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Année Universitaire : 2011/2012
Enseignant Encadrant : Mme Mihaela BARREAU
Maîtres de stage :
M TELLIER Jean-Pierre & M DIAS Thomas
Stage au sein de la
Qualité Achats 4ème Année, option Qualité et Sûreté de Fonctionnement
Soutenu par FOUGHALI OMAR
Stage au sein de la Qualité Achats
1
Stage au sein de la Qualité Achats
2
Avant-propos
Mes remerciements s’adressent en premier lieu à mes maître de stage, Thomas
DIAS Responsable Qualité Achats et Jean-Pierre TELLIER ingénieur Qualité Achats pour
m’avoir fait partager toutes leurs expériences et leurs compétences ; pour le temps qu’ils
ont pris durant ces 4 mois de stage afin de me former et de répondre à toutes mes
questions.
J’adresse aussi mes remerciements à :
L’équipe Qualité Achats, pour leurs nombreux conseils et leur support.
Toute l’équipe Achats, qui a apprécié mon travail et n’a pas hésité à m’apporter un regard
extérieur qui m’a beaucoup aider.
Dominique Gautier pour son accueil et nombreux services qu’elle m’a rendu.
Mihaela Bareau, ma tutrice de stage pour avoir pris le temps de me rendre visite.
Enfin, merci à toutes les personnes de GE Power Conversion que j’ai rencontrées
Stage au sein de la Qualité Achats
3
Stage au sein de la Qualité Achats
4
I. Introduction
Pour maîtriser les activités et satisfaire les clients, les entreprises doivent pouvoir
s’appuyer sur des fournisseurs et sous-traitants fiables. Sinon, comment fournir des
produits ou services conformes, avec des matières premières non-conformes, des
transporteurs en retard, des prestataires de maintenance non réactifs… ?
Il faut donc évaluer, sélectionner et suivre dans le temps les fournisseurs, ce point
est d’ailleurs une exigence des référentiels en management de la qualité (iso9001, iso
13485, EN9100, iso 17025..). Cette prise en compte fait aussi partie des normes de
management de l’environnement et de la sécurité alimentaire… Donc, quel que soit le
type d’organisation, un service qualité achats aide à améliorer la politique achat et à
construire des partenariats durables.
GE Energy Power Conversion est une entreprise spécialisée dans la conversion
d’énergie. Ce marché, en pleine expansion, s’est ouvert à une concurrence plus forte ces
dernières années. La fonction achats représente plus de 60% du Chiffre d’Affaire et
constitue un levier stratégique pour l’entreprise en termes de réduction des coûts et
d’augmentation des performances qualité et logistique. Pour gagner en compétitivité, des
activités de sourcing dans les pays émergents (Chine, Inde, etc…) sont déployées. Comme
tous secteurs stratégiques, cette activité doit être pilotée et maitrisée au plus haut niveau.
Elle doit développer des partenariats à moyen et long terme pour optimiser les
performances globales de la supply-chain.
De plus l’entreprise est en pleine intégration des procédures globales GE Energy et
par conséquence connaît plusieurs mouvements. La Qualité Achats étant aussi
concernée par ceci, elle a fait appel à moi pour les supporter dans les tâches
quotidiennes à savoir, le traitement des anomalies fournisseurs, les relances d’actions
correctives suite aux audits, la préparation et la réalisation des audits et enfin le reporting
du service. J’ai également participé à l’optimisation de plusieurs processus pour répondre
aux nouvelles exigences GE Energy en utilisant mes compétences dans le domaine de
l’informatique.
Donc, Quels sont les processus GE Energy dans le domaine de la qualité
Achats ? Comment peut-on les intégrer dans le service Achats de GE Power
Conversion et quels sont les moyens qu’on peut utiliser pour les optimiser ?
Par le biais de mon rapport de stage où je vous présenterai l’entreprise ainsi que
mes missions, j’essaierai de répondre à ces questions.
Comme note d’approfondissement, je vais vous présenter le processus d’audit
fournisseur qui présente un des grands piliers de la Qualité Achats.
Stage au sein de la Qualité Achats
5
Table des matières
I. Introduction ..................................................................................................................................................... 4
II. Le groupe General électrique : ................................................................................................................ 9
1. Origine de GE : ............................................................................................................................................. 9
2. GE aujourd’hui : ........................................................................................................................................10
3. La filiale GE Power Conversion ..........................................................................................................11
a) Présentation de GE Energy : ......................................................................................................11
4. R&D et innovation : .................................................................................................................................12
5. Prix et récompenses ...............................................................................................................................12
6. GE en France : ...........................................................................................................................................13
III. GE Power Conversion : ..............................................................................................................................14
1. Présentation ...............................................................................................................................................14
2. Chiffres clés ................................................................................................................................................14
3. Implantation ..............................................................................................................................................15
4. Activités Principales :..............................................................................................................................16
5. Offre de solution proposée par GE PC : .........................................................................................16
6. Marchés .......................................................................................................................................................17
7. Service Achats : ........................................................................................................................................18
b) Organisation du service Achats de GE Power Conversion: .........................................18
c) Le département Qualité-Achats ...................................................................................................19
IV. Missions de stage ........................................................................................................................................21
1. Organisation et gestion de projet : ..................................................................................................21
a) Missions proposées au début du stage : .............................................................................21
b) Suivi hebdomadaire des missions de stage : .....................................................................21
c) Plannings et gestion de projet : ....................................................................................................21
2. Procédure d’approbation de nouveau fournisseur : ................................................................23
a) Contexte : ...........................................................................................................................................23
b) Ressource : ........................................................................................................................................23
c) Méthodologie du travail : .................................................................................................................23
d) Planning du projet : ........................................................................................................................24
e) Résultats et livrables : .......................................................................................................................24
Stage au sein de la Qualité Achats
6
f) Communication : .................................................................................................................................27
g) Conclusions : .....................................................................................................................................27
3. Suivi et mesures des performances des fournisseurs : ..........................................................28
a) Introduction : ....................................................................................................................................28
b) Pourquoi mesurer la performance des fournisseurs ? ..................................................29
c) Indicateurs GE PC : .............................................................................................................................29
d) Revues de performances : ..........................................................................................................29
e) Mission : ...................................................................................................................................................30
f) Solution : .................................................................................................................................................30
g) Méthodologie : .................................................................................................................................31
h) Résultats : ...........................................................................................................................................32
i) Participation aux revues de performances chez les fournisseurs ................................34
j) Conclusions ...........................................................................................................................................35
4. Optimisation de l’extraction des indicateurs sur la base Access : ....................................35
a) Outils du service Qualité Achat : ..............................................................................................35
b) Besoin ..................................................................................................................................................35
c) Méthodologie : ......................................................................................................................................36
d) Résultats : ...........................................................................................................................................36
..................................................................................................................................................................................37
e) Conclusions : .........................................................................................................................................40
5. Note d’approfondissement : Exemple du déroulement d’un audit : .................................41
a) Pourquoi faire un audit fournisseur ? ....................................................................................41
b) Déroulement d’un audit ..............................................................................................................41
c) Apports personnels et conclusions .............................................................................................42
V. Conclusions ....................................................................................................................................................43
VI. Annexes ...........................................................................................................................................................44
VII. Références Bibliographiques : ...........................................................................................................49
VIII. Abstract .......................................................................................................................................................49
Stage au sein de la Qualité Achats
7
Glossaire
SPP Surveillance Produit Process
PQA Process Qualification Audit
DAC Demande d’Actions Correctives
CAR Corrective Action Request
FAAA Fiche d’Anomalie sur Article Approvisionné
CR Compte Rendu
VBA Visual Basic for Applications
CVT CONVERTEAM
SEMEA Southern Europe Middle EST and Africa
PCM Product Center Massy
GE PC General Electric Power Conversion
MBR Monthly Business Review
Stage au sein de la Qualité Achats
8
Liste des tableaux et des figures
Figure 1 : Chiffres d’affaires des principales filiales de GE
Figure 2 : Principales Activités de GE ENERGY
Figure 3 : Implantation Mondiale de GE PC
Figure 4 : Implantation régionale de GE PC
Figure 5 : Activés Principales de GE PC
Figure 6 : Offre de solution GE PC
Figure 7 : Organisation du service Achats GE PC
Figure 8 : Suivi des projets de stage
Figure 9: Planning Prévisionnel vs Planning final
Figure 10 : Liste des tâches du projet approbation fournisseur
Figure 11: Menu Supplier Approval sheet 1.0
Figure 12: Interface utilisateur
Figure 13: Matrice de décision
Figure 14: Formulaire Score Card
Figure 15: Score card imprimable
Figure 16 : Exemple de graphique accessible
Figure 17 : Progiciel de gestion des anomalies
Figure 18 : Interface d’importation
Figure 19 : Différentes interface réalisées
Figure 20 : Tableau de bord des indicateurs
Figure 21 : MBR Qualité Achats
Stage au sein de la Qualité Achats
9
Présentation de l’entreprise
II. Le groupe General électrique :
1. Origine de GE :
J’ai choisi de vous présenter l’historique de GE car durant mon stage j’ai remarqué
que l’entreprise est fière de son histoire et n’hésite pas à la mettre en avant.
