Sommaire - quadratus.fr · QuadraCompta – Réponses aux obligations légales des comptabilités informatisées – révision 2018 2/26 1. Evolutions de la législation

QuadraCompta – Réponses aux obligations légales des comptabilités informatisées – révision 2018 1/26

QuadraCompta Obligations des comptabilités informatisées

Sommaire 1. EVOLUTIONS DE LA LÉGISLATION ...................... ........................................................................................ 2

1.1 LE FICHIER DES ECRITURES COMPTABLES (EN VIGUEUR DEPUIS 2014) .......................................................... 2 1.2 SAISIES CAISSE ET L'ATTESTATION ÉDITEUR (EN VIGUEUR DEPUIS 2018) ....................................................... 2

2. SAISIE CAISSE (CLIENTS NON ASSUJETTIS À LA TVA) ... ....................................................................... 3

2.1 IDENTIFICATION DES COMPTES "PARTICULIERS" ............................................................................................. 3

2.2 PRODUCTION DE L'ATTESTATION INDIVIDUELLE ÉDITEUR .............................................................................. 4

3. ÉCRITURES DE TRÉSORERIE NON CENTRALISÉES ................................................................................ 5

3.1 OPTIONS DE SAISIE SUR LE JOURNAL ................................................................................................................ 5 3.2 CONTRÔLE D'EXISTENCE D'ÉCRITURES CENTRALISÉES DE TRÉSORERIE .......................................................... 5 3.3 OUTIL DE DÉCENTRALISATION DES ÉCRITURES DE TRÉSORERIE ...................................................................... 6 3.4 CHANGEMENT D'EXERCICE ET DÉCENTRALISATION DES ÉCRITURES ............................................................... 7

4. NUMÉROTATION DES PIÈCES COMPTABLES ........................................................................................... 8

4.1 OPTIONS APPLICABLES ..................................................................................................................................... 8

Constantes des dossiers comptables ......................................................................................................................... 8

dossier comptable ..................................................................................................................................................... 9 4.2 L'OUTIL D'AFFECTATION DES NUMÉROS DE PIÈCE ............................................................................................ 9

5. DÉCLARATIONS FISCALES ET INTANGIBILITÉ DES ÉCRITURE S .................................................... 11

5.1 DÉCLARATION EDI-TVA ............................................................................................................................... 11

5.2 DÉCLARATION EDI-TDFC ............................................................................................................................. 11

5.3 VALIDATION ET CLÔTURE DE PÉRIODE À LA DEMANDE ................................................................................. 12

6. FEC, GÉNÉRATION ET ARCHIVAGE ........................................................................................................... 14

6.1 EXPORT FORMAT LÉGAL ................................................................................................................................ 14 6.2 ARCHIVAGE DU FEC ...................................................................................................................................... 16

6.3 FEC "PROVISOIRE" (SANS VALIDATION DES ÉCRITURES COMPTABLE) .......................................................... 17 6.4 MISE À DISPOSITION DE L'ATTESTATION FEC ................................................................................................ 17

7. CHANGEMENT D'EXERCICE ......................................................................................................................... 18

7.1 ARCHIVAGE DES ÉDITIONS DE CLÔTURE ........................................................................................................ 18 7.2 OPTION DE GÉNÉRATION ET ARCHIVAGE DU FEC .......................................................................................... 19

8. DOSSIER ARCHIVE ET LIASSE RECTIFICATIVE ........... ......................................................................... 20

8.1 PROTECTION DU DOSSIER ARCHIVE ................................................................................................................ 20 8.2 DEMANDE DE LIASSE RECTIFICATIVE ............................................................................................................. 20

Validation de la liasse rectificative et conséquences .............................................................................................. 21

Liasse rectificative et FEC ...................................................................................................................................... 22

9. ANNEXES ............................................................................................................................................................. 23

9.1 L'OUTIL DE CONTRÔLE FORMEL DE COMPTABILITÉ ....................................................................................... 23

9.2 FONCTION D'IMPORT LÉGAL ........................................................................................................................... 24 9.3 TRAÇABILITÉ DES OPÉRATIONS ...................................................................................................................... 24

Suivi d'activité (piste d'audit) .................................................................................................................................. 24 Notion d'origine de la saisie : le code opérateur .................................................................................................... 25

Formats d'édition dédiés à la traçabilité : Journaux et grand-livre ....................................................................... 26


1. Evolutions de la législation La tenue des comptabilités informatisées est encadrée par des textes législatifs et réglementaires depuis 1982. Les dernières mesures significatives concernent les éléments à fournir lors d'un contrôle fiscal :

• Le FEC (Fichier des Écritures Comptables) dont la structure est normée,

• L'attestation individuelle éditeur qui garantit la conformité des saisies caisse enregistrées pour des clients non assujettis à la TVA.

1.1 Le Fichier des Ecritures Comptables (en vigueur depuis 2014)

Depuis janvier 2014, la loi de finances rectificative 2012-1510 du 29 décembre 2012 a rendu obligatoire la remise dématérialisée des écritures comptables, classées par ordre chronologique de validation, dans un fichier dont la structure est "normée". L'arrêté du 29 juillet 2013 publié au JO le 1er août 2013, a défini les formats informatiques du FEC :

• Fichiers à plat, à organisation séquentielle

• Fichiers structurés, codés en XML, respectant la structure du fichier XSD (dont les spécifications sont consultables sur internet sur le site public http://www.impots.gouv.fr/).

