GNITOU Lassimalaba

METHODES ET PROCEDURES DE

RECOUVREMENT DES COTISATIONS SOCIALES

UNION DE RECOUVREMENT DES COTISATIONS SOCIALES ET DES ALLOCATIONS FAMILIALES

LANGUEDOC-ROUSSILLON

Responsable du stage :

Monsieur Michel WEISSGERBER, Directeur Départemental,

14ème promotion CIFOCSS

Décembre 2013

« Le droit à la sécurité sociale imprègne la vie de tous les individus depuis leur conception jusqu’à leur dernier souffle »

Pierre LAROQUE, Sécurité sociale et vie publique

METHODES ET PROCEDURES DE

RECOUVREMENT DES COTISATIONS SOCIALES

Les opinions exprimées dans cette étude n’engagent que leurs auteurs

Conformément à la décision du Directeur de l’organisme, le rapport peut faire l’objet d’une

diffusion ou publication extérieure

Remerciements

Nous tenons à exprimer notre profonde gratitude à vous tous qui aviez contribué à la réussite de ce stage et à la réalisation de ce rapport.

Au niveau de l’Urssaf Languedoc-Roussillon :

A Monsieur Franck BARBE , Directeur Régional, vous avez bien voulu nous accueillir pour ce stage, veuillez trouver dans ce travail l’expression de notre considération, de notre sincère reconnaissance et notre profond respect ;

A Monsieur Michel WEISSGERBER, Directeur Départemental du site de l’Aude, nous vous témoignons notre sincère reconnaissance et notre profonde gratitude pour la gentillesse, la bienveillance et la spontanéité avec lesquelles vous avez bien voulu encadrer ce travail ;

A Madame Olivia GRANGERODET, Directrice Adjoint chargé du contrôle, du recouvrement et de la sécurisation juridique, qui a toujours accepté nous accorder son précieux temps, nous vous témoignons notre reconnaissance et notre profonde gratitude ;

A Madame Florence TALLIEU Responsable Production sur le site de l’Aude et ses adjointes mesdames Nicole MARCOS et Sandrine LLAGOSTERA , pour votre sympathie et votre disponibilité à répondre à nos diverses sollicitations ;

A Mesdames Béatrice BRILLOUET , Nathalie WALTER , respectivement Responsable RAF et Responsable Contrôle et LCTI sur le Site de l’Aude, nous vous témoignons notre reconnaissance pour votre disponibilité et vos précieuses contributions ;

A Madame Martine ESTEBAN, Responsable Foods, nous tenons à vous exprimer notre sincèrement reconnaissance et notre profonde gratitude pour votre gentillesse, votre sympathie et votre soutien; A toute votre famille, qu’elle trouve ici notre reconnaissance pour son accueil chaleureux tout au long de ce séjour ;

Nous n’oublions pas la sympathie et la bonne volonté avec lesquelles l’ensemble du personnel de la l’Urssaf Languedoc-Roussillon a répondu à chacune de nos sollicitations. Grâce à vous, nous avons pu disposer de toute la documentation et informations nécessaires pour notre étude, merci pour vos diverses contributions.

Au niveau de l’En3s

A Mesdames MAYER, Directrice des Relations Internationales, Julie KAMAL et Sophie VERLET, Responsables de projet, Fathia BEZAINI, Attaché de Direction, nous sommes reconnaissant pour tous vos efforts pour le succès de cette formation ; A travers vous, nous adressons nos sincères remerciements à l’ensemble du personnel de l’En3s ;

A tous les collègues de la 14ème promotion , trouvez ici toute notre gratitude pour ces formidables moments d’entente, de fraternité et de complicité que cela se poursuit au-delà de cette formation dans l’intérêt du développement de la protection sociale en Afrique ;

Au niveau de la Cnss

A Monsieur le Directeur Général de la Cnss Togo , qui nous a accordé la possibilité de suivre cette formation, veuillez accepter notre profonde gratitude et toute notre considération distinguée;

A tout le personnel de la Cnss , nous vous remercions pour votre soutien et pour vos diverses contributions.

Synthèse

Le recouvrement des cotisations sociales contribue au financement des prestations sociales,

une mission essentielle des organismes africains de la sécurité sociale. La Caisse Nationale

de Sécurité Sociale (CNSS) tire ses ressources des cotisations sociales versées par les

travailleurs et les employeurs. Les services de recouvrement mettent en œuvre plusieurs

méthodes et procédures pour l’encaissement effectif de ces cotisations sociales à savoir le

recouvrement normal, le recouvrement amiable et le recouvrement forcé .

Ces méthodes traditionnelles de recouvrement sont mises en application en fonction du

degré de solvabilité du débiteur. Ainsi, le règlement à l’amiable est mis en œuvre lorsque le

cotisant en fait la demande soit à la après une relance ou à la suite d’une procédure

précontentieuse. L’échec de cette étape ouvre la voie à la procédure précontentieuse par

l’envoi de la mise en demeure au cotisant défaillan t. Si cette dernière reste sans effet, la

Cnss déclenche la procédure de recouvrement forcé . Celle-ci est matérialisé par la

délivrance d’une contrainte au cotisant n’ayant pas réagi à la mise en demeure dans les

délais de 15 jours. Evoluant dans un système déclaratif, la Cnss assure également le

contrôle de l’application et du respect de la légis lation sociale .

La mise en œuvre de ces procédures ne se fait pas sans difficulté. En effet, le recouvrement

bien qu’il réalise un bon taux de recouvrement rencontre des problèmes. Ces problèmes

sont relatifs à la maîtrise du flux des cotisants, au recouvremen t des cotisations

sociales auprès petites entreprises dont la localis ation est très difficile, auprès de

certaines administrations publiques, à la prise en compte des travailleurs

indépendants et ceux de l’économie informelle . L’insuffisance des contrôles, l’absence

d’un site internet à l’ère des nouvelles techniques de l’information et de la communication

contribuent également aux difficultés du recouvrement.

Prenant en considération ces difficultés, certaines préconisations ont été émises pour

l’amélioration du système de recouvrement des cotisations sociales à la Cnss. Le

renforcement des partenariats entre les administrations avec la création des CFE de

relais permettra de maîtriser le flux des entreprises et des travailleurs indépe ndants.

La segmentation du fichier des travailleurs indépendan ts des actions permettra

l’élaboration d’actions plus ciblées en fonction de l’interlocuteur. Il convient

également de développer de nouveaux tableaux de bord pour plus de lisibilités des

actions entreprises en recouvrement. Un mode de règlement des cotisations sociales

par prélèvement automatique contribuera à limiter les impayés des traites et c hèques

ainsi que les frais que cela engendre. L ’instauration d’un contrôle sur pièces

permettra d’accroître les résultats du contrôle des employeurs et assurer un

recouvrement efficace des cotisations sociales.

5

Sommaire

Remerciements ................................................................................................................. 2

Synthèse........................................................................................................................... 3

Introduction...................................................................................................................... 6

Première partie : Etat des lieux du système de reco uvrement à la Cnss ............. 8

Chapitre 1 : Les méthodes et les procédures de recouvrement ........................................... 8

I. Les acteurs du recouvrement ..................................................................................... 8

II. Le recouvrement des cotisations sociales ................................................................... 8

III. Le contrôle des employeurs...................................................................................... 10

Chapitre 2 : Les difficultés du recouvrement des cotisations et du contrôle des employeurs

....................................................................................................................................... 12

I. Les difficultés liées à maîtrise des flux des cotisants ................................................ 12

II. Les difficultés liées au recouvrement des cotisations auprès de certaines entités ...... 12

III. Les difficultés liées à la prise en compte des travailleurs indépendants et ceux de

l’économie informelle ..................................................................................................... 13

IV. Les difficultés liées au contrôle des cotisants ........................................................ 13

Deuxième partie : Le recouvrement des cotisations à l’Urssaf Languedoc-Roussillon, les préconisations et leurs conditions de mise en œuvre ............... 14

Chapitre 1 : Les méthodes et procédures du recouvrement à l’Urssaf de Languedoc-

Roussillon ....................................................................................................................... 14

I. Bref aperçu de l’Urssaf Languedoc-Roussillon .......................................................... 14

II. Le processus de recouvrement des cotisations sociales............................................. 15

III. Le contrôle des cotisants.......................................................................................... 18

Chapitre 2 : Les préconisations et leurs conditions de mise en œuvre ............................... 21

I. Un renforcement du partenariat entre les administrations par la création des CFE de

relais .............................................................................................................................. 21

II. Une segmentation du fichier des travailleurs indépendants pour un meilleur suivi ... 24

III. Un tableau de bord, un outil de pilotage du recouvrement....................................... 25

IV. Une modalité de recouvrement par prélèvement automatique............................. 27

V. Instituer un contrôle sur pièces pour dynamiser le contrôle des employeurs ............. 28

Conclusion ...................................................................................................................... 29

Bibliographie .................................................................................................................. 31

Annexes.......................................................................................................................... 32

6

Introduction

La Cnss du Togo a pour mission de gérer le service public de la sécur ité sociale . Cette

mission implique le recouvrement des cotisations sociales et le paiement des prestations.

