A.s.b.l. C.I. G.E. R. INFOSHOP 8 Système daide à la gestion prévisionnelle dans les...

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INFOSHOP 8

Système d’aide à la gestion prévisionnelle

dans les administrations publiques

François Bodart

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Système informatique d’aide à la gestion prévisionnelle dans les

administrations publiques

Plus de services… avec moins de moyens…

20 Novembre 2007

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Perspectives

• A l’usage des responsables politiques et administratifs

• Appliqué actuellement au niveau des pouvoirs locaux à :

– La gestion des bâtiments (énergie, toitures, châssis)

– La propreté publique (voirie, espaces verts)

• Applicable à tout autre domaine de gestion

– Sécurité, travaux publics, communication, gestion administrative, enseignement,…

• Applicable à tout organisme public – Provinces,

– Ministères,

– Organismes para-régionaux,

– Entreprises publiques

– Etc.

• Diffusion thématique

Un outil d’aide à la décision…

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Un outil d’aide à la décision pour mandataires et gestionnaires communaux, provinciaux, …

De l’Analyse Stratégique Pluriannuelle

au Pilotage Annuel

et

à la Gestion du quotidien

Plus de services… avec moins de moyens…

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• AUBANGE• CINEY• ENGIS• ETTERBEEK• LIBRAMONT

• MARCHE-EN-FAMENNE• NAMUR• OHEY• SAINT-HUBERT• SCHAERBEEK

En cours d’expérimentation auprès des communes de :

Ainsi qu’auprès du Ministère de la Région Wallonne

• Direction de la Communication

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Composants du projet

Système de Gestion PluriannuellePluriannuelle

Plans d’actionPlans d’action : 3 ans – 6 ans : 3 ans – 6 ans

Système de Pilotage AnnuelAnnuel

IndicateursIndicateurs de suivi de suivi

SystèmeSystèmess de de Gestion Opérationnelle Gestion Opérationnelle courantecourante

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Le Système de Gestion prévisionnelle Pluriannuelle

– Définir des plans d’action et leurs scénarios

– Décrire les actions associées et les résultats attendus

– Évaluer les ressources requises, physiques et financières

– Produire des rapports, supports à la prise de décision

Permet, pour tout domaine de gestion, de :

Gérer : c’est prévoir

De la stratégie aux tableaux de bord prospectifs

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Système de Gestion Pluriannuelle

Exemple : actions associées à un scénario

Description action Enjeux Services concernés

Échéancier

05 06 07 08

A1

Maintenance, Entretien préventifMaintenance annuelle des vannes thermostatiques + Remplacement systématique des vannes défectueuses

Standardisation du type de vannes

thermostatiques

Performance énergétique

Amélioration cadre de vie

Serv. Patrimoine

S-traitance externe

50% 50% X X

A2

RénovationTerminaison de l’isolation des toitures

Performance énergétique

Serv. Patrimoine X

A…

RénovationRemplacement des chaudières de > 15 ans par chaudières modernes à

régulation intégrée

Performance énergétique

Préservation Patrimoine

S-traitance externe X X

Voir Kaïla

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Système de Gestion PluriannuelleExemple : actions associées à un scénario

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Système de Gestion Pluriannuelle

Exemple de résultats attendus Sous forme D’INDICATEURS qui seront suivis dans le PILOTAGE de la

gestion annuelle

Plan d’action P1 - Scénario 1 - Résultats attendus

Résultats attendus Indicateur/Donnée de suivi Échéancier

05 06 07 08

R1

Réduction de la Consommation de mazout pour les 5 écoles prioritaires Rejoindre les normes régionales

Consommation annuelle normalisée (litres)

10% 15% 20% 25%

Consommation annuelle normalisée / élève

10% 15% 20% 25%

Consommation annuelle normalisée / M3 chauffé

10% 15% 20% 25%

R2Sensibilisation citoyenne Nombre de campagnes de

sensibilisation organisées annuellement 4 2 2 2

R…

Réduction des émissions de CO2 Emission de CO2 par habitant -X X X

Voir Kaïla

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Système de Gestion Pluriannuelle

Exemple de résultats attendus

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– Ressources humaines – Bâtiments– Terrains– Véhicules– Autres

