursement

Gestion de la reprise

Mi-temps thérapeutique

Gestion des longues maladies

DAT

Processus spécifique del’Accident de Travail

Processus opérationnels

Processus administratifs

Les processus administratifs s’enchainent et engagent

l’entreprise dans une cascade de charges et de risques

Absence justifiée

Feuille de maladie (volet employeur)

LA LOURDEUR DE TRAITEMENTUne surcharge de travail

CE TRAITEMENT EST D’AUTANT PLUS IMPORTANT QUAND ON INTÈGRE DES

TIERS PARTIES : CPAM, MSA, Prévoyance

Absence justifiée

Déclaration CPAM

Paie & Précompte

Suivi remboursement

Paie & Précompte

Déclaration Prévoyance

Suivi remboursement

Gestion de la reprise

Visite médicale

Mi-temps thérapeutique

Gestion des longues maladies

ENVOI VOLET

EMPLOYEUR

LE PARCOURS DU TRIANGLE EST REGULIÉREMENT

SOLLICITÉ

DÉCLENCHEMENT

DES

REMBOURSEMENTS

12

28%

25%

22%

8%

6%

3%

8%

Cadrage non effectué

Attestation de salairemanquante

Arrêt maladie manquant

Oublie de traitement

Assuré remboursédirectement par la CPAM

Extrait de naissancemanquant

Autres

2 - LES ÉCARTS DE REMBOURSEMENT

LES PROBLÉMATIQUES DE REMBOURSEMENT S’ASSOCIENT SOUVENT À UN MANQUE D’OUTIL

DE SUIVI ET DE PILOTAGE

LA SUBROGATION : QUELQUES CHIFFRES

UNE SOCIÉTÉ PHARMACEUTIQUE DE 1000 SALARIÉS, 5% D’ABSENTÉISME,

• Une Masse Salariale de 42M€ annuels

• Un Montant d’IJSS estimé annuel : 450k€

• Un Montant de prévoyance estimé annuel : 350k€

LE TRAITEMENT ADMINISTRATIF DE LA SUBROGATION :

• Les effectifs : 0,5 ETP de gestion engagé pour la partie subrogation 18k€ annuels

• Un total d’effectifs liés à la gestion de l’absence = 0,9 30k€ annuels

80K€

L’AVANTAGE SOCIAL COÛTE

L’ÉQUIVALENT DE 2 POSTES

DANS L’ENTREPRISE

LES ECARTS DE RECOUVREMENT :

• Environ 10% d’écarts constatés, jusqu’à 15% dans certaines structures.

• ADP annonce en standard 20% de rejet des IJSS sur la première déclaration (moyenne française)

30K€

PARFOIS LES DÉRIVES SONT PLUS SUBTILES

Comment la « Prime de transport » augmente le coût de la subrogation

Prime de transport pour l’ensemble des salariés dont

le montant est lié au LIEU D’HABITATION en 2008

Nombre de collaborateurs NE DÉCLARAIENT PAS LEUR

DÉMÉNAGEMENT pour maintenir leur prime

Mise en place de la subrogation en 2013

TRÈS GROS ÉCARTS de remboursements de la

CPAM (plusieurs centaines de milliers d’euros en

pertes)

Après analyse, les RH découvrent que de nombreux collaborateurs AVAIENT DES

ADRESSES ERRONÉES ET DONC L’AFFECTATION À UNE

MAUVAISE CPAM

L’entreprise arrête la subrogation en 2015

Et encadre de façon drastique son système de

prime de transport

LA DÉRIVE DES COÛTS DE TRAITEMENT EST

UN MÉCANISME BIEN COMPRIS

Absence de focalisation

Absence de points de contrôle

Charge de travail des opérationnels sur d’autres sujets

Processus complexe et mal

compris

AUGMENTATION DU COÛT DE LA GESTION DE LA

SUBROGATION

RÉSUMÉ

DSN : UNE SIMPLIFICATION DE FACADE

PROCESSUS DE DÉCLARATION

Réception des arrêts de travail

Déclaration sur Netentreprise(EDI ou manuel)

Suivi des remboursements

Appel ou rectification (EDI ou manuel)

Réception des arrêts de travail

Déclaration Via logiciel de paie (automatique)

Suivi des remboursements

Rectification (DSN)

Consolidation vs. système des temps Consolidation vs. système des temps

SUIVI DES KO MÉTIER

Méthode Pré DSN Méthode Post DSN

LES DIFFÉRENCES FONDAMENTALES

Méthode Pré DSN Méthode Post DSN

Vue sur les salaires de reférence

OUI NON

Degré d’imbrication dans la paie et de sensibilité au paramétrage FORTEFAIBLE

Vue sur les KO métiersOUI

(mais penser à les consulter)NON

Traitement Mensuel ou temps réel

Avec subrogation : mensuel

LA DSN NE REND PAS FORCEMENT LA

GESTION DES IJSS PLUS SIMPLE

A RETENIR L’imbrication avec le système de paie rend la gestion des IJSS potentiellement plus automatique mais aussi plus opaque.