En 1876, Thomas Edison ouvre un laboratoire à Mento Park dans le New Jersey,
c’est dans ce laboratoire qu’il découvre la lampe à incandescence et le phonographe.
Après 1890, Edison concentre ses entreprises sous le nom de « Edision General Electric
Company ». En 1879, Elihi Thomson et E.J Houston créent la compagnie rivale
« Thomson-Houston Company ». Cette entreprise fusionne alors avec diverses
compagnies et plus tard avec Charles A. Coffin, un ancien fabricant de chaussures de
Lynn (Massachusetts).
Ces fusions avec des concurrents et des industriels ont mis les deux compagnies
en position dominante dans l’industrie électrique. Comme le nombre d’entreprises a
augmenté, il est devenu de plus en plus difficile pour l’une ou l’autre de produire des
installations électriques complètes avec leur propre technologie. En 1892, ces deux
compagnies se sont unies formant la « General Electric Company », dont le siège social
est basé à Schenectady, New York.
En 1896, la « General Electric » fut l’une des douze compagnies formant le Dow
Jones Industrial Average. GE est la seule entreprise à y être encore aujourd’hui et est
considérée comme l’une de toutes premières entreprises au monde. Cette constance est
certainement liée à la politique d’innovation.
Thomas Edison prônait en effet une politique d’innovation ; il commença par un
laboratoire et par la suite déposa un nombre important de brevets sur ses inventions.
Mais il inventait « utile » : en bon businessman (voir citation ci-dessous), ses inventions
avaient toujours pour finalité la production.
Stage au sein de la Qualité Achats
10
2. GE aujourd’hui :
GE, c'est l'imagination en action - un groupe diversifié dans la technologie, les
médias et les services financiers qui s'attache à résoudre quelques-uns des grands
problèmes mondiaux. Avec des produits et services allant des moteurs d'avion à la
production d'énergie, du traitement de l'eau à l'imagerie médicale, du financement des
entreprises et des consommateurs aux contenus médias et aux produits industriels, GE
est au service de clients dans plus de 150 pays et emploie plus de 300 000 personnes
dans le monde. GE est constitué en quatre branches d'activités, chacune comprenant un
certain nombre d'unités organisées pour optimiser la croissance du groupe. Ces activités
irriguent l'économie mondiale et améliorent la vie des personnes.
Je vous laisse découvrir les 4 branches de GE et leurs chiffres d’affaires.
« Je n’ai jamais développé d’invention sans songer au service qu’elle peut apporter aux gens»
THOMAS ALVA EDISON, fondateur de GE
CA en 2011: ~147$ Milliards 14,1Md$ de Résultats
12,1Md$ de Cash-flow
GE Energy 43,7Md$ GE Capital 45,7Md$
Home & Business Solutions, Media
Energy Management
Oil & Gas
Power & Water
Healthcare 18Md$
Aviation 18,85Md$
Transportation 4,88Md$
GE Technology Infra 47Md$
Figure 1 : Chiffres d’affaires des principales filiales de GE
Stage au sein de la Qualité Achats
11
3. La filiale GE Power Conversion
J’ai réalisé mon stage à GE Power Conversion, filiale de GE Energy Management elle-
même filiale de GE Energy qui reporte directement à GE Corporate et au CEO JEFF IMELT.
a) Présentation de GE Energy :
GE Energy Infrastructure est un ensemble de sociétés réparties dans 3 grands pôles :
GE Power & Water, GE Energy Management, GE Oil & Gas. Ces sociétés spécialisées dans
les services et les solutions de financement, dans la recherche, l'exploitation et la mise en
œuvre des ressources naturelles tels le vent, l'énergie solaire, le gaz, le pétrole et l'eau.
Principales activités :
Figure 2 : Principales Activités de GE ENERGY
Stage au sein de la Qualité Achats
12
4. R&D et innovation :
En 2011, GE a investi 5.4 Milliards de
dollars en R&D et capital intellectuel et a
enregistré 2 900 brevets en 2010 et 1660
brevets en 2011 aux Etats Unis.
GE possède cinq centres de recherche
internationaux qui attirent les meilleurs
cerveaux du monde. Avec plus de 10 000
chercheurs travaillant aux prochaines
avancées technologiques, GE est positionnée
pour innover, inventer et réinventer en
permanence.
5. Prix et récompenses
GE est régulièrement distingué pour ses performances économiques, sociales et
écologiques :
Depuis 2007, l’ONG indépendante, Ethisphere, compte chaque année dans son
classement GE comme l’une des Entreprises mondiales les plus éthiques (World's
Most Ethical Company).
4eme du classement des Meilleurs Marques Mondiales (Best Global Brand n°4),
en 2008 et 2009 selon l’hebdomadaire Business Week.
Notation la plus élevée (AAA) attribuée par le cabinet indépendant Innovest sur
les performances sociales des entreprises.
GE fait partie du Dow Jones Sustainability Index, et du Global Climate 100 Index,
établi par le cabinet KLD, recensant les entreprises dont les stratégies
Nouveau centre de recherche à Rio de
Janeiro, Brésil
« Il n’y a dans l’homme que l’estomac à
pouvoir être pleinement satisfait. La soif
de connaissance et d’expérience, le désir
d’agrément et de confort, ne peuvent
jamais être apaisés » Thomas Edison
Stage au sein de la Qualité Achats
13
d’investissement intègrent les problématiques de développement durable et de
responsabilité sociale.
Leader mondial des classements Covalence Ethical ranking, de l’US Climate
Brand Index et du Maplecroft, Climate Innovation Index.