La fonction "Export format légal" de QuadraCompta permet de générer le FEC dans un format "à plat" selon la structure décrite par l'article A 47 A-1 du Livre des Procédures Fiscales.

Remarque : La télé procédure EDI-FEC qui permettra de transmettre le FEC par voie dématérialisée ainsi que les "Documents Descriptifs" (par exemple les factures clients ou fournisseurs), est actuellement en cours d'élaboration par l'association EDIFICAS.

1.2 Saisies Caisse et l'attestation éditeur (en vig ueur depuis 2018)

L'objectif du législateur est de lutter contre la dissimulation de recettes et faciliter les contrôles de l'administration fiscale en imposant l’utilisation d’un logiciel ou système de caisse satisfaisant à des conditions d'inaltérabilité, de sécurisation, de conservation et d'archivage des données. La mesure concerne toute personne physique ou morale assujettie à la TVA qui enregistre les règlements de ses clients non assujettis (particuliers) au moyen d’un logiciel de caisse.

• Textes de référence :

⇒ Article 286 du Code Général des Impôts, modifié par l'article 88 de la loi 2015-1785 du 29/12/2015 et l'article 105 de la loi 2017-1837 du 30/12/2017

⇒ BOI-TVA-DECLA-30-10-30

• Extrait de l'article 286 du CGI :

I. - Toute personne assujettie à la taxe sur la valeur ajoutée doit :…/…

3° bis Si elle effectue des livraisons de biens et des prestations de services ne donnant pas lieu à facturation conformément à l’article 289 et enregistre ces opérations au moyen d’un logiciel ou d'un système de caisse, utiliser un logiciel ou un système satisfaisant à des conditions d'inaltérabilité, de sécurisation, de conservation et d'archivage des données en vue du contrôle de l'administration fiscale, attestées par un certificat délivré par un organisme accrédité dans les conditions prévues à l'article L. 433-4 du code de la consommation ou par une attestation individuelle de l'éditeur, conforme à un modèle fixé par l'administration ;" .../...


2. Saisie caisse (cl ients non assujett is à la TVA) L'attestation individuelle éditeur est disponible dans QuadraCompta depuis février 2018 et les aménagements nécessaires ont été introduits dans la version 2017.176.

2.1 Identification des comptes "Particuliers"

La rubrique "Compte particulier" de la grille de paramétrage des comptes est à cocher pour permettre la traçabilité de toutes les opérations effectuées sur ces comptes.

Les listes saisissables (menu "Outils, Liste des comptes) sont aménagées pour accélérer la saisie de la rubrique "Compte particulier" (disponible au chapitre "Divers").

En saisie des écritures, un message d'alerte s'affiche en bas de la fenêtre en cas de retour sur une écriture enregistrée sur un compte défini comme "particulier".


2.2 Production de l'attestation individuelle Éditeu r

Dérouler le menu "?" et choisir "Attestations".

• Sur la fenêtre qui s'affiche, choisir "Attestation de conformité loi anti-fraude TVA"

• La fenêtre propose aussi l'attestation de conformité "Compta QWS/QWE" si le dossier est géré conjointement en cabinet comptable et en entreprise via les QuadraWebServices.

⇒ Dans ce contexte, l'attestation produite par le cabinet dans QuadraCompta peut ensuite être consultée et imprimée par l'entreprise à partir de l'interface QWS.

Au lancement d'une demande d'attestation, une fenêtre s'ouvre pour permettre la saisie des renseignements nécessaires. Lorsque l'attestation est générée,

• Son image s'affiche à droite de la fenêtre de saisie.

• Une ligne est enregistrée dans le tableau des attestations générées.

L'attestation produite dans QuadraCompta respecte le format attendu par l'administration fiscale. Cf. http://bofip.impots.gouv.fr/bofip/10692-PGP.html?identifiant=BOI-LETTRE-000242-20160803.


3. Écri tures de trésorerie non centralisées

La centralisation des écritures ("Total dépenses" / "Total recettes" du mois) sur un compte de trésorerie n'est pas adaptée à la production du FEC dans lequel chaque écriture doit être équilibrée à la date comptable.

• Le paramétrage des journaux de trésorerie dans QuadraCompta facilite la saisie d'écritures décentralisées.

• Un outil de décentralisation des écritures permet par ailleurs de corriger une saisie centralisée initiale des écritures.

3.1 Options de saisie sur le journal

• Sur la fiche de paramétrage d'un journal de trésorerie (type T), la rubrique "Équilibre automatique" propose 2 options :

⇒ Équilibre à la ligne,

⇒ Équilibre à la journée.

• En cas d'option "Équilibre à la ligne", il est recommandé de taper le caractère "D" à la rubrique "Libellé des écritures de solde" pour reprendre le libellé de la ligne précédente sur l'écriture de banque (et éviter d'obtenir le libellé non significatif "Total dépenses" ou "Total recettes").