Le déclaratif du DJT reste encore problématique

Les cas complexes (MTT, reprises d’arrêts) sont également plus difficile à gérer.

Ce système peut entraîner une baisse de la vigilance des

équipes de gestionnaires, le risque d’écarts de recouvrement

est donc plus grand

20

4 - OPTIMISER ??

LES AXES D’ACTION :

A - RÉDUIRE L’OCCURRENCE DU TRAITEMENT

C - TROUVER L’OPTIMUM DU COÛT ADMINISTRATIF DE TRAITEMENT

B - RÉDUIRE LES DÉFAUTS DE TRAITEMENT

A - OPTIMISER L’OCCURENCE

1- RÉDUIRE L’OCCURRENCE : 2 PISTES

> Modifier certaines règles de subrogation pour alléger le calcul ou la déclaration des droits.

1- RÉDUIRE L’ABSENTÉISME

2- RÉDUIRE L’OCCURRENCE DE LA GESTION DE L’ABSENTÉISME

> Réduire le taux d’absentéisme dans l’entreprise.

B - IDENTIFIER LES ENJEUX DE RECOUVREMENT ET AGIR DESSUS

PÉRIODE D’ACTION :

Période prescrite

Période des arrêts en cours de traitement

Période des arrêts dormants

PrésentM-3M-27

Réservé à vos équipes

90% des arrêts encore ouverts ne seront pas traités sans action extérieure

UNE ACTION DE PURGE DU PASSÉ EN 3 ÉTAPES

26

1- TRANSMISSION DES ARRETS DE TRAVAIL ET CODES NETENTREPRISE

2- CADRAGE DES 24 MOIS DE PÉRIODE DORMANTE- Identification des trous de recouvrement- Identification des causes de blocage - Focalisation sur les arrêts récupérables

3- DÉBLOCAGE DES ARRÊTS :- Récupération des documents manquants- Re-déclaration éventuelles- Recalcul de l’IJ journalière en cas d’erreur de déclaration

27

QUELS RÉSULTATS PEUT-ON ESPÉRER ?

SELON L’ANCIENNETÉ DE L’ARRET LES CAUSES DE BLOCAGE, ON PEUT ESPÉRER ENTRE 40 ET 55% DE RÉCUPÉRATION DES MONTANTS D’IJSS PRECÉDEMMENT CADRES, SUR 2 ANS.

Volume de remboursement par mois

Montant

M+1 M+7

L’ACTION SE DÉROULE ENTRE 3 ET 7 MOIS, AVEC UN PIC D’EFFICACITÉ AU 3 EME MOIS

CAS PARTICULIER DE LA PRÉVOYANCE

29

LA PRÉVOYANCE : L’EXTREMITÉ DE LA CHAINE DES IJSS

Arrêt initial Prolongation 1 Prolongation 2 Prolongation N

Déclaration SS

IJSS

J + 90

Déclaration SS

Déclaration SS Déclaration

SS

Problème de remboursement IJSS

Déclaration Prévoyance

L’organisme va demander les IJSS remboursées pour ajuster les

montants en prévoyance

PAS DE REMBOURSEMENT

PRÉVOYANCE

30

LA PRÉVOYANCE : DES MONTANTS PARFOIS BIEN SUPÉRIEURS AUX IJSS

Salaire

Charges

IJSS

Charges

MAINTIEN DE SALAIREPlafond SS

IJSS

PrevoyanceSalaire

Charges

IJSS

Charges

MAINTIEN DE SALAIRE

Plafond SS

IJSS

PREVOYANCE

A RETENIR :Pour les salaires élevés ou des conventions collectives spécifiques, la prévoyance peut représenter des montants significatifs.

31

PRÉVOYANCE : QUELS RÉSULTATS PEUT ON ESPERER ?

DANS LA FOULÉE DU REMBOURSEMENT IJSS , LEYTON

PROCÈDE AU DÉBLOCAGE DES REMBOURSEMENTS DE

PRÉVOYANCE, AVEC UN TAUX DE SUCCÈS IMPORTANT

IJSS et IJP

RÉSUMÉ Agir en recouvrement des IJSS et IJP de manière externalisée permet :

1° Une récupération immédiate de montants non remboursés (impact trésorerie)

2° Un rattrapage de retard au bénéfice de vos équipes paie

3° Une vision exhaustive de la performance de votre organisation actuelle et vous permet de mesurer votre vrai coût de gestion administrative de l’absence :

COUT DES EFFECTIFS INTERNES MOBILISÉS

PERTES IJSS

PERTES IJP

COUT LICENCES OU OUTILS

Coût de la gestion de l’absence

33

SUITE AU PROCHAIN WEB-SÉMINAIRE :

TROUVER L’ORGANISATION OPTIMALE

« Votre croissance, notre ambition »

—

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