6. GE en France :
GE est solidement implanté dans l’hexagone depuis 1971. Avec près de 8 milliards
d'euros de chiffre d’affaires en 2009 (dont 3.5 Mds d'€ à l’exportation) et 11 000 salariés,
GE est un acteur économique de premier plan en France. Ses 20 métiers dans l’énergie,
les technologies médicales, les services financiers et les médias, ses 1 000 chercheurs,
ingénieurs et techniciens, font de GE France un leader sur les produits et les applications
du futur.
Affichant un historique social irréprochable, GE est présent sur tout le territoire
français :
Une filiale commune avec Snecma (Safran) depuis plus de 35 ans pour la
conception, la fabrication et la vente des moteurs d’avion CFM56® (la
coopération avec Safran a récemment été reconduite pour les 40 prochaines
années) ;
Six sites de production majeurs, centres d’excellence mondiaux et fers de lance de
la technologie GE ;
Six sièges européens (GE Energy, GE Power Conversion, GE Real Estate, GE
Aviation, GE Healthcare et GE Transportation).
Stage au sein de la Qualité Achats
14
Présidente de GE France
Clara Gaymard est Présidente de GE en France. Elle est également Vice-Présidente GE International
III. GE Power Conversion :
1. Présentation
En septembre 2011, GE Energy a fait l’acquisition de Converteam. Après 8 mois au
sein de GE Energy, cette nouvelle entité, rebaptisée Power Conversion, a effectué de
grandes avancées sur le chemin de l’intégration au sein de GE et a déjà remporté de
nouveaux contrats prometteurs, en collaboration avec d’autres branches de GE Energy.
Forte de plus d’un siècle d’expérience, la branche Power Conversion possède une
grande expertise technique dans le domaine de la conversion de l’énergie dans de
nombreux secteurs industriels, notamment les énergies renouvelables, le pétrole et le
gaz, la métallurgie, l’industrie marine et les applications offshore. Une gamme de
solutions est proposée pour chacune des étapes de la chaîne conversion de l’énergie et
est élaborée autour des machines rotatives (moteurs et alternateurs), de l’électronique de
puissance, des convertisseurs d’énergie solaire ou éolienne et des technologies de
contrôle commande.
Power Conversion permet à GE d’approfondir encore davantage son expertise
technique et de renforcer sa présence sur les marchés de l’automatisation qui
connaissent une croissance rapide et représentent plus de 30 milliards de dollars. Dans
les secteurs industriels du monde entier, la tendance est de remplacer les moteurs
industriels vieillissants et peu performants par des systèmes électriques avancés.
2. Chiffres clés
Siège : Massy près de Paris, France.
5600 collaborateurs
Présence internationale : 19 pays, 8 usines de fabrication de convertisseurs et 3
usines de fabrication de machines rotatives.
« Avec Power Conversion, une révolution électrisante est en marche ! Nous appliquons la science et la
technologie de la conversion d’énergie afin de mener à bien la transformation électrique de l’infrastructure
énergétique mondiale. Nous concevons et fabriquons des systèmes de commande, d’entraînement et de
motorisation avancés qui permettent de faire évoluer les procédés industriels d’aujourd’hui pour un avenir
plus propre et plus productif » Joe Masterangelo, Directeur de Power Conversion
Stage au sein de la Qualité Achats
15
3. Implantation
Implanté dans plus de 17 pays, GE Power Conversion possède des clients dans plus de 75
pays.
Afin de dynamiser la croissance et être le plus proche des clients, GE Power Conversion
est organisé au niveau régional.
Figure 3 : Implantation Mondiale de GE PC
Figure 4 : Implantation régionale de GE PC
Stage au sein de la Qualité Achats
16
4. Activités Principales :
5. Offre de solution proposée par GE PC :
Le produit est vendu sous forme de Packaging qui assure la conversion de l’énergie du
réseau électrique aux équipements et vice versa :
Figure 5 : Activés Principales de GE PC
Figure 6 : Offre de solution GE PC
Stage au sein de la Qualité Achats
17
6. Marchés
Les marchés clés de GE PC appartiennent à 3 grands domaines :
Energie (Production d'énergie, Energie solaire,
Energie marémotrice, Energies des vagues,
Energie éolienne, pétrole & gaz et offshores)
Ce marché représente une source de
développement très importante.
Example: GE PC a pour clients: Alstom, EDF,
General Electric.
Marine (Marchande, Militaire)
GE PC est le numéro 1 mondial sur le marché
de la Marine. Il fournit des systèmes de
propulsion électrique, de contrôle de propulsion
et de positionnement dynamique pour les
navires de croisière, militaire et la marine
marchande.
Exemple : le Queen Mary 2 est équipé de quatre
systèmes de propulsion à pods GE PC.
Industrie (Levage et Manutention, Métal,
Exploitation minière, Bancs d'essais)
GE PC est un leader en matière de contrôle et
d’automatisation dans l’industrie du métal. GE
PC propose des moteurs, variateurs, des
systèmes d’automatisation et de contrôle de
procédés.
Exemple : GE PC a pour clients : ArcelorMittal,
Tata Steel, Thyssen Krupp, etc
Stage au sein de la Qualité Achats
18
7. Service Achats :
L’intensification de la pression concurrentielle observée dans la plupart des industries
et l’irruption sur la scène mondiale des pays à bas coûts poussent les entreprises à
rechercher de nouvelles sources de productivité et à renforcer leur différenciation.
Longtemps exclusivement considérée dans une optique de réduction des coûts, la
fonction Achats qui pèse facilement 50% du CA d’une entreprise devient un levier
essentiel de cette transformation, en aidant l’entreprise à mieux collaborer avec ses
fournisseurs pour renforcer ses capacités d’innovation, accélérer le développement de
ses produits ou proposer à ses clients une meilleure qualité de service tout en assurant
une maîtrise continue des coûts.
b) Organisation du service Achats de GE Power Conversion:
Le service Achats de GE Power Conversion est organisé de la façon suivante :
Pendant mon stage, l’entreprise était en pleine intégration des procédures et
organisations GE, le service Achats va connaitre dans le futur une organisation par
secteur d’activité (Marine, Energie, Industrie).
Les responsabilités des fonctions du service Achats se définissent de la façon
suivante :
i. Les acheteurs familles
Les acheteurs sont en charge de mettre à disposition des projets des
fournisseurs performants. Afin de réduire les coûts d’achat, ils cherchent des
fournisseurs situés plutôt dans les zones Europe de l’est et Asie. Ils s’assurent de
leurs performances en collaboration avec l’Engineering, la Direction Technique et
la Qualité. Ils sont aussi responsables de la relation avec le fournisseur.
