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Gestion Budgétaire et Comptable Publique (GBCP)
ComptabilitésCas particuliers
Détails et explicitations dans les commentaires du document
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PréambulePrésentation de l’ensemble des modules de formation proposés
Recettes
Domaines Modules de formation associés
Prérequis à avoir suivi au préalable pour le module considéréLégende :
Transverse
Gérer les référentiels
Budget
Dépenses
Elaboration, allocation et mise à disposition du budget
La gestion en AE et CP
Présentation des états budgétaires
Démarche de programmation
Carte d’achat et dématérialisation
Engagement juridique marché
Engagement juridique hors marché
Le service fait
Retenues de garantie
Gestion des avances et des acomptes
Gestion des pénalités
Demande de paiement sur EJ
Mise en paiementDemande de
paiement hors EJ
xxx module considéré
La démarche
de contrôle
Comptabilités
Cas particuliers
Éléments de comptabilité
Gestion des titres de recette
Recettes globalisées et fléchées
Recettes au comptant
Recettes – Cas particuliers
Opérations pour compte de tiers
Gestion de la trésorerie
Articulation entre les comptabilités
Comprendre le processus de la dépense
Présentation du processus standard de la recette
45’
3
Sommaire
Gestion des devises et écarts de change
• Concepts clés• Principes et traitement des écarts de change
Quiz • Quiz
Gestion des régies• Principes et cas de gestion• Régie d’avance• Régie de recette
Intégration des comptes• Principes généraux
Travaux de fin d’exercice
• Objectifs• Organisation des travaux• Préparation des travaux• Opérations de fin d’exercice• Préparation du nouvel exercice
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Gestion des devises et écarts de change
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Gestion des devises et écarts de changePrincipes et traitement des écarts de change
Dans le processus standard de la dépense ou de la recette, les opérations peuvent être traitées : soit en euros. soit dans une monnaie différente de l’euro.
Cependant, la devise de tenue des comptabilités est toujours l’euro.
Les montants en devises doivent être convertis en euros sur la base des taux de chancellerie.
Le traitement de flux en devises peut entraîner des écarts de change liés à l’évolution des taux de chancellerie.
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Gestion des devises et écarts de changePrincipes et traitement des écarts de change
Saisie des pièces (objets de gestion) en devises étrangères.
La gestion des devises
Principes Traitement des écarts de change
Tenue des comptabilités en euros.
Conversion en euros des montants en devises au taux de chancellerie.
Calcul de la contre-valeur en euros à chaque étape impactant la comptabilité générale ou la
comptabilité budgétaire.
Cas 1 : Constat de l’écart avant le paiement ou l’encaissement.
Cas 2 : Constat de l’écart après le paiement ou l’encaissement.
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Gestion des devises Principes et traitement des écarts de change
Les écarts de change, issus des conversions, peuvent être calculés au cours du flux d’exécution, à chaque étape impactant la comptabilité générale ou la comptabilité budgétaire, pour mise à jour de celles-ci :
Cas 1 : Constat de l’écart avant le paiement ou l’encaissement (1/2).
Dépenses Validation de la DP par l’ordonnateur
Prise en charge de la DPCertification du SF Mise en
paiement
pour les recettes : à la prise en charge du titre et à l’encaissement.
pour les dépenses : à la certification du service fait, à la validation de la demande de paiement par l’ordonnateur, à la prise en charge de la demande de paiement et à la mise en paiement ;
Les écarts de change sont alors enregistrés sur les enveloppes budgétaires et les comptes de comptabilité générale de même nature que la dépense ou la recette concernée par le flux en question.
Pour les organismes qui effectuent des opérations en devises, les systèmes d’information doivent prévoir des conversions.
Recettes Prise en charge du titre
Encaissement du titre
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Gestion des devises Principes et traitement des écarts de change
Les impacts en comptabilités (sur les flux de dépense ou recette) sont les suivants :
en comptabilité budgétaire : actualisation de la consommation d'AE possible à toutes les étapes
de la chaîne de la dépense et au moins au moment du paiement
en comptabilité générale : actualisation de la charge ou de l'immobilisation à la prise en
charge de la DP (ou du titre) et à la mise en paiement (ou encaissement)
opérations de régularisation finale à la constatation du paiement réel de la banque (écritures comptables de trésorerie) – cf. cas 2 présenté page suivante
Cas 1 : Constat de l’écart avant le paiement ou l’encaissement (2/2).
