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Table des Matières
LA GESTION DES BONS DE COMMANDE 4PREMIERE EXECUTION DU LOGICIEL 5DEFINITION DES PARAMETRES 8 Services 9 Comptes Utilisateurs 10 Adresse de livraison 13 Options 14 Liste des fournisseurs 16 Liste des articles 19SAISIE DES BONS DE COMMANDE 20 Création d'un bon de commande 21 Modification ou suppression d'un bon de commande 29 Visa de l'Administrateur et/ou du Chef de service 31EDITION ET MAILING DES BONS DE COMMANDE 34COMPTABILISATION DES BONS DE COMMANDE 37ETAT DES COMMANDES SAISIES 39 Liste des bons de commande 40 Etat des bons de commande 41LIEN AVEC LA COMPTABILITE DAMOCLES 42A PROPOS 47
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LA GESTION DES BONS DE COMMANDE
Cet utilitaire permet d'effectuer l'intégralité du processus de gestion des bons de commandes
: de leur création, à l'édition et la comptabilisation.
Vous pourrez également suivre de manière permanente vos commandes et contrôler leur
saisie, grâce à un système de signatures.
Grâce à un lien direct avec notre logiciel de comptabilité, les deux entités seront
constamment interconnectées.
Afin de mieux comprendre le fonctionnement de ce module, nous allons donc présenter :
� le premier lancement du logiciel
� le paramétrage du logiciel
� la saisie des bons de commandes
� l'édition des bons de commande
� la comptabilisation
� le suivi des bons de commande
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PREMIERE EXECUTION DU LOGICIEL
Après l'installation du logiciel, vous pouvez cliquer sur l'icône pour l'exécuter.
� Définition des chemins d'accès
Lors de cette première exécution, une fenêtre s'affiche pour paramétrer le répertoire
contenant les bases de données :
Ce répertoire peut également être S:\ (ou tout autre lettre représentant le lecteur réseau) si
le poste à installer n'est pas le serveur.
Une fois le répertoire trouvé, cliquez sur le bouton pour continuer l'installation
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Cet écran permet de définir l'administrateur du programme : l'utilisateur qui aura tous les
droits.
En cliquant à nouveau sur le bouton , l'écran de connexion s'affiche pour s'identifier.
� Première connexion
Par défaut, le premier identifiant Administrateur apparaît.
Il conviendra ensuite de configurer vous-mêmes les droits d'accès des différents utilisateurs.
Il suffit donc de vous identifier, de sélectionner le dossier à consulter, puis de cliquer sur le
bouton , la liste des bons de commande apparaît :
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DEFINITION DES PARAMETRES
Les éléments à configurer au préalable de toute saisie sont :
� les services dans lesquels seront répartis ces utilisateurs
� les utilisateurs autorisés à accéder au logiciel
� les lieux de livraison des différentes commandes réalisées
� les options d'affichage, d'édition et de comptabilisation
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���� Paramétrage\Services
Les services permettent de regrouper les utilisateurs.
Pour créer un nouveau service, cliquez sur le bouton :
� Définissez son libellé et son code (ce code sera repris pour le référencement des bons de
commande)
� Indiquez le(s) dossier(s) concerné(s)
� Si vous avez activé le contrôle budgétaire au niveau des budgets, cochez la case pour
Activer le contrôle budgétaire au niveau des saisies de commande, par rapport à un
budget précis (créé au préalable en Comptabilité)
� Les boutons et permettent de modifier ou supprimer les
paramètres services.
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���� Comptes utilisateurs
Les utilisateurs sont les opérateurs qui utilisent le logiciel Bon de commande :
Pour gérer les utilisateurs et paramétrer leurs droits, cliquez sur le bouton et
renseignez ses informations personnelles :
� Vous pouvez associer à cet utilisateur un fichier image (bmp, jpg) contenant sa
signature en cliquant sur .
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� Les catégories d'utilisateurs permettent de déterminer l'accès aux fonctionnalités du
logiciel :
Demandeur Chef de service AdministrateurSi la caseComptable est cochée
Paramétrage
Utilisateurset
Services
Aucun accès Aucun accès Accessible Aucun accès
Saisie Accessible Accessible Accessible Accessible
Consultation
Modification
Accès limitéaux bons de
commande qu'ila saisi
Accès limité auxbons de
commande deson service
Possibilité deconsulter tousles bons decommande
Possibilité deconsulter tousles bons decommande
Visa Aucun accèsVisa
Chef de serviceaccessible
VisaAdministrateuraccessible
Aucun accès
Edition et Mailing Accessible Accessible Accessible Accessible
Comptabilisation Aucun accès Aucun accès Aucun accès Accessible
Etat Aucun accès Accessible Accessible Accessible
� Les utilisateurs sont rattachés à un service.
