Ecole polytechnique fédérale de Lausanne

1Présentation EPFL - VPSI - EXINFR | 2018

Présentation du système de vidéoconférence Zoom

Vito De Marinis VPSI – EXINFR

Sommaire

● Introduction

●Démonstrations

●Webinaire

●Support

Présentation EPFL - VPSI - EXINFR | 2018 2

Introduction● Les besoins ont fortement évolué ces dernières

années, pour les raisons suivantes : Le déploiement des communications Unifiées UC

La taille du campus, et création des antennes à Neuchâtel, Bâle,

Genève, Sion et Fribourg

L'accroissement des relations international

Les solutions cloud sont couramment utilisées (tout le monde est habitué à

utiliser Skype ou FaceTime dans le privé)

Diminution de l'empreinte carbone par la réduction des déplacements

Zoom comment l'utiliser

●https://epfl.zoom.us

●Très simplement

●Web, MAC, PC, Linux, Smartphone

Démonstration

Zoom Démonstration

● Présentation VPSI de Zoom

Présentation du 2 novembre 2018

● https://uc.epfl.ch/fr/index-fr-html/videoconference/zoom/

L’enregistrement vidéo de la présentation (157Mo, 1h30)

Les slides de la présentation (8Mo, 57 pages)

Recommandations

Accéder viahttps://epfl.zoom.us

Se connecter

Préférez Chrome ou Firefox a l'utilisation de IE ou Edge

Configurer votre Profil

Préférez les réunions planifiées a l'utilisation de votre salle de réunion permanente.

Personal Meeting ID (PMI): Vous est assigné automatiquement, c’est votre salle de réunion permanente. Vous pouvez démarrer une réunion instantanée ou en programmer une.

Lien personnel : Votre lien personnel est l’URL liée à votre Meeting ID.

Démarrerl’enregistrement

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Préférez l'enregistrement local.Les enregistrements cloud sont automatiquement supprimés après 30 jours.

Plug-in Outlook

Où trouver le plug-in Outlook ?

Ouvrez un nouvel évènement

Windows

Planifier via le Plug-in Outlook

Windows MacPlanifier via le Plug-in Outlook

Zoom Client - Bureau

Zoom Client – Se connecter

Réunions InstantanéesDémarrez une reunion dans l’instant. Une fois lancée, vouspouvez inviter vos participants à se joinder.

Partager l’écranAprès avoir cliqué, il va vous être demandé un Meeting ID. Généralement utilisé si vous êtes dans une salle de conference compatible Zoom et que vous avez besoin de partager du contenu depuis votre ordinateur..

ProgrammerVous pouvez programmer vos reunions directement via le Client Zoom. Nous vous recommandons cependant de planifier et mettreà jour vos reunions Zoom dans votre CalendrierRejoindreVous avez un meeting ID? Cliquez sur rejoindre pour entrer cemeeting ID et rejoindre la réunion

Client Zoom de bureau

Disponible sous iOS et Android

Mobile

Bonnes pratiques

Avant la réunion : • Tester votre audio et vidéo• Préférer un réseau câblé• Préparer le contenu que vous souhaitez partager durant la réunion • Fermer les applications pouvant générer des pop-upsPendant la réunion: • Couper son micro si quelqu’un d’autre parle • Utiliser l’affichage Galerie pour les réunions de groupe• Partager son écran

• Partager des applications spécifiques pour contrôler vos partages• Utiliser “Nouveau partage” pour effectuer la transition d’un contenu à un autre

• Utiliser l’outil d’annotation pour capter l’attention des participantsAllumer votre caméra : • Positionner sa camera au niveau des yeux – expérimenter les meilleurs angles pour être à l’aise• Eviter les contre-jours• Utiliser vos gestes et mimiques usuels• Contact visuel – Essayer de regarder sa camera le plus souvent possible

Bonnes pratiques

Webinaire

●Webinaire ou Meeting

●Comment planifier

●Bonnes pratiques

Zoom utilisations

● Conférence

2 – 500 2 – 2001 – 2

Pour le 1-1 préférez Jabber et Jabber Guest

● Groupe de travail

Zoom Meetings

ZoomWebinar

Content Sharing, Audio, Video Panelists only All participants

Best used for Keynotes, Product Announcements, Educational Webinars, Large presentation

Everyday meetings, Work group,presentation

• Participants in ”Listen & View only” mode

No interaction with eachother

• Full interaction & collaboration between all participants

• Participants in ”Listen & View only” mode can be set

500 attendees limit in Zoomunlimited via YouTube

200 participants limit

Zoom Webinair ou Réunion Zoom ?

