1 Un logiciel de gestion bibliographique Madeleine Hébert MSI

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Un logiciel de gestion bibliographique

EndNote

Madeleine HébertMSI

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Objectifs de la formation

1. Créer une base de données (bibliothèque) EndNote

2. L’alimenter:

• Importer des références bibliographiques dans sa base

• provenant de catalogues de bibliothèques

• provenant de bases de données bibliographiques

• provenant d’autres sources (saisie manuelle, copier/coller)

3. En exploiter le contenu:

• Naviguer et rechercher des références dans sa bibliothèque

• constituer des bibliographies et insérer des citationslors de la rédaction d'un texte

Être capable de:

3

Présentation d’EndNote

Introduction• Procédure d’installation• Structure

Première partie1. Création et ouverture d’une bibliothèque EndNote

2. Recherche et Importation de données

3. Recherche et Navigation dans une bibliothèque EndNote

4. Sauvegarde et exportation

4

Présentation d’EndNote

Deuxième partie:1. Saisie manuelle des données

1. Règles de saisie

2. Ouverture d’un bordereau de saisie

3. Compléter un bordereau de saisie

2. Citations et création de bibliographies:1. À partir d’EndNote

2. À partir de Word

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Procédure d’installation

Introduction

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Informations sur la page des bibliothèques

• www.bibliotheques.uqam.ca

EndNote

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Télécharger directement

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Conditions d’utilisation

9

Pour installer le logiciel cliquer sur le fichier d’installation et suivre les indications qui s’affichent à l’écran.

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Pour avoir de l’aide

11

EndNote est un logiciel de gestion de données bibliographiques, développé par la compagnie ISI ResearchSoft disponible en anglais seulement.

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Structure d’EndNote

Introduction

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Répertoires

• Styles: styles bibliographiques offerts par le logiciel

• Connections: fichiers de configuration pour la fonction Online Search (Z39.50)• Filters: fichiers de configuration pour l’importation

• Examples : contient une bibliothèque modèle

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Menus et raccourcis

Touches de fonction

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Raccourcis

Mode

Local Mode en ligne

ModeIntégré

en ligne et local Fenêtre pour choisir le style

bibliographique

Copier les références dans la bibliothèque locale

Fait apparaître un bordereau pour entrer

manuellement une nouvelle référence

Permet la recherche en ligne dans

les catalogues de bibliothèques ou

les bases de données gratuites sur le web

Permet d’importer des références contenues

dans un fichierdans la bibliothèque EndNote

Permet d’exporter des références de la

bibliothèque et de les sauvegarder sous différents

formats

Recherche sur le web le plein texte

des références sélectionnées

Ouvre le navigateur par défaut et accède à la première adresse inscrite dans la zone «URL» de la référence sélectionnée

Ouvre le premier fichier dans la zone «File Attachment» avec le programme approprié

Insère les références sélectionnées dans un texte.Peut insérer jusqu’à 250 références simultanées

Formate ou reformate votre document selon les règles

du style bibliographique sélectionné

Fait apparaître l’écran de Word

Permet de synchroniser votre bibliothèque locale avec celle dans

Endnote Web

Affiche l’aide sur la tâche ou la commande couranteÉcran de recherche rapide

Pour le terme ou l’expression inscrite la recherche se fait dans tous les champs des

références de la bibliothèque

Cache ou montre le panneau de l’écran de recherche

de la bibliothèque

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Accès à EndNote

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Accès à EndNote Web

• https://www.myendnoteweb.com/EndNoteWeb.html

– S’inscrire avec le lien: Sign Up

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1. Création et ouverture d’une bibliothèque EndNote

Première partie

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NewCréation d’une bibliothèque dans EndNote

La nouvelle bibliothèque est créée

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21

OpenOuverture d’une bibliothèque dans EndNote

La dernière bibliothèque utilisée s’ouvre automatiquement à l’ouverture d’EndNote

On peut toujours demander l’ouverture d’une autre bibliothèque

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Affichage de la bibliothèque

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2. Recherche et Importation de données

Première partie

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A. Fichiers de connections et recherche dans un catalogue de bibliothèques

2. Recherche et Importation de données

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(Tools)

« Online Search »

Sélectionnez le fichier de connexion et cliquez sur «Choose»

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« Online Search »

27

Choisir le nombre de références à importer

28

Affichage des référence

directement dans la bibliothèque EndNote

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Importation Directe

2. Recherche et Importation de données

(Les références sont transférée directement dans EndNote)

(Les références sont sauvegardées à partir de la base de données et sont récupérées dans EndNote à l’aide d’un filtre d’importation)

Procédures d'importation de références depuis les bases de données

B. Recherche dans une base de données bibliographique et importation dans EndNote

Importation Indirecte

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• Importer des références d’une base de données bibliographique dans EndNote