⇒ En saisie sur le journal, l'insertion de ligne n'est pas autorisée (un message d'information s'affiche en cas d'utilisation de la touche).

• En saisie de journal avec équilibre automatique "à la journée", la date du jour, fixée sur la 1ère ligne, ne peut pas être modifiée sur les lignes suivantes.

⇒ L'utilisation de la touche <F5> est inchangée (écritures "Total dépenses" et / ou "Total recettes" à la journée).

3.2 Contrôle d'existence d'écritures centralisées d e trésorerie

Ce contrôle (optionnel) est effectué lors de la préparation Edi-TDFC du dossier (module Etats de synthèse).

• Le cas échéant, la liste des journaux comportant des écritures centralisées est affichée.

⇒ Il est alors conseillé de renoncer à la préparation TDFC qui va entraîner la validation et la clôture des périodes et empêcher l'utilisation différée de l'outil de décentralisation des journaux de trésorerie.


Ce contrôle est aussi effectué en validation de période pour permettre à l'utilisateur de renoncer au traitement.

3.3 Outil de décentralisation des écritures de trés orerie

L'outil "Décentralisation des journaux de trésorerie" a été développé pour remplacer les écritures de centralisation existantes par des écritures de trésorerie à l'équilibre ou à la journée, avant de produire le FEC.

Il est disponible au menu Outils/Utilitaires Dossier, uniquement pour les dossiers comptables courants (les journaux des dossiers archives étant bloqués).

Remarques :

• Dans le contexte QuadraExpert, les utilisateurs disposant de l'outil "Contrôle formel de comptabilité" peuvent obtenir la liste des journaux comportant des écritures de trésorerie centralisées.

Attention

• Une sauvegarde du dossier est fortement conseillée, avant de lancer l'un des 3 types de traitement possibles.

• Si l'outil de décentralisation supprime et remplace des écritures centralisées de banque, des répercussions sont inévitables sur les rapprochements bancaires déjà validés, effectués en méthode :

⇒ 1 (à partir des recettes et dépenses imputées sur la banque)

⇒ 3 (à partir des recettes imputées sur la banque, les dépenses étant fournies par les comptes de contrepartie).

Avant de lancer l'outil, il convient donc de vérifier que les rapprochements validés sont bien archivés.

⇒ En cas d'oubli, revenir sur la période concernée, taper <Alt+F9> pour retrouver les écritures pointées puis <F3> pour lancer l'impression ou l'archivage.


• L'équilibre automatique à la journée supprime les écritures de banque existantes et crée une écriture "Total dépenses" et/ou une écriture "Total recettes" par jour.

• L'équilibre automatique à la ligne supprime les écritures de banque existantes et crée une écriture "Total dépenses" ou "Total recettes" par contrepartie.

• La modification du jour de l'écriture conserve toutes les écritures du journal / folio sélectionné et affecte la même date aux écritures de banque et aux écritures de contrepartie.

Répercussions possibles sur les rapprochements bancaires

• Si l'outil de décentralisation a supprimé et remplacé des écritures centralisées de banque initialement "pointées" dans le rapprochement,

⇒ Il n'est plus possible de revoir les états de rapprochements tels qu'ils ont été validés,

⇒ L'ancien solde banque est faux puisque les écritures de banque créées par le traitement ne sont pas pointées.

• Pour la prochaine période de rapprochement, il faut alors prévoir 2 sessions de pointage :

⇒ Une 1ère session pour pointer les écritures de banque créées par l'outil de décentralisation et rétablir l'ancien solde banque,

⇒ Une 2ème session pour établir l'état de rapprochement proprement-dit de la période.

3.4 Changement d'exercice et décentralisation des é critures

Pour un dossier en "tenue", un contrôle d'existence d'écritures de trésorerie centralisées est effectué à la validation du changement d'exercice. Il s'agit là de la dernière possibilité offerte à l'utilisateur d'obtenir des écritures de décentralisation.

• Si la décentralisation est demandée, une sauvegarde du dossier est effectuée avant le traitement.

• Puis chaque journal / folio concerné est traité, ce qui peut altérer sa présentation initiale : les écritures décentralisées des comptes 512 sont insérées en fin de folio et les écritures centralisées d'origine sont extournées.


4. Numérotation des pièces comptables

QuadraCompta permet de généraliser l'attribution d'un numéro de pièce à l'ensemble des écritures d'un dossier comptable. Cette possibilité répond aux attentes de l'administration fiscale concernant la rubrique "référence de la pièce justificative" du Fichier des Écritures Comptables (FEC).

Cf. Notice commentant l'article A.47 A-1 du livre des procédures fiscales La référence de la pièce justificative correspond soit à une numérotation séquentielle des pièces comptables dans le système, soit à la référence figurant sur les pièces justificatives (factures, tickets, etc.) reçues ou émises.

Dans le cas des écritures pour lesquelles il n’existe pas de référence de pièce (par exemple, dans le cas des écritures d’à nouveau), ce champ doit néanmoins être rempli. Dans ce cas précis, la référence sera alors remplacée par une valeur conventionnelle définie par l’entreprise. Celle-ci sera précisée dans le descriptif (fourni par l’éditeur) remis au vérificateur en même temps que le fichier des écritures comptables.

