La veille comme projet

La veille (collaborative) comme projet

Canopé, Saint-Denis (974), 28 avril 2015

C. Filleulclaire.filleul@ac-reunion.fr

1. Définir la stratégie1.1. Définir le besoin1.2. Lister les tâches, établir les responsabilités1.3. Évaluer la durée et l’ordre des tâches, prendre en compte la disponibilité des ressources

2. Mettre en place les outils3. Assurer la veille4. Évaluer

Plan

La veille est un projet comme un autre

“La veille est un processus régulier de recherche, de collecte, de stockage, d’analyse et de sélection pertinente d’informations récentes et utiles pour une fonction donnée au sein d’une organisation.” (Bernard, Eric)

Elle s’inscrit dans un cycle projet :

Cycle projet d’une veille informationnelle

On retrouve laRoue de Deming

Plan : préparer, planifier

Do :développer, réaliser

Check : contrôler, vérifier

Act : ajuster, (ré)agir

1. Définir une stratégie

Les étapes :

définir le besoin

(mettre en évidence le

but à atteindre)

lister les tâches(WBS)

établir les responsabilité

s(OBS)

évaluer la durée et

l’ordre des tâches

prendre en compte la

disponibilité des

ressources

1.1. Définir le besoin...

… pour ne pas se jeter sur une réponse.

2 outils :

La bête à cornes

A qui sert le produit à réaliser, sur quoi agit-il : de quoi a-t-on besoin ?

futur produit

Sur quoi agit-il ? A qui rend-t-il

service ?

dans quel but ? [verbe + référence aux deux cornes]

futur produit

connaissances profs-docs

Mettre à jour les connaissances des professeur(e)s-documentalistes

Un exemple de bête à corne

futur produit

La pieuvre

Quel est l’environnement du produit ?

veilleurs

thèmes de veille

sources

outils de veill

e

élèves

systèmes d'exploitatio

n

méthodes

push/pull

Vous pouvez aussi utiliser la méthode “c’est cucul, c’est

occupé” (CQQCOQP).L’important est de bien envisager tout ce qui

peut influencer la réalisation du futur

produit.

Les relations entre les différents éléments (fonctions) s'écrivent : “verbe à l'infinitif + complément” Elle sont plus ou moins importantes, à vous de voir celles qui vous semblent essentielles.

lecteurs

Votre besoin est défini, vous pensez que la veille informationnelle y répond.

Deux questions se posent :

1. Y a-t-il un produit existant qui peut répondre ?

2. Avez-vous les ressources nécessaires (matériel, temps, personnes…) pour créer un nouveau produit ?

Si aucun produit existant ne peut répondre à votre besoin et que vous avez les ressources nécessaires à la création d’un nouveau produit, l’étape suivante va consister à lister les tâches nécessaires à la réalisation de votre projet (WBS) puis, si vous travaillez en équipe, vous affecterez des personnes avec des rôles différents à chacune de ces tâches (OBS).

WBS : Work Breakdown Structure (structure de découpage du projet)OBS : Organizational Breakdown Structure (structure organisationnelle du projet)

1.2. Lister les tâches, établir les responsabilités

Affectation des tâches :La méthode RACI

Réalisateur(s)Autorité (une seule personne)Consulté(s)Informé(s)

Choix (des) de l’outil(s)

de diffusion

R :A :C :I :

Choix dessources

R :A :C :I :

Choix des critères

d’évaluation

R :A :C :I :

Constitution de

l’équipe de

veilleurs

R :A :C :I :

Choix des thèmes

R :A :C :I :

Elaboration des

procédures

R :A :C :I :

Choix (des)

l’outil de collecte

R :A :C :I :

Un exemple d’OBS :

Cette liste est incomplète, à vous de la continuer…

1.3. Evaluer la durée et l’ordre des tâches, prendre en compte la disponibilité des ressources

Le logiciel Gantt project est un peu difficile à

prendre en main mais permet une planification

des tâches et une gestion des ressources

humaines très efficaces.

Un exemple de diagramme de Gantt avec Gantt project

2. Mettre en place les outils

★ Pour chaque outil validé (collecte, diffusion, stockage) :créer les comptess’entraîner à l’utilisation

★ Informer vos lecteurs potentiels (objectifs, date de démarrage) : créez le buz

Icô

ne c

réé

par

d

e th

e N

oun

p

roje

ct

3. Assurer la veille

Collecter

PullPush

Analyser (commenter

pour ajouter de la valeur à

l’info ?)

Diffuser

Stocker

… pour réajuster, grâce aux critères que vous aurez définis lors de la planification (nombre de pages lues, temps passé sur les pages, nombre de re-tweet, nombre d’abonnés…)

Voilà, vous êtes prêts à (re-)commencer !

4. Évaluer…

Icô

ne c

réé

par

Sp

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arri

son

de

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No

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roje

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Sito

Bernard, Eric. Support de formation « Veille informationnelle » IED Dakar, 18-20 mars 2014 . [en ligne]. [Consulté le 07/04/2015]. Disponible sur http://www.iedafrique.org/IMG/pdf/Manuel_de_Formation_veille_IED.pdf

Bachelet, Eric. Gestion de projet. [en ligne]. [Consulté le 07/04/2015]. Disponible surhttp://gestiondeprojet.pm/planification-projet/

Filleul, Claire. Pearltrees “Veille : infos et outils” . [en ligne]. [Consulté le 07/04/2015]. Disponible sur http://www.pearltrees.com/clairefilleul/veille-infos-outils/id13962781

Frossard, Fabrice. Veille : une méthode simple pour une veille quotidienne. [en ligne]. [Consulté le 07/04/2015]. Disponible surhttp://fr.slideshare.net/FabsanII/veille-une-mthode-simple-pour-ne-rien-rater

Ganttproject. [en ligne]. [Consulté le 07/04/2015]. [Consulté le 07/04/2015]. Disponible surhttp://www.ganttproject.biz/download.php