• Selon la base

– Importer directement

– Ou indirectement en sauvegardant un fichier de références et en le récupérant dans sa bibliothèque EndNote à l’aide de la fonction «FILE / IMPORT »

Exercices

Quelques exemples

Importer les références à partir d’un répertoire de fichiers PDF« File / Import / Folder  »

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Importation de références provenant d’un document Word formaté avec EndNote

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En partant d’EndNote

En partant de WORD

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3. Navigation et recherche dans une bibliothèque EndNote

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Edit « Preferences »A. Navigation

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Tools « Sort Library »A. Navigation

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Affichage de la référence bibliographique dans la section « Preview » au bas de l’écran

A. Navigation

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References« Find duplicates »

A. Navigation

Mise à jour d’une référence

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Faire apparaître les références sélectionnées« Show selected references »

A. Navigation

 Plusieurs façons de chercher dans une bibliothèque EndNote

Tools « Search Library »ou « Ctrl F »

40

41

 Plusieurs façons de chercher dans une bibliothèque EndNote

l’onglet  Search ou Quick Search

B. Recherche

42

Sélection des champs

B. Recherche

43

Modes de rechercheB. Recherche

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« Ctrl 1 » ou « Open Term List »

Pour faire apparaître la liste B. Recherche

Cliquez sur le terme 2 foispour le faire apparaîtredans la case de recherche

45

Opérateurs de rechercheB. Recherche

Options de l’écran de recherche

46

47

Cliquez sur « + » ou « - » pour faire apparaître ou enlever

une case de recherche

B. Recherche

Les options « Match case » et « Match Words »

permettent de lancer la recherche sur des mots (Match Words)

ou des chaînes de caractères (Match Case).

(Notez qu'avec cette option EndNote recherche la chaîne de caractères telle quelle)

Ces groupes s’effacent à la fermeture de la bibliothèque

Groupe permanent: All ReferencesUnfiledTrash

Groupes temporaires:Copied ReferencesDuplicate referencesImported ReferencesSearch ResultsShowing References

Groupes personnalisés: Nouvelles références(Groups ,Smart Groups, Groupsets)

Online SearchFind Full TextSync Status…

Les Groupes• Permettent de subdiviser ou d’organiser une

bibliothèque

• Affichent les références qui leur sont associées

Les Groupes

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Attention

Une référence peut être associée à un ou plusieurs groupes.

Si on efface une référence dans un groupe que l’on a créé (Custom) celle-ci demeure présente dans la bibliothèque.

Si l’on efface une référence dans la bibliothèque (Groupes All References, Transferred References ou Imported References) celle-ci disparaît des groupes auxquels elle est associée.

Les Groupes

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Toutes les références sont affichées

EndNote envoie dans le groupe Trash les références

que l’on supprime

Il faut s’assurer de vider le groupe Trash lors qu’on

ne veut plus conserver ces références

Groupes que l’on crée selon nos besoins

Toutes les références qui n’appartiennent à aucun groupe se retrouvent dans le groupe Unfiled

Ce groupe contient les références obtenues avec la fonction

Find Full Text

Group Sets:On peut créer des groupes

et des sous - groupes

Groupes qui permettent la recherche en ligne dans les catalogues de bibliothèques

ou les bases de données gratuites sur le web

Smart Groups:Groupes que l’on crée et que l’on

associe à une expression de recherche

Ces groupes sont alimentés automatiquement lorsque les mots clés présents dans l’expression de recherche se retrouvent dans les

références importées dans la bibliothèque

Les Groupes

51

Pour créer des groupes

Les Groupes

52

L’onglet « Groups » dans la barre de menu permet de gérer les groupes

Les GroupesInsertion de références « Add references to »

53

Les GroupesCréer un groupe à partir d’autre groupe

« Create From Groups»

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55

4. Sauvegarde et exportation

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Cliquez sur « Save Search » ou « Load Search » pour sauvegarder ou relancer

une expression de recherche

B. Recherche

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« Copy » ou « Ctrl C » • Copier des références

• d’une bibliothèque EndNote dans une autre

« Paste » ou « Ctrl V »

Transférez les références

dans la nouvelle bibliothèque

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« X »

• Pour sauvegarder une bibliothèque EndNote cliquez sur « X » pour la fermer

Cliquez sur « Compress library »

60

61

1. Saisie manuelle des données

Deuxième partie

62

Saisie manuelle / Copier / Coller

1. Règles de saisie

• En plus des documents qu’on peut avoir en main • Certaines bases de données comme Biblio Branchée et

Repère ne permettent pas le transfert dans EndNote. • Il faut entrer les références en respectant les

règles de saisie

Édition et correction de références

• Ouverture des bordereaux de saisie

63

Pour ouvrir le bordereau de saisie d’une référence • Sélectionner une référence et cliquer sur «  REFERENCE  »• Le bordereau s’affiche ainsi que les documents pdf qui sont

présents dans dans la zone «File Attachment»