A défaut d'un numéro de pièce existant, QuadraCompta affecte la valeur "x" aux écritures dans le FEC.

4.1 Options applicables

CONSTANTES DES DOSSIERS COMPTABLES

Dans le contexte QuadraExpert, le choix "Constantes des dossiers comptables" de QuadraParamétrage permet de définir le périmètre de la gestion des n° de pièce pour tous les dossiers ou d'opter pour une gestion dossier par dossier.

• Cliquer sur la case à cocher de la rubrique "Saisie des numéros de pièce" jusqu'à obtenir la réponse souhaitée :

⇒ "Non" pour inhiber ces nouvelles possibilités dans tous les dossiers,

⇒ "Oui" pour définir le paramétrage et l'appliquer à tous les dossiers,

⇒ "Dossier" pour un paramétrage dossier par dossier.

• Si oui, cocher l'option correspondant au périmètre de l'obligation de saisie :

⇒ Pas de saisie obligatoire,

⇒ Obligatoire tous journaux,

⇒ Obligatoire journaux de type Achats/Ventes.

Lorsqu'un type de journal est défini en saisie obligatoire, les journaux dont la gestion des numéros de pièces n'était pas activée jusque là, passent en mode "manuelle à la ligne". Les autres journaux conservent leur mode de gestion.

• Le bouton concerne la numérotation des écritures générées automatiquement par QuadraCompta.

⇒ Un préfixe est associé à chaque fonctionnalité.

⇒ Ces préfixes sont modifiables (sur 6 caractères maximum).

Remarque : quel que soit le paramétrage mis en place (général ou dossier), la gestion des préfixes est commune à l'ensemble des dossiers et s'effectue uniquement dans QuadraParamétrage.


DOSSIER COMPTABLE

Les options sont présentées sur l'onglet 2 "Compléments" en gestion de dossier.

• Si la gestion des n° de pièce est définie dans QuadraParamétrage, l'option pré-définie est affichée et non modifiable.

• Sinon, cocher l'option à appliquer au dossier :

⇒ Pas de saisie obligatoire,

⇒ Obligatoire tous journaux,

⇒ Obligatoire journaux de type Achats/Ventes.

• Lorsqu'un type de journal est défini en saisie obligatoire, les journaux dont la gestion des numéros de pièces n'était pas activée jusque là, passent en mode "manuelle à la ligne". Les autres journaux conservent leur mode de gestion (manuelle ou automatique, à la ligne ou à l'équilibre).

Rappel des options de numérotation par journal :

1 Saisie manuelle à chaque ligne 2 Saisie manuelle à l'équilibre 3 Incrémentation automatique à l’équilibre Remarque le compteur de numérotation peut être défini

globalement en gestion du dossier ou spécifique au journal. 4 Incrémentation automatique à chaque ligne

4.2 L'outil d'affectation des numéros de pièce

• Au menu "Outils / Utilitaires dossier", le choix "Affectation des numéros de pièces" permet de générer les n° de pièce sur les périodes précédant la mise en place de la saisie obligatoire.

⇒ Seules les écritures sans n° de pièce préexistant sont traitées.


• Les critères de sélection permettent de traiter tout ou partie des journaux.

• Le préfixe (sur 6 positions maximum) est utilisé pour les journaux paramétrés avec le système de numérotation en mode manuel. La structure du n° de pièce, commun à toutes les pièces d'une période est la suivante :

⇒ PREFIXEMMAA, où MM et AA correspondent respectivement au mois et à l'année du journal

• Pour un journal paramétré en mode automatique ou automatique à l'équilibre, le préfixe est ignoré et les numéros de pièce sont affectés en fonction du compteur enregistré en gestion de dossier (onglet "Compléments") ou sur le s journal.


5. Déclarations f iscales et intangibi l i té des écri t ures La date de validation des écritures du FEC est affectée aux écritures du dossier comptable lors de la validation de période (date système). Le traitement de validation peut être lancé librement par l'utilisateur ou réalisé automatiquement par QuadraCompta à la génération des déclarations EDI-TVA et EDI-TDFC.

• Cet aménagement répond aux exigences de l'administration fiscale : les écritures du FEC qui justifient une déclaration déposée, doivent être validées (donc intangibles) jusqu'à la période de la déclaration.

• Remarque : Avant 2016, les écritures des FEC générés par QuadraCompta recevaient une même date de validation définie lors de la génération du FEC. Elle correspondait :

⇒ au dernier jour de l'exercice pour un FEC généré lors du changement d'exercice,

⇒ au dernier jour de la dernière période validée pour un FEC généré via la fonction "Export du FEC".

5.1 Déclaration EDI-TVA

A la génération des déclarations EDI-TVA, un message d'alerte s'affiche si toutes les écritures du dossier ne sont pas validées jusqu'à la période de déclaration. La validation des écritures est aussi proposée en sortie de la génération EDI d'une déclaration post-exercice.

• Quelle que soit l'option retenue (validation ou non validation), cocher ensuite la rubrique "Je déclare avoir lu et compris les conditions générales de vente", puis cliquer sur <Ok>.