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Gestion des devises Principes et traitement des écarts de change
Cas 2 : Illustration des opérations comptables liées à la constatation du paiement sur le relevé de banque
Les écarts de change, issus des conversions, peuvent être calculés après la mise en paiement de la dépense ou l'encaissement de la recette.
Les écarts de change (écarts constatés sur le relevé de banque) sont alors enregistrés uniquement en comptabilité générale, sur les comptes de charge et de produit appropriés (pertes ou gains de change).
Dépenses
Validation de la DP
par l’ordonnate
ur
Prise en charge
de la DP
Certification du SF
Mise en paiement
RecettesPrise en
charge du titre
Encaissement du titre
Relevé de
banque
Relevé de banque
écart de change
écart de change
666 Perte de change
X
766 Gain de change
X
...ou au compte...
Enregistrement en comptabilité générale au compte...
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Gestion des régies
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Gestion des régies Principes et cas de gestion
Toutefois, des régisseurs peuvent ainsi être chargés pour le compte des comptables publics d'opérations d'encaissement ou de paiement.
Un régisseur est dit "de recettes" quand il est chargé des opérations d'encaissement ; il est dit "d'avances" quand il effectue des opérations de paiement. Une même personne peut cumuler les deux fonctions.
L’institution d'une régie (de recettes ou d’avances), répond à la nécessité de faciliter les rapports entre les usagers et les services comptables de l'organisme et d'effectuer certaines opérations dans des délais très brefs.
Tiers
Régisseur
Comptable
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Gestion des régies Régie d’avance
Tiers
Régisseur
Ordonnateur
Comptable
Réserve d'AE et de CP : 10 k €
1/ Versement d'une avance : 10 k € Dépenses : 10 k €
2/ Envoi du bordereau-journal : justificatifs de dépenses pour 10 k €
4/ Mise en paiement de la DP de reconstitution : 10 €
AECP
Comptabilisation d'une charge : 10 k €
Consommation d'AE et de CP : 10 k € 2bis/ Envoi du bordereau-journal : justificatifs de dépenses pour 10 k €
3/ Emission d’une DP
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Gestion des régies Régie de recette
Tiers
Régisseur
Ordonnateur
Comptable
2/ Reversement des fonds et des PJ : 10 k €
1/ Encaissements
pour 10 k €
3/ Contrôle des PJ
Comptabilisation d'une recette : 10 k €
4/ Émission du titre de recette
5/ Prise en charge du titre de recette
Comptabilisation d'un produit : 10 k €
Bordereau de recette
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Travaux de fin d’exercice
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Travaux de fin d’exerciceObjectifs
Les objectifs des travaux de fin d’exercice
N N+1
Demande de paiement
Titre de recette
Système d'information Objets de gestion Tableau de passage
Compte financier N
Fin février N+1
Assurer le respect des principes d'annualité et d'indépendance des exercices et fiabiliser les enregistrements en comptabilités budgétaire et générale (enregistrer tous les événements qui doivent être rattachés à chaque exercice selon les règles propres à chaque comptabilité).
Contrôler l'articulation des comptabilités budgétaire et générale
Produire le compte financier de l'organisme (états budgétaires et états comptables) et le faire arrêter par l'organe délibérant dans le respect du calendrier réglementaire
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Travaux de fin d’exerciceOrganisation des travaux
L’organisation des travaux de fin d’exercice
Production d’un dossier de clôture et de révision
Suivi permanent de l’avancement des travaux
Planification des travaux formalisée sous la forme d’un calendrier attribuant les tâches à réaliser
Pilotage des travaux de fin d’exercice reposant sur une démarche partenariale entre l’ordonnateur et le comptable
Création d'un rôle de « pilote des travaux de fin d'exercice » : Il est chargé de la coordination et du suivi de l’ensemble des travaux de fin d’exercice. Il organise la production des différents états relatifs aux travaux de fin d’exercice : compte financier, tableaux budgétaires. En cours d’exercice, il est chargé de la coordination et du suivi des travaux d’apurement des objets de gestion des processus de la dépense et des recettes, et du suivi des travaux comptables (notamment les opérations relatives au haut de bilan)
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Travaux de fin d’exercicePréparation des travaux
Apurement et finalisation des objets de gestion résiduels en fin d’exercice
La préparation des travaux de fin d’exercice
Réalisation d'arrêtés intermédiaires et d'une pré-clôture
Mise à jour au fil de l’eau des objets de gestion en cours d’exercice
juin N : arrêté intermédiaire
Novembre N : pré-clôture
EJ SF DP Paiement
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Travaux de fin d’exerciceOpérations de fin d’exercice
Le volet comptable
L'organisme doit procéder à des ré-imputations budgétaires en cas d'erreur (avant le 31 décembre)Reports et reprogrammation : l'organisme ne reporte que les crédits qu'il n'a pas été en mesure de consommer en toute fin d'exercice et qui n'ont pas pu faire l'objet d'une reprogrammation sur N+1.