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«  REFERENCE »

Barre d’outils PDF

65

On peut éditer le doc PDF

Insérer un document

PDF

Ouvrir le document PDF

dans une nouvelle fenêtre

Sauvegarder le document PDFPour imprimer le

document PDF en tout ou en partie

Pour envoyer par Email le document PDF avec la référence bibliographique selon le style choisi dans

la bibliothèque

Aller à la page précédenteAller à la page suivanteAller à une page spécifiqueZoom Rotation dans le

sens des aiguilles d’une montre ou

en en sens contraire

Insérer une note dans le PDF

Surligner les passages importants

Insérer des notes

66

Barre d’outils du bordereauOn peut éditer le bordereau

Édition du bordereau

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Sauvegarde des corrections

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PDF & Bordereau

69

Cliquez 2 fois sur une des références ou

sélectionnez une ou des références et cliquer sur  « Edit References »au menu «References»

Pour ouvrir seulement le bordereau de saisie d’une référence

On peut sauvegarder les corrections en cliquant sur le X pour fermer le brdereau

71

• Ouvrir un nouveau bordereau de saisieet le compléter

1. Saisie manuelle des données

72

Choisir un type de document approprié

pour entrer des données

«New Reference»

Ouvrir un nouveau bordereau de saisie

Il faut entrer les informations en respectant les règles de saisie

Bordereau Barre des raccourcis

73

Passer d’une référence à l’autre

Trouver les mises à jour

Ouvrir la première adresse URL inscrite dans la zone « URL »

Ouvre le premier fichier de la zone «File Attachments» dans le programme

approprié

Vérification orthographique de la référenceIndiquez la référence comme lue ou non lue

Insérer une image ou un graphique dans la zone «Figure»

Formater la bibliographie suite à des changements apportés à la référence

Afficher Word

Choisir la police de caractère

Choisir le format

Mettre le texte en grasMettre le texte en

italiqueSouligner le texte

Mettre le texte en «Plain Font»

Exposant

Indice

Symbole

Caractères majuscules minuscules

Joindre des fichiers à la référence

Pour insérer une image ,graphique ou un tableau

dans la zone « Figure » du bordereau

74

On insère le titre ou l’intitulé qui accompagne l’image dans la zone

« Caption » du bordereau

75

Pour insérer des fichiers dans le bordereau d’une référence

« File attachments »

A. Navigation

À partir de la zone «File Attachments»

76

Glisser les fichiers dans la zone« File attachments »

A. Navigation

77

• Exemple:

– Ouvrir une base de données (Ex. REPÈRE), choisir une référence et la copier dans un bordereau EndNote

Exercice

Saisie manuelle des données

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Citations et création de bibliographies:

1) À partir d’EndNote

79

Tools« Cite while you write »

80

ToolsCite while you write« Return to word »

81

ToolsCite while you write 

« Insert Selected Citation »

La citation en corps de texte est inséréeet la bibliographie est automatiquement générée à la fin du document

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ToolsCite while you write 

« Format bibliography »

83

Bordereau« Format bibliography »

Si on a effectué des corrections on peut

reformater la bibliographie

84

« Subject Bibliography »

Tools

Sélection du champ Keywords

85

« Print Preview »

File

• Cette option imprime directement les références qui apparaissent à l’écran dans le style choisi.

• On ne peut éditer cette bibliographie

• On peut l’imprimer telle qu’elle est formatée selon le style choisi dans EndNote

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Exporter et créer une bibliographie (TEXT, RTF, HTML, XML)

87

Citations et création de bibliographies:

2) À partir de Word

Barre de menu EndNote

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89

« Find Citation »

Find Citation «Insert»

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91

« Go to EndNote »

« Insert Selected Citation »À partir d’EndNote

«Insert Selected Citation»

92

«Insert Selected Citation»

93

À partir de Word

«Insert Selected Citation»

94

95

« Format Bibliography »

Mise à jour des références et de la bibliographie

96

«  Edit & manage Citation  »Cliquer sur

le bouton droit de la souris

« Edit & manage Citation »

97

«  Edit & manage Citation  »

98

99

« Edit Library References »

« Edit Library References »

100

Faire les corrections nécessaires et cliquer sur« Format Bibliography »

Note en bas de page

101

Bibliographie par section

• Choisir un style (sections)

102

Bibliographie par section

103

Dans « Mise en page » de Word cliquez sur « Sauts de

page »  et sous l’intitulé «Sauts de section» choisir l’option

« page suivante » ou « continu »

Placer le curseur à l’endroit où démarrer la nouvelle section

Bibliographie par section

104

Les bibliographies

s’affichent

BibliographieHyperliens

entre les citations en corps de texte et la bibliographie

105

106

EndNote X 6

Fin

Voir le guide pas à pas

Et le Carrefour EndNote de l’université du Québec