Gestion documentaire d’un grand projet par l’exemple du CHUM, un projet en soi!

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un projet en soi! »un projet en soi! »

Projet de modernisation du nouveau CHUMjPar :

Julie LeBlanc, Gestionnaire de documentDanielle Dufour Gestionnaire de documentDanielle Dufour, Gestionnaire de document

Jean Martel, ing. PMP, directeur – Équipe maître de gestion de projet

RÉSUMÉ DE LA PRÉSENTATIONRÉSUMÉ DE LA PRÉSENTATION

O dit t l ti d j t é à 90% d i ti L PMBOKOn dit souvent que la gestion de projet se résume à 90% de communication…Le PMBOK prévoit un chapitre spécialement pour ce domaine de connaissance : « La gestion des communications d’un projet ».

La diffusion de l’information prend toute sa place pour les parties prenantes d’un projet qui désirent disposer rapidement d’une quantité souvent impressionnante d’information en temps voulu.

Dans le cadre d’un méga projet du type du CHUM, nos conférenciers (ères) vous présenteront les outils et techniques de diffusion de l’information :

–Compétences en communication (Responsabilités de l’émetteur et du récepteur)–Systèmes de collecte et récupération des informations (base de données électronique)–Méthodes de diffusion de l’information (accès partagé aux bases de données électroniques)Méthodes de diffusion de l information (accès partagé aux bases de données électroniques)

Diffusion de l’informationDiffusion de l information

ÉDÉFINITION selon PMBOK

Processus permettant de mettre les informations nécessaires à la disposition des partiesnécessaires à la disposition des parties prenantes du projet en temps voulu.

PPP OU CONVENTIONNEL ?PPP OU CONVENTIONNEL ?

CHUM: Modèle en PPP complet• Financement• Conception• Conception• Construction• Opération 30 ans

CRCHUM Phase I• Signature le 26 mai 2010 et livraison le 30 septembre 2013g p

CHUM Phases II et III (juin 2011 à mars 2020)• Phase II avril 2016 (entre phases II et III: démolition Saint-Luc /Phase II avril 2016 (entre phases II et III: démolition Saint Luc /

transfert Hôtel-Dieu et Notre-Dame)

LE CHUM C’EST QUOI ?LE CHUM, C EST QUOI ?

CHUM CRCHUM 12 435 employés dont 916 médecins 1615 chercheurs, investigateurs, étudiants, stagiaires 510 bénévoles

CHUM CRCHUM 3000 employés dont 2000 du CHUM 400 chercheurs 400 étudiants

330 000 m2 brut (135 000 m2 net) 772 lits 39 salles d’opération 6 pavillons distincts

400 étudiants 69 000 m2

2 pavillons (6 et 16 étages)

6 pa o s d s c s 8500 locaux Système de Transport Automatisé (véhicules auto-

guidés) 23 étages hors-solg 4 étages sous-sol 1354 places de stationnement intérieur

BUDGET DU CHUM EN RÉSUMÉBUDGET DU CHUM EN RÉSUMÉ

B d t CRCHUM– Budget CRCHUM : • Pour la construction PPP : 425 M$ • Autres (équipement, honoraires divers, etc.) : 494 M$

– Budget CHUM : • Pour la construction PPP : 2 G$ $• Autres (équipement, honoraires divers, etc.) : 2.8 G$

RAPPEL DES PROCESSUS DE GESTION DES COMMUNICATIONS selon le PMBOK

• Démarrage• Démarrage

• Planification– Planification des communications

• Exécution– Diffusion de l’information

• Surveillance et maîtrise– Établissement du rapport d’avancement– Gestion des parties prenantes

• Clôture du projet

Ces processus interagissent entre eux ainsi qu’avec les processusCes processus interagissent entre eux ainsi qu avec les processus des autres domaines de connaissance

LES ACTEURS ET PARTENAIRESLES ACTEURS ET PARTENAIRES

CHUM et CRCHUM (clients utilisateurs et CHUM et CRCHUM (clients utilisateurs et décideurs du produit)

