900 entraînements à la communication professionnelle · Association de création pédagogique Euro Cordiale (a.s.b.l.) – Programme européen Leonardo da Vinci - 900 entraînements

Association de création pédagogique Euro Cordiale (a.s.b.l.) – Programme européen Leonardo da Vinci - www.euro-cordiale.lu

900 entraînements à la Communication professionnelle

Indications

pédagogiques D2/14

Objectif général

D : Réaliser un message à l’écrit

Degré de difficulté

2

Objectif intermédiaire

1. Produire un message à l’écrit

Objectif opérationnel

4. Ecrire une lettre administrative.

- Rédiger l’en-tête d’une lettre

- Rédiger le corps de la lettre

- Rédiger la formule de politesse

Pré-requis

Nombre d’exercices

proposés

6

Exercice de synthèse

Remarques

éventuelles



Explications D2 / 14 – 1.1

Ce module est consacré à la CORRESPONDANCE COURANTE.

La correspondance courante permet, par exemple :

- au consommateur de communiquer avec le commerçant

- à l'employé de communiquer avec l'entreprise

- à l'administré de communiquer avec l'administration

- etc.

Pour écrire à un service public ou privé, il faut donner à la lettre

une forme particulière :

La lettre comprend 3 parties bien distinctes :

1. L'en-tête

2. Le corps de la lettre

3. La formule de politesse

PASSEZ A LA PAGE SUIVANTE



Explications Page 2

D2 / 14 – 1.1

L'en-tête est la partie qui se trouve en haut de la lettre.

Dans l'en-tête, on indique les informations indispensables :

- pour identifier celui qui écrit (nom, prénom, adresse, numéro de référence si

besoin)

- pour identifier à qui s'adresse la lettre (qui doit lire cette lettre)

- pour signaler le lieu et le jour où la lettre a été écrite (lieu et date)

- pour indiquer éventuellement l'objet de la lettre (pourquoi on a écrit cette lettre)

Voici un exemple d'en-tête :

Monsieur DUPONT Henri Limoges, le 10 avril 2015

20, rue du Belvédère

F-87 000 LIMOGES

Monsieur le Trésorier Principal

Objet : Changement de domicile

Regardons de nouveau l'en-tête en analysant la situation de communication qu'elle suppose :

Emetteur Situation de communication Récepteur

Qui parle ? Où ? Quand ? Quoi ? Comment ? A qui parle-t-on?

Henri Dupont

20, r. du

Belvédère

à F-87000

Limoges le 10 avril 2015

changement de

domicile par une lettre

Monsieur le

Trésorier

Principal de

Limoges

L'en-tête permet donc au destinataire:

- d'identifier les correspondants

- de classer la lettre en fonction de la date d'envoi et de son objet

- de la distribuer dans les services concernés et à la personne concernée dans

l'entreprise ou l'administration.




Explications Page 3

D2 / 14 – 1.1

Voici quelques exemples d'informations qu'on peut trouver dans une en-tête de lettre :

Exemples de : Lieu et date :

- Paris, le 14 février 2015

- Toulouse, le 28-09-15

- Choisy-le-Roi, mardi 7 avril 2015

Exemples de : Nom, prénom de celui qui écrit, éventuellement références.

DELAMARE Patrick

108, rue du Centre

F-51 200 Epernay

N° SS: 1 10 48 51 021 024

SOUPAULT Adrienne

5, av. du Château

F-77 620 Egreville

BENOIT Roger

34, rue du Port

F-44 000 NANTES

Années 06-07 Rôle 5

Exemples de : Nom ou qualité du destinataire

Monsieur le Directeur de la Banque de France

Madame le Proviseur du Lycée J.J. Rousseau

Monsieur le Chef de centre de chèques postaux

Exemples de : Objet de la lettre :

- Demande d'extrait de casier judiciaire

- Modification d'intitulé de compte chèque

- Demande d'emploi

- Demande d'allocation



Entraînement D2 / 14 - 1.2

Eval. :

En vous inspirant du modèle de la page 2 de D2/14-1.1, rédigez l'en-tête correspondant à

chacune des situations de communication suivantes. Utilisez l’espace resté en blanc pour

chaque en-tête.