Valorisation financièreValorisation financière

Quantités physiques requises

Système de Gestion Pluriannuelle

Evaluer les ressources

Voir Kaïla

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Système de Gestion PluriannuelleExemple – Ressources : Quantités requises Analyse de faisabilité

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– Ressources humaines – Bâtiments– Terrains– Véhicules– Autres

Valorisation financièreVoir Kaïla

Valorisation financièreVoir Kaïla

Quantités physiques requises

Système de Gestion Pluriannuelle

Evaluer les ressources

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Système de Gestion PluriannuelleExemple – Ressources : Quantités requises Analyse de faisabilité

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Usages

Plus de services… avec moins de moyens…

Gérer : c’est prévoir

Résultats attendus

Résultats attendus

Ressources requises

Ressources requises BudgetsBudgets

ActionsActions

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Le Système Annuel de Pilotage

– L’analyse d’indicateurs sélectionnés

• Valeurs observées

• Valeurs critiques

• Valeurs cibles

Suivre : pour réagir à temps

Permet le suivi des plans annuels par :

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Consommation de mazout par surface de plan d’eau (Piscine)

Définition : Consommation de mazout de la piscine ramenée au m² de plan d’eau

Unité : Litres / m²

Valeurs observées En 2005 : 380 Litres/ m² ; En 2006 : 378 Litres / m²

Valeurs Cibles En 2007 : 296 Litres / m²

Valeurs Acceptables En 2007 : 326 Litres / m²

Système de PilotageExemple d’indicateur

Voir Kaïla

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Système de PilotageExemple d’indicateur : description

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Système de PilotageExemple d’indicateur : valeurs

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Le Système Annuel de Pilotage

– La visualisation dans les tableaux de bord de pilotage

– Des interrogations sur critères

• Valeurs critiques – valeurs cibles

• Evolution positive - négative

• Etc..

Suivre : pour réagir à temps

Permet le suivi des plans annuels par :

Voir Kaïla

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PilotageTableau de bord

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Le Système Annuel de Pilotage

– La visualisation dans les tableaux de bord de pilotage

– Des interrogations sur critères

• Valeurs critiques – valeurs cibles

• Evolution positive - négative

• Etc..

Suivre : pour réagir à temps

Permet le suivi des plans annuels par :

Voir Kaïla

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Pilotage Interrogations/ Analyses

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Pilotage Interrogations/ Analyses

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Pilotage Interrogations/ Analyses

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Usages

– Vue politique

– Vue fonctionnaires généraux

– Vue fonctionnaires opérationnels

– Vue information citoyenne

Suivre : pour réagir à tempsPilotage

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Les Systèmes de Gestion opérationnelle

Exemples

Cadastre bâtiments, relevés de consommation énergétique,

Relevés des dépôts sauvages, des tonnages de déchets des poubelles publiques,

Permettent :

d’analyser au quotidien,

d’alimenter les systèmes pluriannuels et de pilotage

Gérer au quotidien

Propres à une commune: Fiches papier, Fichiers Excel, SGBD

Interfaçage avec les deux autres sous-systèmes!

Vers une approche thématique

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Gestion prévisionnelle Facteurs de succès

1. Créer un projet d’entreprise

– Projet à long terme, créateur d’une nouvelle « culture d’entreprise »

– Mobilisation de l’ensemble des partenaires

2. Dégager un concensus sur la stratégie à adopter – Dimension politique Efficience administrative

– Etablissement d’un « contrat de législature »

3. Promouvoir une approche pédagogique du changement

– Information, transparence

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4. Adapter les structures d’organisation– Collecte des informations

• Mise en place, adaptation des circuits de collecte : non redondance

• Saisie à coûts marginal nuls

– Collaboration transversale

• Ressources métiers appartenant à des services ne relevant pas d’un même échevinat

• Données ne faisant pas partie de la même application

5. Mettre les moyens à disposition

– Evaluer les ressources nécessaires à l’implémentation

• Disponibilité des personnes !!!

– Respect des balises réglementaires

6. Former

7. Motiver les acteurs

– Motivation = Résultante des autres facteurs

Gestion prévisionnelle Facteurs de succès (Suite)

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Contacts

Plus de services… avec moins de moyens…

• François Bodart (Conseiller scientifique)

fbo@info.fundp.ac.be

• Thérèse Petitjean (Analyste - Support opérationnel)

thp@ciger.be - 081/ 554 516