1 ACADEMIE DE LIMOGES 4,5 et 8 NOVEMBRE 2010 Aastra M 6753I Changement de système téléphonique :

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ACADEMIE DE ACADEMIE DE LIMOGES 4,5 et LIMOGES 4,5 et 8 NOVEMBRE 8 NOVEMBRE

20102010

Aastra M 6753I

Changement de système téléphonique :

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Aastra 6753i

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Aastra 6753i

Multilignes (3 lignes)

Bis

Options

Basculement Haut-parleur/ casque

Touches de navigation

Gestion du volume

Mise en garde

Raccrocher

6 touches fixes programmables 1/transfert 2/effacer 3/annuaire 4/liste d’appel 5/trenvoi 6/conférence

Coupure micro

Ecran LCD 3 lignes

Retroeclairé

Lampe messages

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Aastra 6753i

• Ecran LCD – 3 lignes (non retro éclairé)• Haut parleur • Multilignes (3 lignes apparentes)1 seul

appel par ligne, pour l’instant .A venir• 6 touches fixes programmées avec led• Écoute amplifiée/main libre/prise de

ligne sans décrocher• Réglage mélodies(5) et volume de

sonneries• Journal des appels reçus (200)• Journal des appels émis (100)• Annuaire personnalisé (200)

Fonctionnalité possible a venir.• Affichage heure & date affichage durée

d’appel• Prise casque

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• Présentation du poste 6753i• Personnalisation et consultation

• Consulter le journal des appels reçus• Appel par le Nom • Bis journal des appels emis

• Gestion des communications• Prise d’appels (Combiné / Mains-libres)• Mise en attente musicale / Secret• Transférer un appel, Alternative• Gérer une conférence• Prendre un deuxième appel

• Une réponse, même lorsque nous nous absentons

• Renvoyer les appels vers un autre poste ou la messagerie vocale

• Intercepter l’appel destiné à un collègue• Autres fonctionnalités

• Réglage du téléphone

Les postes 6753i : Plan de formation

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Présentation du 6753i 1/3

•Touche rougeTouche rouge : : permet de quitter un programmation ou de raccrocher un permet de quitter un programmation ou de raccrocher un

appelappel..•Touche haut parleur/casquesTouche haut parleur/casques permet d’affirmer la position mains libres permet d’affirmer la position mains libres ou prise d’appel casque.ou prise d’appel casque.

•Touche secretTouche secret pour parler discrètement pour parler discrètement

• Touche Bis: Au repos ou en communication, de rappeler le dernier numéro composé (fonction Bis) ou d’accéder au journaldes Bis.En cours de consultation des journaux et répertoires,d’appeler le numéro affiché

• Diode messageDiode message indique que vous avez reçu un appel indique que vous avez reçu un appel en absence ou message dans votre boite vocaleen absence ou message dans votre boite vocale

Touches de réglages .

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Présentation du 6753i 2/3

Touche outils permet d’accéder :• à la programmation des touches (numéros et fonctions),• aux réglages du poste (sonnerie et contraste),• à la personnalisation du poste (gestion des répertoires),• aux informations privées,• à la saisie des libellés des touches programmables 4.Navigateur :• les touches ou permettent d’afficher les rubriquesou fiches,Déplacement dans les menus.• les touches ou permettent d’afficher un complémentd’information ou d’effectuer un réglage.

Touche attente musicalePermet de faire patienter votre correspondant

Touches L1/L2/L3/ avec voyants associés :Permettent la prise d’appel en simultané jusqu’à L3 lignes.

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2éme Touche :2.GOMMER ou

EFFACER

1er touche 1:TRANSFERT

3émeTouche 3.

RECHERCHE PAR LE NOM

4éme touche :4. LISTE

APPELANTS

5éme Touche

5.RENVOI

6éme Touche :6.

CONFERENCE

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BisBis Permet de rappeler les 100 derniers numéros composés (internes ou externes)

Appuyer sur la touche :

Autres fonctionnalités : bis

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Annuaire interne

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Consulter le journal des 200 appels reçusConsulter le journal des 200 appels reçus

Traitons efficacement les appels en absence : consulter le journal

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Prise d’appels (Combiné / Mains-libres) Mise en attente musicale / Secret Transférer un appel et reprise d’un appel Alternat et conférence à 3 Gérer une conférence Prendre un deuxième appel

Gérer ses appels correctement, c’est être efficace dans son

travail !

Les postes 6753I : Gestion des appels

Nous commencerons par aborder les points suivants, essentiels concernant le téléphone :

Gestion des appels

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Gestion des appels

Mise au secret

Appuyer sur la touche secret Le correspondant peut continuer à parler, il est entendu.

Lui, en revanche, ne peut plus écouter ce qu’il se dit dans le bureau.

Appuyer une dernière fois sur la touche secret :Permet de retrouver la conversation.Attention ! A n’utiliser que pour des situations ponctuelles et courtes !

Mise en attente musicale

En ligne avec un correspondant : Appuyer sur la touche de ligne, celle-ci clignote, la personne est en attente musicale.Pour retrouver le correspondant en conversation, appuyer à nouveau sur la touche de ligne.

