Le processus dacquisition et dimplantation dun logiciel comptable Présenté par Pierre-Louys...

Le processus d’acquisition et d’implantation d’un logiciel

comptable

Présenté par

Pierre-Louys Hébert

et Étienne Poulin

Plan de la présentation

• Choix des consultants en logiciels

financiers

• Analyse des besoins

• Critères de sélection des logiciels

comptables

• Implantation

Plan de la présentation

• Choix des consultants en logiciels

financiers

• Analyse des besoins

• Critères de sélection des logiciels

comptables

• Implantation

Le choix des consultants

• Déterminer si l’entreprise a besoin d’un consultant

• Déterminer la valeur ajoutée par le consultant

• Choisir un consultant indépendant et être à l’affût

des biais du consultant en matière de sélection du

logiciel

• Connaître les différentes catégories de consultant

• Utiliser une grille d’évaluation pour recueillir

l’information et effectuer la sélection

Le choix des consultants

Un bon consultant devrait :

• Utiliser une approche méthodologique

• Faire des recommandations à l’égard du

changement des processus

• Fournir une liste des étapes nécessaires à suivre

• Être un catalyseur

• Compléter l’équipe du projet d’implantation

Le choix des consultants

Un bon consultant devrait :

• Recueillir les idées créatrices des employés

• Assister la direction dans la coordination

• Assister la direction dans la révision des tâches

• Donner des idées provenant de son expérience

• Avoir un Plan directeur de gestion du site

• Accepter le blâme si le tout tourne mal!

Quelques sites de consultants

• Le Groupe MRT

• Professional Computer Services

• Technical Data Management

Plan de la présentation

• Choix des consultants en logiciels

financiers

• Analyse des besoins

• Critères de sélection des logiciels

comptables

• Implantation

Plan de la présentation

• Choix des consultants en logiciels

financiers

• Analyse des besoins

• Critères de sélection des logiciels

comptables

• Implantation

Analyse des besoins

• Définition des buts de l’entreprise

– Mission de l’entreprise

– Facteurs clés de succès

• Analyse des besoins en information

– Diagramme de flux de données

– Graphique d’acheminement

Analyse des besoins

• Identification des fonctions désirées

– Impliquer les employés utilisateurs du système

– Se baser sur les facteurs de succès et les

facteurs de survie du marché

• Considérer la réingénierie des processus

– Un changement de logiciel est probablement le

meilleur moment pour changer également les

méthodes de travail

Analyse des besoins

• Préciser les besoins

– Identifier précisément les besoins facilite le

choix selon des critères cruciaux pour

l’entreprise

– Taille de l’entreprise

• Justifier les coûts

– Analyse coûts/bénéfices

Plan de la présentation

• Choix des consultants en logiciels

financiers

• Analyse des besoins

• Critères de sélection des logiciels

comptables

• Implantation

Plan de la présentation

• Choix des consultants en logiciels

financiers

• Analyse des besoins

• Critères de sélection des logiciels

comptables

• Implantation

Critères de sélection des logiciels comptables

• Le logiciel a-t-il des outils de configuration

(customization tools) intégrés?

• Le logiciel peut-il travailler avec des

devises étrangères?

• Est-ce que la structure des numéros de

comptes est correcte pour l’entreprise?

• Est-il facile d’utilisation? User friendly?

Critères de sélection des logiciels comptables

• Est-ce que le logiciel peut fournir les

rapports financiers requis?

• Quelle est la souplesse du logiciel au niveau

des modules?

• Est-ce que le logiciel permet l’intégration à

l’Internet?

Critères de sélection des logiciels comptables

• Est-ce que le système informatique en place

peut supporter le logiciel?

• Fonctionne-t-il sur une plate-forme

client/serveur?

• Sur quelle base de données fonctionne-t-il?

• Passe-t-il l’an 2000 ?

Critères de sélection des logiciels comptables

• Est-ce que le fournisseur est financièrement

solide?