Ainsi, elle tire l’essentiel de ses ressources des cotisat ions sociales des travailleurs et

des employeurs . L’Etat a en place des dispositifs règlementaires sur lesquels, elle s’appuie

pour collecter ces cotisations. Pour assurer cette mission de recouvrement, la Cnss a érigé

une direction qui s’occupe de l’immatriculation et du recouvrement de ces cotisations

sociales. Le recouvrement occupe une place importante dans la sphère des missions de la

Cnss. Les activités du recouvrement des cotisations sociales requièrent donc une diligence

sans faille car le succès de la mission assignée à la Cnss en dépend.

Cependant, ces vingt dernières années ont été marquées par une crise socio politique qui

s’est traduite par la destruction des biens publics et privés, des administrations publiques et

la fermeture de nombreuses entreprises publiques comme privées entrainant une

augmentation sans cesse du nombre des chômeurs et de sous emplois. Les entreprises

éprouvent des difficultés pour honorer leurs obligations vis-à-vis des administrations

sociales. En conséquence, les cotisations encaissées sont limitées à leur strict minimum

impactant considérablement les ressources financières de la Cnss. Ce qui a conduit même à

la fermeture de ses centres médico-sociaux. Les majorations de retard qui permettaient de

financer ces centres ont été suspendues.

Cet environnement économique particulier exige du service de recouvrement le développement des méthodes et procédures adéquates pour assurer un recouvrement efficace des cotisations sociales. Il engage ainsi plusieurs procédures pour recouvrer les cotisations sociales . Ces méthodes traditionnelles de recouvrement sont généralement le règlement à l’amiable, la procédure précontentieuse déclenchée par l’envoi de la mise en demeure au cotisant défaillan t et la procédure de recouvrement forcé matérialisée par la signification d’une contr ainte lorsque la mise en demeure reste sans effet.

Étant donné que l’employeur est l’ordonnateur des cotisations sociales, la Cnss mène une activité de contrôle pour vérifier l’application et le respect de la législation sociale.

Ces procédures sont-elles aisément mise en ouvre ? Sinon quelles sont les pistes d’amélioration possibles ?

C’est à ces interrogations que cette étude tentera d’y répondre. L’objectif de cette étude consistera donc à :

� faire l’état des lieux de ces méthodes et procédures de recouvrement et de contrôle,

� identifier les problèmes éventuels,

� préconiser des pistes d’amélioration du système de recouvrement actuel.

Il est à noter que l’atteinte des objectifs d’un service de recouvrement dépend de

l’organisation et l’exécution des activités suivant un plan d’actions bien déterminé. La

7

détermination des indicateurs de suivi à travers des tableaux de bord soigneusement

élaborés contribue à l’analyse des données et à la prise des décisions de gestion.

L’efficacité d’un service de recouvrement et de contrôle peut donc découler des hypothèses

suivantes :

� la réussite d’une activité nécessite la connaissance des clients, l’élaboration des

tableaux de bord de suivi avec des les indicateurs pertinents qui permettent non

seulement d’avoir une vision globale des résultats mais aussi de faire des analyses et

surtout d’apporter des correctifs éventuels,

� la qualité de l’offre de service incite les partenaires sociaux à honorer leurs

obligations sociales aux échéances prescrites,

� la dématérialisation et l’automatisation des différents traitements contribuent à

l’amélioration de la qualité des services et facilitent également les échanges de

données en interne comme en externe,

Le choix de ce sujet sur les « méthodes et procédures du recouvrement des cotis ations

sociales » est motivé par le rôle que joue le service de recouvrement et du cont rôle au

sein de la Caisse de sécurité sociale .

Les procédures et méthodes de recouvrement et de contrôle doivent permettre à la Caisse

de recouvrer le maximum de cotisations sociales pour assurer sa mission de protection

sociale sans grande difficulté.

Nous allons dans une première partie faire un état des lieux des méthodes et procédures

actuelles de recouvrement à la Cnss du Togo, et dans une deuxième partie en s’inspirant de

l’expérience de l’Urssaf régionale Languedoc-Roussillon faire des préconisations

transposables à la Cnss.

8

Première partie : Etat des lieux du système de recouvrement à la Cnss

Chapitre 1 : Les méthodes et les procédures de reco uvrement

I. Les acteurs du recouvrement

I.1. La Direction du recouvrement et de l’immatricu lation

La mission du recouvrement des cotisations sociales à la Cnss du Togo est confiée à la

direction du recouvrement et de l’immatriculation (DRI). Elle est chargée de l’immatriculation

des employeurs et des travailleurs, du recouvrement des cotisations sociales et du contrôle

des employeurs. Elle est organisée en deux services.

I.1.1. Le service immatriculation et prospection

Il s’occupe de la prospection, de l’immatriculation des employeurs, des travailleurs, de la

mise à jour des comptes individuels et de la gestion des carrières des assurés.

I.1.2. Le service recouvrement et contrôle des empl oyeurs

Il se charge du recouvrement des cotisations sociales, de la gestion des comptes cotisants,

du recouvrement amiable ou forcé, de la gestion du contentieux du recouvrement et du

contrôle des employeurs. (cf. annexes 1 et 1 bis)

I.2. Autres acteurs : Huissiers et Avocats

Les huissiers sont mis à contribution dans la signification des contraintes et la mise en

exécution des voies de recours légales pour recouvrer les cotisations notamment la saisie

attribution, recouvrement par voie de sommation ou d’avis à tiers détenteur contre tout

établissement bancaire, employeur, locataire et tout débiteur des personnes redevables des

créances sociales ou tout tiers détenteur de deniers leur appartenant.

Les avocats interviennent pour les dossiers ayant fait l’objet de contestation ou d’une

opposition auprès du tribunal du travail.

II. Le recouvrement des cotisations sociales

Le recouvrement des cotisations sociales débute d’abord par l’identification du cotisant, suivi

de l’envoi et de la réception des appels de cotisations, ensuite la relance en cas e défaillance

du cotisant et enfin le déclenchement du recouvrement forcé. Le contrôle des employeurs

permet de s’assurer de la bonne l’application de législation sociale par rapport à l’assiette de

cotisation et à la déclaration des salariés par les employeurs.

9

II.1. L’identification des cotisants

Étape indispensable dans le recouvrement des cotisations, l’identification consiste à la prise

en compte du cotisant dans le système d’information de la Cnss et à l’attribution du numéro

de compte cotisant. À partir de cette identification, le service du recouvrement constitue son

fichier de base à partir duquel il lance ses opérations de recouvrement.

À la Cnss du Togo, les cotisants sont classés en plusieurs catégories à savoir :

� Les employeurs de plus de 20 salariés.

� Les employeurs de moins de 20 salariés.

� Les employeurs de gens de maison

� Les travailleurs indépendants

� Les travailleurs de l’économie informelle

Cette classification permet d’identifier clairement chaque catégorie d’employeur afin de

définir des actions appropriées.

II.2. La gestion des comptes cotisants

II.2.1. L’appel de cotisations sociales

Les gestionnaires de comptes avant l’échéance préparent et éditent les appels de cotisations

qu’ils envoient sous plis aux employeurs par la Poste.

II.2.2. Alimentation des comptes des cotisants

L’employeur se présente aux guichets avec les appels accompagnés ou non des titres de

paiements. À la fin de la journée, le gestionnaire reçoit les appels et les pièces comptables

et procède au pointage pour s’assurer de l’exactitude des données saisies. Il fait valider la

journée comptable par le responsable puis édite les états suivants : le journal des opérations

du recouvrement, le récapitulatif des encaissements de cotisations par trésorerie, le

récapitulatif des opérations du recouvrement et la fiche d’imputation des opérations

comptables du recouvrement qu’il transmet à la comptabilité.

II.3. Les procédures du recouvrement

II.3.1. Les relances

Lorsque l’employeur ne réagit pas dans les délais pour payer ses cotisations, le service de recouvrement lui adresse souvent des relances avant d’engager les procédures en recouvrement. Il s’agit des relances par téléphone et des relances par courrier.

II.3.2. Le précontentieux : étape de la mise en dem eure1

L’échec de la procédure de relance déclenche la procédure précontentieuse par l’envoi

d’une mise en demeure sous quinzaine. Cette dernière est accompagnée d’un relevé

1 Art.21 de la loi n°2011-006 portant code de sécuri té sociale

10

détaillant les périodes et les débits incriminés. Pour les périodes dont les cotisations ne sont

pas produites, la Cnss applique la taxation d’office.

L’absence de la réaction de l’employeur à la mise en demeure déclenche la procédure

contentieuse.

II.3.3. Le contentieux du recouvrement : étape de l a contrainte 2

Lorsque l’employeur ne régularise pas sa situation au bout de quinze (15) jours qui suivent la

réception de la mise en demeure, la Cnss lui délivre une contrainte. Cette contrainte est

signée par le Directeur Général de la Cnss et rendue exécutoire par le Président du Tribunal

du Travail par l’apposition de son visa. La contrainte comporte tous les effets d’un jugement.

Elle est dans un premier temps signifiée par un agent assermenté de la Cnss. Si l’employeur

ne réagit pas dans un délai d’un mois, la contrainte est transmise à un huissier pour

exécution. L’employeur peut faire opposition à la contrainte auprès du Tribunal du Travail

dans un délai de 15 jours à compter de sa signification. Cette opposition n’est recevable que

si au moins la moitié du montant des cotisations en cause a fait l’objet d’une caution

bancaire ou d’un dépôt de cautionnement auprès du Greffe du Tribunal du Travail.

