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Colloque en gestion de projet 2016

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Choix et implantation d’un SGPPEÉtat du marché et expériences vécues

Jean-François Beaulieu

Président

gPPE Conseil

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Pourquoi moi?➢ Expertise

➢ Ing., PMP, MBA, MCP

➢ Expérience

➢ Gestionnaire de projet

➢ Client d’une implantation

➢ VP firme spécialisée MS EPM

➢ Conseiller, architecte d’affaire, formateur et accompagnateur MSP/EPM/PPM

➢ 5 grands MO

➢ Plus de 10 PME, MO, Assurances, Enseignement

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Notre plan de match

➢ Ce qu’est un outil SGPPE… et plus

➢ L’offre du marché

➢ Le choix

➢ Expériences d’implantations

➢ Points importants à retenir

➢ Conclusion : par où commencer?

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E = SGP2E

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➢ Système de gestion de portefeuilles et de projets d’entreprise

➢ Francisation d’EPM/PPM (Enterprise/Portfolio Project Management)

➢ Inclut de plus en plus la notion de portefeuille (et souvent de programme)

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- Système

➢ A partir d’intrants, traite de l’information pour produire des extrants

Intrants

• Estimations

• Ressources

• Données d’avancement

Traitement

• Planification

• Coûts et délais

• Collaboration

Extrants

• Tableaux de bord

• Reddition de compte

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Système

Processus

Progiciel

Paramètres

Personnes

- Système

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Parenthèse : MSP ≠ EPM

SGPPE

Objets et logiques d affaires

Couche d accès aux données

Données

Authentification

AD

Systèmes liés

(Finance, RH, ERP, Données, GID, etc.)

API

Chargés de projets

Ressources

Couche d interface

Gestionnaires Pilotes

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• Opérations• Projets

• Ventes et service

• Finances

SGF CRM

SGMSGPPE

- Gestion

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- Portefeuilles➢ Gestion des initiatives

➢ Évaluation des projets

➢ Valeur

➢ Alignement

➢ Bénéfices

➢ Scénarios

➢ Financier

➢ Ressources

➢ Priorisation

➢ Suivi

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- Projets

➢ Planification

➢ Assignation des ressources

➢ Capture de l’avancement

➢ Travail réalisé

➢ Reste à faire

➢ Suivi

➢ Simulations

➢ Collaboration

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- Entreprise

Ressources Infrastructures TIGestion des

efforts

ProjetsMéthodes de

développementPortefeuilles

Processus FinancesParamètres

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Les concurrents

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➢ Très étendue

➢ Grands joueurs traditionnels

➢ Sur place

➢ Nuagique

➢ Mixte

➢ Fabricants de taille moyenne

➢ Logiciel libre

➢ Très variable

➢ Fonctions offertes

➢ Capacités

Offre du marché

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➢ Gartner

Grands joueurs

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➢ Forrester

Grands joueurs

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➢ Comparaison rapide

Grands joueurs

Fabriquant Système GP GPP GPA Financier Agile

Microsoft PPM +++ +++ TFS

CA PPM ++ ++ ++ ++ Jira

DAPTIV PPM ++ ++

Planview Enterprise ++ ++ + ++ Jira

Innotas PPM + ++ +

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➢ Offre multiple et très diversifiée

➢ Orientations spécifiques

➢ Domaines d’application spécifiques

➢ Approche « simplifiée mais complète »

Taille moyenne et émergeants

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➢ Systèmes de base mais intéressants

➢ Applications

➢ Petites équipes

➢ Apprentissage

➢ Limites

➢ Gratuits… ?

➢ Capacités limitées

➢ Soutien par les pairs

Logiciels libres

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Comment choisir?

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Critères de choix

➢ Déterminez ce que vous voulez…

NON!

➢ Déterminez ce dont vous avez besoin!

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Critères de choix

➢ Grille de priorisation

Fonctionnalité Obligation/douleur

Bénéfices escomptés

Facilité d’implantation

Total

Gestion des opportunités 3 3 4 12

Sélection des projets 4 5 4 13

Planification et suivi des projets 2 4 2 8

Suivi portefeuille 5 3 3 11

Suivi financier 5 5 1 11

Reddition de compte 4 2 3 13

… x x x x

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Parenthèse : Bénéfices

➢ Qui dans la salle peut fournir:➢ Liste complète de projets?

➢ Avec :

➢ Budgets, réels et dates fiables?

➢ Avancement réaliste?

➢ Bénéfices ($ et autres) identifiés?

➢ Bénéfices réalisés?

➢ Risques suivis et à jour?

➢ Rapports d’avancement disponibles?

➢ Combien cela vous coûte de ne pas les

avoir?

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Se renseigner

➢ Gartner, Forrester

➢ Google

➢ Lee Merkhofer Consulting

➢ Liste de systèmes et caractéristiques

➢ Méthode et outil de comparaison

➢ Entreprises du domaine, partenaires d’affaires… et même concurrents

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Critères de choix➢ Vos absolus

➢ La langue – un bloquant pour certains

➢ Disponibilité et localisation des données?

➢ Budget

➢ Des points importants

➢ Réputation

➢ Comparables

➢ Taille

➢ Domaine

➢ Expertise d’accompagnement locale

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Voir large➢ Avez-vous le portrait global?

Système

2

Système

4

- Information par XXX

YYY

ZZZ

- Commentaire ...