En-tête N° 1 :



Catherine

ROLLET

27, av. de

Versailles

à F-75000 Paris le 18 mai 2015 changement de


Monsieur le

Professeur

Principal du

Lycée Alfred

Jarry



F 87 000 LIMOGES



En-tête N° 2 :



André Dufour

2, r. de

Belgique

à F-63200Riom le 12 juin 2015 demande de

fiche d’état civil par une lettre

Mairie de Riom

service Etat

Civil



F 87 000 LIMOGES



CONSULTEZ LE CORRIGE D2/14-1.2



Corrigé D2 / 14 - 1.2

En vous inspirant du modèle de la page 2 de D2/14-1.1, rédigez l'en-tête correspondant à

chacune des situations de communication suivantes. Utilisez l’espace resté en blanc pour

chaque en-tête.

En-tête N° 1 :



Catherine

ROLLET

27, av. de

Versailles

à F-75000 Paris le 18 mai 2015 changement de


Monsieur le

Professeur

Principal du

Lycée Alfred

Jarry

Madame Catherine ROLLET Paris, le 18 mai 2015

27, avenue de Versailles

F-75 000 PARIS

Monsieur le Professeur Principal

Lycée Alfred Jarry


En-tête N° 2 :



André Dufour

2, r. de

Belgique

à F-63200 Riom le 12 juin 2015 demande de

fiche d’état civil par une lettre

Mairie de Riom

service de l’Etat

Civil

Monsieur André DUFOUR Riom, le 12 juin 2015

2, rue de Belgique

F-63 200 RIOM

Mairie de Riom

Service de l’Etat Civil

Objet : Demande de fiche d’état civil



Explications D2 / 14 – 1.3

Le CORPS d'une lettre se compose des parties suivantes :

1. La formule d'appellation

- Monsieur l'Inspecteur,

- Madame,

- Monsieur le Maire

2. La formule de départ

- J'ai bien reçu votre lettre du...

- J'ai l'honneur de solliciter...

- J'ai le regret d'attirer votre attention sur...

3. L'enchaînement avec l'objet de la lettre

- J'ai bien reçu votre lettre du 12-5-15 concernant l'achat par correspondance

d'un divan...,

- J'ai l'honneur de solliciter une place de chauffeur-livreur dans votre Société...,

- J'ai le regret d'attirer votre attention sur une erreur qui a été commise dans

l'envoi de la marchandise...

4. La formule de politesse

- Je vous prie d'agréer, Monsieur, l'expression de...

Nous allons reprendre ces différents points un par un.



Explications Page 2

D2 / 14 – 1.3

1°) LA FORMULE D'APPELLATION :

La formule d'appellation varie en fonction du destinataire.

On écrit la formule d'appellation avec un retrait de 2 à 3 cm et en ayant sauté 2 ou 3 lignes par rapport à

l'en-tête. La formule d'appellation est toujours suivie d'une virgule.

Voici quelques exemples de formules d'appellation :

DESTINATAIRE FORMULE D’APPELLATION

Pour un commerçant

Pour un entrepreneur

Pour un employé

Monsieur (ou Madame),

Pour un responsable Monsieur le Directeur,

Monsieur l’Inspecteur,

Monsieur le Proviseur,

Etc.

Pour un élu (selon son titre) Monsieur le Maire,

Monsieur le Conseiller,

Monsieur le Député,

Etc.

Pour un avocat Maître,

Pour un médecin Docteur,

Pour un professeur en médecine Monsieur,

2°) LA FORMULE DE DEPART :

Le premier paragraphe d'une lettre commence par la formule de départ ou, si vous voulez, de

démarrage.

La première ligne de ce paragraphe, comme la première ligne de tous les paragraphes d'une lettre,

commence toujours avec un retrait de 2 à 3 cm par rapport à l'alignement du reste du texte.