Achats
Transport Logistique
Export
Approvisionnements
Qualité Achats
Acheteurs Projets
Acheteurs Familles
Controlling Report
Secrétariat
Figure 7 : Organisation du service Achats GE PC
Stage au sein de la Qualité Achats
19
ii. Les acheteurs projets
Ils proposent aux projets différents fournisseurs capables de répondre à un
appel d’offre sur la base des panels des familles. Leur sélection s’effectue en
fonction des performances techniques, de réduction de coûts, du respect des
exigences qualité ou des délais de livraison. Les acheteurs projets s’engagent
avant le début d’un projet sur le budget alloué aux actes d’achats.
iii. Les approvisionneurs
Ils ne négocient pas le prix d’achat. Ils saisissent les commandes en
fonction des conditions convenues entre le fournisseur et l’acheteur. Ils vérifient
que les délais sont respectés par le fournisseur.
iv. Le service Logistique ou « Export »
Il gère les acheminements des livraisons de GE Power Conversion (France et
Etranger). Il négocie les expéditions et emballages industriels afin de trouver un
équilibre entre les coûts logistiques et le respect des délais. Il effectue toutes les
démarches et déclarations nécessaires aux douanes.
v. Le service Controlling Report
Il a pour objectif de communiquer la performance du service achats. Il met
à jour les indicateurs, les analyses et explique les écarts par rapport aux objectifs.
c) Le département Qualité-Achats
On arrive enfin au service au sein duquel j’ai effectué mon stage, il s’agit du service
Qualité Achat qui se décompose comme ci-dessous :
Gael Schumck Directeur Qualité
SEMEA
DAVID Nobes Responsable
Qualité Achats Monde
Hugues Varlet Direction Achats
SEMEA
Thomas DIAS Responsable
Qualité Achats SEMEA
Jean-Pierre TELIIER Ingénieur Qualité
Achats (Massy)
Catherine OLSZOWY
Ingénieur Qualité Achats (Massy)
Francis IDELON Ingénieur Qualité Achats (BELFORT)
Vincent ODERNO Qualité Achats
(BELFORT)
Omar FOUGHALI Stagiaire Qualité
Achats (Massy)
Stage au sein de la Qualité Achats
20
GE PC attend de ses fournisseurs externes le respect des mêmes normes élevées de
qualité que pour sa production interne. La fonction Achat de GE Energy a établi des
processus rigoureux concernant la qualité des fournisseurs et un contrôle pour permettre
et vérifier ce niveau de qualité pour tous les composants et services achetés.
i. Processus d’approbation fournisseur
Approuvé pour travailler avec GE… • Qualité • EHS/Main d’œuvre • Finance • Capacité technique
ii. Processus de qualification
Validation de la mise en production • Conformité du produit • Capacité du processus
iii. Processus de surveillance
Maintien de la qualité… • Contrôle • Audit
• Contrat de non-divulgation mutuelle – Protection des informations confidentielles des deux
parties • Reconnaissance d’intégrité – Engagement du fournisseur à respecter les exigences de
GE • Questionnaire EHS (Environnement, Hygiène et Sécurité) – Fournit des données EHS de base pour l'évaluation des
pratiques EHS • Profil général de fournisseur – Données de base pour supporter la qualité, la viabilité
financière et le risque global
Matériel critique requis – Respect des caractéristiques – Plan de qualité produit, processus de fabrication – Risque des processus (AMDEC) • Approbations des équipes requises
• Surveillance périodique requise – Evaluation des systèmes qualité (en l’absence de
certification ISO) – Audit produit – conformité avec les exigences techniques – Audit de processus – conformité avec les processus
spéciaux • Exigences supplémentaires d’audit/d’inspection définies
par : – Les exigences des clients, le risque, les performances des
fournisseurs
Stage au sein de la Qualité Achats
21
IV. Missions de stage
1. Organisation et gestion de projet :
a) Missions proposées au début du stage :
Au début du stage les missions proposées étaient :
Assister les "Supplier Quality Engineers" lors de certains audits chez des
fournisseurs,
Suivre les actions correctives demandées aux fournisseurs et effectuer des
relances.
Réaliser chaque mois le reporting (Monthly Business Review) en adaptant le
reporting Converteam au nouveau reporting GE E)
Extraire des indicateurs automatiquement à partir de bases de données pour les
importer dans le reporting
b) Suivi hebdomadaire des missions de stage :
Pour assurer le suivi des missions de stage une revue hebdomadaire a été définie avec
mon maître de stage afin de :
Faire le bilan de la semaine écoulée.
Définir les objectifs à court terme (de la semaine) et à moyen terme.
Identifier les tâches à risques pouvant faire l’objet de dérive dans le temps et définir les actions en conséquence.
Identifier les nouvelles tâches n’ayant pas été forcément prises en compte dès le départ.
Définir les priorités lorsque cela est nécessaire.
c) Plannings et gestion de projet :
Tout d’abord, il faut savoir que le planning de mes missions de stage était un peu
difficile du fait que l’entreprise était en pleine intégration du système GE et je ne savais
pas exactement quelles étaient les missions que je devais faire au cours de mon stage. Il
y a eu de nouvelles missions au milieu du stage dont je n’avais pas eu connaissance au
début.
Pour organiser le travail j’ai tenu à jour un fichier Excel ou j’ai gardé une trace sur
l’ensemble des tâches majeures de mon stage que j’ai classé dans 5 projets que je vais
vous présenter par la suite.
Afin de résumer les plannings de mon stage j’ai choisi une organisation par projet
pour faciliter le suivi de l’avancement, voici une capture d’écran de mon fichier de suivi à
la date du 24/08/2012 :
Stage au sein de la Qualité Achats
22
Afin de mesurer l’efficacité de mon travail j’ai mis en place un tracker sur Excel qui
mesure la différence entre le planning prévisionnel et le planning effectif (au 24/08/2012) :
Figure 8 : Suivi des projets de stage
Figure 9: Planning Prévisionnel vs Planning final
Stage au sein de la Qualité Achats
23
2. Procédure d’approbation de nouveau fournisseur :
a) Contexte :
Comme expliqué auparavant le processus de l’approbation des nouveaux
fournisseurs fait partie des principales fonctionnalités de la Qualité Achats, ce sont les
ingénieurs de ce service qui pilotent ce processus.
Comme l’entreprise était en phase d’intégration de nouvelles procédures Qualité
de GE, mon maître de stage m’a proposé de travailler sur ce sujet qui m’a permis de
m’imprégner de la façon avec laquelle les grandes entreprises comme GE procèdent pour
ajouter de nouveaux fournisseurs à leur panel.
L’objectif de cette mission est d’analyser les nouvelles procédures de GE ainsi que
celles de Converteam et proposer un outil qui va permettre aux acheteurs de connaître
les nouvelles exigences en fonction des types de fournisseurs qu’on veut approuver.
b) Ressource :
Pour réaliser ce projet j’ai dû utiliser plusieurs sources d’informations :
Procédure « Supplier Approval » de GE Energy : ce document m’a permis de faire
une synthèse des exigences de l’entreprise lors de l’approbation d’un nouveau
fournisseur.
Procédure « Approbation fournisseurs » de Converteam : ce document m’a
permis d’avoir une vision sur les exigences de la qualité Achats en ce qui concerne
les documents qu’il faut demander aux fournisseurs ainsi que les audits à réaliser
pour évaluer les risques de travailler avec ce fournisseur.
Fiche introduction fournisseur Converteam : ce fichier a été créé il y’a quelques
années par mon maître de stage pour assurer le fonctionnement du processus au
sein du service achats.
Esa «Electronics Supplier Auction » : il s’agit d’un outil sur internet qui sert à
approuver de nouveaux fournisseurs au niveau du groupe GE Energy afin d’avoir
une base de données commune entre toutes les entités.
c) Méthodologie du travail :
Pour mener à bien ce projet, j’ai commencé par analyser les documents que j’ai
collectés auprès des personnes concernées. J’ai dû organiser des réunions pour mieux
cibler le besoin et comprendre les informations ambiguës. Une fois le besoin bien défini,
j’ai choisi avec mon maître de stage la nature de l’outil qu’il a fallu créer.
J’ai choisi de faire cet outil sur Excel parce qu’il est accessible à tout le monde,
facilement utilisable et diffusable.
Stage au sein de la Qualité Achats
24
Avant de commencer la réalisation, j’avais le choix entre deux solutions :
Utiliser des macros VBA pour coder les décisions, le problème de cette solution est
que l’outil sera difficile à paramétrer quand les décisions changeront.
