View
21
Download
0
Category
Preview:
Citation preview
03/03/2013
1
GESTION DE PROJET 1
Planning: • 14 mars 2013 ( le projet ) • 15 mars 2013 (la charte du projet )
• 2 avril 2013 (La planification)
• 14 juin 2013 ( mise en application part 1) • 26 aout 2013 ( mise en application part 2) • 27 aout 2013 ( mise en application part 3)
Gestion de projet part I
Définition d’un projet
Principales caractéristiques d’un projet Introduction
Caractéristique d’unicité
Durée limité
Objectif
Novation
Incertitude
Des contraintes délai, Coût, Qualité
Irréversibilité forte
Les parties prenantes Introduction
Le mitre d’ouvrage
La maitre d’œuvre
L’équipe projet
Les responsable hiérarchique
Les partenaires
Les typologies de projets Les tailles de projets
Les structures organisationnelles
GESTION DE PROJET Part I
3
Généralité
03/03/2013
2
Consigne 1 : Répondez a la question
« qu’est ce qu’un projet? » - Tout peut être écris mais il est interdit de parler - Venir écrire individuellement 1 mot, un groupe de mot au tableau, une personne a la fois.(écrire les mots dans l’ordre, en colonne) - Droit de rebondir sur les idées des autres Venir souligner en vert un mot ou groupe de mot a retenir, un mot avec lequel vous êtes d’accord Venir souligner en rouge un mot ou groupe de mot a rejeter avec lequel vous n’êtes pas d’accord. Temps impartit : 15 minutes
Consigne 2 : Par équipe, en vous aidant de la liste de mot ou groupe de mot inscrite sur le tableau et des informations associées au soulignement rouge et vert, donner une définition d’un projet ainsi que les caractéristiques d’un projet. Consigne 3: A l’issue de votre réflexion, et du temps impartit (10 minutes), un représentant de votre équipe présentera votre travail a l’ensemble du groupe.
4
Projets - exemples 5
Cas n° 1 Atelier d ’embouteillage d ’eau minérale: Produire 15000 palettes en semaine 32, type 1,5l PVC, grande source. Cas n° 2 Clinique : Mettre en place dans un délai d ’ un an un système qualité conforme aux exigences du référentiel ISO 9000. Cas n° 3 Maison de mes rêves: 300m2 sur 2 niveaux avec vue imprenable, jardin clos de 1 hectare, en meulière. Cas n° 4 Campagne de prévention routière: Mettre en place une campagne de prévention contre les accidents dans une agglomérations entre les véhicules à 4 roues et les 2 roues. Cas n° 5 Sous-traitance Automobile: Concevoir un lève vitre manuel s ’adaptant au véhicule X au prix de 120 frs, dans un délai de 160 semaines.
Gestion de projet
Définition d'un projet
« Un projet est une action spécifique, nouvelle, qui structure méthodiquement et progressivement une réalité à venir, pour laquelle on n'a pas encore d'équivalent »
(AFNOR)
« Le projet est un ensemble d'actions à réaliser pour satisfaire un objectif défini, dans le cadre d'une mission précise, et pour la réalisation desquelles on a identifié non seulement un début, mais aussi une fin. »
AFITEP, Dictionnaire de management de projet [1996]
« processus unique, qui consiste en un ensemble d'activités coordonnées et maîtrisées comportant des dates de début et de fin, entreprises dans le but d'atteindre un objectif conforme à des exigences spécifiques telles que des contraintes de délais, de coûts et de ressources »
[ISO10006, 1997]
6
03/03/2013
3
Un grand constructeur automobile produit 2000 véhicules par jour, il s'agit d'opérations, par contre
s'il envisage de fabriquer une voiture de "formule 1" on parlera de projet.
• Bien que les produits finaux soient des automobiles le caractère d'unicité prévaut dans le cas du projet alors que dans le cas des opérations il s'agit plutôt d'actions répétitives.
7
Projets - Opérations
D'autres caractéristiques distinctives apparaissent avec cet exemple, notamment le caractère original
pour le projet qui induit de fortes incertitudes quant au produit final.
• Par exemple lorsqu'un constructeur automobile décide de produire un nouveau modèle, au début du projet, l'incertitude est forte car les formes, la motorisation, les versions etc. ne sont pas définies.
Par contre aussitôt que la fabrication série débute le projet est fini et l'on rentre dans une phase d'opérations pour laquelle l'incertitude est moindre car toutes les caractéristiques du véhicule sont définies.