5.2 Déclaration EDI-TDFC

La mission principale, tenue ou surveillance, conditionne le déroulement de la préparation EDI-TDFC :

• La validation des écritures et la clôture des périodes de l'exercice sont obligatoires pour un dossier "en tenue"

• Elles sont facultatives pour un dossier "en surveillance". Le code de la "Mission principale" est enregistré sur la fiche QuadraClient en page 2/3 du chapitre "Généralités" (cadre "Mission sur le dossier") :

• Un dossier "en tenue" est un dossier dont le code de la mission principale est "0" (valeur "non définie" affectée par défaut à la création d'une fiche client) ou tout autre code différent de "S".

• Un dossier "en surveillance" est un dossier dont le code de la mission principale = S.

Si toutes les écritures n'ont pas été préalablement validées et les périodes de l'exercice clôturées, l'écran de "Validation des écritures" s'affiche et les possibilités offertes à l'utilisateur dépendent de la nature de la mission.


Mission de "Tenue"

• 1er cas : effectuer la préparation EDI-TDFC en acceptant la validation des écritures et le blocage des périodes de l'exercice ; les écritures non validées recevront la date du jour (date système) comme date de validation.

⇒ Cocher la rubrique "Je déclare avoir lu et compris les conditions générales de vente",

⇒ Cliquer sur <Ok>.

• 2ème cas : renoncer à la préparation EDI-TDFC en cochant l'option "Annuler la préparation et ne pas valider" et en cliquant sur <Ok>.

Mission de "Surveillance"

• 1er cas : effectuer la préparation EDI-TDFC en validant les écritures (idem mission de tenue).

• 2ème cas : effectuer la préparation EDI-TDFC sans valider les écritures en cochant le choix "Non",

⇒ Cocher la rubrique "Je déclare avoir lu et compris les conditions générales de vente",

⇒ Cliquer sur le bouton <Ok>.

Remarque : l'information est enregistrée dans le suivi d'activité du dossier.

• 3ème cas : renoncer à la préparation en cochant l'option "Annuler la préparation et ne pas valider" et en cliquant sur <Ok>.

5.3 Validation et clôture de période à la demande

Disponible au menu Clôture, la "Validation de période" permet d'empêcher définitivement la modification et la suppression des écritures déjà saisies sur les journaux de la période concernée et des périodes antérieures. L'ajout de nouvelles écritures reste possible.

• Dans le suivi d'activité du dossier, une ligne d'information est créée automatiquement avec le jour et l'heure du traitement.


Disponible au menu Clôture, la "Clôture de période" permet d'empêcher définitivement la modification de tous les journaux de la période concernée et des périodes antérieures.

• Dans le suivi d'activité du dossier, une ligne d'information est créée automatiquement avec le jour et l'heure du traitement.

• Les conséquences de la clôture sont multiples :

⇒ Impossibilité d'ajout, de suppression et de modification des écritures de la période.

⇒ Renumérotation séquentielle et sans rupture des écritures de la période (Cf. Outils, Liste des écritures, rubrique NumUniq),

⇒ Sur les balances, grands-livres, journaux et centralisateur, mention "Edition définitive" dans la têtière des éditions lorsqu'elles sont bornées à une période validée. Dans les autres cas, mention "Brouillard".

• Sur la fenêtre principale QuadraCompta, la mention de la dernière période clôturée est affichée sur fond bleu.

• Sur l'état d'avancement du dossier, la mention CB signale les périodes concernées (C=Période clôturée, B=Journal bloqué).


6. FEC, génération et archivage

6.1 Export Format légal

La fonction "Export format légal" est disponible, au menu Outils/Suivi de dossier de QuadraCompta. Les régimes BIC, BNC et BA (comptabilité d'engagements ou de trésorerie) sont concernés. Lorsque l'administration fiscale étend son contrôle fiscal sur l'exercice en cours non clôturé, le choix Export format légal du menu Outils, Suivi des dossiers, permet de produire le FEC de l'exercice.

• Dans ce contexte, la dernière période de validation des écritures est affichée.

• Rappel : Le FEC doit contenir la date de validation des écritures qui ont permis d'établir les déclarations de TVA (son absence étant un motif de rejet du fichier par la DGFiP).


Le régime fiscal du dossier et le type de comptabilité (engagements / trésorerie) conditionnent le contenu du fichier à transmettre (de 18 à 22 champs de données).

⇒ Le régime fiscal est affiché.

⇒ Le cas échéant, cocher "Comptabilité de trésorerie" au cadre "Type d'export".

Remarque : L'export des écritures centralisées, qui concerne des cas rares, n'est pas disponible.

• Dans un contexte de comptabilité multi-établissements avec un centre analytique associé à chaque établissement, il est possible d'intégrer les données analytiques au FEC.

⇒ Cocher pour cela l'option "Gestion multi-établissements.

• Par défaut, toutes les écritures de l'exercice sont sélectionnées pour l'export.

• En accord avec le service vérificateur, lorsque la volumétrie des données est trop importante, le fichier peut être scindé en plusieurs parties (par période comptable).