II.3.4. Le recouvrement à l’amiable

L’employeur peut solliciter un échéancier auprès du service du recouvrement à tout moment

ou pendant la période précontentieuse s’il éprouve des difficultés de trésorerie. Pour

bénéficier de cette facilité de paiement, le demandeur doit accepter de payer immédiatement

le tiers de sa dette, signer des traites sur le reste de sa dette et s’engager à payer

régulièrement les encours pour éviter de retomber dans les arriérés de cotisations.

III. Le contrôle des employeurs

III.1. L’objectif du contrôle

L’employeur doit, en vertu des dispositions légales, déterminer l’assiette des cotisations,

calculer les cotisations correspondantes et verser ces cotisations. Évoluant dans un système

déclaratif dans lequel l’ordonnateur principal des recettes est l’employeur, il est une

obligation pour la caisse de disposer d’un corps de contrôleurs et d’inspecteurs habiletés à

vérifier que les employeurs ne se soustraient pas aux obligations sociales. Le contrôle des

employeurs consiste donc à constater les infractions à la législation et à la réglementation en

matière des régimes de protection sociale. Il peut avoir pour objet le recouvrement des

cotisations ou l’enquête en vue d’identifier les entreprises non immatriculées. Le contrôle des

employeurs concerne tous les employeurs immatriculés des secteurs privé et public (les

collectivités et administrations publiques relevant du régime général de sécurité sociale).

2 Art.21 de la loi n°2011-006 portant code de sécuri té sociale

11

Les inspecteurs et les contrôleurs prêtent serment devant le tribunal d’instance compétent de

bien et fidèlement remplir leurs fonctions.

III.2. Les types de contrôles

Il existe deux types de contrôle : contrôle systématique et contrôle dirigé.

III.2.1. Le contrôle systématique

Il s’étend généralement sur une période supérieure ou égale à cinq ans. Le contrôleur

informe l’employeur par une notification de contrôle signée par le directeur du recouvrement

et de l’immatriculation indiquant la date du début du contrôle, de la période concernée et les

documents à apprêter pour le travail. Ces documents sont entre autre : le registre

d’embauche ou de l’employeur, le registre de paie ou bulletins, les bilans, les livres de

caisse, banque et tout autre document afférent aux appointements.

Ce contrôle est programmé souvent sur la base d’un programme annuel de contrôle des

entreprises ou suite à d’un contrôle dirigé.

III.2.2. Le contrôle dirigé

Le contrôle dirigé est effectué à la suite de l’immatriculation d’une nouvelle entreprise, à la

suite d’une anomalie constatée sur le compte cotisant ou à la suite d’une plainte de salarié

ou d’une demande de régularisation d’un employeur. Ce contrôle est limité sur une période

inférieur à cinq ans. L’employeur n’est pas avisé d’avance.

III.3. Le rapport de contrôle

Au terme du contrôle, le contrôleur rédige un rapport de contrôle qui fait la synthèse de la

situation observée au sein de l’entreprise. Il doit faire ressortir tous les éléments

d’identification de l’entreprise, la périodicité de la paie des salaires, les documents consultés,

les infractions relevées, la liste des salariés non déclarés, les salaires déclarés et ceux

relevés avec les éventuels écarts, le montant total des cotisations dues, l’acompte encaissé,

le solde restant dû, les explications de l’employeur, les observations du contrôleur.

À la suite de ce rapport, un relevé détaillé des régularisations est notifié à l’employeur.

III.4. Les enquêtes

Les enquêtes permettent de répondre aux courriers de certains employeurs ou de vérifier

l’exactitude de certaines informations concernant la suspension ou la cessation d’activités,

le licenciement, la démission, le recrutement, les mouvements intervenus dans la situation

de l’entreprise ou de son personnel. Le rapport du contrôleur permettra de suspendre ou de

radié l’employeur du fichier des employeurs en cas de cessation d’activité.

Les rapports de contrôle et d’enquête sont soumis à l’approbation du chef service et du

directeur du recouvrement.

12

Chapitre 2 : Les difficultés du recouvrement des co tisations et du contrôle des employeurs

Le recouvrement constitue l’un des piliers sur lesquels repose le succès de la mission des

organismes de sécurité sociale. Il rencontre certaines difficultés qu’il conviendrait de relever.

I. Les difficultés liées à maîtrise des flux des c otisants

Certains cotisants viennent s’immatriculer tout juste pour obtenir une attestation afin de

participer aux appels d’offres. S’ils n’ont pas obtenu le marché, ils disparaissent dans la

nature sans laisser de traces. Ce qui ne permet pas de mettre à jour le fichier des

employeurs actifs. Le recouvrement continue à les e nvoyer les appels de cotisations

ou entreprend des actions en recouvrement qui reste nt sans suite.

Le CFE qui devrait canaliser la création, les modifications et les cessations des entreprises

ne prend en compte que certaines catégories d’entreprises. Il ne reçoit que les formalités

des entreprises ayant au moins un capital d’un mill ion de francs CFA (1 000 000 F

CFA), environ 1 525 euros. Les promoteurs des entreprises ne remplissant pas c ette

exigence sont obligés d’aller d’administration en a dministration pour accomplir leurs

formalités . Certains choisissent ainsi des formalités à faire compte tenu de leur besoin du

moment. En conséquence, tous les employeurs ne sont pas connus par toutes les

administrations. Les échanges entre les différents partenaires au CF E se limitent au

cadre formel du guichet unique concernant les forma lités de création . Lorsqu’un

employeur informe à une administration de sa cessation d’activité, l’information n’est pas

partagée avec les autres administrations. Il en est ainsi d’un employeur qui saisit la Direction

Générale des impôts pour lui signifier de sa cessation d’activité ou de la fermeture de

l’entreprise, cette information n’est pas portée à la connaissance de la Cnss et vice versa. Le

problème de maîtrise du flux des entreprises intére sse toutes ces administrations.

II. Les difficultés liées au recouvrement des coti sations auprès de certaines entités

Le recouvrement des cotisations auprès de certaines petites entreprises pose problème.

Elles n’ont ni d’adresse fixe ni d’enseigne et sont difficile à repérer sur le terrain.

Certaines administrations publiques notamment Communes, Préfectures, Hôpitaux public,

etc. sont pour la plupart débiteurs non seulement pour leur part patronale, mais aussi et

surtout pour les parts ouvrières précomptées sur les salaires mais non reversées à la Cnss.

Bien qu’ils reconnaissent l’existence de ces arriérés, ils évoquent toujours l’insuffisance des

recettes pour refuser de payer leurs dettes sociales espérant toujours l’intervention de l’Etat.

Ils s’opposent même aux actions menées par la Cnss en recouvrement de ces impayés par

les procédures de recouvrement forcé estimant qu’en tant que « service public », ils ne

devraient être poursuivis.

13

Mais il faut noter que le Directeur général a pu obtenir la titrisation d’une partie de ces

créances sur l’Etat et ses démembrements en 2011.

III. Les difficultés liées à la prise en compte des travailleurs indépendants et ceux de l’économie informelle

Les travailleurs indépendants et ceux de l’économie informelle sont les nouveaux

bénéficiaires de la couverture sociale suite à l’adoption de la loi n°2011-006 du 21 février

2011 portant code de sécurité sociale. Leurs prises en compte effective posent quelques

soucis relativement à l’assiette de cotisations. Étant donné qu’ils constituent une couche

dont le revenu est incertain, il convient de trouver la base sur laquelle, ils devront cotiser, la

périodicité et les modalités de leurs versements.

IV. Les difficultés liées au contrôle des cotisants

Le contrôleur ou l’inspecteur travaille plus sur les régularisations, le contrôle et

l’établissement des appels de cotisations des nouvelles immatriculations, les enquêtes en

vue de suspension ou de radiation d’employeurs suite à la cessation d’activité et aux

priorités de la hiérarchie. En absence d’une contrainte d’objectif de contrôle, le programme

annuel de contrôle est peu respecté. Le contrôle proprement dit de vérification de la juste

application de la législation de sécurité sociale et de la lutter contre le travail clandestin dans

les entreprises qui constitue le fondement du travail du contrôleur est souvent relégué au

second rang. En conséquence, des entreprise se créent, exercent des années et mêmes

disparaissent sans subir de contrôle.

14

Deuxième partie : Le recouvrement des cotisations à l’Urssaf Languedoc-Roussillon, les préconisations e t leurs

conditions de mise en œuvre

Chapitre 1 : Les méthodes et procédures du recouvre ment à l’Urssaf de Languedoc-Roussillon

I. Bref aperçu de l’Urssaf Languedoc-Roussillon

L’Urssaf Languedoc-Roussillon née de la régionalisation depuis le 1er janvier 2013 regroupe

les Urssaf des départements de l’Hérault (Montpellier et Béziers), de l’Aude, de Gard et des

Pyrénées Orientales. Elle s’inscrit dans la continuité des évolutions organisationnelles

initiées par l’Agence Centrale des Organismes de Sécurité Sociale (ACOSS) depuis le 1er

janvier 2012. En effet, l’Acoss, dans son souci de garantir la performance du

recouvrement des cotisations sociales et de créer l es conditions d’un exercice

optimal du recouvrement , a initié la reconfiguration du réseau des Urssaf avec la création

de 22 Urssaf régionales3 en 3 phases. Les deux premières ont eu lieu le 1er janvier 2012 et

le 1er janvier 2013. La troisième phase interviendra le 1er janvier 2014.