8
Projets - Opérations
En résumé
Activité projet Activité opération
Non répétitive Répétitive
Décision irréversible Décision réversible
Incertitude forte Incertitude faible
Influence forte des variables externes
Influence forte de variables internes
9
03/03/2013
4
Principales caractéristiques d’un projet
• Introduction
• Caractères d’unicité
• Durée limitée
• Objectifs
• Novation
• De l’incertitude
• Des contraintes: de délai, de qualité et de coût
• Irréversibilité forte
10
Principales caractéristiques d'un projet
Introduction Il existe une telle variété d'activités regroupées sous le nom de
projet que nous allons essayer de définir les principales caractéristiques communes à la majorité des projets.
11
Caractère d'unicité Le produit ou le service d'un projet est unique ou a un
caractère d'unicité.
Le produit ou le service peut être unique même s'il fait partie d'un ensemble très important.
Exemple : un appartement dans une résidence immobilière. Les appartements sont tous uniques car ils n'ont pas le même propriétaire et/ou le même emplacement.
12
Principales caractéristiques d'un projet
03/03/2013
5
Durée limitée Tout projet a un début et une fin explicite.
13
Principales caractéristiques d'un projet
Objectifs Chaque projet doit comporter des objectifs clairement définis
qui permettent la satisfaction d'un besoin spécifique et particulier.
Exemple: Projet de nouveau véhicule avec cinq objectifs majeurs
14
Principales caractéristiques d'un projet
Novation La novation est toujours présente dans un projet car le
produit du projet est toujours nouveau.
La novation peut être partielle si le produit final de deux projets est similaire mais l' exécution du projet peut être complètement différente.
Exemple: Construction d'une autoroute
Si une autoroute n'est pas une chose nouvelle en soi, ce qui est nouveau à chaque fois ce sont les particularités des terrains traversés (couches géologiques, accidents naturels tels que rivières, collines ..., type d'habitat rural, citadin, etc..) qui font de chaque autoroute un projet nouveau.
15
Principales caractéristiques d'un projet
03/03/2013
6
De l'incertitude Dans tout projet il y a une part d' incertitude liée au
caractère unitaire mais aussi à l'environnement extérieur qui peut être difficile à appréhender.
Exemple: Réalisation d'un tunnel
Il est difficile de prévoir exactement à l'avance la dureté des matériaux que l'on va rencontrer et cela donne une incertitude sur la vitesse d'avancement des travaux.
16
Principales caractéristiques d'un projet
Des contraintes : de délai, de qualité et de coût
Sur le schéma l'objectif est situé au centre de gravité du triangle ce qui veut dire que les contraintes (coût, qualité, délai) sont équivalentes mais cela peut diverger suivant le type de projet .
Dans le cas ou le projet doit se faire à une date fixe (manifestation) le centre de gravité va se déplacer plus vers le sommet du triangle « délai ».
17
Principales caractéristiques d'un projet
Irréversibilité forte
La capacité d'action est très forte au début mais au fur et à mesure que le projet avance et que des décisions sont prises, elle diminue car les choix faits en début de projet limitent les possibilités d'action en fin de projet.
18
Principales caractéristiques d'un projet
03/03/2013
7
Exemple: Un nouveau produit
Au début du projet tout (ou presque) est ouvert et la capacité d'action est très forte; en revanche la connaissance du produit final est très faible.
Au fur et à mesure de l'avancement du projet la conception et la définition du produit avancent et des décisions sont prises qui limitent ensuite les choix et la capacité d'action
Par contre la définition de plus en plus précise du produit.
19
Principales caractéristiques d'un projet
exemple
L'entreprise Sacavano a décidé de réaliser un nouveau produit et de le présenter au prochain grand salon professionnel dans un an. L'entreprise compte sur la nouveauté de ce produit qui va la démarquer de la concurrence en prenant de l'avance et lui permettre ainsi de dynamiser ses ventes. Une enveloppe budgétaire de 600.000 € a été prévue pour le projet. L'investissement consenti dans ce nouveau produit par l'entreprise représente pour l'entreprise une très forte charge et ne peut être dépassé. Toutefois afin de pouvoir rivaliser avec les produits concurrents déjà existants qui sont de qualité irréprochable, le nouveau produit devra être produit avec des normes qualité très strictes.
Question Déterminez et argumentez les contraintes qualité, coût et délai.
20
Solution
1 Contrainte de délai Il est important de se positionner sur le marché et de présenter le nouveau
produit au salon. Le lancement commercial des produits se fera au moment du salon. Si le nouveau produit n'est pas présenté au salon le projet est gravement en
danger car le produit ne pourra être présenté que l'année d'après. Il sera peut être dépassé à ce moment là par un produit concurrent.