Exemple de retraits à chaque paragraphe :

Monsieur,

Etant sur le point de changer de domicile, je vous informe qu'à partir du

26-3-15 mon adresse sera la suivante : 6, rue des Princes à Boulogne Billancourt.

Je dépendrai donc toujours du secteur Le Parc et par conséquent toujours

de vos services pour ce qui concerne ma déclaration d’impôts.

En vous remerciant de bien vouloir prendre note de ce changement, je

vous prie d'agréer, Monsieur, l'expression de mes sentiments distingués.



1


Explications Page 3

D2 / 14 – 1.3

Voici quelques exemples de formules de départ en fonction de l'objet de la lettre :

OBJET DE LA LETTRE EXEMPLES DE FORMULES DE DEPART

Pour un accusé de réception - J'ai bien reçu votre lettre du (date)

(c'est à dire une réponse à - J'accuse réception de votre…

une lettre, un colis reçu etc.)

Pour l'envoi d'un document - En réponse à votre lettre du ..., je vous adresse…

- A la suite de notre conversation téléphonique du…,

je vous adresse...

- Je vous prie de trouver ci-joint...

Pour une information qu'on - Je me dois de porter à votre connaissance…

veut transmettre - Je tiens à vous informer que...

- J'ai le plaisir (ou le regret) de vous apprendre que…

Pour une demande - Je vous serais très obligé de bien vouloir m'adresser..

- Je vous prie de bien vouloir me faire parvenir…

- Je vous serais reconnaissant(e) de m'envoyer…

- J'ai l'honneur de solliciter de votre bienveillance

Pour une réclamation - J'ai le regret d'attirer votre attention sur…

- Je prends l'initiative de vous signaler…

- J'ai eu la (désagréable) surprise de constater…

- J'ai le regret de vous informer que…

Pour une réponse à une demande - J'ai le plaisir de vous faire connaître…

ou à une réclamation - Je suis au regret d'attirer votre attention sur…

- Je regrette de ne pouvoir...

Pour des excuses - Je vous prie de bien vouloir excuser…

- Je vous prie de bien vouloir m'excuser de ne pouvoir..

Pour des remerciements - Je vous adresse mes vifs remerciements pour …

- Je tiens à vous exprimer toute ma gratitude pour...

- J'ai été très sensible à votre aimable attention

concernant…

Voici quelques exemples pour passer de la formule de départ au sujet de la lettre:

Formule de départ sujet de la lettre

Je vous serais très reconnaissant de m'accorder l'autorisation de m'absenter

Je regrette de ne pouvoir donner suite à votre demande de prêt

Je vous prie de bien vouloir m'adresser un certificat de stage

Je regrette de ne pouvoir actuellement satisfaire votre demande

Je vous adresse mes vifs remerciements pour votre intervention en ma faveur

Je vous prie de trouver ci-joint le formulaire dûment rempli

J'ai l'honneur de solliciter de votre bienveillance un congé exceptionnel




Explications Page 4

D2 / 14 – 1.3

3°) LA FORMULE DE POLITESSE

Il faut choisir la formule de politesse en fonction de la personne à qui on

adresse la lettre.

Voici quelques exemples :

1. S'il s'agit d'un employé administratif que vous ne connaissez pas:

Je vous prie d'agréer, Madame (ou Monsieur selon le cas), l'expression de mes

salutations distinguées.

2. S'il s'agit d'un employé administratif que vous avez déjà vu ou d'une personne

que vous connaissez peu et qui est hiérarchiquement votre égale :

Je vous prie d'agréer, Monsieur (ou Madame selon le cas), l'expression de mes sincères

salutations.

3. S'il s'agit d'une personne que vous connaissez mais avec qui vous n'êtes pas

intime et qui n'est pas votre supérieur hiérarchique :

Je vous prie d'agréer, Madame X (ou Monsieur X), l'expression de mes sentiments les

meilleurs.

4. S'il s'agit d'une personne qui, hiérarchiquement, vous est supérieure (par

exemple un patron, un juriste, un ministre) :

Je vous prie d'agréer, Monsieur (ou Madame selon le cas), l'expression de mes

sentiments (très) respectueux.