Infrastructures Québec (IQ) MSSS Bureau du Directeur Exécutif (DE) Certificateur indépendant (CI) P j tC (Si t i d t t tP ProjetCo (Signataires du contrat et

maintien des actifs) CJV (« construction joint venture »)P

PP

CJV ( construction joint venture ) Gestionnaire de projet (GP) et Équipes

Maîtres C lt t t Consultants externes

Attentes GouvernementalesAttentes Gouvernementales

Entre autres…Le processus de réalisation des CHU doit être rigoureux, t t t di i li étransparent et discipliné

Q tité d d t tiQuantité de documentation :CRCHUM: +/- 125 000CHUM / 00 000CHUM: +/- 500 000

D’où l’importance d’une saine gestion documentaire !

ORGANIGRAMME HAUT NIVEAUCHUM & CRCHUM – ORGANIGRAMME FONCTIONNEL DES

COMMUNICATIONS

Un brin d’Histoire !Certains de vous ont connu…

On est parti de la dactylo, au Macintosh, au Blackberry, au Iphone et ce n’est qu’un début !

Il y a vingt ans,Il y a vingt ans,il n’y avait pas de centralisation de l’information

La Révolution informatique est arrivée !

On a faitdu chemin depuis ce temps-là !

La GED est devenue essentielle dans le monde d’aujourd’hui

• La gestion électronique des documents (GED) désigne un procédé informatisé visant à organiser et gérer des informations et des documents g gélectroniques au sein d’une organisation

Ell d t l b i d d t l l l d i d• Elle prend en compte le besoin des documents selon leur cycle de vie, de la création à l’archivage, en passant par la gestion des différentes versions

• Il existe 4 étapes majeures dans la gestion électronique des documents : acquisition (création) classement conservation et diffusionacquisition (création), classement, conservation et diffusion

Défi et enjeu !Défi et enjeu !

Le défi quant au processus des communications en dé d’ d j t j jdémarrage d’un grand projet repose sur un enjeu majeur :

la capacité des gestionnaires de projet de définir les balises• la capacité des gestionnaires de projet de définir les balises claires permettant d’assurer :

– la qualité de la gestion de l’information– la qualité de gestion de la documentation

L i t l’ i ti

Une réflexion préalable s’impose !La connaissance et l’appropriation

des bonnes pratiques de gestion d’information

Démarrage Qui informer ? Planification De quoi informer ?E é ti t ôl ît i Q d i f ?Exécution – contrôle-maîtrise Quand informer ?Clôture du projet Comment informer ?

Accorder l’importance requiseà la source même de l’Information :

la Documentation

Quelques statistiques !Quelques statistiques !

• Selon la firme américaine de recherche et d’analyse Gartner

– 40 % des heures travaillées son perdues à chercher pde l’information

– 70 % des documents produits existent déjà totalement ou partiellement

– 80 % de l’information produite n’est pas gérée selon l b tiles bonnes pratiques

Comment retrouver un document en deux minutesComment retrouver un document en deux minutes

Le temps c’est de l’argent !

Il f t ’Il faut s’assurer :

– que seule la dernière version du document est celle en circulationque seu e a de è e e s o du docu e t est ce e e c cu at o– que la recherche des documents soit rapide et efficace– que toute l’information soit disponible en temps réel aux personnes

viséesvisées– que le système implanté permette les recherches poussées à l’aide de

mots-clésl tè l fid ti lité d’ d t ’il li– que le système assure la confidentialité d’un document, s’il y a lieu

Une culture à partager Une image corporative !Une culture à partager – Une image corporative !

Développer une culture organisationnelle axée sur :

• Des pratiques communes de gestion de la documentation et de l’informationDes pratiques communes de gestion de la documentation et de l information • D’où l’importance de définir un langage commun :

D l’ bl d l d t tiDans l’ensemble de la documentationDans tout système de Gestion électronique des documents

Comment ?• En faire un projet d’entreprise• Impliquer les parties prenantes

Gérer le changement• Gérer le changement

La Gestion Électronique des DocumentsRévolution ou Solution ?