En termes de gouvernance, elle dispose d’un conseil d’Administration régional et de quatre

conseils départementaux. La gestion quotidienne est assurée par un directeur régional

assisté de deux directeurs adjoints, de deux sous-directeurs, d’un Agent comptable et d’un

directeur départemental sur chaque site (cf. annexe 2).

La contestation d’une décision administrative de l’Urssaf doit préalablement se faire devant

la commission de recours amiable (CRA) du Conseil d’Administration avant toute saisine du

tribunal. Pour garantir au cotisant une décision dans un délai raisonnable, dans le cadre de

la régionalisation, il est mis en place une instance départementale d’instruction des recours

amiables (IDIRA). Cette instance est issue du conseil départemental. L’Idira examine le fond

des dossiers et propose une décision. Seule la Cra dispose d’un pouvoir délibératif et

décisionnaire. Les préparatifs des dossiers et la notification des décisions sont assurés par

le service chargé de la sécurisation juridique.

L’activité est exécutée selon un système par métier et par processus avec des pilotes. Le

pilote est le responsable hiérarchique direct des agents admis au métier.

3 Convention d’objectifs et de gestion (COG) 2010-2013

15

L’Urssaf a pour missions principales l’immatriculation des cotisants, l’affiliation au régime

général, la gestion du CFE pour les professions libérales, la collecte des cotisations et

contributions sociales des employeurs, des travailleurs salariés et des travailleurs

indépendants relevant du Régime Général (RG) et du Régime Social des Indépendants

(RSI)

La branche du recouvrement est à la recherche permanente de l’amélioration de la qualité

de l’offre de service à travers la technicité des traitements et la dématérialisation afin de

répondre avec diligence aux attentes et besoins des cotisants de plus en plus exigeants.

II. Le processus de recouvrement des cotisations so ciales

II.1. La gestion des données administratives (GDA)

II.1.1. L’immatriculation, modification, radiation des cotisants

La loi impose à toute personne physique exerçant de façon indépendante ou dans le cadre

d’une entreprise une activité rémunératrice de revenu d’accomplir des formalités pour être

identifiées auprès de différentes administrations dont l’Urssaf.

L’activité du recouvrement commence par la prise en compte des courriers et déclarations

(BRC, TR) et leur numérisation au Pôle Image. Ces courriers apportés par la Poste ou reçus

à l’accueil sont comptabilisés et ouverts méthodiquement à l’aide de deux machines (une

pour ouverture d’un coté et l’autre pour ouverture à trois côtés). Ensuite ces documents sont

numérisés par lots, indexés puis injectés dans les circuits en LAD, WATT ou GED suivant le

traitement réservé en back office. Les documents indexés en LAD (BRC, TR) sont

directement intégrés au SNV2 par traitement automatiques. Les documents indexés dans

WATT (lettre, demandes de délai, de remise de majorations, etc.) sont envoyés dans des

circuits précis pour leur traitement. L’application GED permet l’archivage des documents ne

nécessitant pas un traitement ou après le traitement des documents injectés dans les circuits

LAD ou WATT. Les chèques reçus ne passent pas au pôle image mais ont un traitement

particulier à la comptabilité pour la remise à la banque. Les agents des différents services

reçoivent sur leur poste de travail les documents dématérialisés pour le traitement approprié

(l’immatriculation des cotisants, l'affiliation au régime général, gestion des comptes, remise

de majoration, etc.) par le circuit WATT.

L’employeur est tenu de faire la déclaration de tout salarié dont il envisage embaucher dans

les huit jours précédant l’embauche en utilisant l’imprimé de la « Déclaration Préalable À

l’Embauche (DPAE). Pour la saisie des DPAE, l’Urssaf fait recours à un prestataire externe.

Elle traite uniquement les anomalies (ex. : Siret en cours d’attribution).

16

II.1.2. La gestion du centre des formalités des ent reprises (CFE) pour les professions libérales

II.1.2.1. Le rôle du CFE

Le centre de formalité des entreprises est mis en place pour faciliter et simplifier les

formalités aux entreprises en leur permettant d’effectuer en un seul endroit plusieurs

formalités administratives au moyen d’un document unique appelé « liasse CFE ». Qu’il

s’agisse d’une création ou début d’activité, de modification ou de cessation d’activité, les

formalités sont effectuées auprès du CFE en constituant un dossier comprenant :

� Le document commun de déclaration selon le type d’évènement et le déclarant notamment personne physique « P », personne morale « M », exploitant en commun « F » ;

� Les pièces justificatives exigées par les différents partenaires.

Outre l’Urssaf, certains organismes partenaires jouent le rôle de CFE en fonction de leur

compétence catégorielle : chambre de commerce et d’industrie, chambre des métiers, Greffe

du tribunal du commerce, le service des impôts4 (Cf. Annexe 3).

D’autres organismes bénéficient des informations rassemblées par les organismes jouant le

rôle de CFE : l’Insee, Cpam, Carsat, Rsi,

L’Urssaf reçoit non seulement les informations en provenance des autres CFE mais diffuse

aussi aux organismes partenaires et associés les informations qu’elle a reçues directement

des cotisants.

II.1.2.2. Le traitement des dossiers CFE

Les dossiers reçus sont numérisés et indexés dans l’application WATT. À partir des circuits

les dossiers sont affectés aux agents pour l’immatriculation et à la correction des anomalies

des échecs des traitements automatisés. Le cotisant peut faire sa demande en ligne. Tous

les dossiers passent d’abord par l’Institut National de la Statistique et des Etudes

Economiques (INSEE) qui attribue le numéro SIRET/SIREN5. C’est le numéro unique

d’identification de l’entreprise sur le plan national.

II.1.2.3. Les moyens d’échange des données

Le numéro Insee est communiqué à l’Urssaf grâce au circuit AVISIR. C’est une application

qui permet un transfert informatique entre l’Insee, l’Urssaf et la Caisse d’Assurance Retraite

et de la Santé Au Travail (CARSAT) pour l’attribution du taux de cotisations des accidents de

travail et maladies professionnelles.

4 ACOSS Guide du recouvrement mis à jour janvier 2011

5 Système d’identification du répertoire des établissements, http://fr.wikipedia.org (26/11/13)

17

Il existe également un système de transfert de données issues du CFE au moyen d’une

solution informatique dénommée EDI-CFE (Echange de Données Informatisées CFE). Cette

dernière permet l’échanger des informations des fichiers normalisés entre les différents

partenaires. Cette application permet également à l’Urssaf de saisir les liasses CFE pour

lesquelles, elle est compétente sur la plate-forme logicielle CFE. Elle présente de nombreux

avantages notamment:

� La fiabilité et la qualité des données transmises

� La rapidité des échanges avec les partenaires et de l’attribution du numéro SIRET par l’INSEE

� La suppression des tâches de photocopie et de tri manuel des documents à transmettre, limite la consommation du papier et le développement durable,

� L’intégration automatisée dans le Système National Version 2 (SN V2) des informations saisies ou transmises

Les liasses CFE saisies ou transmises sont injectées dans le SN V2 par traitement

informatique. Cette intégration génère automatiquement les comptes cotisants pour la

gestion interne.

II.2. La gestion des comptes cotisants (GCC)

La gestion des comptes est scindée en deux :

� D’une part, la GCC RG et ACT (Administrations et Collectivités Territoriales) qui

s’occupe de la gestion des comptes des cotisants relevant du régime général ;

� D’autre part, la GCC TI qui se charge des professions libérales, des praticiens et

auxiliaires médicaux et aussi des Travailleurs Indépendants relevant du Régime

Social des Indépendants (RSI) dont le recouvrement a été délégué à l’Urssaf par le

RSI. En effet, depuis 2008 les cotisations et contributions des travailleurs

indépendants sont versées aux Urssaf qui les reversent ensuite au RSI.

L’Urssaf envoie aux cotisants les bordereaux déclaratifs pour leur permettre de verser leurs

cotisations aux échéances fixées. Ces bordereaux déclaratifs sont vierges pour les

employeurs du régime général et pré-remplis pour les travailleurs indépendants. À la

l’échéance, l’employeur calcule et verse les cotisations dues. De plus en plus les

déclarations se font en dématérialisé. Le versement se fait soit par chèque, par virement ou

par télé règlement.

II.3. Le recouvrement amiable et forcé

Le recouvrement comprend plusieurs étapes : la relance téléphonique, l’avis amiable, la

mise en demeure, le dernier avis avant poursuites et la contrainte.

18

II.3.1. Le recouvrement amiable

Lorsqu’un incident de paiement survient, les gestionnaires rentrent en contact téléphonique

avec le cotisant pour lui rappeler son retard et si possible lui proposer une facilité de

paiement si celui-ci éprouve des difficultés de trésorerie. Si l’employeur demande un délai de

paiement de plus de trois mois, le paiement sera mensuel par prélèvement automatique.

Pour se faire, il doit produire le Relevé d’Identité Bancaire (RIB) et signer une autorisation de

prélèvement automatique (cf. annexe 4).

Lorsque cette procédure échoue ou l’employeur n’est pas à son premier incident, les

procédures de recouvrement forcé sont déclenchées.

II.3.2. Le recouvrement forcé

Une mise en demeure est envoyée au cotisant avec accusé de réception. Un délai de un

mois à compter de la réception de la mise en demeure lui est accordé pour payer ses

cotisations.