Utiliser les formules Excel avec la matrice de décision, cette solution permet à
l’outil d’être facilement paramétrable (il suffit de modifier la colonne de décision
dans la matrice). Le problème qui peut être envisageable dans le cadre de cette
solution est un mauvais fonctionnement, par exemple si un utilisateur efface une
formule, dans ce cas il faudra redémarrer l’outil.
Cette analyse m’a permis de choisir la deuxième solution.
d) Planning du projet :
Voici les tâches réalisées dans ce projet et le temps que j’ai pris pour les réaliser :
e) Résultats et livrables :
i. Présentation de l’outil :
J’ai choisi de faire cet outil sur Excel parce qu’il est accessible à tout le monde et
facilement utilisable et diffusable.
Le fichier Excel contient les pages suivantes :
Figure 10 : Liste des tâches du projet approbation fournisseur
Figure 11: Menu Supplier
Approval sheet 1.0
Stage au sein de la Qualité Achats
25
Supplier Approval Description : présentation de la procédure.
Approval loop & validation : présentation de la boucle d’approbateurs.
Instructions and Documents : Liste des liens vers les documents types utilisés
dans l’entreprise.
Responsabilities Description : descriptions des responsabilités des acteurs qui
participent à cette procédure.
Parameter this File : liste des données que j’utilise dans les listes déroulante du
fichier, ça permet de laisser le choix aux utilisateurs de paramétrer le document si
besoin.
GE PC Decision Matrix : matrice de décision qui permet de synthétiser les
exigences en fonction du type de fournisseur que l’on veut ajouter au panel.
Introduce a new Supplier : Cette page est l’interface de dialogue qui permet de
lister les exigences en fonctions des informations entrées par l’utilisateur.
ii. Architecture technique :
L’objectif est d’automatiser l’affichage des exigences en fonction du type du
fournisseur. Donc la solution est de créer un système qui cherche les données« Ge PC
Decision Matrix » en fonction des informations de la page « Introduce a new supplier »
voici les deux pages :
Figure 12: Interface utilisateur
Stage au sein de la Qualité Achats
26
iii. Mode de fonctionnement pour l’affichage :
Par exemple voici la formule Excel utilisée pour afficher la décision dans la case
« white paper » : RECHERCHEV(C40;'Decision Matrix '!A4:V14;5;FAUX) , cette formule
permet de chercher la valeur de la case C40 (work flow) fans la feuille de la matrice de
décision et copier la valeur correspondante à la colonne « white paper ».
Choix de la méthode d'approbation dans la
liste déroulante
Renvoi de l'index de la liste déroulante dans la
case work flow n°:
Affichage de la décision oui ou non à partir de la "decision matrix" à l'aide
d'une formule Excel
Figure 13: Matrice de décision
Stage au sein de la Qualité Achats
27
iv. Mode de fonctionnement pour la décision du TRS Audit :
Etant données que cette décision ne repose pas sur la matrice de décision j’ai
choisi un autre mode de décision :
La formule utilisée est la suivante :
SI(OU(B40=1;B40=2;B40=3;ET(B39=1;B40=4));" YES" ;" NO" ), cette formule affiche OUI
ou non en fonction des valeurs des 2 cases cachées.
f) Communication :
Après avoir fini le projet, j’ai organisé une réunion avec le service achats pour leur
présenter l’outil. Les acheteurs ont beaucoup apprécié le principe et m’ont proposé
plusieurs améliorations que j’ai réalisées ensuite sur l’outil.
g) Conclusions :
Ce projet m’a permis de :
Avoir une idée sur la façon dont les grandes entreprises procèdent pour
approuver de nouveaux fournisseurs, et quel est le rôle de la qualité Achats
dans ce processus.
Enrichir mes compétences dans l’utilisation du logiciel Excel.
Comprendre qu’il faut toujours vendre son travail et ne pas hésiter à organiser
des réunions pour avoir les avis des autres personnes du service.
Choix du type de pays et le type
d'article dans les listes déroulante
Renvoi des indexs des listes déroulante
des cases cachées
Affichage de la décision oui ou non à partir d'une formule
Excel
Stage au sein de la Qualité Achats
28
3. Suivi et mesures des performances des fournisseurs :
a) Introduction :
La plupart des entreprises effectuent des évaluations des performances de leurs
fournisseurs. Ce besoin est dicté par un suivi de plus en plus précis de la qualité des
prestations et un besoin de flexibilité important, dans un contexte économique difficile où
la rentabilité est le maître mot des stratégies des entreprises. L’évaluation fournisseur
peut s’apprécier à diverses étapes du processus d’achats. Il existe deux approches
différentes de cette appréciation :
• L’évaluation à priori
Ce premier type d’évaluation correspond à la phase de qualification du
fournisseur, c’est-à-dire l’évaluation de ses performances potentielles. Il s’agit ici
de mesurer l’aptitude du fournisseur à répondre aux besoins du client.
• L’évaluation à posteriori
Ce deuxième type d’évaluation, celui sur lequel j’ai travaillé, s’intéresse à la
mesure des performances effectives du fournisseur après la passation de la
commande. Il s’agit alors de vérifier réellement la prestation effectuée par le
fournisseur.
La figure ci-dessous schématise le processus global d’évaluation fournisseur.
Pré-évaluation du
fournisseur
Evaluation de l'entreprise
Evaluation du couple
Produit/FRN
Mesure Performance Fournisseur
Conséquences/ Plans d'action
Evaluation à priori Evaluation à Postériori
Stage au sein de la Qualité Achats
29
b) Pourquoi mesurer la performance des fournisseurs ?
Au sein de l’entreprise, les Achats ont un rôle d’interface entre l’interne et l’externe avec
pour objectif de répondre aux besoins et attentes des clients internes, tout en bénéficiant du
maximum d’avantages compétitifs de leurs fournisseurs.
Afin de caractériser de façon objective et continue le niveau de performance des
prestations réalisées par le fournisseur, un système de notation est souvent mis en place
dans les entreprises. Il s’agit généralement d’un processus visant à l’obtention d’une
appréciation globale, à partir d’un ensemble d’indicateurs.
Il est donc indispensable pour l’entreprise de s’assurer en permanence du niveau de
qualité des prestations de ses fournisseurs par rapport aux termes du contrat et d’améliorer
de façon continue le niveau de performance attendu.
c) Indicateurs GE PC :
Le département Qualité Achats de GE PC possède une base de données sous
ACCESS qui lui sert de tableau de bord, cette dernière permet de suivre les
performances des fournisseurs à partir de plusieurs indicateurs.
i. Indicateurs Qualité :
PPM : pièces par million : nombre des pièces livrées non conformes / nombre de
pièces livrées (ramené à une base million)
Cost of faillure : (cout de non qualité) total des coûts engendrés par les
anomalies de responsabilité fournisseur.
Recovery : Total des coûts pris en charge par le fournisseur pour traiter les
anomalies.
Indicateur sur le traitement des anomalies : par exemple (le temps moyen pour
envoyer une analyse causale suite à une anomalie)
ii. Indicateurs livraison :
OTD : (on time delivery) pourcentage des livraisons à l’heure sur le total des
livraisons.
%AR : total des accusés de réception suite à une commande.
d) Revues de performances :
Chaque année, l’équipe qualité sélectionne un certain nombre de fournisseurs
pour effectuer ce qu’on appelle une revue de performance.