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En ligne avec un correspondant :

Transfert + numéro de poste destinataire

Une fois votre correspondant obtenu « Raccrocher »ou « Transfert »

Un instant je vous prie…

Je voudrais Mr Martin…

GESTION DES APPELSTransférer un appel (1/3)

Pour annuler : L1

Appuyer sur la touche

programmée « Transfert »Soit touche 1

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Après composition du numéro du correspondant demandé :

Le premier correspondant est automatiquement mis en attente musicale

Martin bonjour !

Annoncer l’appel : Si la personne accepte l’appel :

TRANSFERT : Les deux personnes sont mises en relation

Mr Dupont

en ligne…

Je prends merci !

GESTION DES APPELS : Transférer un appel (2/3)

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Si la personne n’accepte pas l’appel, ou le poste sonne occupé :

Le 2nd correspondant est raccroché, le 1er se retrouve en ligne

L’ inviter à renouveler son appel

REPRISE DU CORRESPONDANT sur ligne

OU

Reprise en cas d’échecReprise en cas d’échec

Transférer un appel (3/3)

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En ligne avec un interlocuteur, un deuxième appel arrive :

Gestion d’un 2ème appel :

•Le6753i dispose de 3 touches de fonctions d’appels et de ligne assorties chacune d’un voyant d’état.•Ces touches et voyants de ligne/fonctions d’appel peuvent représenter des lignes physiques ou des appels d’un groupe dont fait partie votre poste. •En appuyant sur une touche de ligne/de fonction d’appel, vous vous connectez à la ligne ou à l’appel qu’elle représente.• Le voyant de ligne/d’appel indique l’état de cette ligne ou de cet appel. •Lorsque vous décrochez, le téléphone sélectionne automatiquement une ligne pour vous.

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Gestion de plusieurs communications

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La seconde touche de programmation clignote :

Gestion d’un 2ème appel : Mode multiligne 2/2

La première touche est fixe est indique que La première touche est fixe est indique que vous êtes en communication.vous êtes en communication.

La seconde touche clignote pour vous avertir La seconde touche clignote pour vous avertir du deuxième appeldu deuxième appel

Par un simple appui le premier Par un simple appui le premier correspondant passe automatiquement en correspondant passe automatiquement en

attente et la touche clignote.attente et la touche clignote.

Cette programmation est effectué par l ‘administrateur du Cette programmation est effectué par l ‘administrateur du systèmesystème

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Pour que cette action soit possible :

La programmation doit être effectuée par La programmation doit être effectuée par l ‘administrateur du système. l ‘administrateur du système.

Les touches permettent de mettre en Les touches permettent de mettre en attente le premier correspondantattente le premier correspondant

Puis de le transférer vers un autre poste.Puis de le transférer vers un autre poste.

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On peut aussi :

Intercepter l’appel destiné à un collègue

Une réponse, même en cas d’indisponibilité

En cas d’absence, il existe deux solutions pour réorienter les appels

Renvoyer les appels vers un autre poste

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Une réponse, même en cas d’indisponibilité : renvoyer ses appels

Il existe trois types de renvoisIl existe trois types de renvois1.1. Le renvoi immédiat: Dans se cas tous les Le renvoi immédiat: Dans se cas tous les

appels sont renvoyésappels sont renvoyés immédiatementimmédiatement et et votre poste ne sonne pasvotre poste ne sonne pas

2.2. Le renvoi Le renvoi différé ou non réponsedifféré ou non réponse : L ‘appel : L ‘appel se présente se présente après 20 secondesaprès 20 secondes il bascule. il bascule.

3.3. Le renvoi Le renvoi sur sur occupationoccupation , Vous êtes en , Vous êtes en ligne,le deuxième appels est dirigé vers un ligne,le deuxième appels est dirigé vers un

autre poste ou vers la BV.autre poste ou vers la BV.

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Utilisation du renvoi Messagerie

• Appuyer sur la touche 5 « Renvoi »• Touche allumer =Renvoi actif• Touche éteinte renvoi désactivé

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Une réponse, même en cas d’indisponibilité : renvoyer ses appels

Renvoi immédiat :Renvoi immédiat :

Vers un poste Vers un poste :*21:*21 suivi du suivi du numéro de postenuméro de poste du du correspondantcorrespondant

Vers la messagerie : Vers la messagerie : *25*25

Annulation de ce renvoi : Annulation de ce renvoi : # 21# 21

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Renvoi sur Non réponse ou différé

Renvoi Différé:Renvoi Différé:Vers un poste Vers un poste :*22:*22 suivi du numéro de suivi du numéro de

poste du correspondantposte du correspondant

Vers la messagerie : Vers la messagerie : *26*26

Annulation de ce renvoi : Annulation de ce renvoi : # 22# 22

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Renvoi sur occupation

Renvoi Sur occupation:Renvoi Sur occupation:Vers un poste Vers un poste :*23:*23 suivi du numéro de suivi du numéro de

poste du correspondantVers la messagerie : poste du correspondantVers la messagerie : *27*27

Annulation de ce renvoi : Annulation de ce renvoi : # 23# 23Annulation de tout les renvois # 20

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Interception d’un appel destiné à un Interception d’un appel destiné à un collègue absent :collègue absent :

Lorsque un poste sonne,

Une réponse, même en cas d’absence

* 02 + numéro de posteIl sera possible de programmer l’interception

du même poste sur une touche ( en fonction des touche disponible)

Uniquement dans un groupe d ‘interception

Composer *01 pour intercepter

l’appel d’un poste dans un groupe.