S’il ne s’exécute pas, une contrainte signée par le Directeur de l’Urssaf lui est signifiée par

voie d'huissier. Le cotisant peut s'opposer à la contrainte dans un délai de 15 jours devant le

Tribunal des Affaires de la Sécurité Sociale (TASS). Si la contrainte reste sans effet,

l’huissier peut mettre en œuvre les voies d’exécution (mise en place de saisies à titre

conservatoire comme l’inscription de privilège ou exécutoire comme la saisie-attribution).

En cas de difficultés financières importantes, l’Urssaf peut assigner le cotisant en

redressement judiciaire ou en liquidation judiciaire. Cette formalité peut être accomplie par

l’entreprise elle-même par un dépôt de bilan auprès du Tribunal de commerce ou du Tribunal

de grande Instance dont elle dépend.

Les créances Rsi en phase amiable sont gérées par les Urssaf pendant les 30 premiers

jours et au-delà les dossiers sont transférés au Service Inter Caisse du Contentieux (SICC).

III. Le contrôle des cotisants

Tout comme le recouvrement à la Cnss du Togo, la branche recouvrement en France

dispose d’un corps d’inspecteurs et de contrôleurs.

III.1. L’objectif du contrôle

Le contrôle des cotisants à l’Urssaf a pour objet la vérification du respect de l’application de

la législation sociale (contrôle comptable d’assiette) et la lutte contre le travail illégal. Les

inspecteurs et les contrôleurs prêtent serment devant le tribunal d’instance et sont tenus au

secret professionnel. Ils disposent d’une carte professionnelle qui prouve leur qualité. Ils

peuvent apporter assistance et conseils aux cotisants lors du contrôle. Le contrôle concerne

les employeurs des secteurs public et privé et les travailleurs indépendants.

19

En fin d’année, un plan de contrôle est élaboré. Ce plan fait l’état des lieux de l’année, définit

les priorités du contrôle de l’année suivante et fixe les objectifs et les plans d’actions de

contrôle.

III.2. Les différents types de contrôle

Il existe deux types de contrôle : le contrôle sur place et le contrôle sur pièces.

III.2.1. Le contrôle sur place

Il se déroule dans les locaux de l’employeur ou sur les lieux où s’exerce l’activité. Un avis de

contrôle est adressé au cotisant au moins 15 jours avant le début du contrôle par

lettre recommandée avec accusé de réception. Ce document précise la date du début du

contrôle, l’identité du ou des inspecteurs chargés du contrôle ainsi que les documents et

supports à mettre à leur disposition.

Généralement, le contrôle est effectué sur les trois derniers exercices clos au respect de

la prescription triennale.

III.2.2. Le contrôle sur pièces

Contrairement au contrôle sur place, le contrôle sur pièces se déroule au sein de l’Urssaf. Il

concerne les employeurs et travailleurs indépendants occupant au plus neuf salariés au 31

décembre de l’année précédant celle de l’avis de contrôle. L’avis de contrôle énumère les

documents et informations nécessaires à transmettre au contrôleur et la date limite de leur

dépôt à l’Urssaf. Ce contrôle permet de vérifier les modalités d’application de la législation

sociale, d’assurance chômage et de l’exactitude des déclarations.

Le contrôle sur pièces peut aboutir à un contrôle sur place lorsque le contrôleur constate des

anomalies nécessitant des vérifications plus poussées.

III.3. La préparation et l’exécution du contrôle

Les différentes activités du contrôle (programmation, affectation de dossiers, suivi,

supervision) sont effectuées à l’aide de l’application OSIRIS (Outil Standard de l’Inspecteur

du Recouvrement en Interface avec le SNV2). Cette application permet à l’inspecteur ou au

contrôleur de faire des extractions de la base de données vers son poste de travail, de créer

ses trames de contrôle, des tables motifs, d’importer des données sur le tableur Excel.

III.4. La lettre d’observations

À l’issue du contrôle, l’inspecteur ou le contrôleur adresse une lettre d’observations qui

indique l’objet du contrôle, les documents consultés, la période vérifiée, la date de fin de

contrôle, la mention du délai de 30 jours accordé au cotisant pour faire ses remarques, la

mention de la faculté de choix d’un conseil pour lui assister pour répondre aux observations,

20

la mention éventuelle de la constatation de l’absence de bonne foi. La lettre d’observations

est contresignée par le directeur de l’Urssaf.

III.5. Le rapport final de contrôle

L’inspecteur ou le contrôleur rédige un rapport final dans lequel il relève les anomalies

constatées, les infractions à la législation sociale, le montant des redressements effectués.

L’Urssaf a conçu une charte du cotisant contrôlé qui est mis à la disposition du cotisant

contrôlé au début du contrôle pour l’informer sur ses droits et obligations lors du

contrôle 6.

Ce stage et les enseignements théoriques nous ont permis de porter une réflexion sur les

moyens susceptibles d’améliorer le système de recouvrement à la CNSS du TOGO. Un

système de recouvrement efficace exige une bonne gestion des comptes cotisants, une mise

en œuvre des méthodes et procédures de recouvrement appropriées pour garantir des

informations fiables, compréhensibles et un recouvrement efficace tout en accompagnement

le cotisant dans ses démarches déclaratives.

6 Préambule de la charte du cotisant contrôlé

21

Chapitre 2 : Les préconisations et leurs conditions de mise en œuvre

Les problèmes du recouvrement des cotisations sociales à la CNSS du Togo se

posent à divers niveaux et concernent aussi bien les problèmes organisationnels que

structurels. La résolution de certains ne saurait être de la seule volonté de la CNSS.

Il convient donc de mobiliser tous les acteurs afin d’entreprendre certaines actions ou

de redynamiser celles qui sont déjà entreprises pour être plus efficace.

I. Un renforcement du partenariat entre les adminis trations par la création des CFE de relais

Pour maîtriser des flux des entreprises et des travailleurs indépendants, il faudrait un partenariat entre les différentes administrations. En effet, le fonctionnement cloisonné de ces administrations laisse le champ libre aux promoteurs de faire les formalités qu’ils veulent. Ainsi, le fonctionnement du CFE en France est transposable au Togo pour aider les partenaires à canaliser les mouvements de création d’entreprises, de modification et de cessation d’activité. Il s’agira d’attribuer des compétences à chaque partenaire.

En France, le CFE ne fonctionne pas en guichet unique comme au Togo. Mais des

compétences ont été attribuées à certains organisme s partenaires dont l’Urssaf pour

recevoir toutes les formalités administratives des entreprises relevant de leur

compétence au moyen d’un document unique appelé « l iasse CFE » qu’il s’agisse

d’une création ou début d’activité, de modification ou de cessation d’activité. Par

exemple, l’Urssaf reçoit et partage les formalités enregistrées avec les organismes

partenaires et associés comme la chambre de commerce et d’industrie, chambre des

métiers, Greffe du tribunal du commerce, le service des impôts qui jouent aussi le rôle de

CFE. D’autres organismes comme l’Insee, Cpam, Carsat, Rsi bénéficient également de ces

informations.

L’Urssaf reçoit également l’ensemble des formalités relatives à l’embauche d’un salarié. Ces

formalités effectuées au moyen de la déclaration préalable à l’embauche (DPAE) concernent

l’immatriculation aux régimes de sécurité sociale, au régime d’assurance chômage, la

demande d’adhésion à un service de santé au travail, la demande d’examen médical

d’embauche, la liste des salariés embauchés pour le pré-établissement.

La création des CFE de relais permettra donc de faciliter davantage l’accomplissement des

formalités administratives pour les entreprises et des travailleurs indépendants, de prendre

en compte l’ensemble des entreprises sans exception et un partenariat plus accru. La

diversification des points de formalités administratives qu’il s’agisse d’une création

d’entreprise, d’un début ou d’une reprise d’activité, de modification ou de cessation d’activité

22

permettra de disposer des mêmes informations et surtout faciliter les échanges entre les

administrations. Par exemple la chambre de commerce et d’industrie peut s’occuper des

entreprises relevant des activités commerciales et industrielles, la chambre d’agriculture du

secteur agricole, la chambre des métiers se chargera de l’artisanat, la Cnss peut s’occuper

des professions libérales, les impôts s’occupera de entreprises soumis à l’impôt sur les

sociétés, etc.

Les conditions de mise en œuvre

� La volonté des autorités de faciliter les démarches administratives

Les autorités ont la volonté de faciliter les démarches administratives en mettant en place le

CFE. C’est un atout formidable. Le CFE permet aux opérateurs économiques, personnes

physiques et morales, d’accomplir en un seul endroit, dans un délai minimum et à un coût

raisonnable, les formalités et déclarations auxquelles ils sont tenus par les lois et les

règlements en vigueur dans les domaines juridique, administratif, social, fiscal et statistique,

liés à la création d’entreprises, aux modifications et à leur dissolution7. Il est compétent pour

accomplir les formalités suivantes :

� l’obtention et le renouvellement de l’autorisation d’installation ;

� l’immatriculation au Registre du Commerce et du Crédit Mobilier

� l’inscription aux Registres de la Chambre de Commerce et d’Industrie du Togo, de la Chambre de Métiers ou de la Chambre d’Agriculture ;

� la déclaration d’existence et de paiement des redevances et des timbres ;

� l’immatriculation à la Caisse Nationale de Sécurité Sociale ;

� la déclaration de l’entreprise à la Direction Générale de la Statistique et de la Comptabilité Nationale ;

� la déclaration à l’Inspection du Travail et des Lois Sociales ;

� l’obtention de la Carte d’Importateur / Exportateur et de Chargeur,

� la publication au Journal Officiel de la République Togolaise ;

� Conditions règlementaires

L’Etat devrait prendre un décret pour réorganiser le fonctionnement du CFE et attribuer les

compétences à chaque structure. La Direction Générale de la Statistique et de la

Comptabilité Nationale (DGSCN) à l’image de l’Insee, pourrait jouer le rôle d’organisme de

centralisation des données et mettre en place un numéro unique d’identification des

entreprises et des travailleurs indépendants. Ce qui permettra d’avoir un identifiant unique

pour l’entreprise et ses différents établissements comme le numéro SIRET/SIREN de l’Insee.