La revue de performance est un audit de suivi chez le fournisseur qui permet de lui
communiquer la vision qu’on a de lui et vérifier les plans d’action mis en places suite
aux anomalies ou aux écarts émis lors d’un précédent audit.
Stage au sein de la Qualité Achats
30
e) Mission :
Afin d’optimiser et améliorer ce processus, avec mon maître de stage on a décidé
de créer un système dans la base de données Access qui permet d’extraire les
indicateurs et de les présenter dans un format imprimable afin de les communiquer
aux fournisseurs ou bien de les utiliser pour faire une revue de performance.
f) Solution :
Au tout début j’ai créé des présentations power point type pour la présentation des
performances lors des audits chez les fournisseurs afin d’optimiser le travail de
l’équipe qualité Achats et j’ai créé un modèle unique pour les revues de performances.
Ces Supports serviront aussi pour la communication au sein du service Achats.
La solution retenue est de créer un formulaire sous Access qui calcule
automatiquement les indicateurs à partir des paramètres suivant :
Nom du fournisseur
Scope : la plage temporelle d’évaluation
Unité
Business : secteur d’activité
Choix de la devise du calcul du coût
Ce formulaire doit
Afficher les indicateurs correspondant à ces paramètres
Etre daté et imprimable pour une éventuelle communication au fournisseur ou en
interne
Permettre un accès rapide aux données correspondant aux paramètres par
exemple : détail des commandes en retard.
Permettre de générer des graphiques illustrant les performances du fournisseur
choisi.
Permettre un accès rapide aux PPT de revues de performances.
Etre esthétique et présentable.
Ergonomique.
Permettre d’ajouter des commentaires.
Stage au sein de la Qualité Achats
31
g) Méthodologie :
Pour créer le système, j’ai suivi les étapes suivantes :
Etape 1
•Identifier les tables de données qui permetteront de calculer les indicateurs de performances.
Etape 2
•Créer un formulaire pour renseigner les paramètres.
•Créer une fiche imprimables sous forme d'état Access.
Etape 3
•Récuperer et calculer les indicateurs grâce aux requêtes SQL.
•Alimenter le formulaire et la fiche à l'aide de la programation VBA
Etape 4
•Créer des tables de synthèses par fournisseur choisi.
•Créer des graphiques croisés dynamiques à partir des tables de synthèses.
•Créer des liens d'access aux ppt de revues de performances.
Etape 5
•Participer aux revues de performances chez les fournisseurs pour appliquer le processus et mesurer son efficacité.
Etape 6
•Organiser une réunion de formation aux nouveaux outils avec le service Achats.
Etape 7
•Créer une procédure Score Card qui définit les paramètres de l'évaluation des fournisseurs par cette méthode.
Stage au sein de la Qualité Achats
32
h) Résultats :
i. Formulaire de saisie :
Comme vous pouvez le voir sur la figure ci-dessus, ce formulaire contient 5 parties :
Supplier And Scope : plage de saisie des paramètres avec un bouton qui permet
de calculer les données ainsi que d’autres boutons (Impression, envoi par mail,
enregistrer en PDF).
Quality indicators : les indicateurs Qualité calculés à partir de la base de
traitement des anomalies fournisseurs.
Delivery Indicators : les indicateurs de livraison calculés à partir de l’extraction de
la base de données des commandes géré sous SAP (ERP utilisé par GE PC).
Data for Performance Review : Liste des tables de synthèses et des graphiques
correspondants ainsi que les liens vers les présentations ppt des revues de
performances.
Commentaires : Deux zones de commentaires qui permettent aux équipes Achats
et Qualité Achats d’exprimer leurs avis à propos du fournisseur.
Figure 14: Formulaire Score Card
Stage au sein de la Qualité Achats
33
ii. Score Card :
Après avoir remplie les paramètres et calculer les indicateurs, l’utilisateur peut imprimer la
fiche créée à partir du formulaire au moyen du bouton imprimer, cette fiche contient le
scope, les indicateurs et les commentaires.
On peut aussi créer des graphiques imprimables ou exportables en format PDF, par
exemple on peut créer le graphique ci-dessous qui représente un Pareto des typologies
d’anomalies du fournisseur choisi.
Figure 15: Score card imprimable
Figure 16 : Exemple de graphique accessible
Stage au sein de la Qualité Achats
34
i) Participation aux revues de performances chez les fournisseurs
Afin de mesurer l’efficacité du système a mis en place, j’ai participé à plusieurs revues
de performances chez les fournisseurs.
Les fournisseurs ciblés par ces revues sont ceux qui ont de faibles performances par
exemples :
Les fournisseurs avec des indicateurs qui ne correspondent pas aux exigences
GE.
Les fournisseurs qui n’ont pas répondu aux demandes d’actions correctives
émises lors d’un précédent audit.
Les fournisseurs qui ont fait l’objet de plusieurs fiches d’anomalies…
Les objectifs de ces revues sont :
Connaître mieux les fournisseurs.
Leur présenter la vision que GE PC a d’eux à partir des indicateurs mesurés.
Vérifiez les plans d’actions émis suite aux audits.
Vérifiez les plans d’actions émis suite aux anomalies.
Présenter les exigences et les objectifs que GE PC attend de son fournisseur.
Obtenir des propositions de plans d’actions de la part du fournisseur pour
améliorer leurs prestations et atteindre les objectifs fixés.
Mon rôle dans ces revues était de :
Contacter les fournisseurs dont on attend les plans actions suite à des audits et
leur demander de nous les envoyer.
Analyser les plans d’actions et donner mon avis sur leur acceptation.
Réaliser les powerpoints des revues de performances.
Présenter les performances chez les fournisseurs.
Mon support à l’équipe a été bénéfique, grâce à mon travail :
Le processus de la mesure et le suivi des fournisseurs est automatisé.
La majorité des demandes d’actions correctives qui remontent de 2011 sont
fermées grâce aux revues de performances réalisées.
Quelques fournisseurs clés ont apprécié la démarche et ont émis des plans
d’action pour améliorer leurs performances.
L’équipe Achats a apprécié l’outil créé et le travail fait auprès des fournisseurs.
On s’est rendu compte que les indicateurs OTD et %AR ne sont pas fiables parce
que les enregistrements sur SAP ne se font pas à temps, c’est pour cela que j’ai
créé une requête Access pour faire l’inventaire des commandes considérées en
retard par GE PC et les transmettre aux fournisseurs pour comparaison et
éventuelles corrections.
Stage au sein de la Qualité Achats
35
j) Conclusions
Travailler sur ce sujet m’a permis :
De comprendre les principales étapes de la mesure de performances des
fournisseurs.
De travailler sur un projet Access complet parce que j’étais autonome, j’ai
tout construis par moi-même et mes propositions ont été bien accueillies.
De visiter plusieurs fournisseurs et connaitre plusieurs métiers.
Gagner confiance en moi grâce aux présentations que j’ai faites chez les
fournisseurs.
D’apprendre à lire des plans d’actions et pouvoir juger de leur pertinence.
D’apprendre à rédiger des comptes rendus de réunion.
La leçon que j’ai retenue aussi c’est qu’il ne faut pas hésiter d’aller chez les
fournisseurs, ça permet de garder le contact, comprendre l’organisation du fournisseur et
permet de régler les problèmes plus rapidement. Cette démarche est souvent appréciée
par ces derniers parce que ça leur permet d’avoir l’avis du client sur leur prestations et
pouvoir s’améliorer en conséquence.