Les opérations de fin d’exercice
Le système doit permettre de gérer début N+1 les opérations courantes de N+1 et les opérations d'inventaire de N.
L'organisme doit comptabiliser les opérations d'inventaire classiques (charges à payer, produits à recevoir, charges et produits constatés d’avance, amortissements, provisions, dépréciations, …)
Période d'inventaire
Janvier N+1
N N+1
Le volet budgétaire
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Travaux de fin d’exercicePréparation du nouvel exercice
La préparation du nouvel exercice
Mise à jour des référentiels : les référentiels des comptabilités budgétaire, générale, auxiliaires sont susceptibles d'évoluer d'une année à l'autre. Cette évolution doit être anticipée dans le cadre du nouvel exercice. Chaque référentiel doit être mis à jour.
Nouvel exercice budgétaire (ouvertures des crédits, blocages)
Nouvel exercice comptable
Les nouveaux crédits votés par l'organe délibérants sont ouverts et alloués aux responsables budgétaires.
Des blocages d’AE et de CP peuvent être réalisés pour couvrir des aléas de gestion et les dépenses des régies d'avance.
Suite à l’arrêté des comptes définitifs, l'agent comptable reprend les balances d'entrées à la fin de l'exercice.
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Intégration des comptes
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Compte 26 de l’Etat
Intégration des comptesPrincipes généraux
Infocentre des EPN
Les données budgétaires et comptables des organismes doivent être transférées à échéance régulière vers l’État. Ce transfert s'effectue via l'Infocentre des EPN et des GIP nationaux. Les données qui figurent dans les comptes financiers des organismes sont intégrées annuellement dans les comptes de l’État.
Cette intégration permet d'élaborer le compte 26 de l’État, qui retrace les participations de l’Etat. Il s’agit d’un enjeu majeur de qualité comptable dans le cadre de la certification des comptes de l’État.
Organisme A
Organisme B
Organisme C
Organisme D
Organisme A 10 000 000 k€
Organisme B 8 500 000 k€
Organisme C 7 000 000 k€
Organisme D 5 500 000 k€
TOTAL 31 000 000 k€
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Intégration des comptesPrincipes généraux
Afin d’assurer une meilleure articulation des calendriers de clôture des comptes de l’État et des organismes, le délai d'arrêt des comptes par l'organe délibérant a été réduit : le compte financier doit désormais être arrêté avant l’expiration du deuxième mois suivant la clôture de l’exercice.
Le travail conjoint de l’ordonnateur et de l’agent comptable pour organiser et anticiper les opérations de clôture (par exemple l’organisation d’un arrêté intermédiaire ou d’une pré-clôture des comptes) doit ainsi conduire à respecter strictement le calendrier de reddition des comptes.
Travaux de clôture
Période d'inventaire
Janvier N+1 Février N+1
N N+1
Arrêt du compte financier par l'organe
délibérant
Transfert des données budgétaires et comptables à l'Infocentre
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Quiz
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Quiz
Question 1En cas de conversion, quels sont les taux de référence ?
Réponse :
Les taux de chancellerie
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Quiz
Question 2Comment régulariser l’écart de change entre le paiement émis et le relevé de banque ?
Réponse :
Passation d’une écriture d’écart de change (si gain de change – compte 766 ; si perte de change – compte 666)
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Quiz
Question 3Quel est le rôle du pilote des travaux de fin d’exercice ?
Réponse :
Le pilote des travaux de fin d’exercice a pour fonctions de : • S’assurer de la coordination et du suivi de ces travaux ;• Organiser la production des différents états relatifs à ces travaux ; • Coordonner et suivre les travaux de finalisation des objets de gestion en fin d’exercice;• S'assurer toute l'année du bon déroulement de l'apurement de tous les objets de gestion.
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