Gérer le changement de pratiques des parties prenantes

– Qui?– Comment?– Quand ?– Pourquoi?

L’importance de la Gouvernance en GED

Qui fait Quoi en GED ! Clarifier les rôles - la Gouvernance

La Direction définit la structure de gouvernanceLa Direction définit la structure de gouvernanceapprouve le projet - supporte les parties prenantes

Le Rédacteur adapte le contenu aux destinatairesLe Rédacteur adapte le contenu aux destinataires

Équipe - GED assure le contrôle de la qualité documentaireconseille la directionconseille la directiongère les gabarits (approuvés par la direction, le C.A.)gère le cycle de viegère les opérations - terrain

Approbateur donne le feu vert pour la diffusion

*L’utilisateur respecte les procédures (techniques et administratives)

Les qualités d’un gestionnaire de documents efficace

E i d’ l• Esprit d’analyse• Organisé - Rigoureux• InnovateurInnovateur• Respectueux des Échéanciers• Capable de travailler sous pression• Cohérent - Souci du détail• Curieux et discret

B i d l i f i• Bonne connaissance de la grammaire française• Connaît les lois, règlements et procédures • Fait connaître les bonnes pratiques de la GEDFait connaître les bonnes pratiques de la GED

Recommandations / Réflexion !Recommandations / Réflexion !Analyser les besoins

Planifier le projet de GED

Défi i l d l G ti d l d t tiDéfinir la gouverne de la Gestion de la documentation

Définir et garder un langage commun

Se doter de politiques, de procédures

Évaluer le nombre de ressources humaines requis définir les rôlesÉvaluer le nombre de ressources humaines requis – définir les rôles, responsabilités et tâches

Support de la direction : RH, $, TIpp , $,

Rigueur dans le contrôle / qualité et respect de l’échéancier

Quelques outils nécessaires !Quelques outils nécessaires !

• Versions récentes et complètes de tous les outils

informatiques (Microsoft, Autocad et autres)q ( )

• Un système de gestion de la documentation performant

f ilit t l’é h d’i f tifacilitant l’échange d’information

• Capacité de serveur adéquate

• Un système de prises de copies de sécurité (fréquence)

U t è b t i f ti• Un très bon support informatique

Mise en place de la GEDAvoir une vue d’ensemble de la situation

L’ l d b i

Établir le diagnostic – identifier les risques

L’analyse des besoins

g qComment : Identifier …

• les problématiquesles problématiques

• la documentation non liée à la mission / au projet

• la connaissance des lois applicables• la connaissance des lois applicables

• la cohérence des politiques et procédures

É

Mise en place de la GED (2)

Établir le diagnostic – la suite

Comment :

Identifier les points forts, les points faibles

Analyser le facteur humainFaire l’analyse des parties prenantes • leur influence favorable ou défavorable• bonnes et mauvaises pratiques

Faire le bilan des ressources disponibles :Faire le bilan des ressources disponibles : • Ressources humaines• Ressources budgétaires• Ressources informationnelles

Mise en place de la GED (3)

Observer les pratiques de cueillette et de diffusion de l’information

Comment : Faire l’inventaire de la documentationFaire un diagnostic des systèmes en placeFaire l’analyse des méthodes de diffusionFaire l analyse des méthodes de diffusionFaire l’analyse des environnements «interne et externe»

• Avoir l’heure justePourquoi : Avoir l heure juste• Cibler l’écart • Supports utilisés

q

• Savoir où l’on est - où l’on va !

Mise en place de la GED (4)

Faire état de la situation à la Direction Proposer un plan d’action

Définir l’envergure du projet (la portée, le scope)

Ce que je «veux faire» et ce que «peux faire»q j q p

Un projet en phases ?

Faire approuver la solution retenueMise en place de la GED (5)

Faire approuver la solution retenue par la Direction - le C.A.