4. Optimisation de l’extraction des indicateurs sur la base Access :
a) Outils du service Qualité Achat :
Le service Qualité Achats utilise plusieurs outils pour mener à bien sa mission :
Base de suivi des anomalies sur Excel (FAAA) : il s’agit d’un fichier Excel qui à
partir d’une interface VBA assure le suivi des anomalies fournisseurs et les
enregistre dans une table de données.
ERP SAP : il s’agit d’un ERP qui gère les commandes, donc ça représente une
grande source d’informations pour le service.
La base de données Qualité Achats : une base qui a pour source de données
les enregistrements des anomalies, les commandes SAP et les questionnaires
d’audits, grâce à elle on peut sortir les indicateurs et assurer un suivi régulier.
Tableau de bord Qualité Achats : Tableau de bord des indicateurs sur Excel
qui assure leurs enregistrements par mois.
Monthly business Review (MBR) : PowerPoint qui sert de support pour
communiquer mensuellement les résultats des performances du service
Qualité Achats.
b) Besoin
Le service Qualité Achats ainsi que tous les services de l’entreprise est en pleine
intégration des procédures GE, ces dernières demandent plusieurs changements au
sein du service.
Mon maître de stage et moi avons précisé le besoin comme ci-dessous :
Stage au sein de la Qualité Achats
36
Assurer les enregistrements des nouveaux indicateurs sur les coûts de non
qualité : GE demande d’enregistrer en plus les coûts payés par les
fournisseurs et de calculer le recouvrement que le service a fait suite à
chaque coût de non qualité.
Suivre les performances du service en ce qui concerne le traitement des
anomalies en mettant en place deux indicateurs ( P50 et P95) qui tracent la
médiane et la position 95% dans la gaussienne des temps de traitement
des anomalies.
Améliorer le reporting mensuel des indicateurs et l’automatiser au
maximum.
Mettre en place des graphiques sous Access pour illustrer la cadence des
performances du service.
c) Méthodologie :
Pour une meilleure compréhension de la méthodologie j’ai choisi de vous montrer
les tâches effectuées sur chaque logiciel Microsoft Office.
d) Résultats :
i. Base Anomalie (EXCEL)
Comme expliqué auparavant, j’ai modifié la base des anomalies pour enregistrer
les coûts payés par le fournisseur suite à chaque anomalie (voir figure ci-dessous).
Assurer l'enregitrement des nouveaux indicateurs de coûts à l'aide de VBA sur les bases anomalies.
Changer les codes VBA pour l'importation des commandes et des anomalies en fonction des changements faits sur excel, et créer des requêtes sql et des fourmulaire en VBA pour le calcul et l'affichage des indicateurs.
Automatiser l'importation des données d'excel à powerpoint en mettant des liens automatiques pour mettre à jour les graphiques.
Stage au sein de la Qualité Achats
37
Pour s’y faire, j’ai ajouté des cases sur les formulaires ensuite je les ai programmés de
façon à les enregistrer dans une case Excel.
ii. Base indicateurs Qualité Achats :
Après avoir changé la structure d’Excel, il aurait fallu changer les codes d’importation
sur ACCESS pour prendre en compte les nouvelles données sur les coûts et pouvoir les
enregistrer.
Je me suis rendu compte aussi que le système mis en place pour importer les fichiers
commandes qui viennent de SAP mets 1h30 pour faire ceci. Donc j’ai proposé de le faire
autrement en utilisant des fonctionnalités déjà programmées pour ce type d’importation
dans ACCESS 2010 et pour expliquer comment on procède à l’utilisateur j’ai illustré les
étapes sous forme de ppt accessible depuis l’interface de la base de données (voir figure
ci-dessous).
Figure 17 : Progiciel de gestion des anomalies
Stage au sein de la Qualité Achats
38
Après avoir régler le problème de l’importation, il fallait créer des interfaces pour
calculer les indicateurs :
J’ai créé 3 interfaces, une globale avec les indicateurs qui existaient avant et deux
autres formulaires pour les couts de non qualité et P50 P95.Voici le résultat :
Figure 18 : Interface d’importation
Figure 19 : Différentes interface réalisées
Stage au sein de la Qualité Achats
39
Voici le tableau de bord final avec accès à tous les formulaires, indicateurs et graphiques :
iii. Power Point :
Après avoir sorti les indicateurs, l’utilisateur doit les copier dans le tableau de bord
Excel afin de garder une trace par mois et faire un power point pour le reporting.
Ce qui posait problème c’est que ça prenait beaucoup de temps de recopier tous les
graphes d’Excel vers PowerPoint.
En conséquence, j’ai créé un PPT Type avec des liens directs.
A chaque ouverture du fichier l’utilisateur a le choix de le mettre à jour ou pas (voir
figure ci-dessous).
Figure 20 : Tableau de bord des indicateurs
Stage au sein de la Qualité Achats
40
e) Conclusions :
Grâce à ce système, le service va gagner énormément de temps pour faire le
reporting et calculer les indicateurs. Ce travail prend à peu près 1h30 pour faire
l’importation, extraire les indicateurs et créer un MBR.
Je pense que ce travail présente toutes les compétences informatiques que j’ai
acquises pendant ce stage parce qu’il touche à plusieurs aspects, par exemple :
Programmation VBA sous Excel
Programmation SQL sous Access
Programmation VBA sous Access
Création d’états et de formulaires sous Access
Requêtes et Macros Access
Création de liens entre Excel et Power Point
Importation de fichiers textes et xls dans Access.
De plus, j’ai pu manipuler plusieurs types d’indicateurs de performances que je pourrais
utiliser dans ma vie professionnelle.
Figure 21 : MBR Qualité Achats
Stage au sein de la Qualité Achats
41
5. Note d’approfondissement : Exemple du déroulement d’un audit :
En plus des revues de performances, j’ai eu la chance de participer à deux autres
audits de nouveaux fournisseurs où j’ai pu m’imprégner du processus et d’audit que je
vais essayer de vous le présenter dans ce chapitre.
a) Pourquoi faire un audit fournisseur ?
Un audit fournisseur sert à vérifier que les
fournisseurs sont conformes aux exigences que
le client attend. Les objectifs de ce processus
sont de :
Sélectionner de nouveaux fournisseurs,
les suivre dans le temps,
Les impliquer à la démarche
d’amélioration continue
Evaluer leur fiabilité.
Les qualifier pour alléger les contrôles
en interne.
S’assurer du traitement réel et du non
renouvellement des anomalies.
Détecter les risques et sécuriser les
achats.
S’assurer de leur conformité à des
référentiels (iso 9001…)
Connaître leur niveau d’implication dans les démarches environnement, sécurité,
éthique.
Favoriser le développement de partenariats et des bonnes pratiques chez les
fournisseurs.
b) Déroulement d’un audit
i. Préparation de l’audit :
Récupérer la présentation du fournisseur et ses activités ainsi que le manuel
qualité.
Analyse du contrat/du cahier des charges.
Analyse des spécifications des produits.
Analyse et détermination des exigences :
o Documentation
o Transport/livraison/délais
o Traçabilité…
Inventaire des problèmes rencontrés (pour les fournisseurs avec lesquels nous
avons déjà travaillé).
Stage au sein de la Qualité Achats
42
ii. Organisation de l’audit :
Détermination des points à examiner.
Détermination des personnes à rencontrer.
Création/adaptation des questionnaires d’audit
Prise de contact avec le fournisseur.
Planification de l’audit.
Confirmation écrite.
iii. Réalisation de l’audit :
Réunion d’ouverture : les deux entreprises sont présentées ensuite on rappelle les
objectifs et on se fixe un planning en fonction des disponibilités.