� Chaque utilisateur peut avoir accès à tout ou partie des dossiers comptables existants.
� Il est possible de contraindre un utilisateur à renseigner certaines données comptables,
lors de la saisie du bon de commande.
� De la même façon, vous pouvez définir un montant seuil pour chaque utilisateur
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appartenant à un service. Au delà de ce montant, il sera obligé de demander un visa du
chef de service pour imprimer le bon de commande.
� Visa de l'Administrateur
� Seul l'Administrateur peut renseigner ces éléments.
� Il pourra ainsi indiquer à partir de quel montant le Demandeur ou le Chef de service
devra obtenir un visa de l'administrateur avant de pouvoir éditer son bon de
commande.
� Visa du Chef de service
� Seul le Chef de service peut renseigner ces éléments.
� Il pourra ainsi indiquer à partir de quel montant le Demandeur devra obtenir un visa
du chef de service avant de pouvoir éditer son bon de commande.
� Les boutons et permettent de modifier ou supprimer un
utilisateur.
� Pour changer de dossier, il faut quitter l'application et la relancer.
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���� Paramétrage\Adresse de livraison
L'adresse de livraison apparaît sur les bons de commande, c'est pourquoi au moins un lieu de
livraison doit être créé pour pouvoir éditer un bon de commande.
Pour créer une adresse de livraison, cliquez sur le bouton et définissez chaque
champ :
Les boutons et permettent de modifier ou supprimer les
paramètres lieux de livraison.
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���� Paramétrage\Options
L'écran Options permet de renseigner les paramètres généraux suivants :
� Lieu d'émission des bons de commande
Il est important de renseigner la localité où le bon de commande a été émis, celle-ci sera
reportée sur le bon de commande édité :
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� Code journal comptable pour les bons de commande
Renseignez ici le code comptable du journal des bons de commande tel que défini dans le
logiciel de comptabilité.
� Option d'édition et d'envoi par mail des bons de commande
� Envoyer les mails au format html : si cette option est activée, le bon de commande fera
partie intégrante du corps du message (sinon le bon de commande sera transmis en
fichier joint)
� Textes d'entêtes (objet du message) et de pied de page (siret, adresse postale,
e-mail...) : ils seront repris dans tous les e-mails.
� Couleur de l'état des bons de commande
� Le code couleur est utile pour distinguer rapidement l'état de chaque bon de commande
en attente de traitement.
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���� Fournisseurs\Liste ou
� Affichage de la liste des fournisseurs et de leurs coordonnées
Un outil de recherche par Compte, par Nom ou par Ville peut vous aider à retrouver plus
facilement un fournisseur dans cette liste.
En cliquant sur le bouton , vous pouvez afficher les coordonnées
détaillées d'un fournisseur :
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� Création, Modification et Suppression d'un fournisseur
� Création d'un fournisseur
Pour créer un nouveau fournisseur, cliquez sur le bouton :
Renseignez tous les champs et cliquez sur le bouton .
Pour attribuer un compte à ce fournisseur, cliquez sur le bouton et sélectionnez
un compte dans la liste ou saisissez directement le compte.
� Modification d'un fournisseur
Pour modifier les informations concernant un fournisseur, sélectionnez-le dans la liste et
cliquez sur le bouton pour l'afficher, effectuez les changements et cliquez sur
le bouton .
� Suppression d'un fournisseur
Pour supprimer un fournisseur de la liste, sélectionnez-le et cliquez sur le bouton
.
� Export de la liste des fournisseurs sous Excel
Pour exporter la liste des fournisseurs, cliquez sur le bouton , le document Excel
s'affiche aussitôt :
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���� Articles\Liste ou
Vous pouvez afficher la liste des articles déjà saisis dans les bons de commande :
� Un outil de recherche par Libellé court ou long peut vous aider à retrouver plus
facilement un article dans cette liste.
� Tout comme la liste des fournisseurs, cette liste peut être exportée sous Excel, grâce au
bouton :
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SAISIE DES BONS DE COMMANDE
Etapes de création des bons de commande :
� Création du bon de commande
� Modification ou suppression d'un bon de commande
� Visa de l'Administrateur ou du Chef de service
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Création d'un bon de commande
���� Bons de commande\Saisie ou
� Saisie du bon de commande
� Nouveau
Pour créer un nouveau bon de commande, cliquez sur le bouton .
� Numérotation et datation de la commande
� Le numéro du bon de commande se calcule automatiquement de la manière suivante :
Code du service concerné + année en cours + 000X
(exemple : R20060001, puis R20060002, R20060003...)
� Quant à la date, celle du jour de saisie est indiquée par défaut mais elle peut être
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modifiée à votre guise.