Mais chaque partenaire conservera l’attribution de son numéro pour sa gestion interne. Le

CFE actuel peut jouer aussi le rôle d’organe fédérateur entre les différents CFE de relais. Il

7 www.ccit.tg/index.php?

23

peut se consacrer à la coordination, au développement des applications ou à leur mise à

jour, leur déploiement sur le plan national pour permettre à chaque promoteur quelque soit le

lieu de ses activités de bénéficier des services du CFE.

� Conditions techniques

Le CFE dispose d’une plate-forme à laquelle chaque partenaire peut accéder pour prendre

en compte les dossiers. Il faudrait l’adapter au nouveau circuit pour permettre les saisies et

la diffusion des informations ou développer de nouvelles applications pour faciliter ces

échanges. Par exemple en France, l’application EDI CFE (Echange de Données

Informatisées CFE) permet à l’Urssaf de saisir les liasses CFE de sa compétence sur la

plate-forme logicielle CFE et de faire la diffusion. Le système d’information devrait donc

permettre à chacun non seulement de traiter les données directement reçues mais aussi et

surtout de les partager avec les autres.

La dématérialisation jouera aussi un rôle très impo rtant. Elle garantie la fiabilité et la qualité des données transmises, assure la rapidité des échanges entre les partenaires. Elle permettra également de supprimer des tâches de photocopie et de tri manuel des documents à transmettre aux partenaires limitant ai nsi la consommation du papier et la promotion du développement durable.

Sur ce plan, la Cnss s’est déjà fortement engagée avec le « Projet GED » et éprouvera

aucune difficulté à s’investir.

� Conditions d’organisations matérielles

Il faudrait mettre en place un document commun de déclaration s elon le type

d’évènement et le déclarant notamment personne physique, personne morale, travailleur

indépendant, travailleur de l’économie informelle. Ces documents ainsi que la liste des

pièces justificatives exigées par les différents partenaires devront être mis à la disposition de

chaque CFE compétent. Chaque partenaire jouant le rôle de CFE peut ainsi recevoir les

formalités lui concernant et les diffuser auprès des autres. Le document commun de

déclaration constituera le document privilégié pour toute déclaration. Les cotisants ne

devront plus envoyer les lettres sur papier libre p our signifier leur cessation d’activité.

Toutes les administrations devront s’engager pour la mise en application de cette

préconisation. La Cnss, à travers le ministère du travail et de la sécurité sociale doit

prendre le devant pour faire avancer le projet.

24

II. Une segmentation du fichier des travailleurs in dépendants pour un meilleur suivi

Les travailleurs indépendants et ceux de l’économie informelle sont les nouveaux cotisants à

l’issu de l’adoption du nouveau code de sécurité sociale. Ils méritent un suivi particulier pour

le recouvrement de leurs cotisations sociales.

Vu la particularité des travailleurs indépendants, un regroupement en fonction de leurs

professions paraît indispensable. En effet, pour mieux encadrer et recouvrer les cotisations

sociales, il faudrait une segmentation des travailleurs indépendants. Cela consistera à les

regrouper par catégorie plus ou moins homogènes. Par exemple on peut les regrouper en

deux grandes catégories, d’une part les professions libérales et d’autre part les autres

travailleurs indépendants. La catégorie des professionnels libéraux concernera les sous

groupes suivants :

� les praticiens et auxiliaires médicaux : médecins, infirmiers, dentistes, tout le corps médical et paramédical ;

� les auxiliaires de justice : les avocats, les huissiers, les notaires ;

� les comptables agréés et experts comptables, les architectes.

L’intérêt de cette segmentation est double à savoir l’identification facile de cette population

en collaboration avec leurs corporations et un meilleur suivi en tenant compte de leur

spécificité afin de répondre au mieux à leurs besoins. Cette segmentation facilitera

également les échanges.

Conditions de mise en œuvre

� Conditions techniques

L’activité exercée est prise en compte lors de l’immatriculation du cotisant. Ce qui permet d’identifier formellement la catégorie du cotisant. L’application informatique permettait d’éditer les appels de cotisation des employeurs de plus de 20 salariés et ceux de moins de 20 salariés sans difficulté. Il sera de même pour les travailleurs indépendants.

� Conditions organisationnelles : différé les échéanc es de paiement des

cotisations

Pour bien suivre ces travailleurs indépendants, il faudrait différer les dates d’exigibilité de

leurs cotisations. Ce qui permettra de porter une attention particulière à leurs échéances. Ça

permettrait également d’engager les actions appropriées pendant la période sans les

confondre aux employeurs. Ils peuvent opter pour un paiement trimestriel ou mensuel. Les

échéances peuvent être fixées le 25 de chaque mois ou le 25 du mois qui suit le trimestre

civil selon l’option du cotisant.

25

� Une modalité adaptée de calcul des cotisations

À l’Urssaf, les cotisations sociales des travailleurs indépendants (TI) sont calculées sur la base du bénéfice fiscal soumis à l’impôt sur le revenu de l’année n-1. Ce bénéfice n’étant pas connu en début d’année n, les cotisations provisoires sont calculées sur la base du bénéfice de l’exercice n-2 pour les cotisations des 10 premières mensualités (janvier à octobre). Elles sont notifiées au TI en décembre n-1. Au cours de l’exercice n, le TI arrête ses comptes et produit le revenu réel de n-1 au plus tard au mois de septembre. Ce qui permet de lui notifier au mois d’octobre la régularisation à faire sur les mois de novembre et de décembre. Ainsi, il ne reçoit que deux notifications par année : une au mois décembre n-1 et l’autre au mois d’octobre n. Le règlement des cotisations se fait par prélèvement bancaire soit le 5 ou le 20 de chaque mois. Il travailleur peut aussi opter pou un paiement trimestriel par chèque ou prélèvement aux dates suivantes : Le 5 février, 5 mai, 5 août, 5 novembre. Dans ce ca, il lui est envoyé en plus un avis d’échéance avant chaque trimestre.

Cette pratique est transposable à la Cnss du Togo mais avec quelques modifications. Au lieu que les cotisations provisoires soient calculées sur 10 mois, elles doivent l’être sur huit mois. Etant donné que la loi exige d’arrêter les comptes de l’exercice clos au 31 décembre au plus tard le 30 juin, deux mois paraissent suffisants pour communiquer ces informations à la Cnss. Cela permettra également de revoir les cotisations à payer et leur échelonnement sur une période plus longue.

� Une modalité adaptée de règlement

Etant donné que le travailleur indépendant ne reçoit que deux notifications, a priori, il ne

recevra pas les appels de cotisations mensuels ou trimestriels et pour éviter qu’il ferme pour

aller payer ses cotisations, il serait préférable que le paiement soit par prélèvement

automatique sur son compte bancaire. Ce qui permettra aussi d’éviter les oublis, les

incidences des impayés, les majorations et pénalités de retard. Dans ce cas, il va signer une

autorisation de prélèvement automatique.

III. Un tableau de bord, un outil de pilotage du re couvrement

Le tableau de bord est un outil regroupant un ensemble d'indicateurs de pilotage, réalisé et complété périodiquement afin de guider les décis ions et les actions en vue d'atteindre les objectifs de performance 8. Le tableau de bord est un échantillon réduit d’indicateurs permettant de suivre l’évolution des résultats, les écarts par rapport aux objectifs fixés, aux normes internes ou externes, a ux références statistiques 9. Il permet donc de mesurer les performances par rapport aux objectifs fixés, de suivre les activités, de favoriser la prise de décision, de mettre en œuvre des actions correctives et de communiquer sur les résultats. Le s objectifs et les indicateurs doivent être significatifs, mesurables, atteignabl es, réalistes et définis dans le temps.

À la Cnss, de nombreuses actions sont menées dans le cadre du recouvrement des

cotisations sociales notamment les relances téléphoniques, les relances courriers, les mises

8 Patrick BOUZON, gestion des indus : état des lieux et tableau de bord de pilotage, CESCAF, 30ème promotion, 25p.

9 http://fr.wikipedia.org/wiki/Tableau_de_bord_gestion

26

en demeure, les contraintes, les facilités de paiement, le contrôle des employeurs, etc. Mais

toutes ces actions ne sont ni comptabilisées, ni évaluées.

Même si des efforts ont été faits dans ce sens, le travail se limite seulement à l’élaboration

d’un tableau de bord tous les dix jours dénommé « décade », à l’établissement de la liste des

employeurs qui ont fait l’objet d’une action en recouvrement à titre d’information au directeur

général. Aucun tableau ou indicateur n’est arrêté pour donner les possibilités de faire des

comparaisons ou de faire des analyses de ces actions.

Il paraît donc nécessaire de mettre en place une série de tableaux de bord permettant aux

managers de suivre l’exécution des différents plans d’actions et d’analyser les résultats afin

de ressortir les écarts et proposer les actions correctives ou des pistes d’améliorations.