Communiquer la solution retenue aux parties prenantes Mettre en place un plan de communication

Mise en place de la GED (6)

Planifier le projetÉ bli l Pl d j d’i l i d l GEDÉtablir le Plan de projet d’implantation de la GED

Établir n plan d’action (Str ct re de déco page WBS)Établir un plan d’action : (Structure de découpage-WBS)• Analyse de la masse documentaire – inventaire• Plan de classification• Calendrier de conservation • Échéancier• RH $ TI• RH, $, TI• Structure des documents – gabarits• Plan qualité, plan de gestion des risques• Plan de communication• Plan de formation• Définir la fiche de métadonnées essentielle au système GEDy

Catégoriser l’information

L’indexation : un outil essentiel du contrôle qualité en GED

Catégoriser l information

de at o u out esse t e du co t ô e qua té e GDéfinir la fiche de métadonnées

– Chemin d’accès − Limite d’accès– Classification − Règle de conservation (durée, cycle de vie)

Obj Dé i i l– Objet − Détenteur principal– Mots-clés − Délai de conservation– Domaine d’activités − Numéro de la règle– Date d’ouverture du dossier − Statut archivistique : actif, semi-actif, – Date de fermeture du dossier archivé (conservation permanente)– Date de création, d’approbation − Statut de la révision

LOI SUR L'ACCÈS AUX DOCUMENTS DES ORGANISMES PUBLICS ET SUR LA PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

Le plan de classification : Obligation pour le secteur public / Recommandation pour le secteur privé

«1. La présente loi s'applique aux documents détenus par un organisme

Recommandation pour le secteur privé

p pp q p gpublic dans l'exercice de ses fonctions, que leur conservation soit assurée par l'organisme public ou par un tiers.»

« Un organisme public doit classer ses documents de manière à en permettre le repérage. »

Catégoriser l’informationau cours des phases du projet : les outils indispensablesau cours des phases du projet : les outils indispensables

Le plan de classificationLe plan de classification

Définition − Outil qui définit la structure de classification des d tdocuments

Comment : un ordre logique hiérarchique (général au particulier)Comment : un ordre logique, hiérarchique (général au particulier) représentant les activités de l’entreprise

• RepérageLes avantages • Repérage• Accès à l’information (secteur public)• Recherche d’information• Sécurité• Traçabilité• Intégrité

Plan de classificationStructure de l’information

65 000 RESSOURCES INFORMATIONNELLES

65 200 GESTION DE L'INFORMATION

Accès à l'information et protection des65 210 Accès à l'information et protection des renseignements personnels (PRP)

65 211 Demandes d'accès à l'information et protection des renseignements personnelsg p

Index pour les nulsIndex pour les nuls

PLAN DE CLASSIFICATION INDEXPLAN DE CLASSIFICATION - INDEXMots-clés Code de classification

Tit d l d l ifi tiTitre du plan de classification

A è à l’i f tiAccès à l’informationAccès à l’information et protection des renseignements personnels 65 210

AccessibilitéAccessibilitéAccessibilité aux services 35 410

90 421Accessibilité aux édifices 90 421

Comment nommer un fichier?

Ré t i j t CHUM O i ti d i i t ti• Répertoire projet CHUM – Organisation administrative20110214_GED_Plan de classification_R00

• Répertoire projet CHUM – Compte-Rendu 20131010_COR-CHUM_Atelier – Documentation_R00

• Répertoire projet – Ingénierie - StructureCHUM-PL-D-01-22-ST-00001 Bâtiment D - Structure – Acier R02CHUM PL D 01 22 ST 00001_Bâtiment D Structure Acier_R02

Loi sur les archivesobligations des organismes publics

Le calendrier de conservation : Obligation pour le secteur public / Recommandation pour le secteur privé

«7. Tout organisme public doit établir et tenir à jour un calendrier de conservation qui détermine les périodes d'utilisation et les supports de conservation de ses documents actifs et semi-actifs et qui indique quels documents inactifs sont conservés de manière

l l éli i é 1983 38permanente et lesquels sont éliminés. 1983, c. 38, a. 7.