� Objet de la commande
L'objet de la commande permet d'ajouter un commentaire qui sera indiqué en haut du
bon de commande, lors de l'impression :
� Fournisseur
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� Sélectionnez le fournisseur concerné dans la liste
� Cliquez sur le bouton
� Si le fournisseur n'existe pas dans la liste, vous pouvez le créer en cliquant sur le
bouton
� Cliquez sur le bouton
� Les informations sont reportées sur la saisie du bon de commande :
� Liste des articles
Pour ajouter un article au bon de commande, il suffit de cliquer sur bouton :
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L'écran de saisie d'un article s'affiche :
� Sélectionnez un article dans la liste
� Cliquez sur le bouton
� Modifiez si besoin les quantités à commander
� Cliquez sur le bouton si vous souhaitez ajouter un autre article dans la
liste.
� Cliquez sur le bouton
Répétez cette opération autant de fois que nécessaire.
Les informations sont reportées sur l'écran de saisie du bon de commande, en mode
Affichage articles :
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� Pour modifier un article existant, cliquez sur le bouton .
� Pour supprimer un article existant, cliquez sur le bouton .
� Paramétrage de la comptabilisation du bon de commande
Dès lors que le fournisseur et les articles à commander sont définis, il faut renseigner les
informations comptables. Pour ce faire, deux solutions s'offrent à vous :
� La comptabilisation globale
La comptabilisation globale permet d'appliquer la même comptabilisation à l'ensemble
du bon de commande :
� La comptabilisation particulière
Pour effectuer une comptabilisation par article, sélectionnez l'article en question dans
la liste et cliquez sur le bouton :
Ensuite, cliquez sur chaque article pour définir la comptabilité générale et
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analytique (possibilité de réaliser une ventilation analytique en
montant ou pourcentage) :
Les informations sont reportées sur la saisie du bon de commande :
Pour revenir à la liste des articles, cliquez sur le bouton .
� Répartition TVA
La répartition de la TVA s'indique automatiquement après saisie des articles :
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� Mode de règlement
Pour préciser le mode de règlement de la commande, cochez la case Mode de règlement
et renseignez les différentes zones :
� Lieu de livraison
Le lieu de livraison peut être choisi parmi la liste déjà prédéfinie et la date de livraison
peut être modifiée :
� Validation finale
Lorsque le bon de commande est totalement saisi, cliquez sur le bouton , en haut de
l'écran ou sur le bouton si vous souhaitez que cette saisie ne soit pas prise en
compte.
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Modification ou suppression d'un bon de commande
� Modification d'un bon de commande
Pour modifier un bon de commande, sélectionnez-le dans la Liste des bons de commande et
double-cliquez sur le bon de commande en question :
� le bon de commande s'affiche
� cliquez sur le bouton :
� cliquez ensuite sur le bouton pour confirmer les changements effectués.
� Suppression d'un bon de commande
Pour supprimer un bon de commande, sélectionnez-le dans la Liste des bons de commande et
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Visa de l'Administrateur et/ou du Chef de service
Le bon de commande saisi doit quelquefois faire l'objet d'un visa de l'Administrateur et/ou du
Chef de service, selon le montant de la commande et le seuil limite défini dans le
paramétrage.
Pour viser le bon de commande, l'Administrateur ou le Chef de service doit se connecter avec
son nom et son mot de passe, puis rechercher le bon de commande dans la Liste des bons de
commande :
� cochez le(s) critère(s) d'affichage En attente de : Visa de l'Administrateur et/ou du Chef
de service pour trouver plus facilement les bons à viser
� cliquez sur le bouton
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� double-cliquez sur le bon de commande en question
� le bon de commande s'affiche
� cliquez sur le bouton pour cocher la case Visa Administrateur ou Chef de service
� cliquez sur le bouton pour confirmer la signature
� le bouton devient accessible, vous pouvez désormais imprimer, envoyer par
e-mail et enregistrer ce bon de commande :
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EDITION ET MAILING DES BONS DE COMMANDE
Une fois que le bon de commande est saisi et visé (si le montant de la commande l'exige),
vous pouvez l'éditer, l'enregistrer et l'envoyer par e-mail.
Pour ce faire, sélectionnez-le dans la Liste des bons de commande, puis cliquez sur le bouton
(ou double-cliquez sur le bon de commande en question pour l'afficher et cliquez
sur le bouton ).
L'écran ci-dessous s'affiche pour imprimer, mettre en page, envoyer par e-mail ou enregistrer
les bons de commande :
� Impression
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COMPTABILISATION DES BONS DE COMMANDE
� La comptabilisation
Pour comptabiliser les bons de commande édités, affichez la Liste des bons de commande et
cliquez sur :
� Les bons édités à comptabiliser apparaissent
� Cochez ceux que vous souhaitez comptabiliser (par défaut tous les bons valides pour la
comptabilisation sont cochés)
� Cliquez sur le bouton
� Le bon de commande disparaît automatiquement de la liste des bons à comptabiliser
� Un fichier d'import est créé et envoyé vers les bases de données de comptabilité
� Pour retrouver les bons de commandes comptabilisés, il suffit d'afficher la liste des Bons
comptabilisés depuis "année en cours"
� Les boutons et permettent encore d'intervenir sur les bons de commande
avant comptabilisation.