Je vous prie d'agréer, Madame (ou Monsieur selon le cas), l'expression de ma profonde

considération.

Je vous prie d'agréer, Monsieur (ou Madame selon le cas), l'expression de mon profond

respect.

5. S'il s'agit d'une personne qui est votre supérieure hiérarchique au travail :

Je vous prie d'agréer, Madame (ou Monsieur selon le cas), l'expression de mes

sentiments respectueux et dévoués.

6. S'il s'agit d'une personne qui vous est hiérarchiquement supérieure et qui vous a

rendu un service important :

Je vous prie de croire, Monsieur (ou Madame selon le cas) l'expression de ma profonde

gratitude.




Entraînement D2 / 14 – 1.4

Eval. :

Parmi les différentes situations qui sont proposées, choisissez-en deux et écrivez

les deux lettres qui correspondent.

Ecrivez chacune des deux lettres sur une feuille de papier blanc.

Soignez la présentation, la disposition, l'écriture (qui doit être très lisible)

conformément aux conseils qui vous ont été donnés dans ce module.

Si vous en avez la possibilité, vous pouvez bien sûr faire cet entraînement avec un

ordinateur.

1. Vous écrivez à votre médecin, le docteur Gerbault, pour lui demander de

vous envoyer la copie d'un certificat médical.

2. Vous écrivez à l'hôtel de la Forêt, à Fontainebleau, pour réserver une chambre

pour deux personnes, avec salle de bains, pour le premier week-end du mois de

mai.

3. Vous écrivez à votre Centre de Sécurité Sociale pour lui signaler que vous

avez changé d'adresse.

4. Vous écrivez à un organisme de formation pour recevoir la liste des stages

qui sont proposés.

MONTREZ VOTRE TRAVAIL AU FORMATEUR




Eval. :







ordinateur.

1. Vous écrivez à la maison Dunois, confiserie en gros, pour réclamer

un envoi de dragées que vous avez commandées il y a plus de quinze

jours.

2. Vous écrivez à la maison Delaroche, vente d'articles par

correspondance, que la taille des vêtements que vous venez de

recevoir ne correspond pas à votre commande. Votre lettre sera jointe

au colis que vous retournez.

3. Vous écrivez à votre Caisse d'Allocations Familiales pour signaler

que vous n'avez pas encore touché l'allocation logement de ce mois.

4. Vous écrivez à l'entreprise de plomberie qui a effectué un

dépannage chez vous pour contester la facture qui vous a été envoyée.

Il est indiqué, sur cette facture, que le dépanneur a passé 2 heures pour

faire son intervention alors qu'il est resté chez vous une demi-heure.





Eval. :







ordinateur.

1. Vous écrivez à une assistante sociale de la Mairie de votre ville

pour attirer son attention sur la situation d'un voisin très âgé, sans

famille et sans ressources.

2. Vous écrivez à l'entreprise qui vous emploie pour excuser votre

absence pour raison de santé. (Vous joignez à votre lettre le certificat

médical de votre médecin).

3. Vous écrivez à l'Inspecteur du travail pour solliciter son

intervention auprès de votre employeur dans le conflit qui vous

oppose concernant des heures supplémentaires que vous avez

effectuées.

4. Vous avez fait une demande de logement à loyer modéré auprès de

la Mairie de votre ville il y a déjà plus d'un an. Vous aviez, à l'époque,

rencontré l'employé de Mairie chargé des dossiers de logement à loyer

modéré qui vous avait bien accueilli. Cependant, vous n'avez encore

eu aucune nouvelle de l'évolution de votre dossier ni aucune

proposition de logement. Vous écrivez à l'employé qui vous a reçu

pour relancer votre demande et attirer son attention sur votre situation

actuelle.


Documents

900 entraînements à la communication professionnelle · Association de création pédagogique Euro Cordiale (a.s.b.l.) – Programme européen Leonardo da Vinci - 900 entraînements