Le fichier généré est librement localisable.

• Dans le contexte QuadraExpert, peut être stocké dans les archives de la fiche client en cochant l'option correspondante.

(Cf. Section suivante) Le pré-contrôle est disponible après la génération du fichier.

• Si le FEC est signalé en erreur, le bouton <Générer log> permet d'obtenir le rapport d'erreur à envoyer au service d'assistance logicielle.


• Le nommage des fichiers est normalisé selon la structure suivante :

⇒ Siren du dossier

⇒ "FEC" pour Fichier Ecritures Comptables

⇒ Date de clôture de l'exercice

⇒ N° d'ordre du fichier et type de période en cas de découpage du fichier.

Exemple : 321244121FEC20111231_1S

6.2 Archivage du FEC

Dans un contexte entreprise avec utilisation des versions de base QuadraCompta (Duo, Junior, Standard), l'utilisateur localise librement le FEC sur son système avec les fichiers des éditions de clôture.

• Avant la réalisation de la 1ère édition, une fenêtre s'affiche pour permettre à l'utilisateur de choisir le dossier où vont être stockés les fichiers.

• La localisation par défaut est proposée dans ...\Mes documents\QCompta\Num-doss\DAxxxx\ Dans le contexte QuadraExpert, l'option "Archiver dans la fiche client" permet d'enregistrer le FEC et le fichier d'informations associé au chapitre "Archives comptables" de la fiche QuadraClient.

L'insertion manuelle d'archives FEC et leur suppression aussi sont autorisées sur la fiche QuadraClient.

• Le nom d'un fichier inséré est normé : il doit obligatoirement contenir l'expression "FEC" et l'année de l'exercice comptable. A noter que selon la norme de la DGFiP, la structure est la suivante :

⇒ Siren du dossier+Expression "FEC"+Date de clôture de l'exercice au format AAAAMMJJ

Exemples :

⇒ 321244121FEC20151231.txt pour le fichier des écritures comptables

⇒ 321244121FEC20151231_Informations.txt pour le fichier d'informations

• Les codes "Nature" des archives sont respectivement "FEC" et "FECI".

• Les fichiers peuvent être librement localisés.

• Le libellé des archives est imposé :

⇒ Fichier des écritures comptables

⇒ Fichier des écritures comptables infos.

• La suppression d'une archive comptable FEC ou FECI implique une double confirmation de l'utilisateur,


6.3 FEC "provisoire" (sans validation des écritures comptable)

Cette possibilité s'applique obligatoirement si toutes les écritures de l'exercice courant ne sont pas validées.

• Un message d'alerte est alors affiché et la validation sur <OK> permet de poursuivre le traitement.

• Si toutes les écritures de l'exercice sont validées, la rubrique "Fichier provisoire…" est librement accessible à l'utilisateur.

• Dans tous les cas, le FEC provisoire généré ne peut pas être archivé dans la fiche QuadraClient, mais librement localisé par l'utilisateur.

• Le préfixe "PROVISOIRE" est ajouté au nom des fichiers générés.

⇒ En cas d'utilisation du testeur fourni par la DGFiP (Test Compta Demat), ce préfixe est à supprimer.

6.4 Mise à disposition de l'attestation FEC

• L'attestation FEC qui peut être demandée par les OGA, est disponible au menu "?", choix "Attestations".


7. Changement d'exercice Lors du changement d'exercice, QuadraCompta réalise automatiquement les opérations suivantes :

• Création et compactage du dossier archive de l'exercice clôturé.

• Validation des écritures (écritures non préalablement validées à la demande de l'utilisateur ou à la génération des déclarations Edi-TDFC et Edi-TVA) et clôture des périodes.

• Production et archivage des éditions légales (journaux, centralisateur, grands livres, balances) au format PDF avec la mention "Edition définitive".

• Actualisation des statistiques de la fiche QuadraClient (contexte QuadraExpert).

Au lancement du changement d'exercice, un message rappelle l'obligation légale de conservation des éditions de clôture.

7.1 Archivage des éditions de clôture

L'archivage des éditions de clôture au format PDF concerne :

⇒ La balance générale, la balance clients et la balance fournisseurs,

⇒ Le grand-livre général, le grand-livre clients et le grand livre fournisseurs,

⇒ Le centralisateur,

⇒ Les journaux.

Le contexte d'utilisation détermine la localisation des fichiers.

• Dans le cadre de la solution intégrée QuadraExpert, le module Gestion des images assure la localisation des fichiers et le classement des éditions de clôture sur la fiche QuadraClient associée au dossier comptable. Sur la fiche client, les éditions de clôture sont disponibles à la fois au chapitre "Comptabilité" et "Archives comptables". Elles sont classées dans sur la période de clôture de l’exercice.


• Avec les versions de base QuadraCompta (Duo, Junior, Standard), l'utilisateur localise librement sur son système, les fichiers des éditions de clôture.

⇒ Avant la réalisation de la 1ère édition, une fenêtre s'affiche pour permettre à l'utilisateur de choisir le dossier où seront stockés les fichiers.