Conditions de mises

� Les éléments à prendre en compte pour l’élaboration du tableau de bord

Le tableau de bord contient entre autre les objectifs, les résultats et des indicateurs les plus

pertinents. Il faudrait au préalable définir le contenu de ces indicateurs, donner la forme qu’ils

doivent prendre, fixer les cibles à atteindre et les seuils minimums. Il faudrait prévoir une

fiche d’analyse pour expliquer les résultats. La fiche d’analyse des résultats est nécessaire

surtout lorsque les écarts sont importants afin d’expliquer les causes, les impacts sur les

actions futures et proposer un plan d’actions. Elle servira aussi de relevé des difficultés

éventuelles rencontrées et les actions possibles d’amélioration proposées ou mis en place

pour résoudre le problème.

� La disponibilité des données

Les données sont disponibles car chaque jour les agents y mènent des actions et obtiennent

des résultats. Il faut tout juste les matérialiser sous un format bien défini pour permettre leur

recoupement et leur fusion dans des tableaux permettant une lisibilité et une analyse.

� La sensibilisation du personnel gage de réussite

Le personnel doit être sensibilisé sur l’intérêt de ces tableaux de bord. Ils sont les

générateurs d’informations donc ils doivent pouvoir bien renseigner les tableaux avec des

informations facilement compréhensibles et interprétables. La tenue de ses statistiques

permettra aussi de mieux évaluer la performance de chaque agent.

Etant donné que beaucoup de traitement sont encore manuels, l’alimentation des tableaux

de bord doit être suivie de près.

La modernisation et la dématérialisation des canaux d’actions de recouvrement peuvent

contribuer à la réussite de cette préconisation. La dématérialisation des différents circuits

27

vont permettre de sécuriser les agents, de fiabiliser le processus de traitement et de prendre

de bonnes décisions de gestion.

IV. Une modalité de recouvrement par prélèvement au tomatique

Actuellement le chèque, le virement ou par le bordereau de versement espèce et les traites

sont les modes de règlement acceptés. Il conviendrait de promouvoir aussi le mode de

paiement par prélèvement automatique. Ce mode a pour intérêt de garantir un recouvrement

plus sûr et stable dans le temps pour la Cnss lors que le cotisant l’opte. Il permettra

également d’éviter les frais des chèques et des traites impayés qui sont automatiquement

imputés à la Cnss qu’il faudra recouvrer après en plus des cotisations principales.

Pour ceux qui sollicitent les échéanciers, c’est l’occasion de les proposer le règlement par

prélèvement automatique. Ce qui permettra d’éviter l’établissement des traites et les travaux

qui s’en suivent notamment la garde, la sécurisation, les remises à l’encaissement, le suivi

de leur encaissement effectif, sinon entreprendre les actions en recouvrement forcé des

cotisations sociales et des frais bancaires d’impayés.

Le recours au prélèvement automatique permettra donc de réaliser un gain de temps (plus

de traites à établir, moins les chèques à traiter pour les remises bancaires, moins de sorties

pour la remise de chèques), de réduire les coûts de gestion (économie de papiers, plus de

frais d’impayés directement imputé à la Cnss à recouvrer). Les agents disposeront de temps

pour s’occuper d’autres activités pour l’amélioration du recouvrement.

Ce mode, comme il a été dit plus haut, peut être imposé aussi aux travailleurs indépendants,

aux employeurs dont les chèques reviennent souvent impayés pour éviter les frais. Il peut

intéresser aussi les travailleurs de l’économie informelle à travers les organisations

coopératives dont ils sont souvent membres.

Conditions de mise en œuvre

Ce mode de règlement est très pratique et demande moins de travail. La Cnss peut

facilement mettre en œuvre ce dispositif. Elle dispose les moyens nécessaires pour le faire.

Sur les imprimés d’immatriculation, il existe une rubrique numéro de compte, il suffit de

demander un relevé d’identité bancaire (RIB) pour confirmer ce numéro.

Sur le plan matériel, la Cnss doit concevoir une fiche d’autorisation de prélèvement

automatique qu’elle doit faire valider par les différentes banques. Cette fiche qui sera signée

par le cotisant et le RIB seront déposée à la banque qui se chargera d’alimenter les comptes

de la Cnss aux échéances arrêtées.

Les banques pratiquent déjà ces genres d’opérations. Par exemple pour le paiement des

factures d’électricité et d’eau certains clients optent pour le prélèvement automatique.

28

Il faudrait faire la promotion de ce mode de règlement. C’est vrai que les cotisations varient

d’une période à une autre mais cela ne peut pas remettre en cause son bon fonctionnement.

L’employeur peut spontanément faire un règlement complémentaire dès qu’il constate que

les cotisations de la période sont supérieures au prélèvement autorisé. Dans le cas contraire

la Caisse peut aussi lui notifier les écarts à la fin de chaque semestre.

V. Instituer un contrôle sur pièces pour dynamiser le contrôle des employeurs

Le contrôle sur pièces est un contrôle mis en place par l’Urssaf qui consiste à vérifier les

déclarations des employeurs et des travailleurs indépendants occupant moins de dix salariés

sans se rendre au sein de l’entreprise. Par un avis de contrôle, le contrôleur réclame un

certain nombre de documents et d’informations nécessaires que l’employeur doit lui apporter

pour ses vérifications. Cette pratique est parfaitement transposable à la CNSS du Togo.

Conditions de mise en œuvre

Le service dispose des contrôleurs et des inspecteurs qui sont habitués au contrôle. Ce

dispositif ne fera qu’augmenter le nombre des employeurs contrôlés et améliorer les

résultats du contrôle. Il faudrait également mettre en place une charte de cotisant contrôlé

pour garantir les droits et obligations de l’employeur. Cette charte mise à la disposition de

l’employeur contrôlé lui portera plus de confiance dans le travail des contrôleurs.

29

Conclusion L’optimisation des actions de recouvrement constitue un enjeu majeur pour les organismes

de sécurité sociale dans un environnement économique de plus en plus difficile. Les services

du recouvrement et du contrôle sont amenés à développer de nouvelles méthodes et

procédures adaptées pour assurer un recouvrement efficace des cotisations sociales.

La Cnss déploie un certain nombre de procédures pour assurer le recouvrement des

cotisations sociales qui sont les relances, la mise en demeure, la contrainte et des facilités

de paiement en accordant des échéanciers de règlement. Le contrôle est effectué pour

vérifier l’application de la législation sociale et pour lutter contre le travail dissimulé par les

contrôleurs et les inspecteurs assermentés.

Il est à relever aussi que la Cnss rencontre des difficultés dans la mise en œuvre de ses

procédures de recouvrement. Ces difficultés sont relatives à la maîtrise du fichier des

cotisants actifs, à la prise en compte des travailleurs indépendants, au suivi et à l’évaluation

des actions entreprises en recouvrement, aux impayés des traites et chèques, à

l’insuffisance des contrôles employeurs.

L’Urssaf Languedoc-Roussillon utilise les mêmes procédures de recouvrement par contre

elle dispose des moyens et des outils plus développés. Elle tend vers les « 100%

dématérialisés ». Elle offre une multitude de services dématérialisés notamment la télé

déclaration et télépaiement, la réception et le traitement des différentes demandes des

cotisants par téléphone, courriel ou par internet. Ceci n’est pas le cas de la Cnss qui vient

d’entamer le processus de dématérialisation avec la mise en place du « projet GED ».

Beaucoup de traitement sont encore manuels.

Par ailleurs, l’analyse de ses deux pratiques a permis d’identifier des préconisations

transposables aux réalités du système de recouvrement de la Cnss. Ces préconisations sont

entre autre le renforcement des partenariats avec les autres ad ministrations par la

création des CFE de relais pour canaliser les flux des cotisants, la segmentation du

fichier des travailleurs indépendants pour des acti ons adaptées, l’élaboration des

tableaux de bord pour un meilleur pilotage, l’insta uration d’un mode de paiement par

prélèvement automatique et la mise en place d’un co ntrôle sur pièces. Il faudrait aussi

renforcer le parc informatique et développer plus d ’applications car la réussite des

activités du recouvrement en dépend. L’exemple de l ’Urssaf est très édifiant avec un

système informatique prompt à répondre aux besoins des services.

Ce passage à l’Urssaf de Languedoc-Roussillon nous a permis non seulement

d’appréhender les techniques de recouvrement et de contrôle mais aussi d’avoir une vision

globale sur l’organisation des différents services.

Nous sommes convaincus que la Cnss à travers sa politique de redynamisation des activités

pour une offre de service de qualité pourra davantage répondre aux attentes des employeurs

et des assurés sociaux en mettant en œuvre ces préconisations.