2 Contrainte de coût Compte tenu de la capacité financière de l'entreprise, il est important de
respecter ce budget afin de pouvoir rentabiliser rapidement cet investissement.
3 Contrainte de qualité L'objectif de l'entreprise est de se différencier des concurrents par les
performances du produit. Il faut donc concevoir et industrialiser une gamme de produits ayant au moins des performances identiques à celles obtenues pour le prototype.
21
03/03/2013
8
Les parties prenantes d’un projet
• Introduction
• Le maitre d’ouvrage (le porteur du projet ou le
commanditaire)
• Le maitre d’œuvre du projet
• L’équipe projet
• Les responsables hiérarchiques
• Partenaires
• Le comité de pilotage
22
Les parties prenantes d'un projet
Introduction Suivant la nature du projet il peut exister plusieurs types de
parties prenantes qui peuvent avoir des intérêts parfois divergents.
Dans certains projets certaines parties prenantes peuvent jouer plusieurs rôles à la fois.
23
Le maître d'ouvrage (ou Porteur du projet ou Commanditaire)
Personne physique ou morale pour le compte de qui l'objet du projet est réalisé, responsable de la définition des objectifs du projet et de la décision d'investir dans le projet.
Le porteur du projet peut être :
un client externe
l'entreprise elle-même qui décide de réaliser le projet pour son propre compte.
Le responsable hiérarchique
24
03/03/2013
9
Le maître d'œuvre du projet (ou chef de projet)
Personne physique ou morale qui, pour sa compétence, est chargée par le maître d'œuvre de la réalisation du projet.
Le chef de projet choisit l'équipe projet et l'anime, organise le projet et le conduit;
Il est responsable du résultat du projet devant le maître d'ouvrage.
25
Le rôle du chef de projet
Commanditaire Clients-
utilisateurs
Besoin
Maitre
d’œuvre
Contraintes • Temps • Coûts • Délais
Contraintes • Modalité d’utilisation • Cout de fonctionnement • Formation a l’utilisation
CONSTRUCTION DE LA PROPOSITION DE PROJET
1 – Recherche d’un maximum d’information sur le sujet vu a travers la perception du client & du commanditaire 2 – Collecte de tous les documents servant de preuve à votre argumentation 3 – Découpage en objectifs opérationnels atteignable 4 – Réponse aux 2 types de contraintes par la démonstration de l’intérêt des réponses apportées
26
Le rôle du chef de projet
SATISFAIRE
Le besoin client suivant les
capacités et contraintes de
l’entreprise
DEFINIR La stratégie de conduite de projet
La constitution de l’équipe projet
les fonctions et les responsabilité des
intervenants et acteurs
ORGANISER Le travail des membres de l’équipe projet
(planifier les activités et les tâches)
Les outils de suivi (QCD)
Les processus de gestion
CHOISIR Les sous-traitants
Les prestataires de services
Les fournisseurs et partenaires
Le rôle
du chef
de projet
27
03/03/2013
10
Le rôle du chef de projet
PREVOIR Les tendances
Les dérives (relation, coût, qualité,
délais)
Les risques
ADAPTER L’action des participants en fonction de
la situation du projet
Négocier en permanence
Définir les priorités
PILOTER L’état d’avancement du projet
Rechercher l’efficacité et la
simplicité
REGULER
Les conflits qui interviennent au cours
du projet
Le rôle
du chef
de projet
28
Le rôle du chef de projet
MOTIVER Les relations équipe
Les clients
Les fournisseurs
Faire du coaching
EVALUER Les équipes
Les fournisseurs
Les écarts
DIAGNOSTIQUER/ DECIDER Résoudre les incidents
Trouver des solutions
Préparer les décisions
INFORMER Le client
L’équipe
La hiérarchie
Le rôle
du chef
de projet
29
Les qualités d’un chef de projet
Animateur d'équipe : leader naturel, charismatique Tourné vers l'action. Personne «proactive » Excellent communicateur, tant vers son client que vers son équipe, ou encore vers sa hiérarchie Capable de discerner les besoins fondamentaux du client du projet Sachant conjuguer l'analyse et la synthèse. Ayant la capacité de prendre du recul aussi bien que de la hauteur, et de s'engager à fond dans l'action Excellent pédagogue Compétent techniquement, dans les domaines dont il a à traiter, sans toutefois être un spécialiste Motivé et dynamique Capable de déléguer les tâches bien sûr, mais aussi la responsabilité et l'autorité Organisé et méthodique, ce qui ne lui interdit pas d'être créatif Equilibré, solide, réfléchi Fiable, résistant au stress et en bonne santé
30
03/03/2013
11
L'équipe projet
Elle est choisie par le chef de projet.