- AAA

- BBB

- CCC

- AAA

- BBB

Systèmes

externes

Item

Facture

- Info en transit

Items

- AAA

- BBB

- CCC

Info oui/non

Ressources

AAA

- Info en transit

- Info XXX

CCC

DDD

EEE

Info YYY

FFF

GGG

- Assignations

Contrat

Nom table taux

Pilotage

Pilotage

Assistant

Hebdomadaire Nouveau XXX

Nouveau XXX

Assistant

Assistant

Mensuel

Implantation XXXFlux d information YYY

Cible

Version 2.3 2010-12-09

- Info TTT

AAA

BBB

CCC

DDD

- Nouvelle AAA

Nouvelle AAA

Nouvelle TTT

Responsable

- Suivi de CCC

XXX

YYY

ZZZ

Ajustements

AAA

BBB

Fréquence

- Rapport d avancement

Mensuel

- Suivi de ZZZ

Mensuel Assistant

* non obligatoire

Pilotage

Système

1

Référence - AAA

- BBB

- CCCOutils 1

Outil 1

Outil 2

Outil 2

- Info en transit

Information saisie directement

- AAA

- BBB

- CCC

Identification

- Rapports de suivi

Cube

BI

- Rapport de % de

répartition de XXX

Mensuel

Système 3

Assistant

Transfert manuel

mensuel

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Quelques expériences

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Grand Organisme

➢ Milliers d’employés

➢ Multiples clientèles internes et externes

➢ Structure complexe

➢ Besoins de gestion des opérations autant que des projets

➢ Systèmes de gestion variés en place

➢ Peu de maturité en gestion de projet

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Grand Organisme

➢ Décision d’implanter l’outil avant les processus

➢ Projet pilote complet

➢ Implantations par vagues

➢ Comité global des utilisateurs

➢ Formation (JIT) et soutien importants

➢ Développements et adaptations intensifs

➢ Création d’un bureau de soutien « progressif » - par niveaux

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PME

➢ Fabrication d’équipement spécialisé

➢ 200 employés

➢ Recherche d’efficience

➢ Processus simples en place

➢ Habitude avec les outils de GP MS Project

➢ Systèmes de gestion simples mais efficaces

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PME

➢ Audit rapide des processus et outils

➢ Développement simultané

➢ Architecture

➢ Processus

➢ Choix de Microsoft EPM

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Services financiers

➢ Taille moyenne

➢ Système EPM déjà en place

➢ Besoins complémentaires

➢ Portefeuille de projet

➢ Suivi financier

➢ Sources de financement

➢ Reddition de compte complète

➢ Gestion du parc applicatif (coût total d’utilisation)

➢ Lien avec système de développement

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Services financiers

➢ Montage d’un cahier de charge complet

➢ Choix par étapes➢ Une dizaine de systèmes : demandes de

renseignements

➢ Cinq prospects: séances de questions

➢ Trois finalistes : démonstrations complètes

➢ Scénarios prédéterminés

➢ Grille d’évaluation complète

➢ Évaluation du retour sur l’investissement

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Services financiers

➢ Choix d’un autre système

➢ Enveloppe de fonctionnalités plus complète

➢ Coûts compétitifs (après escomptes)

➢ Implémentation en cours

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Points importants

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Conditions préliminaires

➢ C’est un projet : charte, responsable, budget et équipe

➢ Les trois points les plus importants :

➢ Soutien de la haute direction

➢ Soutien de la haute direction

➢ Prioriser!

➢ Connaître d’où on part

➢ Audit honnête

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Besoins

➢ Considérez la vue globale

➢ Consultez les parties prenantes

➢ Projets… et opérations (ensemble des activités)?

➢ Portefeuille

➢ Équipes de développement

➢ Finances

➢ Listez, puis priorisez selon VOS critères

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Choisir

➢ Voir large, mais converger rapidement

➢ Utilisez VOS critères et VOS cas d’utilisation

➢ Outils

➢ Recherches

➢ Demandes d’informations (RFI)

➢ Réponses aux questions

➢ Démonstrations

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Planifiez➢ Allez-y par étapes

➢ Vous ne pourrez faire plaisir à tout le monde, tout de suite

➢ Selon

➢ Vos priorités

➢ La faisabilité et la logique

➢ Soyez réalistes et respectez les capacités de changement de votre organisation

– prévoir des paliers de stabilisation

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Réalisez➢ S’annoncer à l’avance

➢ Impliquez vos utilisateurs

➢ Comité de TOUS les utilisateurs

➢ Comité des gestionnaires « implantés »

➢ Paramétrisation et développement des gabarits

➢ Formez selon les rôles (et les déterminer!)

➢ Accompagnez les personnes

➢ Créer votre groupe de soutien progressivement

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Exploitez

➢ Contrôlez – progressivement- les résultats

➢ Démontrez l’utilité

➢ Utilisez des outils d’assurance qualité

➢ Acceptez les différences

➢ Structurez votre soutien

➢ Types : feuilles de temps, planification, rapports

➢ Niveaux : accompagnement, problèmes, développement

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Par où commencer?

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Mes meilleurs conseils

➢ Faites-vous accompagner

➢ Expertise

➢ Indépendance

➢ Impliquez

➢ Vos décideurs

➢ Vos ressources

➢ Trouvez et réalisez (utilisez…) le WIIFM

➢ Soyez patients, prenez une bouchée à la fois

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Vos réactionsVotre avis

Vos questions

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Cette présentation sera disponible sur le site web

du PMI Lévis-Québec à compter du 1 mai 2016