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Association « Marchés Publics d’Aquitaine »24 septembre 2010
LA DÉMATÉRIALISATION :LA DÉMATÉRIALISATION :• Généralités Généralités
•Quelques points de réglementationQuelques points de réglementation• La signature électroniqueLa signature électronique
• La plate forme de dématérialisation MPALa plate forme de dématérialisation MPA
LA DÉMATÉRIALISATION :LA DÉMATÉRIALISATION :• Généralités Généralités
•Quelques points de réglementationQuelques points de réglementation• La signature électroniqueLa signature électronique
• La plate forme de dématérialisation MPALa plate forme de dématérialisation MPA
Dématérialisation ?
• La dématérialisation consiste à mettre sous une forme électronique des éléments concrets manipulables manuellement.
• Il s’agit principalement de remplacer du papier par un élément électronique immatériel.
Que dématérialiser ?
• Les documents entrant ou sortant sous toutes leurs formes
• Les documents internes
• Les documents archivés ou à archiver
• Ce qui a de la valeur pour la personne publique ou l’entreprise
• Ce qui vit et circule en interne ou entre plusieurs institutions ou entreprises
Gains potentiels
• Normaliser, sécuriser et automatiser les processus• Éviter les risques liés à la manipulation et la
circulation de dossiers.• Sécuriser les accès et les traitements via les
habilitations.• Garantir la confidentialité de l’information.• Gagner des coûts de stockage et des mètres carrés• Réduire les délais
Gains potentiels
• Optimiser les processus de gestion :– Réduire les opérations manuelles– Tendre vers une élimination des tâches sans valeur
ajoutée et redondantes– Améliorer la productivité– Accélérer l’accès à l’information – Faciliter l’analyse des résultats de l’activité,
l’identification des problèmes, le pilotage
Une diminution des coûts
Coût de secrétariat
Coût de fournitures
Coût de logistique externe
Coût de logistique interne
duplication emballage
consommablesamortissements
frappe
Une diminution de délais
Délais de logistique interne
Délais de construction du document final
Délais de duplication
Délais d’emballage
Délais de logistique externe
Pourquoi maintenant ?
• Les technologies ont atteint un niveau d’ergonomie et de fiabilité suffisant pour être déployés en masse.
• Les méthodologies d’approche sont maintenant claires. • Dispositions légales et réglementaires suffisamment
claires, voir contraignantes.
Le canevas réglementaire
Les documents écrits sont préconisés par le CMP
Ils peuvent cependant être remplacés par un échange électronique ou par la production de supports physiques électroniques
Le canevas réglementaire
Les obligations du pouvoir adjudicateur :
•indiquer le mode de transmission retenu (AAPC ou lettre de consultation).
•assurer la confidentialité et la sécurité des transactions sur un réseau informatique accessible de façon non discriminatoire.
Les obligations du pouvoir adjudicateur :
•préciser les modalités d’accès au réseau informatique dans l’avis d’appel public à la concurrence
•permettre le téléchargement du dossier de consultation des entreprises
Le canevas réglementaire
Les obligations du candidat :
•appliquer le même mode de transmission à l’ensemble des documents adressés au pouvoir adjudicateur.
•s’acquitter des frais d’accès au réseau.
Le canevas réglementaire
La double transmission : sécurité •La transmission par voie électronique peut
être doublée par l’envoi d’une copie de sauvegarde (support papier ou support physique électronique).
•Cette copie doit parvenir au pouvoir adjudicateur dans le délai prescrit pour le dépôt, des candidatures ou des offres et comporter la mention « copie de sauvegarde »
Le canevas réglementaire
Rôle du mandataire
Il assure la sécurité et l’authenticité des informations transmises au nom des membres du groupement
Le canevas réglementaire
Quelques précisions :
• Le dépôt par voie électronique donne lieu à un accusé de réception mentionnant la date et l’heure de réception.
Le canevas réglementaire
Quelques précisions :
Mise à disposition sur supports multiples du DCE (l’AAPC ou le RC mentionnent l’adresse d’obtention):
• Éléments sensibles ou confidentiels (papier).
