EndNote Stage octobre 2002. Pour vos bibliothèques

EndNote

Stage octobre 2002

Pour vos bibliothèques

EndNote est un logiciel qui permet de créer et de gérer de bases de données

bibliographiques

Visite guidée

• Créez vos bibliographies

• Organisez vos références

• Compatibilité avec Word (Macintosh et Windows) et WordPerfect (Windows) et leurs différentes versions

• Consultez les bases de données sur Internet, possibilité de télécharger les références

Différence avec Access

• Spécialisé dans les bibliothèques

• Pré formaté pour entrer les références sous Word

• Un grand nombre de formats disponibles

Deux types de bibliothèques :

• Pour préparer et présenter un travail ponctuel :

– mémoire, diplôme, thèse

– article, communication, livre

Ou

• Une bibliothèque au long cours qui permettra de retrouver ses références sur de nombreuses années

• L’expérience montre qu’une seule bibliothèque est préférable pour les usages pédagogiques et scientifiques (au long terme)

Deux étapes

• Les fonctions simples

• Les fonctions avancées

Les premiers pas sous EndNote

• Ouvrir le programme

• Ouvrir une bibliothèque existante

• Créer une bibliothèque

• Entrer des références, les supprimer, les copier, modifier le style

• Rechercher des références

• Trouver les références doubles

Ouvrir le programme (sous Windows)

Menu Démarrer

Programmes

EndNote

EndNote Program

Page d’accueil

A l’invite

• Le programme (par défaut) propose d’ouvrir une bibliothèque déjà créée

• Il y a deux formats possible :– enl (le plus courant)

– lib

Ouverture d’une bibliographie déjà existante

Ouverture d’une bibliographie déjà existante

Nombre de références disponibles dans la bibliothèque

Ouverture d’une bibliothèque déjà existante

Les auteurs classés par ordre alphabétique

Ouverture d’une bibliographie déjà existante

Date de parution de l’article, du livre, de la conférence…

Ouverture d’une bibliographie déjà existante

Titre de l’article, du livre, de la conférence…

Ouverture d’une bibliographie déjà existante

Barre d’outils

• File• Edit• Text• References• Terms• Paper• Window• Help

Ouverture d’une bibliographie déjà existante

Voir la référence

Création d’une bibliothèque (pas à pas)

• Ouverture du programme EndNote

• Le programme propose d’ouvrir une bibliothèque existante

• Cliquez sur Annuler

• Ensuite cliquez sur File -- New

Endroit où vous allez enregistrer votre bibliothèque

Nom de la bibliothèque

Extension du fichier

Une bibliothèque sans référence

Pour entrer une référence

• Cliquer sur References – New (Ctrl + N)

Commencer par choisir le type de référence

Les plus couramment utilisés :

• Article de périodique• Livre• Partie de livre• Livre édité• Communication• Revue• Acte de colloque• Communication personnelle• Manuscrit• Enregistrement audio• Thèses et mémoires

Ensuite compléter les rubriques

Choisir le type de référence

Compléter les rubriques propres à chaque référence les unes après les autres

Pour passer d’une rubrique à une autre rubrique (touche tabulation ou souris)

Les différentes rubriques à compléter

Les rubriques : (possibilité de modifier les rubriques, mais…)

• Auteur• Année • Titre• Périodique (article) – volume et numéro• Éditeur (livre)• Pagination• Résumé• Mots-clés (attention)• Notes et annotation• Label : cote et bibliothèque• URL (lien)

Comment entrer vos références

• Mettre une virgule après le nom de l’auteur

• Quand il y a plusieurs auteurs, il faut aller à la ligne pour chacun

• Mettre ensuite son prénom, ou la première lettre et un point

• Pour les numéros de page, mettre page-page

Modifier le style d’écriture

• Il est possible de modifier l’écriture au moment où l’on entre les références

Pour obtenir cette barre d’outil : edit – show toolbar – text style

Modifier le style d’écriture

• Il est possible de modifier la police de plusieurs références en même temps :

Edit – preferences

Pour supprimer une référence :

• Sélectionner la référence ou les références à supprimer (quand elles sont en noir, elles sont sélectionnées)

• cliquer sur Edit – Clear

• Possibilité de sélectionner toute la bibliographie pour tout supprimer (Edit – Select all)

Pour recopier une référence :

• Sélectionner la ou les références– Edit – Copy– Edit – Paste

• Il y a alors deux références similaires

Trouver les doublons

• il est possible d’avoir entré plusieurs fois les mêmes références par erreur. Pour les trouver :

• References – Find duplicates• il donne toutes les références trouvées en

double • il suffit de supprimer celles qui sont

surlignées

Retrouver toutes les références

• Quand le programme ne montre pas toutes les références :

• References – Show all

Rechercher une référence

• il est possible de faire une recherche simple ou multicritères :

• References – Search

• il est possible de faire une recherche par champ ou dans tous les champs

• il est possible de restreindre la recherche

Insérer une référence dans un document Word il y a plusieurs méthodes.