Elle comprend les personnes prenant une part active dans la réalisation du projet, les responsables de lots de travaux ou de tâches.
Elle doit être limitée en taille (une dizaine de personnes par exemple).
31
Les responsables hiérarchiques
Lorsque les membres de l'équipe sont «mis à disposition» pour la durée du projet, ils dépendent de leurs responsables hiérarchiques.
32
Partenaires
Le chef de projet peut avoir besoin de partenaires en plus des membres de son équipe projet qui peuvent être :
des fournisseurs,
des sous-traitants,
des laboratoires de recherches
ou tout autre partenaire utile au projet.
33
03/03/2013
12
Les parties prenantes
Responsable hiérarchique
Les partenaires
Etc…
Equipe projet
Les acteurs du projet
Maitre d’ouvrage
Chef de
projet
Celui qui paie et qui décide quoi faire.
Le maître d’ouvrage c’est la personne physique ou morale propriétaire de l'ouvrage. Il détermine les objectifs, le budget et les délais de réalisation
Celui qui fait et décide comment faire.
Chef de projet (chef d’orchestre, coordinateur, clé du projet) est responsable des résultats du projet. Il développe la planification du projet et s’assure que le projet soit exécuté efficacement
Force d’actions et de proposition
Toutes les personnes ou organisations impliquées positivement ou négativement sur la vie du projet par:
Les coûts Le délai Le contenu
Les ressources La qualité Les risques
34
MAITRE D’OUVRAGE
MAITRE D’OEUVRE
EQUIPE PROJET
Comité de pilotage
Responsables hiérarchiques
Partenaires
Le comité de pilotage :
Pour les projets importants, un comité de pilotage est constitué afin de garantir l’autonomie de la démarche, suivre le projet et rendre compte au MOA.
Ce comité est constitué de membres dirigeants de l’organisation.
Les relations entre les acteurs 35
Les typologie de projets
• Taille des projets
• Les structures organisationnelles
• Les grandes phases d’un projet
36
03/03/2013
13
typologie des projets
Taille des projets Les méthodes de gestion de projets vont bien sur dépendre
de la taille des projets et aussi de la complexité des projets.
Taille du projet
Equipe projet
Budget moyen
Durée moyenne
Exemple
Grand projet > 100 personnes
Quelques G€ Quelques années
Tunnel sous la manche
Projet moyen de 10 à 100 personnes
Quelques M€
Quelques mois
Lancement d’un nouveau modèle d’équipement
Petit projet < 10 personnes
Quelques K€ Quelques semaines
Informatisation d’une procédure de gestion
37
typologie des projets 38
Un projet peut être caractérisé par un ensemble de déterminants de nature à préciser si un projet est :
Un projet compliqué
Un projet complexe
compliqué
complexe
Compliqué : Cet axe fait lien avec la technicité, l’expertise. Il comprend : - la nature, la difficulté technique et le caractère plus ou moins novateur du produit ; - l’importance du risque financier ; - les contraintes en matière de qualité, de coût et de délai ; - l’inclusion ou non de ce projet dans un autre ;
Complexe : C’est l’axe social qui prend en compte: - le nombre d’individus concernés et/ou
subissant un impact dû au projet : - acteurs, - Partenaires
- l’environnement - Concurrence - marché
39
typologie des projets
03/03/2013
14
40
En fonction de leurs difficultés, de leurs contraintes, les projets doivent être menés de manière différente, avec une adaptation des moyens, des délais.
Quatre grandes catégories de projet peuvent être retenues :
typologie des projets
compliqué
complexe
Contrainte liées à la complication sont facilement surmontable, N’appelle pas de compétences particulières La complexité est nulle.
Gestion de projet = 1 personne (sans équipe fixe)
Projet simple projet a traiter avec légèreté Projet simple = facile a suivre, consommatrice de peu de ressources MAIS : en fin de projet il y aura une évaluation sur la qualité, le respect des contraintes délai, coût…
41
Préparation d’un repas pour 4 personne.
typologie des projets: les projets simples
• la complexité d’un projet tient aux déterminants qui en
caractérisent l’instabilité (environnement, nombre et
caractéristiques des acteurs).