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Personnalisation du poste

Vous pouvez personnaliser votre téléphone à l’aide de la touche Options et de l’interface utilisateur du téléphone IP

Ces options vous permettent de personnaliser les réglages suivants de votre téléphone.

1 Préférences1.TonalitésSonnerieKit de tonalités1.Régler intensité:2.Clavier interact3.Réglage audioMode audioVol mic. casque1.Heure et dateFuseau horaire Heure d’étéFormat de l’heure Format de la date Serveur horaireServeur horaire 1Serveur horaire 2Serveur horaire 3 Régler heureRégler date1.Langue

2 Etat tél.1. Adresses IP&MAC2. Port LAN3. Port PC4. Info logiciel

3 Mot de passe utilisateur

4 Menu Administrateur (protégé par mot de passe)

5 Redémarrer tél.

6 Verrouiller tél.

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Choix de la mélodie

Vous pouvez personnaliser votre téléphone à l’aide de la touche Options et de l’interface utilisateur du téléphone IP

Ces options vous permettent de personnaliser les réglages suivants de votre téléphone.

N°d’option Option

1 Préférences1.TonalitésSonnerieKit de tonalités1.Régler intensité:2.Clavier interact3.Réglage audioMode audioVol mic. casque1.Heure et dateFuseau horaire Heure d’étéFormat de l’heure Format de la date Serveur horaireServeur horaire 1Serveur horaire 2Serveur horaire 3 Régler heureRégler date1.Langue

2 Etat tél.1.Adresses IP&MAC2.Port LAN3.Port PC4.Info logiciel

3 Mot de passe utilisateur

4 Menu Administrateur (protégé par mot de passe)

5 Redémarrer tél.

6 Verrouiller tél.

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Verrou

• Appuyer sur la clef• Puis flèche vers le haut • Sélectionner « Verrou. Tel » • Appuyer sur « Entrer »• Appuyer sur « Verrouiller »

Votre poste est verrouiller ,seul les appels internes et la réception est autorisé

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Déverrouiller votre poste

• Appuyer sur la « Clef »• Puis composer le mot de passe par

défaut 1111• Puis entrer

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Modification du mot de passe

• Appuyer sur la clef• Allez jusqu’au menu « 3 mot de passe

utilisateur » « Entrer »• Composer 11111 « ENTRER »• Puis saisir votre nouveau mot de passe

« Entrer »• Saisir a nouveau votre nouveau mot de

passe « Entrer »

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Gestion de la messagerieGestion de la messagerie

Initialisation

Ecoute des messages

Personnaliser l’annonce

Changer le code secret

Consulter ses messages sur site ou à distance

Arborescence générale de la messagerie vocale

Traitons efficacement les appels en absence

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Messagerie vocale : InitialisationMessagerie vocale : Initialisation

Appel messagerie *53 ou 4399 puis suivre les instructions du guide vocal : + numéro de boite vocale suivi de #

N° du code « 1111» # écouter les instructions.

Appel depuis l’extérieur :05.55.11.43.99

Pas accessible pour l’instant

La messagerie est initialisée et opérationnelle

Cette procédure n’est demandée qu’une fois, lors du premier accès. Cela permet de reconnaître votre boîte vocale et ses spécificités dans le système

Traitons efficacement les appels en absence : la messagerie vocale

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Messagerie vocale : Personnaliser Messagerie vocale : Personnaliser l’annoncel’annonce

Touche messagerie ou *53 :

Accéder à la boîte vocale :

Traitons efficacement les appels en absence

Messagerie communeMessagerie commune

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Messagerie vocale : consultation des Messagerie vocale : consultation des messagesmessages

Composer : votre code secret (1111 par défaut) #

Lorsqu’un nouveau message est déposé : une diode rouge clignote en haut à droite de votre poste

L’écran indique : « Veuillez rappeler votre boîte vocale »

Traitons efficacement les appels en absence: la messagerie vocale

Composer *53 pour accéder à la boîte vocale

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• Le sourire au téléphone• Une réponse agréable et dynamique

met le correspondant dans de bonnes dispositions

• La voix et l’accueil sont le reflet de l’image de l ‘ entreprise .

• Le discours au téléphone : éviter les termes négatifs

Indiquer les situations (un instant je vous prie, qui dois-je annoncer, de la part, je vous mets en attente musicale)

Avant de transférer, demander l’objet de l’appel et l’identité de l’appelant. Annoncer ces informations…

Et surtout, gardons à l’espritEt surtout, gardons à l’esprit