«8. Un organisme public visé aux paragraphes 1° ou 3° de l'annexe doit, conformément au règlement soumettre à l'approbation de Bibliothèque et Archives nationales sonau règlement, soumettre à l approbation de Bibliothèque et Archives nationales son calendrier de conservation et chacune de ses modifications.»

« Les organismes publics visés aux paragraphes 4° à 7° de l’annexe adoptent une« Les organismes publics visés aux paragraphes 4 à 7 de l annexe adoptent une politique de gestion de leurs documents actifs et semi-actifs. Bibliothèque et Archives nationales peut les conseiller en cette matière. » (L.R.Q., A-21.1, article 6.)

Les avantages !Les avantages !

• Assure la bonne gestion de la révision en coursAssure la bonne gestion de la révision en cours

• Facilite le temps de recherche pour les utilisateursp p

• Permet de faire des statistiques rapidement (%)

Les bonnes pratiques en GED De la conception, la diffusion à la conservation

Les impacts :

• Assure la traçabilité, l’accessibilité et la sécurité

• Facilite la production des différents rapports, registres, etc.

• Favorise l’application de la méthodologie et outils en gestion

de projet

• Permet la gestion du cycle de vie de la documentationPermet la gestion du cycle de vie de la documentation

• Favorise l’intégrité et la transparence

Impacts positifs des bonnes pratiques en GED Conception - Diffusion - Conservation

Impacts sur les coûts et les délais

• Favorise la prise de décision

• Diminue les coûts en RH et les délais de production

• Améliore la qualité des rapports de performance

POURQUOI ? Un projet de gestion électronique de document !

• Assure la pérennité de l’Information (cycle de vie)

• Assure la Conservation des Documents essentielsAssure la Conservation des Documents essentiels

• Facilite le Transfert des documents aux archives

• Assure la Mémoire du Projet

• Permet de Bénéficier des leçons apprises

• Impact sur l’environnement

• Facilite la Fermeture du Projet• Facilite la Fermeture du Projet

LOI CONCERNANT LE CADRE JURIDIQUE DES TECHNOLOGIESLOI CONCERNANT LE CADRE JURIDIQUE DES TECHNOLOGIESDE L'INFORMATION

R d l V l j idi d dRespect de la Valeur juridique des documents

• S’ils comportent la même information• S ils comportent la même information

• Si l’intégrité de chacun d’eux est assurée

• S’ils respectent tous deux les règles de droit qui les régissent

• L’un peut remplacer l’autre et ils peuvent être utilisés simultanément p p p

ou en alternance

• Ces documents peuvent être utilisés aux mêmes fins (L R Q C 1 1)• Ces documents peuvent être utilisés aux mêmes fins (L.R.Q., C-1.1)

article 9.)

LA SIGNATURE NUMÉRIQUE

POUR ÊTRE VALIDE LA SIGNATURE ÉLECTRONIQUE DOITPOUR ÊTRE VALIDE, LA SIGNATURE ÉLECTRONIQUE DOIT OBLIGATOIREMENT :

• Permettre à une personne de manifester son consentement

• Identifier la personne qui signeIdentifier la personne qui signe

• Assurer l’intégrité du document

• Assurer le lien entre la personne et le document

*La numérisation doit être réalisée selon les normes établies (Réf. BANQ)

Gérer les préoccupationsPrévenir les risques

En changement

L’Importance de gérer l’impact humain !L Importance de gérer l impact humain !

Gérer les préoccupations d l’i l t ti d l GEDau cours de l’implantation de la GED

Conclusion

Ê• Êtes-vous de ceux qui…

– 40 % des heures travaillées à chercher de l’information

– 70 % des documents produits existent déjà totalement ou partiellement

– 80 % de l’information produite n’est pasgérée selon les bonne pratiques

Quelques sites d’intérêtQuelques sites d intérêt

• www.banq.qc.caq q• www.archivistes.qc.ca• www notarius com• www.notarius.com• www.oiq.qc.ca• www3.publicationsduquebec.gouv.qc.ca

Des questions?Des questions?