Planning Must be planned to 1234@epfl10 days before

Can be planned by your self

Preparation, warm-up Strongly recommeded Not more than normal meeting

Technical assistance Strongly recommeded Not more than normal meeting

Webinaire, prérequis

●Adresser une demande à 1234@epfl.ch

●minimum 10 jours avant la date

●Date, heure, durée

●Email d'un Host minimum

● (Rapport de réunion possible)

Webinaire, option diffusion sur YouTube

●Responsabilité du demandeur

● Assistance du support de proximité

●Un compte GMail actif

● Via le compte Gmail activer la diffusion live sur

YouTube, 10 jours auparavant.

●Confidentialité, précautions (options de diffusion)

Webinaire, Bonnes pratiques

Avant la réunion : • Se poser les bonnes questions (à qui, quoi, comment)• Définir les rôles (maître de conférence, remplacent, animateur du chat)

• Technique• Tester votre audio et vidéo• Préférer un réseau câblé• Préparer le contenu que vous souhaitez partager avant la réunion • Fermer les applications pouvant générer des pop-ups• Bannir les pointeurs laser, utiliser un pointeur numérique ou la souris

Pendant la réunion: • Utiliser l’affichage Galerie pour les réunions de groupe• Partager son écran

• Partager des applications spécifiques pour contrôler vos partages• Utiliser “Nouveau partage” pour effectuer la transition d’un contenu à

un autre

Caméra : • Positionner sa camera au niveau des yeux – expérimenter les meilleurs

angles pour être à l’aise• Eviter les contrejour• Utiliser vos gestes et mimiques usuels• Contact visuel – Essayer de regarder sa camera le plus souvent

possible

Gestion des Questions Réponse: • Surveiller les mains levées• Les questions et les réponse ne sont vue que par celui qui a posé la

question• Les Chats peuvent être public

Après la réunion: • Diffuser l'enregistrement vidéo• Choisir la bonne plateforme (Google Drive, YouTube, SWITCHdrive, SWITCHtube…)• Ajouter un titre pertinent à votre vidéo• Ajouter les Mots clés (tag) pour faciliter sa recherche• Surveiller régulièrement et répondre aux questions, si l'option est active

Support

Suivez les instructions internes de votre service IT de proximité

Support 1234@epfl.ch Toujours fournir :

• Meeting ID• Utilisateur(s) impacté(s)• Captures d’écran• Détails (heure, date, durée, erreurs)

Bonnes pratiques et aide : uc.epfl.ch

support.zoom.us Vidéos tutoriels d’une minute Instructions étape par étape

Support Zoom

Support du service● Informations site UC : http://uc.epfl.ch/

● Point de contact support : 1234@epfl.ch

Resp Info : Support de proximité

ServiceDesk : 1234

Support du service

●Rôles et responsabilités :

VPSI Nevicom /

ZoomSupport IT de

proximitéSAVE

• Réseau EPFL• Infrastructure Cisco UC

(callManager, VCS)• Matériel

vidéoconférence (Cisco SX20, SX80 sous

maintenance)

• Système Zoom (cloud)

• Assistance à l'utilisation des moyens informatiques

• Gestion du poste

• Analyse des besoins,conseil aux utilisateurs (infra et salles)

• Réservation de salle et assistance technique (minimum 10 jours à l’avance)

Support du service

● Attention ● Pas de licences pour les salles hybrides ● Pas de support EPFL/Nevicom des salles hybrides

Systèmes pour salles

● SX10pour de petites salles 4 à 8 personnes, budget environ 4'000.-Touche 10, single display, no multisite, micro compris.

●Room Kit minipour de petites salles jusqu'à 8, budget environ 9'000.-Touche 10, Multisite, 1 caméra, dual display, micro et HP compris.

●Room Kit pluspour de grandes salles jusqu'à 15, budget environ 18'000.-Touche 10, Multisite et 1 caméra (avec 4 optiques en un), dual display, avec speaker trak, micro et HP compris.

Utilisation des licences Zoom Pro.

Utilisation des licences Zoom

● Les licences inutilisées sont automatiquement libérées● Aucun n’impacte pour les utilisateurs ponctuels

Projection d'utilisation

disponibles

Conclusion

Questions ?

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