30

Liste des sigles

ACOSS : Agence Centrale des Organismes de Sécurité Sociale

CESGOS : Cycle d’Etudes Spécialisées en Gestion des Organismes Sociaux

CFE : Centre de Formalités des Entreprises

CIFOCSS : Centre Ivoirien de Formation des Cadres Supérieurs de la Sécurité Sociale

CNSS : Caisse Nationale de Sécurité Sociale

DGI : Direction Générale des Impôts

DGSCN : Direction Générale de la Statistique et de la Comptabilité Nationale

DPAE : Déclaration Préalable à l’Embauche

DRI : Direction du Recouvrement et de l’Immatriculation

DUE : Déclaration Unique d’Embauche

EDI : Echange de Données Informatisées

EN3S : Ecole Nationale Supérieure de la Sécurité Sociale

FCFA : Franc de la Communauté Financière Africaine

FOODS : Front Office et Offre De Services

GCC : Gestion des Comptes Cotisants

GDA : Gestion des Données Administratives

GED : Gestion Electronique des Documents

INSEE : Institut National de la Statistique et des Etudes Economiques

LAD : Lecture Automatique des Données

LCTI : Lutte Contre le Travail Illégal

RSI : Régime Social des Indépendants

SIRET : Système d’Identification du Répertoire des Etablissements

SIREN : Système d’Identification du Répertoire des Entreprises

SNV2 : Système National Version 2

TASS : Tribunal des Affaires de Sécurité Sociale

TI : Travailleur Indépendant

URSSAF : Union de Recouvrement des cotisations de Sécurité Sociale et des Allocations Familiales

WATT : Workflow d’Assistance Technique au Traitement

31

Bibliographie

Ouvrages

Gestion des indus : états des lieux et tableau de bord de pilotage / BOUZON Patrick. CESCAF 30ème promotion, 2012. 25 p.

Documents ACCOSS

Guide du recouvrement / AGENCE CENTRALE DES ORGANISMES DE SECURITE SOCIALE, DIRECTION DE LA REGLEMENTATION DU RECOUVREMENT ET DU SERVICE, Janvier 2011. – 2262 p.

La charte du cotisant contrôlé, AGENCE CENTRALE DES ORGANISMES DE SECURITE SOCIALE, UNION DE RECOUVREMENT DES COTISATIONS DE SECURITE SOCIALE ET DES ALLOCATIONS FAMILIALES, Janvier 2013. – 23 p.

Convention d’Objectifs et de Gestion (COG) 2010 – 2013.

Lois

Loi n°2011-006 du 21 février 2013 portant code de s écurité sociale au Togo

Site Web

Objectifs du Centre de Formalités des Entreprises / CHAMBRE DE COMMERCE ET D’INDUSTRIE DU TOGO. Disponible sur < www.ccit.tg/index.php?> (Page consultée le 5 novembre 2013).

Tableau de bord (gestion) disponible sur <http://fr.wikipedia.org/wiki/Tableau_de_bord_gestion> (page consultée le 20 novembre 2013).

32

Annexes

I

Listes des annexes

Annexe I : Organigramme de la CNSS

Annexe I bis : Organigramme de la DRI

Annexe II : Organigramme de l’Urssaf Régionale de Languedoc-Roussillon

Annexe III : Compétences des Centres de Formalités des Entreprises en France

Annexe IV : Autorisation de prélèvement suite accord de délais

II

III

IV

V

Compétences des centres de formalités des entrepris es (CFE) en France

Partenaires CFE Compétences 1) Chambres de commerce et

d'industrie Pour les commerçants Pour les sociétés commerciales

2) Chambre des métiers Pour les personnes physiques et les sociétés assujetties à l’immatriculation au répertoire des métiers.

3) Chambre nationale de la

batellerie artisanale

Pour les personnes physiques et les sociétés assujetties à l'immatriculation au registre des entreprises de la batellerie artisanale.

4) Greffes des tribunaux de

commerce ou des tribunaux

de grande instance statuant

commercialement

Pour les sociétés civiles et autres que commerciales. Pour les sociétés d'exercice libéral. Pour les personnes morales assujetties à l'immatriculation au registre du commerce et des sociétés autres que celles visées au paragraphe 1, 2 et 3 ci-dessus. Pour les établissements publics industriels et commerciaux. Pour les groupements d'intérêt économique et les groupements européens d'intérêt économique. Pour les agents commerciaux. Pour les négociateurs immobiliers indépendants

5) URSSAF

Pour les personnes exerçant à titre de profession habituelle, une activité indépendante réglementée ou non autre que commerciale, artisanale ou agricole. Pour les employeurs dont les entreprises ne sont pas immatriculées au registre du commerce et des sociétés, au répertoire des métiers ou au registre des entreprises de la batellerie artisanale et qui ne relèvent pas des centres mentionnés au 6).

6) Chambre d'agriculture Pour les personnes physiques et morales exerçant à titre principal des activités agricoles, à l'exclusion des personnes visées aux paragraphes 1) à 4) ci-dessus.

7) Les centres des impôts

Pour les personnes suivantes dès lors qu'elles exercent leur activité à titre de profession habituelle, qu'elles ne relèvent pas des dispositions des paragraphes 1) à 6) ci-dessus et qu'elles n'ont pas d'autres obligations déclaratives que statistiques et fiscales : - les assujettis à la taxe sur la valeur ajoutée ; - les assujettis à l'impôt sur le revenu au titre des bénéfices industriels et commerciaux ; - les assujettis à l'impôt sur le revenu au titre des bénéfices non commerciaux ; - les assujettis à l'impôt sur les sociétés. - les associations.

VI

I

Table des matières

Remerciements ................................................................................................................. 2

Synthèse........................................................................................................................... 3

Introduction...................................................................................................................... 6

Première partie : Etat des lieux du système de reco uvrement à la Cnss ............. 8

Chapitre 1 : Les méthodes et les procédures de recouvrement ........................................... 8

I. Les acteurs du recouvrement ..................................................................................... 8

I.1. La Direction du recouvrement et de l’immatriculation................................................... 8

I.1.1. Le service immatriculation et prospection...................................................................................... 8

I.1.2. Le service recouvrement et contrôle des employeurs .................................................................... 8

I.2. Autres acteurs : Huissiers et Avocats............................................................................. 8

II. Le recouvrement des cotisations sociales ................................................................... 8

II.1. L’identification des cotisants ........................................................................................ 9

II.2. La gestion des comptes cotisants .................................................................................. 9

II.2.1. L’appel de cotisations sociales ........................................................................................................ 9

II.2.2. Alimentation des comptes des cotisants ........................................................................................ 9

II.3. Les procédures du recouvrement.................................................................................. 9

II.3.1. Les relances ..................................................................................................................................... 9

II.3.2. Le précontentieux : étape de la mise en demeure.......................................................................... 9

II.3.3. Le contentieux du recouvrement : étape de la contrainte ........................................................... 10

II.3.4. Le recouvrement à l’amiable......................................................................................................... 10

III. Le contrôle des employeurs...................................................................................... 10

III.1. L’objectif du contrôle ................................................................................................. 10

III.2. Les types de contrôles ................................................................................................ 11

III.2.1. Le contrôle systématique ......................................................................................................... 11

III.2.2. Le contrôle dirigé...................................................................................................................... 11

III.3. Le rapport de contrôle................................................................................................ 11

III.4. Les enquêtes .............................................................................................................. 11

Chapitre 2 : Les difficultés du recouvrement des cotisations et du contrôle des employeurs

....................................................................................................................................... 12

I. Les difficultés liées à maîtrise des flux des cotisants ................................................ 12

II. Les difficultés liées au recouvrement des cotisations auprès de certaines entités ...... 12

III. Les difficultés liées à la prise en compte des travailleurs indépendants et ceux de

l’économie informelle ..................................................................................................... 13

IV. Les difficultés liées au contrôle des cotisants ........................................................ 13

II

Deuxième partie : Le recouvrement des cotisations à l’Urssaf Languedoc-Roussillon, les préconisations et leurs conditions de mise en œuvre ............... 14

Chapitre 1 : Les méthodes et procédures du recouvrement à l’Urssaf de Languedoc-

Roussillon ....................................................................................................................... 14

I. Bref aperçu de l’Urssaf Languedoc-Roussillon .......................................................... 14

II. Le processus de recouvrement des cotisations sociales............................................. 15

II.1. La gestion des données administratives (GDA) ............................................................ 15

II.1.1. L’immatriculation, modification, radiation des cotisants.............................................................. 15

II.1.2. La gestion du centre des formalités des entreprises (CFE) pour les professions libérales ........... 16

II.2. La gestion des comptes cotisants (GCC)....................................................................... 17

II.3. Le recouvrement amiable et forcé .............................................................................. 17

II.3.1. Le recouvrement amiable ............................................................................................................. 18

II.3.2. Le recouvrement forcé.................................................................................................................. 18

III. Le contrôle des cotisants.......................................................................................... 18

III.1. L’objectif du contrôle ................................................................................................. 18

III.2. Les différents types de contrôle .................................................................................. 19

III.2.1. Le contrôle sur place ................................................................................................................ 19

III.2.2. Le contrôle sur pièce ................................................................................................................ 19

III.3. La préparation et l’exécution du contrôle.................................................................... 19

III.4. La lettre d’observations.............................................................................................. 19

III.5. Le rapport final de contrôle ........................................................................................ 20

Chapitre 2 : Les préconisations et leurs conditions de mise en œuvre ............................... 21

I. Un renforcement du partenariat entre les administrations par la création des CFE de

relais .............................................................................................................................. 21

II. Une segmentation du fichier des travailleurs indépendants pour un meilleur suivi ... 24

III. Un tableau de bord, un outil de pilotage du recouvrement....................................... 25

IV. Une modalité de recouvrement par prélèvement automatique............................. 27

V. Instituer un contrôle sur pièces pour dynamiser le contrôle des employeurs ............. 28

Conclusion ...................................................................................................................... 29

Bibliographie .................................................................................................................. 31

Annexes.......................................................................................................................... 32