⇒ La localisation par défaut est proposée dans ...\Mes documents\QCompta\Num-doss\DAxxxx\

7.2 Option de génération et archivage du FEC

Si l'option "Générer le fichier des écritures comptables" est active, le FEC est généré après la création du dossier archive sur la période de l'exercice archivé.

• A noter que les options proposées par la fonction "Export format légal" ne sont pas accessibles lors du changement d'exercice :

⇒ Gestion analytique par Etablissement

⇒ Format "Trésorerie" pour les BNC ou BA à IR

⇒ Format multi-fichiers.


8. Dossier archive et Liasse recti f icative

8.1 Protection du dossier archive

Le changement d'exercice intègre l'étape de clôture des périodes du dossier archive, en particulier la renumérotation séquentielle et sans rupture des écritures (Cf. rubrique "NumUniq" sur la liste des écritures).

• Le dossier archive est accessible au choix "Situations/Archives" du Menu "Révision".

• Dans le dossier archive, toutes les fonctions liées aux traitements des écritures sont inaccessibles et les choix correspondants des menus sont grisés :

⇒ Menu Saisie, tous les modules de saisie,

⇒ Menu Outils, utilitaire de remise à zéro, utilitaire de copie, fonction d'import.

⇒ Les opérations de création, modification et suppression d'immobilisation sont par ailleurs interdites.

• Pour permettre la production d'une liasse rectificative, QuadraCompta autorise le déblocage du dernier exercice archivé et la saisie d'écritures complémentaires. A la validation de la liasse rectificative,

⇒ Le résultat de l'exercice archivé est recalculé en fonction de l'ancien résultat et des écritures ajoutées.

⇒ La répercussion sur l'exercice courant est automatique (recalcul des soldes N-1 des comptes modifiés et nouvelles écritures d'AN).

8.2 Demande de liasse rectificative

• Passer sur le dossier archive à partir du Menu "Révision", choix "Situations/Archives".

• Entrer en gestion du dossier (menu Paramétrage).

⇒ Sur l'onglet 1 "Généralités", cocher la rubrique "Liasse rectificative".

⇒ Activer le bouton <Sauver> pour confirmer la demande de déblocage du dossier.


• Le bouton qui apparaît alors à l'écran, sera à utiliser après la saisie des écritures complémentaires.

⇒ Toutes les périodes du dossier archive sont déclôturées mais les journaux restent bloqués. Il convient donc de passer sur l'état d'avancement du dossier pour débloquer les journaux à rectifier.

⇒ Saisir les écritures rectificatives. A noter que seule la saisie de nouvelles écritures est autorisée. Il n'est pas possible de modifier et de supprimer les écritures existantes.

VALIDATION DE LA LIASSE RECTIFICATIVE ET CONSÉQUENCES

Revenir en gestion du dossier et activer le bouton .

• La fenêtre de validation affiche la liste des écritures ajoutées.

• Choisir les paramètres de génération de nouvelles écritures d'AN sur le dossier courant (journal d'AN et folio éventuel, libellé des écritures, compte de résultat).

• Activer le bouton <Lancer> pour effectuer la clôture rectificative.

• La fin du traitement est signalée par un message affichant le montant du résultat complémentaire.

• Les conséquences comptables sont les suivantes :

⇒ Le résultat de l'exercice archivé est recalculé en fonction de l'ancien résultat et des écritures ajoutées.

⇒ Les soldes des comptes du dossier archivé sont recalculés et les soldes N-1 du dossier comptables courant sont modifiés en conséquence.

⇒ De nouvelles écritures d'AN, correspondant au détail des écritures complémentaires sont créées dans le dossier courant, avec comme contrepartie le compte de résultat. On retrouve donc 2 écritures sur le compte 12, l'une générée par le changement d'exercice initial et l'autre générée par la liasse rectificative.


• Sur le dossier archive, toutes les périodes sont à nouveau clôturées et les journaux bloqués.

• Les nouvelles écritures saisies reçoivent la date système comme date de validation.

• Une nouvelle version du FEC est créée (qui écrase la version précédente)

• Pour produire la nouvelle liasse fiscale, il reste à lancer le module Etats de synthèse à partir du dossier archive.

LIASSE RECTIFICATIVE ET FEC

A la validation de la liasse rectificative,

• Les nouvelles écritures saisies reçoivent la date du jour comme date de validation

• La génération d'une nouvelle version du FEC est proposée. L'existence de l'archive initiale du FEC est contrôlée et signalée par un message d'information.


9. Annexes

9.1 L'outil de contrôle formel de comptabilité

Accessible au menu "Outils" de QuadraCompta, le "Contrôle formel de comptabilité" permet de mettre en évidence les points analysés par l'administration fiscale lors d'un contrôle et d'anticiper ainsi les questions du contrôleur.

• Jusqu'en 2016, l'outil de Contrôle formel de comptabilité était réservé aux seuls acquéreurs du "Pack fiscal". Depuis 2017, il est commercialisé indépendamment du "pack fiscal" via une licence d'utilisation spécifique (au tarif de 150 euros HT par site et millésime). Il reste intégré au "Pack fiscal" (au tarif préférentiel de 450 euros HT) regroupant Contrôle formel de comptabilité, Prélèvement libératoire, IS, CET et TVS.