• Documents trop volumineux pour être téléchargés (papier ou sur support physique électronique)
Le canevas réglementaire
Une possibilité : la transmission par voie électronique des documents peut être imposée par les pouvoirs adjudicateurs. Une obligation : la transmission par voie électronique des documents est obligatoire pour les achats d’informatique supérieurs à 90 000 euros HT.
Le canevas réglementaire
à compter du 1er janvier 2012
Une obligation : le pouvoir adjudicateur ne peut refuser de recevoir les documents transmis par voie électronique (un montant supérieur à 90 000 euros HT)
Le canevas réglementaire
DiagrammeDiagramme des fluxdes flux
Application
sécurisée
AAPCDossiers de consultation
Coffre fort électronique
Enveloppe 3
Enveloppe 2
Réponsesignée
Enveloppe 1
1. Mise en ligne
des dossiers
4. Dépôt des
réponses
Candidats
2. Consultation
des dossiers
3. Téléchargement
des DCE
5. Accusé réception
dépôt de la réponse
Acheteur
public
6. Registre dépôt
des réponses7. Ouverture
des plis
8. Notification
des candidats
8. Notification
des candidats
La signature électronique :
Permet d’authentifier l’auteur d’un document électronique et de garantir son intégrité
Art. 1316 Code Civil : reconnaît à la signature électronique la même valeur que la signature manuscrite
La signature électronique :
Les 3 classes de certificats électroniques :
• Classe 1 : ne requièrent qu’une adresse mail• Classe 2 : la preuve de l’identité doit être fournie à distance• Classe 3 – Niveau requis pour signer électroniquement une offre : ne peuvent être délivrés que dans le
cadre d’une présentation physique du demandeur
• Les autorités de certification
La signature électronique :
Les garanties apportées par une signature électronique
Une signature inimitableUne signature non répudiableUne signature qui garantit l’intégrité du contenu des documents signés
Une seule signature pour des usages multiples :
La réponse aux marchés publicsLes autres usages
La signature électronique :
Comment se procurer une signature électronique ?
La plate-forme « Marchés publics d’Aquitaine »
https://marchespublics.aquitaine.fr/
La plate-forme « Marchés publics d’Aquitaine »
La centralisation des avis de marchés de plus de 300 acheteurs publics aquitains
La plate-forme « Marchés publics d’Aquitaine » Simplification et automatisation de la recherche d’information sur les marchés publics pour les opérateurs économiques
Faciliter l’appropriation de la solution logicielle par les opérateurs économiques : un seul mode opératoire pour les marchés de plus de 300 acheteurs
Un objectif de performance et de rationalisation
La plate-forme « Marchés publics d’Aquitaine »
Le coffre-fort électronique mis à disposition des candidats
Un zone de stockage des documents administratifs destinée à faciliter le travail de réponse électronique des candidats
Comment répondre par voie électronique à un marché public ?
La sécurité des échanges et l’horodatage des réponses :
Traçabilité de tous les échanges
Remise d’un accusé de réception électronique à l’opérateur lors de la remise d’une candidature ou d’une offre.
Démonstration en ligne :
- Recherche et téléchargement d’une consultation- Dépôt d’une candidature par voie électronique
Préparer sa réponse électronique
Compression
offre.zipDossier
DQE, BPU…
DC4, DC5…
Mémoire
Placer tous les fichiers composant l’offre / la candidature dans un répertoire
Compresser ce répertoire
Dépôt et signature
sur MPA
Acte d’engagement
RAR
p7z
p7z
Préparer sa réponse électronique Dans le cas des groupements
Le mandataire transmet par courrier électronique le DC5 en format non modifiable à chacun des co-traitants
Chaque sous-traitant signe électroniquement et retourne le fichier de signature
Le mandataire signe à son tour et vérifie la correspondance entre le DC5 et le fichier de signature de chacun des co-traitant
La procédure de dépôt peut être réalisée par le mandataire avec sa signature électronique
Mandataire DC5.pdf
mail Mandatairep7z p7
zDossier
« Marchés Publics d’Aquitaine » :
Accompagnement et assistance des opérateurs économiques qui souhaitent utiliser la plate-forme pour déposer des plis électroniques
2 sites :
https://marchespublics.aquitaine.fr/
http://info.marchespublics-aquitaine.org/
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