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� La décomptabilisation
La comptabilisation rend définitive la saisie des bons de commande, ils ne sont plus
modifiables.
Pour modifier ou supprimer un bon de commande comptabilisé, il faut le décomptabiliser.
Pour effectuer ce traitement, affichez la Liste des bons de commande, cliquez sur
et en définissez la date de début de recherche :
� Les bons comptabilisés depuis cette date apparaissent
� Cochez ceux que vous souhaitez décomptabiliser (par défaut tous les bons comptabilisés
sont cochés)
� Cliquez sur le bouton
� Il suffit d'afficher la liste des pour le retrouver
���� La décomptabilisation est un traitement exceptionnel et partiel.
Il n'a d'effet que sur le module Bons de commande et ne décomptabilise pas les
écritures en comptabilité. Il faudra donc agir aussi dans le logiciel de Comptabilité,
pour supprimer l'import (s'il n'a pas encore été intégré) ou les écritures importées.
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Afin de dresser un panorama des traitements réalisés sur les bons de commande, vous
pouvez utiliser deux outils :
� La liste des bons de commande
� L'état des bons de commande
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Liste des bons de commande
���� Bons de commande\Liste ou
La liste des bons de commande permet de vérifier l'état des bons de commande en attente de
traitement :
Cet écran permet de viser, éditer, envoyer par e-mail et comptabiliser les bons de commande
.
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Etat des bons de commande
���� Bons de commande\Etat ou
L'état des bons de commande permet de dresser un bilan des bons de commande, sur une
période, concernant un ou plusieurs services :
L'état peut être imprimé , mis en page et enregistré .
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LIEN AVEC LA COMPTABILITE DAMOCLES ETRELATIONS PUBLIQUES
Le module Bons de commande est directement rattaché à notre logiciel de Comptabilité.
Ce lien se traduit de trois façons :
� un lien permet de retrouver automatiquement les comptes fournisseurs enregistrés en
comptabilité, afin de les rattacher facilement à un nom de fournisseur utilisé dans les
Bons de commandes.
� l'accessibilité des comptes comptables et codes analytiques nécessaires à la
comptabilisation des bons de commande est définie en Comptabilité
� un import des bons de commande vers la comptabilité permet de comptabiliser
directement les Bons de commande
� La liste des fournisseurs
La création des différents fournisseurs et le renseignement de leurs coordonnées a lieu au
niveau du paramétrage des comptes auxiliaires du plan comptable (mais également au
niveau de la Liste des fournisseurs) :
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Sélectionnez un compte fournisseur et cliquez sur le bouton Visualiser, en haut à droite, un
écran vous permet d'identifier ce tiers :
Toutes ces informations seront reportées dans le module Bons de commande, si la case
est cochée :
� L'adresse du fournisseur
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� Fiche RP
En cliquant sur le bouton , vous pouvez accéder à la fiche de ce
fournisseur dans le logiciel Relations Publiques :
� Les comptes et codes analytiques
Pour que les comptes destinés à la comptabilisation des bons de commande soient
disponibles lors de la saisie comptable, il suffit de cocher la case :
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Quant aux codes analytiques, ils sont tous automatiquement reportés et disponibles lors de la
saisie comptable des bons de commande.
� L'import des bons de commande vers la comptabilité
Lorsque l'on comptabilise les bons de commande, un import de fichier s'effectue :
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A PROPOS
���� \A Propos
L'a propos permet de faire un rappel des informations propres au logiciel :
P48
Index
- A -A PROPOS 47Adresse de livraison 13
- C -COMPTABILISATION DES BONS DE COMMANDE 37Comptes Utilisateurs 10Création d'un bon de commande 21
- D -DEFINITION DES PARAMETRES 8
- E -EDITION ET MAILING DES BONS DE COMMANDE 34Etat des bons de commande 41ETAT DES COMMANDES SAISIES 39
- L -LA GESTION DES BONS DE COMMANDE 4Les fournisseurs et articlesLIEN AVEC LA COMPTABILITE DAMOCLES 42Liste des articles 19Liste des bons de commande 40Liste des fournisseurs 16
- M -Modification ou suppression d'un bon de commande 29
- O -Options 14
P49
- P -PREMIERE EXECUTION DU LOGICIEL 5
- S -SAISIE DES BONS DE COMMANDE 20Services 9
- V -Visa de l'Administrateur et/ou du Chef de service 31
Recommended