L'outil se lance dans une fenêtre indépendante.

• L'arborescence de gauche affiche tous les exercices du dossier sélectionné.

⇒ L'exercice courant est présélectionné pour le contrôle, avec un onglet ouvert à droite de l'écran.

⇒ Un clic sur un exercice archivé permet d'ouvrir un nouvel onglet.

⇒ Pour chaque exercice sélectionné, 3 onglets permettent respectivement de lancer le contrôle formel, d'afficher le balance et le grand-livre.

• Après avoir coché tout ou partie des contrôles, cliquer sur .

• La colonne "Détails" affiche alors :

⇒ Une coche verte pour les contrôles valides

⇒ Le symbole "Alerte" et le nombre d'anomalies détectées pour les contrôles invalides détectés.


• La fenêtre "Détails" affichée en bas de l'écran explicite le contrôle effectué et donne la liste des éléments en anomalies.

• L'accès aux commentaires (saisie, modification ou visualisation) est disponible après avoir lancé le contrôle sur tout ou partie de l'arborescence.

⇒ Pointer la ligne concernée,

⇒ Cliquer sur le bouton pour obtenir la fenêtre saisie.

9.2 Fonction d'import légal

Disponible au menu Outils / Suivi de dossier, la fonction d'import permet d'alimenter un dossier comptable à partir d'un FEC.

• Le FEC est librement localisable.

• Pour reprendre les écritures, il est possible de spécifier le au code journal utilisé dans le fichier à importer (jusqu'à 10 caractères) et celui utilisé dans le dossier QuadraCompta ; le 1er code journal du fichier FEC et le 1er code journal d'AN du dossier comptable sont proposés par défaut.

9.3 Traçabilité des opérations

SUIVI D'ACTIVITÉ (PISTE D'AUDIT)

• Le choix "Suivi d'activité", disponible au menu "?" constitue une piste d'audit et fournit des informations sur l'historique des traitements appliqués au dossier.


• Il est possible d'exporter les informations du suivi d'activité vers Excel en cliquant sur le carré bleu affiché en haut à gauche de la liste ou en tapant le raccourci clavier <Ctrl+Maj+F1>.

• Le suivi d'activité est alimenté automatiquement lors des actions suivantes :

⇒ Changement d'exercice

⇒ Blocage/Déblocage journal/période

⇒ Clôture de période et Validation de période

⇒ Copie de dossier, Copie image, Copie plan comptable, Copie des immos

⇒ Import ASCII, Import CEGID TRA, TRT et SAV

⇒ Import des immobilisations, Import des pièces scannées

⇒ Export ASCII, Export CEGID TRA, TRT et SAV

⇒ Sauvegarde/Reprise

⇒ Mise à jour de la base de données (changement de version)

NOTION D'ORIGINE DE LA SAISIE : LE CODE OPÉRATEUR

• L'origine de la saisie est systématiquement enregistrée dans chaque écriture comptable.

• On la retrouve sur l'outil "Liste des écritures", à la rubrique "Oper" ( ). Il peut s'agir :

⇒ du code collaborateur si l'utilisateur s'identifie à l'entrée dans QuadraCompta (dans un contexte de mise en œuvre de la confidentialité, ou dans le cadre de QuadraExpert avec accès à QuadraCompta via QuadraBureau)

⇒ d'un code de type "\xxxxxx" où xxxxxx correspond au début du nom de la machine lorsque l'utilisateur ne s'identifie pas à l'entrée dans QuadraCompta,

⇒ d'un code de type "_ppp" où ppp correspond au nom abrégé du programme qui a généré les écritures lors d'un transfert automatique ou d'une importation (import, transfert de journaux de ventes, transfert des journaux d'achats, OD de salaires, règlements, assistants comptables).

Code coll ou Nom machine Ecriture saisie par l'utilisateur _CEG Ecriture générée par Import CEGID _QI2 Ecriture générée par QImages2 _CRT Ecriture générée par le transfert de compte à compte (révision de compte) _CAX Ecriture générée par Etat d'avancement Extourne _CAC Ecriture générée par Etat d'avancement Copie _ASC Ecriture générée par l'Import ASCII _QC Ecriture générée par autre module de comptabilité _QFC Ecriture générée par QuadraGI dans le cadre de QuadraExpert _QFP Ecriture générée par QuadraFact dans un contexte entreprise _WQP Ecriture générée par QuadraPaie _PP Ecriture générée par QuadraPropreté


FORMATS D'ÉDITION DÉDIÉS À LA TRAÇABILITÉ : JOURNAUX ET GRAND-LIVRE

• Sur la grille des paramètres d'édition des journaux, le format "Code coll" comporte 2 colonnes avec :

� Le code opérateur de saisie,

� La colonne "Validée" (à l'écran) ou "V" (à l'impression) renseignée à Oui pour les écritures d'une période validée (Cf. chapitre suivant).

• Le format "Code coll" reprend par ailleurs toutes les informations du format "Complet" hormis la colonne "Quantité".

• Sur les grands-livres, on retrouve le code opérateur de saisie et la mention validée sur le format 6 "Débit, Crédit, Solde, Coll & validation".