• Soit entrer la référence entière directement et rapidement

• Soit entrer une citation codée, la bibliographie se mettra automatiquement à la fin du document

• Passer par Word ou par EndNote

Entrer la référence rapidement

• sous EndNote, on sélectionne la ou les références voulues

• Edit – Copy formatted

• Dans un document Word, faire :

• Édition – Coller

• la référence est alors copiée

Insérer une bibliographie complète sous Word

• Quand le logiciel EndNote est installé sur votre ordinateur, il crée un lien avec Word automatiquement

• Sélectionner les références sous EndNote et ensuite soit passer par Word soit par EndNote

Il est possible :

• De mettre les citations au fur et mesure que l’on écrit un article

• Automatiquement les références vont être ajouter à la fin du document

avec EndNote

Avec Word

Ce qui est obtenu sous Word :

(Barry and Kuenzel 1975; Baken 1987) Baken, R. J. (1987). Clinical Measurement of Speech and Voice. London, Taylor and Francis.Barry, W. and H. Kuenzel (1975). "Co-articulatory airflow characteristic of intervocalic voiceless plosives." Journal of Phonetics 3: 263-281. 

Entrer une citation

• Soit elle est sélectionnée dans EndNote

• Soit elle est recherchée à partir de Word

Recherchez une référence sous Word

Il est possible de choisir d’insérer la bibliographie plus tard

• Il faut commencer par dé formater la bibliographie, puis quand on le souhaite on reformate :

Où sera la bibliographie

PoliceFichier EndNote utilisé

Le style de la bibliographie

• Quand on entre une bibliographie dans un document, il peut être demandé de l’insérer d’une façon particulière selon le type de document (la date avant l’auteur ou inversement…)

• EndNote a tout prévu…

Une même référence, deux styles différents

• Barton, D. (1980). Phonemic perception in children. Child phonology: Vol. 2. Perception. G. H. Yeni-Komshian, J. F. Kavanagh and C. A. Ferguson. San Francisco, Academic Press. Vol. 2: 97-116.  Barry, W. J. (1984). "Place-of-articulation information in the closure voicing of plosives." JASA 76: 1245-47.

• Barton D (1980) Phonemic perception in children. In 'Child phonology: Vol. 2. Perception'. (Eds GH Yeni-Komshian, JF Kavanagh and CA Ferguson) pp. 97-116. (Academic Press: San Francisco).

Pour voir tout de suite les styles disponibles :

Changez le style de la bibliographie

Output styles

Open style Manager

Tous les styles pré formatés :

Par défaut il n’y a que les styles :

• Generic

• Mais on peut en choisir un autre style (exemple natural medicine) sous file>output styles>openstyle Manager

• -> avec edit ou ‘show info’ il est possible de savoir quelles sont les revues qui utilisent ce style

Rendre compte des références à partir de EndNote

• il est possible soit :– d’imprimer les références– de les rendre lisible en .rtf ou .txt

Imprimer les références

• Comme la plupart des programmes ; il suffit de faire File -- Print

Mettre les références sous un format différent

• pour transformer un fichier .enl en .txt ou rtf:– File – Export– choisir un nom de fichier (le logiciel transforme

automatiquement les références)

Fonctions avancées sous EndNote

• Modifier plusieurs références en même temps

• Chercher des références avec Internet

• Faire un lien avec un document pdf ou autre

• Entrer un document .txt dans la base de données, créer des filtres pour entrer une base de données

Modifier plusieurs références en même temps

• Par exemple, modifier un nom mal orthographié plusieurs fois :

• References – Change text

De la même manière : il est possible de modifier tout un

champ

• Attention, c’est un peu dangereux !!!

• References – Change field

Rechercher des références avec Internet

• il est possible de se connecter sur Internet (à une bibliothèque) et ainsi de trouver des références :

• File – Connect

Nom de plusieurs bibliothèques

On choisit par exemple PubMed (Bibliothèque universitaire

américaine)

On se retrouve automatiquement connecté au catalogue de la

bibliothèque

• On peut avoir se servir de la fonction Find sous EndNote et trouver des références

• Et les copier dans sous sa propre bibliothèque

Faire un lien avec un document pdf ou Word…

• Vous venez d’entrer une référence d’article et vous vous rendez compte que vous avez tapé (scanné) l’article (ou le résumé)

• il vous est alors possible de créer un lien sous EndNote pour retrouver votre document :

Il faut indiquer le chemin

• Puis sélectionner la référence en question

- soit appuyer sur Ctrl+g

- soit References – Open link

Importer une bibliothèque existante sous EndNote

• A partir d’un fichier .txt : créer un filtre selon un code

• A partir d’un autre type de document : ouvrir ou créer un filtre

Entrer un fichier .txt sous EndNote

• Vous disposez d’un fichier avec des références et vous souhaitez insérer les références sous EndNote

• Il faut préparer votre fichier .txt :

Préparer le fichier .txt

• %0 Journal Article

• %A Jones, J// Smith, S.

• %D 1994

• %T Easy Pie

• %B J. of Eating

Les différentes composantes

• % à chaque ligne• 0 : type de la référence• A : auteur• D : date• T : titre• J : nom du journal• E : éditeur• P : pages• V : volume

Comment modifier un document Word un peu plus rapidement

• Il faut le rendre lui aussi lisible par EndNote • Spécifier les types de référence

– *Journal Article

– Author Year Title Journal

– Puis il faut entrer les données séparées par des tabulations

• Enregistrer le document en .txt• Sous EndNote faire Fichier/import/Tab delimited

Les documents autre (bases de données universitaires)

• Il y a des filtres qui sont déjà créés qui peuvent être choisis en fonction de la bibliothèque – Import filters>Open filter manager

• Ou alors, il est possible de créer un filtre– Import filters>New filter