• Un projet complexe nécessite de fréquentes adaptations
d’importance variable. C’est à dire qu’au cours de sa
réalisation, des aléas imprévisibles vont amener l’équipe
chargée du projet à rechercher de nouvelles solutions, à
modifier des options retenues.
• Cette souplesse n’est possible que si le prescrit ne porte
que sur les grandes lignes du projet. Celui-ci se
(re)construit à l’avancement en ayant pour guide l’objectif
final, il s’oppose en cela au projet compliqué.
Le chef de projet manage le projet en s’appuyant sur une équipe
adaptée à la difficulté.
Définir et mettre en place une nouvelle organisation du travail (ex. l’ARTT) est à minima complexe. Organiser la coupe du monde 2014 ou le JO
42
compliqué
complexe
typologie des projets: les projets complexes
03/03/2013
15
• Un projet est dit compliqué lorsque un (ou
plusieurs) des déterminants relevant de la
technicité, de l’expertise, induit des
contraintes élevées.
• Le chef de projet gère le projet. Il s’entoure d’une équipe qui réunit les
compétences nécessaires.
• Le Projet compliqué repose sur des outils, des méthodes de planification et
de suivi de ressources et d’activités projet a traiter avec légèreté
- La construire un avion est compliqué, mais il y a des plans, des procédures …
compliqué
complexe
typologie des projets: les projets compliqués
43
Ils se caractérisent par des contraintes élevées pour l’ensemble des déterminants (techniques, délais, …et environnement, acteurs). Un tel projet se manage comme un projet complexe en prenant les plus grandes précautions quand au choix des acteurs notamment.
- La fabrication d’Eurocoptère a été complexe et compliqué - le viaduc de Millau ou le parc éolien en atlantique est d’une part techniquement très compliqué et d’autre part très complexe compte tenu de son impact sur l’environnement, l’économie, social …
44
4 / l es projet complexes et compliqués :
compliqué
complexe
typologie des projets: les projets complexes & compliqués
Les structures organisationnelles
Les organisations peuvent être classées en deux types : - Les organisations gérées par projets :
C'est le cas des entreprises ayant adopté le management par projets ou celles dont l'activité consiste essentiellement à réaliser des projets pour d'autres entités comme des cabinets d'architectes, des sociétés d'ingénierie, des entreprises de BTP.
- Les organisations dont la structure ne se réfère pas aux projets:
Comme le sont les manufactures, les usines de montage, et qui ont
rarement un système de gestion convenant effectivement et efficacement aux besoins de projets.
45
03/03/2013
16
46
Avantages
Capitalisation du savoir-faire Relations hiérarchiques claires
Inconvénients Responsabilité diffuse sur les projets Interface client sans responsabilité réelle Peu de visibilité
Fonction 2
Direction
Générale
Fonction 3 Fonction 1
L'organisation fonctionnelle classique repose sur la hiérarchie, où chaque employé a un supérieur bien identifié. Elle est organisée autour de grandes fonctions telles que bureau d'études, production, marketing, finance.
47
Avantages
Vision projet et client Ressources dédiées au projet Autorité réelle du chef de projet
Inconvénients Peu de capitalisation de l'expérience Duplication des efforts Phases inter-projets et de maintenance plus difficiles
Projet 2
Direction
Générale
Projet 3 Projet 1
l'organisation par projet dans laquelle les membres de l'équipe projet sont souvent regroupés dans un même local. Le pouvoir hiérarchique des chefs de projet est plus important ainsi que leur autonomie.
48
Principales difficultés Communication sur deux axes
Equilibre difficile entre projets et fonctions
Projet 2
Direction
des projets
Projet 3
Projet 1
Fonction 2
Direction
Générale
Fonction 3 Fonction 1
L’organisation matricielle, la structure par fonctions est conservée mais la coordination du projet peut se faire en partie transversalement via un coordonnateur ou chef de projet sans passer par toute la structure hiérarchique.
Objectif Cumuler les avantages des
organisations par fonction et par projet
03/03/2013
17
Les conditions suivantes doivent être remplies:
• Il existe un client
• Il existe un chef de projet
• Un objectif a été défini
• Un délai a été défini
• Un budget a été défini
• Il est unique
• Il implique une part de nouveauté ou d'innovation
Pour être un projet …. 49
Communication
Communication
Un projet c’est:
Expression
d’un besoin
Satisfaction
du besoin PROJET
Ressources
disponibles
Contraintes
Humaines
Matérielles
Logistiques
Qualité Délai
Coût
50
51
Recommended