• Est-il capable de fournir les ressources

techniques nécessaires à l’entreprise?

• Peut-il fournir une formation solide aux

employés?

Critères de sélection des logiciels comptables

Quel est le prix du logiciel?

• Le prix d’un logiciel comptable peut varier

entre 150$ et 500 000$, selon le marché

ciblé, le nombre de modules et le nombre

d’utilisateurs.– Sample Retail Pricing for Eight Core Modules

Critères de sélection des logiciels comptables

Quel est le vrai prix du logiciel?

• Au prix d’achat doivent se rajouter le coût

des ordinateurs, de la formation et des

consultants.

Critères de sélection des logiciels comptables

Sites intéressants sur les critères de sélection

• Accounting Software News

• How to Select the Right Accounting

Software (Journal of Accountancy)

• Excelco’s Accounting System Selector

• Benchmark Test

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• Choix des consultants en logiciels

financiers

• Analyse des besoins

• Critères de sélection des logiciels

comptables

• Implantation

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• Choix des consultants en logiciels

financiers

• Analyse des besoins

• Critères de sélection des logiciels

comptables

• Implantation

Implantation

• Planifier l’implantation

• Convertir les données

• Donner de la formation sur le nouveau

système

• Coordonner les systèmes de support interne

et externe

Planifier l’implantation

LES CINQ P

Prior Planning Prevents Poor Performance

• Le succès de l’implantation est fortement

influencé par la planification

• Planview Inc. Online

Planifier l’implantation

Exemples de manque de planification :

• Peu de tests du logiciel

• Conversion des données bâclée

• Pas de copies de sécurité des données

• Manque de formation des employés

• Manque d’engagement de la haute direction

Conversion des données

• Copies de sécurité?

• Par où commencer?

• Est-il nécessaire de tout convertir?

• Interapplication et interplate-forme

• Effectuer des projets pilotes

• Fonctionner en parallèle pour un certain

temps

Formation

• Manuel vs formation formelle

• Quelle durée devrait-elle avoir?

• Formation tout au long du projet

• Classe préparée et basée sur les applications

• Formation en modules, en groupes ou

individuelle

• Formation continue

Coordonner les systèmes de support externes et internes

• Posséder du personnel de soutien à l’interne

• Disponibilité du support externe (7/7, 24/24)

• Administrateur de réseau

• Support technique (progiciel)

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financiers

• Analyse des besoins

• Critères de sélection des logiciels

comptables

• Implantation

Plan de la présentation

• Choix des consultants en logiciels

financiers

• Analyse des besoins

• Critères de sélection des logiciels

comptables

• Implantation

• Catégorie surprise : conclusion

Conclusion

• Le choix d’un mauvais consultant peut faire

rater un projet d’implantation

• Le choix d’un logiciel est aussi le choix d’un

fournisseur

• Il n’y a pas que le prix du logiciel à regarder

• La planification est l’élément clé de

l’implantation

Liste de fournisseurs de logiciels comptables

• ACCPAC

• Peachtree

• Quickbooks

• Solomon IV

• SBT ProSeries

• RealWorld Expertise

• Platinum

• SAP R/3

• State of the Art

• Crystal Report

• FRx (report)

• Great Plains Dynamics

Bibliographie (en sus du codex)

• Needle, Sheldon. Selecting Software

Successfully.

• Donald R. Frey & company inc. Software

Implementation Guidelines

• Tate, John, Selecting and implementing an

accounting system

Enfin!

• Merci pour votre patience, vous êtes

maintenant libérés de notre terrible joug…

jusqu’au cours 8!

Plan directeur de gestion du site

• Entrevues avec les dirigeants et visite

investigatrice du site

• Identification des options

• Détermination préliminaire de l’architecture

du système (Big Picture)

• Analyse des coûts

Plan directeur de gestion du site

• Présentations des options aux dirigeants

• Choix de l’option

• Développement du plan d’implantation

• Implantation

• Suivi