Audit terrain et documentaire.
Réunion de clôture : présentation des écarts pour se mettre d’accord afin de
conclure sur des demandes d’actions correctives.
iv. Rapport d’audit :
Rédaction du rapport détaillé.
Communication du rapport aux parties prenantes.
c) Apports personnels et conclusions
Durant les audits, il faut être attentif aux détails et ne pas hésiter à questionner afin de
bien comprendre l’ensemble des techniques utilisées pour la fabrication. Ces différents
audits m’ont permis de découvrir un grand nombre de techniques que je ne connaissais
pas, surtout dans le milieu de la fabrication mécanique. J’ai aussi découvert de nombreux
produits plus en détail.
Au fur et mesure des audits, on acquiert des automatismes et on détecte plus
facilement les endroits critiques car ils sont souvent similaires. Par exemple, il faut
toujours vérifier les dates de validité de l’étalonnage des appareils de mesure sur les
postes de travail et contrôler que les opérations de maintenance ont été réalisées.
Demander où se trouvent les tableaux d’affichage d’indicateurs, si les sous-traitants du
fournisseur respectent bien les mêmes procédures que lui, si la traçabilité des stocks est
assurée, si un contrôle dimensionnel est réalisé sur les entrants et si une check-list de
vérification des documents fournis est en place.
Cette expérience m’a été très bénéfique sur plusieurs aspects, à commencer par la
diversité des entreprises qui réalisent les mêmes produits. Ainsi, on peut rencontrer des
petites fabriques artisanales avec 10 employés, comme on peut rencontrer des usines
industrialisées qui sont sur la pointe de la technologie. Il est donc important de se faire
une idée sur le fournisseur en amont afin d’orienter la question et adapter le discours. Les
audits permettent aussi de rencontrer la direction du fournisseur, ce qui facilite ensuite
les relations professionnelles.
Stage au sein de la Qualité Achats
43
V. Conclusions
Ainsi, j’ai effectué mon stage de 4 ème année d’école d’ingénieur au sein du
service Qualité Achats de l’entreprise GE Power Conversion. Lors de ce stage de 16
semaines, j’ai pu mettre en pratique mes connaissances théoriques acquises durant ma
formation, de plus, je me suis confronté aux difficultés réelles du monde du travail et aux
relations client/fournisseur que j’ai pratiquées tout au long de mon stage.
Après ma rapide intégration dans l’équipe, j’ai eu l’occasion de réaliser plusieurs
tâches qui ont constitué une mission de stage globale.
Chacune de ces tâches, utiles au service et au bon déroulement de l’activité de
l’entreprise, se sont inscrites dans la stratégie du service Achats en mettant en avant les
différents domaines de la qualité. Je garde du stage un excellent souvenir, il constitue
désormais une expérience professionnelle valorisante et encourageante pour mon avenir.
Je pense que cette expérience en entreprise m’a offert une bonne préparation à
mon insertion professionnelle car elle fut pour moi une expérience enrichissante et
complète qui conforte mon désir d’exercer mon futur métier d’ingénieur dans le domaine
de la qualité.
Enfin, je tiens à exprimer ma satisfaction d’avoir pu travailler dans de bonnes
conditions matérielles et un environnement agréable.
Stage au sein de la Qualité Achats
44
VI. Annexes
Annexe 1 : Planning détaillé du stage
Stage au sein de la Qualité Achats
45
Annexe 2 : Base de données Qualité Achats
Stage au sein de la Qualité Achats
46
Annexe 3 : Interface d’importation des bases de données anomalies
Stage au sein de la Qualité Achats
47
Annexe 4 : La page description de la procédure supplier approval
Stage au sein de la Qualité Achats
48
Annexe 5 : Base de données de traitement des anomalies
Stage au sein de la Qualité Achats
49
VII. Références Bibliographiques :
Réseau Qualité-Achats de GE PC.
Site Web GE BRAND CENTRAL : Base données commune à toutes les entités de GE
Energy
Site Web Comment ça marche, www.commentcamarche.net Programmer en
fonction Excel et en VBA
Site Web Developpez, www.developpez.net Programmer en fonction Excel et en
VBA
Site Web VB France, www.vbfrance.com Programmer en fonction Excel et en VBA
VIII. Abstract
Titre : Stage au sein du service Qualité Achats de General Electric Power Conversion
Mots clés : Achats, audit, qualité, traitement des anomalies, fournisseur
Résumé :
J’ai choisi de faire ce stage de 4 ème année au sein du service qualité achats de
GE power conversion, filiale du géant américain General Electric. Il s’agit d’une entreprise
de 5100 personnes, implémentée sur les 5 continents, et spécialisée dans la fabrication
des équipements de conversion d’énergie. L’entreprise a 3 grands secteurs d’activité, la
marine pour les moyens de locomotion des bateaux (générateur, convertisseur et
moteur), l’énergie renouvelable (moteurs d’éolienne …) et l’ industrie pour les moteurs des
machines industrielles (laminoirs..). Pour rester compétitive, l’entreprise doit avoir une
organisation achats très conséquente, qui représente dans ce type d’entreprise, 50 % du
chiffre d’affaires, et qui a pour but de choisir les meilleurs fournisseurs au niveau qualité
et prix. Pour cela, le département achats s’appuie sur la qualité Achats, pour la
qualification des fournisseurs et le suivi de leurs performances. Ma mission au sein de
cette entité est de gérer les anomalies fournisseurs, participer à différents audits et
améliorer les outils de gestion et de reporting .
Stage au sein de la Qualité Achats
50
Title : Work placement in Supplier Quality departement.
Key words : purchasing , audit, quality, defect treatment, supplier
Resume :
This year, I have chosen to do my work placement in the supplier quality
department of GE power Conversion, entity of the American group General Electric. This is
a company of 5,100 people, implemented on 5 continents, and specialized in the
manufacture of power conversion equipment. The company has three main areas of
activity, navy for boats means of locomotion (generator, inverter and motor), renewable
energy (wind engine ...) and industry for the engines of industrial machinery .To stay
competitive, the company must have a very important purchasing organization, which
represents in this type of business, 50% of turnover, which aims to choose the best
suppliers in quality and price. For this, the purchasing department relies on supplier
quality department, for qualification of suppliers and monitoring their performances. My
mission in this entity is to manage supplier defects, participate in various audits and
improve management tools and reporting.
Título: Prácticas en el departamento de Calidad de compras
Palabras clave: compras, auditoría, calidad, tratamiento de la deficiencia, los
proveedores
Resumen:
Este año, he elegido hacer mis prácticas en el departamento de calidad de compras de
GE Power Conversion, entidad del grupo General Electric. Esta es una empresa de 5.100
personas, se especializa en la fabricación de equipos de conversión de energía. La
empresa cuenta tres áreas principales de actividad, la marina para los medios de
locomoción de los barcos (generador, el inversor y el motor), las energías renovables
(motor de viento...) y la industria de los motores de la maquinaria industrial. Para
mantener la competitividad, la empresa debe tener un organización de compras muy
importante, lo que representa en este tipo de empresas, 50% del volumen de negocio,
que tiene como objetivo seleccionar los mejores proveedores en calidad y precio. El
departamento de compras puede contar con el departamento de calidad de compras,
para la calificación de los proveedores y el seguimiento de sus rendimientos. Mi misión en
esta entidad es la gestión de los defectos de los proveedores, participar en las auditorías
y mejorar diversas herramientas de gestión y presentación de informes.
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